Preguntas más frecuentes sobre temas

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Detección y curación de temas

¿Cómo se detectan y actualizan los temas?

Hay dos maneras en que se detectan los temas:

  • Los usuarios pueden agregar temas manualmente.
  • La inteligencia artificial puede identificar temas automáticamente.

Una vez identificado un tema, la inteligencia artificial puede detectar nombres, descripciones, personas y recursos relacionados alternativos. Para los temas agregados manualmente, la inteligencia artificial también puede enriquecerla con más contenido en función de lo que se haya agregado a la página del tema. Además, los usuarios pueden actualizar manualmente las páginas del tema para ajustar la descripción del tema o resaltar nuevos recursos y conexiones. Estos escenarios forman parte de la historia humana e IA en la que el aprendizaje automático y el mantenimiento humano pueden crear una mejor experiencia para los usuarios finales.

Los modelos de inteligencia artificial se ejecutan en dos pasos:

  • Reconocimiento de patrones que se ejecuta de forma masiva en paralelo en cada actualización de cada documento para detectar un conjunto inicial de candidatos.
  • Proceso de agregación que realiza realmente la inferencia de temas y sus metadatos. La agregación se ejecuta de forma centralizada en un conjunto de máquinas virtuales de trabajo.

Los temas y metadatos se actualizan incrementalmente a medida que se reciben los cambios en el sistema.

¿Cómo funciona Topics al detectar nuevos temas?

Topics crea un índice similar a la búsqueda y se basa en el rastreador de búsqueda de SharePoint Online para mantener actualizado el índice. El rastreador de búsqueda detecta cambios en SharePoint Online, realiza el análisis básico de varios formatos de documento; Ejemplos de esto incluyen archivos con las extensiones: aspx, doc, docx, htm, html, mht, msg, one, pdf, ppt, pptx, pub, txt, xls, xlsx, visio. Esta lista está sujeta a cambios a medida que obtengamos más información sobre qué archivos son importantes para los clientes para incluir. Actualmente, los temas no indexa los tipos de archivos de imagen, vídeo o audio. El nombre de archivo, el título, el asunto, el autor, la última persona guardada, la fecha de creación y sus actividades recientes desempeñan un papel en la contribución a la información utilizada para detectar temas. Para informar de sugerencias sobre la descripción del tema, se usan personas y recursos, información de personas e información de colaboración en la nube de Microsoft que están disponibles a través de Microsoft Graph . Los temas observan las características de seguridad de contenido existentes en Microsoft 365.

Los temas escuchan los cambios en estos documentos y los procesan para los cambios en los temas que ha detectado. La principal diferencia entre temas y búsqueda es que Topics compila un gráfico de conocimiento, no un índice de búsqueda de texto completo, lo que permite ejecutar consultas como:

  • Busque todos los temas por su nombre.
  • Busque metadatos de un tema determinado, como nombres alternativos.
  • Busque todos los temas relacionados de un tema determinado.

Más información sobre la detección y el mantenimiento de temas:

Seguridad y cumplimiento

Cuando se indexa y analizan los datos, ¿dónde se almacenan y cuánto tiempo se almacenan?

El almacenamiento es un servicio de todo el inquilino separado por regiones geográficas. Los temas respetan la soberanía geográfica de los datos que procesa. Los temas resultantes y cualquier estado intermedio se comparten en las regiones correspondientes desde las que se originan los datos.

Por ejemplo, si el tema A se identifica a partir de un archivo en NAM (Norteamérica), el tema estará presente en la región NAM del almacenamiento, con la relación correspondiente con el archivo y los metadatos derivados de él. En un inquilino multirregional, un único tema puede abarcar regiones. Parte del tema se puede almacenar físicamente en una región y otra parte se puede almacenar en una región diferente, según el origen de los recursos subyacentes.

Cuando el contenido se migra entre regiones, las estructuras de datos de Temas se actualizan en consecuencia, por lo que si se migra un archivo de EUR a GBR, los metadatos del tema correspondientes se seguirán y se quitarán de EUR y se crearán en gbr.

Los metadatos y el estado del índice de temas se mantienen siempre que el contenido subyacente esté presente en el inquilino, de forma similar al índice de búsqueda. Se elimina un tema cuando no hay pruebas que contribuyan al tema en el inquilino.

¿Los datos se descifrarán o seguirán estando cifrados?

Todos los datos se mantienen dentro del límite de cumplimiento de Microsoft 365, que se cifra en reposo y en tránsito. El contenido se descifra al procesarse. Cuando los datos se escriben en el almacenamiento, se cifrarán según la configuración del inquilino.

¿Cómo protege Topics la seguridad y el cumplimiento del contenido?

Los temas se basan en la seguridad y el cumplimiento del contenido aplicado en Microsoft 365. Por ejemplo, el acceso, las etiquetas de retención, la soberanía de los datos y las barreras de información se mantienen de forma coherente antes y después de la activación de Topics. Las organizaciones pueden aplicar restricciones aún más estrictas en el ámbito y la disponibilidad de la información de tema compartida por Temas.

Los permisos de usuario se aplican de forma similar a la búsqueda. Los usuarios solo pueden ver los metadatos de los temas si tienen permisos de lectura para al menos un archivo o documento del que se derivan los metadatos. Topics mantiene listas de control de acceso (ACL) del contenido original y comprueba los permisos en cada fragmento de metadatos del tema de forma independiente.

Para obtener más información sobre la seguridad y el cumplimiento, consulte los siguientes artículos de ayuda:

Experiencia del usuario

¿Dónde pueden ver los usuarios los temas en su flujo de trabajo?

Los usuarios pueden encontrar temas en SharePoint, aplicaciones web de Microsoft 365 y mediante el selector de temas. Obtenga más información sobre dónde los usuarios pueden encontrar temas.

¿Necesita el administrador de conocimiento o colaborador tener acceso explícito a todos los sitios de SharePoint que se están indexando?

No hay ningún requisito para que el administrador de conocimiento tenga acceso a todos los sitios, pero resulta útil si el administrador de conocimiento tiene acceso suficiente para realizar la organización del conocimiento en el inquilino. Un colaborador no necesita tener más acceso del necesario para contribuir a un tema determinado.

¿Cómo se realiza el examen en páginas de SharePoint, documentos Word, diapositivas de PowerPoint, correo electrónico de Outlook, etc., para que los temas identifiquen palabras clave del tema y resalte para los usuarios?

Los temas se basan en el rastreador de búsqueda para detectar cambios y analizar inicialmente los formatos de documento. Los temas solo se tratan con contenido de texto, por lo que todos los formatos de documento se procesan de la misma manera.

Obtenga más información sobre la experiencia del usuario: