Creación de un paquete de contrato

Introducción

Puede crear el paquete empresarial de dos maneras en el Workspace de Contratos Centralizados de Licencias por Volumen.

1. Crear con el ID de CPS (Hoja de Precios del Canal): si ya tiene un CPS final para el paquete

2. Crear sin ID de CPS: Si desea iniciar la creación del paquete antes de obtener un CPS final y vincularlo más adelante.

VL Central usa la información proporcionada en la cita durante la creación o vinculación para capturar documentos e información relacionada con la CPS y la cita, con el fin de reducir el esfuerzo manual del usuario al agregar o cargar. Al rellenar previamente la información, ya no es necesario dedicar tiempo y energía en copiar y pegar datos de múltiples fuentes.

El paquete también es accesible en eAgreements.

Crea un paquete con ID de CPS

1. Seleccione Crear con ID de CPS e introduzca un CPS finalizado (el CPS puede estar en borrador, pendiente o aprobado). El sistema detecta automáticamente si es nuevo, renovación o renovación corta.

2. En Nuevas y renovaciones: elija la pila de contratos y el número de contrato maestro (si procede) y el idioma del paquete. En Renovación de formulario corto, elija el idioma.

3. Verá recomendaciones de paquetes que ya están en curso para el ID de propuesta.

4. Haga clic en Crear y un paquete genera información previamente rellenada automáticamente.

5. El paquete está actualmente en estado de borrador, y puede realizar cambios en el paquete en estado de borrador.

Crear un paquete sin ID de CPS

1. Seleccione I don't have a CPS ID (No tengo un id. de CPS)

2. Seleccione la organización asociada en la lista desplegable en caso de que forme parte de varias organizaciones asociadas.

3. Tiene la opción de crear un nuevo contrato, un contrato de renovación y un contrato de renovación en formato abreviado.

Creación de un nuevo contrato

1. Seleccione nuevo contrato y haga clic en el siguiente

2. Buscar por nombre de organización del cliente o PCN y hacer clic en buscar

3. Elija la organización del cliente para la que desea crear un contrato.

4. Haga clic en Agregar organización.

5. Para agregar detalles, seleccione Crear nuevo paquete.

6. Seleccione el programa en la lista desplegable. Actualmente solo hay programas empresariales disponibles.

7. Seleccione el tipo de programa en la lista desplegable.

8. Seleccione la configuración del contrato:

• Versión: Versión más reciente del contrato
• Tipo de asociado: Directo o indirecto.
• Idioma del contrato: idioma en el que se genera el contrato.
• Contratos necesarios: Seleccione si desea crear todos los MBSA (Contratos de Servicios Empresariales de Microsoft), las inscripciones maestras y estándar, o simplemente las maestras y estándar.
• Contrato maestro: En caso de que elija solo la inscripción estándar en la opción anterior, debe especificar el contrato maestro que desea vincular la inscripción estándar.

9. Después de finalizar el acuerdo, haga clic en "siguiente" para crear un nuevo paquete.

10. Para vincular un CPS, haga clic en el enlace CPS.

11. Escriba el identificador de propuesta y haga clic en el vínculo. Todos los documentos, información adicional y contacto se agregan al paquete.

12. El paquete está actualmente en estado de borrador, y puede realizar cambios en el paquete en estado de borrador.

13. Si desea reemplazar el CPS que está vinculado. Haga clic en el botón Reemplazar debajo del identificador de propuesta de CPS.

14. Escriba el identificador de propuesta con el que desea reemplazarlo y haga clic en Entrar.

Creación de un contrato de renovación

1. Elija la opción de renovación estándar en caso de que desee renovar un contrato existente en un nuevo contrato.

2. Haga clic en Agregar contrato.

3. Escriba el número de contrato que desea renovar y haga clic en Entrar.

4. Seleccione el número de contrato y haga clic en Agregar contrato.

5. Seleccione la configuración del contrato:

• Programa: Solo hay programas empresariales disponibles
• Tipo de programa: elija gobierno, corporativo o SCE (inscripción en la nube y servidor) como tipo de programa.
• Versión: Versión más reciente del contrato
• Tipo de asociado: Directo o indirecto.
• Idioma del contrato: idioma en el que se genera el contrato.
• Contratos necesarios: Seleccione si desea crear todas las inscripciones MBSA, maestro y estándar, o simplemente el maestro y el estándar.
• Contrato maestro: Si anteriormente elegiste solo la inscripción estándar, debes introducir el contrato maestro que deseas vincular a la inscripción estándar.

6. Haga clic en "Siguiente" para crear un contrato de renovación.

7. El contrato está en estado borrador y puede realizar cambios en él.

Crear un acuerdo de renovación abreviado

1. Elija la opción de renovación de formulario corto si desea ampliar el plazo de un contrato existente y haga clic en siguiente.

2. Escriba el contrato que desea extender. Elija el contrato y seleccione el idioma en la lista desplegable.

3. Haga clic en siguiente para crear un paquete de extensión.

4. El paquete está en estado borrador y puede realizar cambios en él.

Revisión automática de paquetes

1. Si se crea un paquete y CPS está vinculado a él. Si el CPS se somete a revisión o rechazo, los documentos relacionados con el CPS y la cotización se eliminan automáticamente del paquete. Se comparte una notificación con el creador del paquete, el contacto de Microsoft y el contacto principal del asociado.

2. En caso de que haya una revisión de CPS y se apruebe la revisión más reciente. El CPS y los documentos relacionados con citas se agregan automáticamente al paquete que anteriormente estaba vinculado a la revisión anterior.

3. Por lo tanto, no es necesario realizar el seguimiento del estado y las revisiones de CPS. El sistema se asegura de mantener el paquete actualizado con el CPS más reciente y sus documentos y detalles relacionados, y de enviar notificaciones al respecto.

4. Actualice la página para reflejar la desvinculación o revisión automática que se va a reflejar.

5. Si se cambia la información crítica, como el asociado, el cliente o el programa de la revisión, el sistema crea un nuevo paquete para la revisión con todos los detalles más recientes.

Contrato anterior

1. Agregue varios contratos anteriores.

2. Busque un número de contrato anterior exacto.

3. Seleccione Agregar contrato.

Administración de organizaciones

1. Revisión de las organizaciones participantes

2. Seleccione los tres puntos para ver las siguientes acciones:

• Editar organización
• Sustituir organización

Editar organización

1. Seleccione Editar organización.

2. Edite los detalles y envíe.

Sustituir organización

1. Seleccione Reemplazar organización.

2. Busque por nombre o número de cliente público (PCN) y seleccione Buscar.

3. Seleccione la organización para reemplazar marcando la casilla.

4. También se puede usar la opción Búsqueda avanzada.

5. Seleccione Agregar organización.

Administrar contactos

1. Agregar o quitar contacto: para vincular un contacto existente (persona) a un contrato y administrar sus roles.
2. Editar contacto: para cambiar los detalles del contacto existente (persona).
3. Actualizaciones: los detalles de contacto se reflejan en todos los registros en los que está vinculado este contacto.

Importar contactos

Agregar contacto

1. Seleccione organización.

2. Seleccione Agregar contacto y continúe administrando roles para el contacto seleccionado.

3. Buscar nombres de contacto (dentro de la organización seleccionada).

4. Seleccione todos los roles de este contacto.

5. Guarde la selección para completar la adición de contacto.

6. La configuración predeterminada se puede usar para los detalles de dirección heredados de la organización.

7. Desactive la casilla para editar los detalles de la dirección individual.

Administrar filiales

• Si los clientes quieren incluir afiliados en la inscripción, los afiliados deben agregarse a la inscripción.

• La sección Filiales permite a los partners agregar tantos afiliados como sea necesario.

• Los afiliados se muestran automáticamente en los documentos de inscripción y se presentan al cliente como parte del paquete de contrato para la firma.

1. Seleccione + Agregar filial para empezar a agregar filiales.

2. Al seleccionar Agregar filiales, se abre una ventana para buscar organizaciones existentes.

3. El asociado puede escribir el nombre de la organización (mínimo de tres caracteres) y seleccionar Buscar para buscar un PCN de organización existente.

4. La interfaz de usuario (UI) muestra una lista de organizaciones coincidentes. Si no se encuentra la organización, el asociado puede seleccionar Crear nueva organización para crear una nueva PCN.

El asociado puede seleccionar la organización necesaria y seleccionar Agregar organización.

5. Al seleccionar Crear nueva organización, se abre una ventana para crear una nueva organización. Los asociados deben escribir todos los campos obligatorios y seleccionar Crear organización.

6. Aparece una notificación con respecto a la adición de una nueva organización.

7. Agregue un contacto a la organización y seleccione Crear contacto.

8. Revise los detalles de resumen de la organización y el contacto y seleccione Agregar organización. La nueva organización se muestra en la sección Filiales de la interfaz de usuario principal.

Las filiales enumeradas se rellenan automáticamente en el documento de inscripción en la sección Filiales.

El icono situado junto al PCN indica si hay algún problema. Mantenga el puntero sobre el icono para leer la acción necesaria.

• El paquete no se puede enviar para la firma hasta que se resuelvan todos los problemas de la filial.

• Los afiliados que tengan problemas se pueden retirar del paquete del contrato.

• Si alguna organización agregada o creada tiene un problema, se muestra un mensaje de error en la sección Información y errores que faltan .

Para quitar un afiliado agregado, seleccione el afiliado que se va a quitar y seleccione Quitar afiliado.

Administrar inquilinos: Editar inquilinos

La pestaña de Inquilinos con datos previamente rellenados de CPS aprobados se muestra para los paquetes autogenerados para varios inquilinos.

• No se pueden cambiar los nombres de inquilino. Esto garantiza automáticamente una coincidencia del 100 % con CPS.

• El número de pedido de compra no se puede editar si se proporciona en el CPS. Se puede agregar (opcional) si no está disponible en el CPS.

Edición de los detalles de la modificación

1.  Vaya a una lista desplegable de enmiendas.

2.  Elija la modificación multiinquilino aplicable incluida en el paquete.

3. Edite los detalles de la modificación.

Para el correo electrónico de administrador:

• Se recomienda proporcionar una dirección de correo electrónico única para cada inquilino y asegurarse de que la dirección de correo electrónico proporcionada aún no está asignada a un inquilino diferente.

• El uso de la misma dirección de correo electrónico para un cliente diferente puede dar lugar a que un pedido de servicios en línea de un cliente se asigne al otro por error.

• Al usar el mismo correo electrónico más de una vez, asegúrese de analizar las implicaciones con el cliente.

• La dirección de correo electrónico no puede ser un dominio de correo electrónico personal, como Hotmail, Gmail o Outlook.

4. Seleccione varios inquilinos y edite de forma masiva en un solo uso.

5. El paquete multiinquilino con acuerdo previo es un escenario de renovación.

6. Introduzca los datos de las inscripciones previas del inquilino e importe los detalles del administrador.

• Los asociados pueden seleccionar todos los inquilinos para los que quieren importar el administrador.

7. Seleccione Importar administrador.

Todos los inquilinos seleccionados tienen el nombre de administrador actual, el apellido y el correo electrónico rellenados automáticamente.

• Los asociados pueden editar el administrador si es necesario.

• El nombre del administrador y el nombre de familia se capturan automáticamente.

8. Revise el archivo de inquilino generado automáticamente y otros documentos de paquete antes de enviarlos.

9. Guarde las entradas agregadas en una o varias sesiones.

10. Actualice todos los detalles obligatorios del inquilino y complete el paquete antes de enviarlo.

11. El banner del panel derecho muestra la alerta de información que falta: "Faltan detalles obligatorios del inquilino". Esta alerta se quita una vez completados todos los campos obligatorios.

Gestión de inquilinos: carga masiva

Los detalles de los inquilinos del paquete multiinquilino con un gran número de inquilinos se pueden enviar mediante la función de carga masiva.

Pasos detallados

1. Haga clic en "Descargar inquilinos" para descargar la plantilla de Excel que contiene la instantánea de la información del inquilino.

2. En la misma plantilla descargada, escriba la información obligatoria en cada fila correspondiente al inquilino. Asegúrese de que la información está completa y correcta para todas las filas de inquilinos del archivo. Por último, guarde los cambios.

3. Haga clic en "Cargar inquilinos" y cargue el archivo de Excel guardado.

4. Una vez cargado el sistema, validará la información cargada en el archivo. Espere a que el sistema complete la validación y proporcione la salida.

5. Si la validación se realiza correctamente, la información actualizada se reflejará en la sección inquilino. Si se han producido errores en las validaciones (incluso si un registro es incorrecto o incompleto), el sistema no actualizará la información del inquilino y el usuario podrá descargar el archivo de salida, rectificar el error y volver a cargarlo para su procesamiento.

6. Escenario de excepción: en escenarios poco frecuentes, es posible que los inquilinos de CPS no coincidan con los enumerados en la sección inquilino. El usuario recibirá una advertencia con un mensaje en el banner y el usuario podrá modificar la lista de inquilinos mediante la característica de carga masiva.

Administración de información adicional

1. Revise información adicional.

2. Seleccione Editar para editar la información adicional.

3. Agregue el identificador de propuesta de enmienda si se cargan modificaciones.

4. Si la información de pedido de compra está contenida en el CPS, aparece en la sección PO.

5. El número de pedido se puede actualizar. Si se actualiza, esto no aparece más adelante en la CPS.

6. La ventana Información adicional le ofrece la opción de editar información adicional.

7. Edite los campos y seleccione Guardar.

Ver\cargar documentos

1. Seleccione Revisar/cargar documentos.

2. Aparece la ventana Cargar documentos . Puede cargar documentos aquí.

3. No hay ninguna opción para cargar un CPS. Debe vincular un CPS, que obtiene automáticamente el CPS.

4. Los documentos de cotización generados por el sistema y obtenidos no se pueden editar. Los documentos cargados manualmente se pueden editar. 5 Para cargar enmiendas que están potenciadas por el naranja, ya no necesita un identificador de propuesta de modificación. Puede hacer clic en la 'enmienda de socio' mientras carga un asociado (enmienda naranja) y el sistema no requiere un ID de propuesta para ello.

Eliminación de un paquete

1. El paquete se puede eliminar.

Recomendaciones

1. Para ver y resolver los problemas existentes con el paquete, vaya a la sección "Recomendaciones"

2. Resolución de los problemas según los pasos recomendados

3. Dependiendo del problema, las correcciones se pueden realizar directa o indirectamente en el paquete. Para las correcciones directas, haga clic en el vínculo de la columna problema y vaya a la sección correspondiente del paquete para agregar o actualizar la información o el documento para la resolución.

4. Después de corregir los problemas, haga clic en "Revalidate" para validar el paquete para obtener los resultados más recientes. El paquete se puede volver a validar cualquier número de veces.

5. En "Iniciar firma", si existen problemas que no se hayan resuelto. Puede optar por continuar con la firma O volver a las recomendaciones para resolver los problemas.