Comprender cómo se usan y retienen los datos de la organización en Microsoft 365

Puede usar los datos de la organización para impulsar diversas funcionalidades en aplicaciones y servicios de Microsoft 365, Microsoft Copilot y Viva.

Revise la siguiente información para comprender cómo se usan, almacenan y eliminan los datos de la organización.

Uso de datos

Los datos de la organización que cargue los pueden usar Viva, los servicios de Microsoft 365 y los servicios que no son de Microsoft que tienen acceso a través de la API de Microsoft Graph API. Estos datos se tratan como disponibles públicamente en la organización, lo que significa que pueden mostrarse a cualquier usuario final de la organización.

Eliminación de datos

El administrador del origen de datos de la organización podría eliminar inadvertidamente datos personales actualizando el origen de datos con valores nulos. Consulte Actualizar o realizar otros cambios en los datos de la organización para obtener información sobre cómo eliminar datos de usuario. En cuanto se procesa la actualización, los datos de usuario asociados se sobrescriben con campos en blanco, lo que significa que sus datos se eliminan inmediatamente de forma efectiva.

Cuando se quita un espacio empresarial de Microsoft 365, todos los datos del espacio empresarial se purgan en un plazo de 30 días.

Retención de datos

Los datos de la organización se almacenan siempre y cuando el usuario final esté activo y tenga una licencia válida, y mientras el usuario final o el administrador del origen de datos de la organización no hayan realizado ninguna solicitud de eliminación.

Residencia de datos

Cuando carga datos de la organización, los datos se almacenan en la ubicación geográfica correspondiente a la ubicación de buzón predeterminada configurada en Microsoft 365. Obtenga más información sobre:

• Data Residency for SharePoint
• Data Residency para Exchange Online
• Data Residency para Viva Insights
• Data Residency para Viva Glint

Administrar solicitudes de interesados.

Una solicitud de interesado o DSR es una solicitud formal de un interesado (un usuario final) a un controlador para realizar una acción sobre sus datos personales. Para comprender qué derechos tienen los usuarios finales del interesado, consulte Office 365 solicitudes de interesados en virtud del RGPD y CCPA.

Use la siguiente información para satisfacer los DSR de los usuarios finales:

• Acceso y exportación: los usuarios finales pueden acceder a los datos de la organización cargados por un administrador del origen de datos de la organización y exportarlos utilizando los siguientes recursos:
  • Perfil de usuario de Microsoft 365: mediante la función de exportación de datos de la tarjeta de perfil. Obtenga más información.
  • Viva Insights: mediante el conector de Power BI. Obtenga más información.
• Editar: consulte Actualizar o realizar otros cambios en los datos de la organización.
• Eliminar: consulte Actualizar o realizar otros cambios en los datos de la organización y laeliminación de datos.

Exportar datos desde el Servicio de datos de organización de Microsoft 365

Los administradores pueden exportar datos directamente desde el Servicio de datos de organización de Microsoft 365 después de una ingesta de datos correcta. Las exportaciones incluyen:

• Archivos de datos de organización sin procesar cargados a través de cargas manuales (.csv) o conectores automatizados
• Datos retenidos dentro del período de retención de datos de 30 días del Servicio de datos de organización de Microsoft 365

Los siguientes datos no se incluyen en los resultados de la exportación:

• Asignaciones de atributos o configuraciones de ingesta
• Datos procesados o almacenados por aplicaciones descendentes de Microsoft 365, como Viva Insights o Viva Glint
• Datos no retenidos por el servicio de datos organizativos de Microsoft 365

Los datos exportados se proporcionan en formato .csv. Solo los usuarios asignados al rol de administrador global o administrador del origen de datos de la organización pueden iniciar acciones de exportación.

Acceso y exportación de registros de auditoría

Para supervisar los eventos del Servicio de datos de organización de Microsoft 365 relacionados con la seguridad y el cumplimiento para su organización, active el registro de auditoría. Los registros de auditoría están disponibles en el portal de Microsoft Purview o mediante la API de Actividad de administración de Microsoft 365. Más información.

Para poder ver el registro de auditoría, habilite la búsqueda de registros de auditoría de Microsoft 365. Solo tiene que realizar este paso una vez. Después de activarlo, se tarda unas horas en poder buscar en los registros.

Para ver el registro de auditoría:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa.

2. En el panel izquierdo del portal, seleccione Auditar.

3. Sigue estas instrucciones para buscar registros de auditoría. Obtenga más información.

   • Seleccione el tipo de registro: OrganizationalDataInM365 para eventos de metadatos
   • Seleccione el tipo de registro: WorkplaceAnalytics para eventos de ingesta