Período extendido

Ciclo de vida de OLS

Escala de tiempo de expiración de OLS

A continuación se muestra un cronograma típico de un escenario de desaprovisionamiento para un cliente OLS:

• Activo:
  Una suscripción de licencias por volumen (VL) activa puede entrar en estado de gracia por dos motivos. En primer lugar, es posible que el contrato siga activo, pero el período de cobertura de pedidos expira. Como alternativa, el propio contrato puede expirar. En cualquier caso, el portal de comercio moverá la suscripción de activa a período de gracia.
• Período de gracia:
  Los clientes pueden seguir usando el servicio. Sin embargo, reciben un mensaje que indica que están fuera de cumplimiento y deben tomar medidas correctivas para renovar las licencias para que no se arriesgan a perder el servicio. Cuando expira el período de gracia preestablecido (normalmente 90 días, pero puede variar entre ofertas), el portal de comercio mueve los puestos de gracia a deshabilitado. (Esto sucede automáticamente; no hay ninguna carga de VL).
• Deshabilitado:
  Los clientes no pueden usar el servicio (como el acceso a buzones y sitios de SharePoint) según lo que compren. Cuando expira el período de inhabilitación preestablecido (normalmente 90 días, pero puede variar entre ofertas), el portal de comercio mueve los puestos de inhabilitados a desaprovisionados.
• Desaprovisionado:
  Se eliminan los datos de usuario. Para obtener más información, lea: ¿Qué ocurre con mis datos y acceso cuando finaliza mi suscripción? Funcionalidad del ciclo de vida:

Servicio EPT

¿Qué es EPT?

• EPT es una característica disponible para todos los clientes de Enterprise y de la suscripción Enterprise. Si la inscripción de un cliente expira y no se renueva, los servicios en línea habilitados para EPT existentes continúan automáticamente de forma mensual. A los clientes se les factura mensualmente según el precio publicado actual para el nivel de precio del afiliado inscrito, más una cuota administrativa del 3 por ciento durante hasta un año. Los precios se restablecen al nivel A para cada año nuevo, además de una cuota administrativa del 3 por ciento.
• La funcionalidad EPT está en vigor para evitar la pérdida de servicio de los usuarios debido a la renovación tardía. Permite a los clientes usar su OLS actual habilitado para EPT fuera de su plazo de contrato, por ejemplo, mientras renuevan o firman un nuevo contrato.
• El pedido de compra de facturación mensual de tipo extendido (PO) se marca con "EXT" en el número de secuencia de orden de compra (por ejemplo, EXT_6165739_A5BA8F4C). Todos los servicios proporcionados en EPT se facturan como se proporcionan, incluso si no se consumen.

Notas:

• Todos los clientes corporativos participan en EPT de forma predeterminada.
• De forma predeterminada, todos los clientes gubernamentales están excluidos de EPT, excepto en la Inscripción de Servidor y en la Nube (SCE), donde todas las entidades están incluidas de forma predeterminada.
• El servicio EPT solo se aplica a OLS con funcionalidad EPT.

Ciclo de vida de datos de EPT

Nota: No se pueden agregar nuevas licencias ni reservas a una inscripción expirada. El administrador puede administrar las licencias existentes, pero no pueden agregar ningún usuario (aumentar el número de) hasta que se renueve la inscripción.

¿Por qué necesito saber esto?

Si no se procesa una renovación a tiempo, EPT se factura mensualmente. Lo mismo se aplica si no envía un formulario de opción de término extendido de Online Services (OLSET) antes de la fecha de finalización de la inscripción. Esto garantiza que los servicios continúen sin interrupciones. Las facturas de EPT se pueden acreditar cuando se envía una renovación tarde, dependiendo de cuándo se envíe la renovación después de la fecha de expiración de la inscripción. Los créditos de EPT se consideran cuando el cliente renueva una inscripción en otro Enterprise, no a través de programas.  

Renovación enviada menos de 30 días después de la expiración de la inscripción

• Las licencias OLS en la hoja de precios del canal de renovación (CPS) se pueden fechar retroactivamente a partir del primer día del mes de procesamiento, para alinearse con el día después de la expiración de la adhesión anterior.
• Si se genera una factura de EPT durante ese mismo mes, se acredita en su totalidad. Renovación enviada más de 30 días después de la expiración de la inscripción
• Las licencias OLS en el CPS de renovación se pueden retroceder al primero del mes de procesamiento.
• Si ya se ha generado una factura de EPT durante ese mismo mes, se acredita en su totalidad.
• Las facturas de EPT antes del mes de procesamiento no se acreditan.

¿Qué servicios son aptos para EPT? Consulte las ofertas de productos OLS disponibles en los términos del producto para determinar si un servicio es apto para EPT.

Las condiciones del producto pueden mostrar un servicio como apto para EPT, pero la idoneidad también dependerá de cómo el cliente adquirió el servicio porque no todos los servicios habilitan EPT, como pasos previos.

Los servicios que son aptos incluyen lo siguiente:

• Licencias de suscripción de usuario (USLs)
• Complementos
• Desde Software Assurance (SA)

Finalización de las acciones necesarias de inscripción

Si un cliente participa en EPT, al final de su período de inscripción, debe realizar una de las siguientes acciones. De lo contrario, se inicia el servicio EPT.

1. Renueve la inscripción en el mismo programa: Contrato Enterprise (EA), Suscripción de Contrato Enterprise (EAS) o Inscripción de servidor y nube (SCE).
2. Opte por no participar en el servicio EPT completando y enviando el formulario OLSET (disponible en Licencias por Volumen Central). Esto se usa cuando el cliente ya no necesita el servicio extendido. También es aplicable si migran programas. Por ejemplo, podrían pasar de un Contrato Enterprise (EA) a un proveedor de soluciones en la nube. Otras migraciones posibles incluyen pasar a un Contrato de Productos y Servicios de Microsoft, Open Value u otros programas similares.

Opción 1: Renovación: la inscripción anterior debe aparecer en el nuevo encabezado formulario inscripción o en uno o varios formularios de contrato de inscripciones anteriores enviados.

Opción 2:Excluirse: si la inscripción o el tenant no se renuevan en otro EA, EAS o SCE, se debe presentar un formulario de exclusión 30 días antes de que expire la inscripción para detener la generación de facturas de EPT. Si el cliente se mueve a otro programa de licencias, esto se considera una migración de programas, no una renovación. Todavía debe enviarse un formulario de exclusión.

Formulario de opción de término extendido de Online Services (OLSET)

OLSET está disponible en Volume Licensing Central e incluye todas las ofertas aplicables de servicios en línea en el menú desplegable. Hay 170 servicios en línea disponibles para elegir en el menú desplegable. Consulte los términos del producto para identificar todos los servicios aptos para EPT. El formulario está disponible tanto en inglés como en versiones localizadas. Puede descargar el formulario Volume Licensing Central

Nota: El cliente puede optar por no participar en OLS mediante OLSET, excepto para los servicios de Azure. La terminación o migración de los servicios de Azure requiere que el usuario abra una incidencia de soporte técnico con el equipo de soporte técnico de Azure, a través de Azure Portal, solicitando la acción adecuada.

Cómo saber si un cliente ha optado por participar o no en EPT

• Se requiere un formulario de exclusión (OLSET) para cada inscripción que no se renueva. También es necesario evitar o detener la facturación de EPT. (Las inscripciones de cliente potencial y facturación necesitan sus propias).
• El cliente puede cambiar su estado. Pueden modificar su estado de suscripción mientras su inscripción está activa. Después de que expire la inscripción, el cliente todavía puede optar por no participar, pero ya no puede participar en EPT.

Comportamiento de activación o desactivación en Office 365

La facturación de EPT se produce a mediados del mes para productos OLS aptos para EPT. La generación de la factura habilita el servicio. (Si no se genera ninguna factura, se inicia el período de gracia del producto). La exclusión solo será efectiva desde el siguiente ciclo mensual de EPT. La facturación se produce durante un mes completo como mínimo.

Notas:

• Esto se aplica a los programas VL.
• La información es precisa a partir de febrero de 2021.
• Los clientes corporativos participan en EPT de forma predeterminada, mientras que los clientes del sector público y del gobierno se han optado por no participar de forma predeterminada (excepto en el caso de SCE en el que todas las entidades participan de forma predeterminada).
• Consulte los términos y condiciones de inscripción de la empresa (T&Cs) y los términos del producto para obtener más detalles.

Ejemplo de escenario 1: sin opción de exclusión

• Escenario: El cliente no renueva su contrato y no envía el formulario de exclusión voluntaria al menos 30 días antes de la expiración de la inscripción, como se requiere en los términos y condiciones para optar por no participar en EPT.
• Acción: Después del vencimiento de la inscripción, se genera la factura de EPT y se habilita el servicio EPT.
• Resultado: EPT y facturación mensual se inician y los servicios en línea existentes permanecen totalmente habilitados. Nota: Según los T&C de inscripción, la facturación mensual se realiza al precio publicado vigente para el nivel de precio del cliente más un 3 por ciento durante un período de hasta 12 meses. Después de 12 meses, los precios se restablecen al nivel de precio A de la lista de precios aplicable en ese momento más el 3 por ciento. Las facturas de EPT no se detienen hasta que el cliente realiza la acción.

Escenario de ejemplo 2: Opción de exclusión a tiempo

• Escenario: El cliente no renueva su contrato y envía el formulario de exclusión de EPT al menos 30 días antes de la expiración de la inscripción, según lo requiera el T&Cs, para no participar en EPT.
• Acción: ROC da de baja al cliente.
• Resultado: EPT y la facturación mensual no se inician. Las licencias de cliente y las suscripciones pasan por el proceso de ciclo de vida de desaprovisionamiento estándar. Escenario de ejemplo 3: Exclusión tardía
• Escenario: El cliente no renueva su contrato y se inicia la facturación mensual de EPT. Envían el formulario de exclusión de EPT para detener el servicio EPT.
• Acción: ROC da de baja al cliente.
• Resultado: El ROC no acredita ninguna de las facturas mensuales de EPT que ya se han emitido, pero detiene el servicio de período extendido y cualquier facturación mensual futura. Escenario de ejemplo 4: Renovación completa de OLS
• Escenario: El cliente no renueva su contrato a tiempo y la facturación mensual de EPT ya se ha iniciado (por ejemplo, la renovación es de tres meses tarde con tres facturas de EPT generadas). Más adelante renuevan y solicitan crédito para las facturas de EPT.
• Acción: La renovación se envía con la inscripción anterior incluida. No se requiere un formulario OLSET. ROC acredita la factura de EPT desde la fecha de procesamiento de CPS. Todos los productos OLS de la CPS se prorratean para comenzar desde el mes en el que se procesa la renovación. ROC opta por excluir al cliente de cualquier factura de EPT futura.
• Resultado: Todos los productos OLS se prorratean desde el mes en que se procesa la renovación. Se acredita una factura de EPT del mes en que se procesa la renovación. Todas las facturas anteriores de EPT siguen vencidas. La inscripción se retroactiva a un día después del vencimiento de la inscripción anterior. Escenario de ejemplo 5: Migración
• Escenario: El cliente migra a otro programa (como Open Value o CSP), pero no envía un formulario de exclusión. Las facturas de EPT se crearon y el cliente solicita un crédito para las facturas mensuales recibidas.
• Ejemplo: El cliente migra a Open Value desde un Contrato Enterprise, pero no envía un formulario de exclusión. ROC fue informado de la migración tres meses después de la expiración del registro anterior.
• Acción: ROC no emite un crédito como una migración del programa no es una renovación y, por tanto, es ineligible para el ajuste de crédito. El formulario de exclusión no se envió para cancelar el servicio que estaba disponible para el cliente.
• Resultado: El servicio extendido continuará hasta que se envíe el formulario de exclusión. ROC no acredita las facturas de EPT. Las facturas siguen vencidas.

Apéndice

Problemas conocidos que podrían tener un impacto en OLS

• Pedido fuera del aniversario realizado dentro de los 30 días del aniversario (EAS): ¿Qué ocurre? El cliente realiza un pedido que no es de aniversario en el plazo establecido. La intención es que este orden sea incremental, pero nuestros sistemas interpretan esto como orden anual y reduce el recuento de puestos inmediatamente. Acción de socio requerida: asegúrese de que usted o sus clientes no envían pedidos no relacionados con el aniversario dentro de los 30 días posteriores al aniversario. Envíe primero su pedido anual antes de enviar cualquier pedido adicional.
• Pedido fuera de aniversario realizado durante la suscripción en período de gracia (EAS): ¿Qué ocurre? El cliente realiza un pedido después del aniversario de la suscripción mientras la suscripción está dentro del período de gracia y se están presentando negociaciones para el próximo pedido anual. La intención es que este orden sea incremental, pero nuestros sistemas interpretan esto como orden anual y reduce el recuento de puestos inmediatamente. Acción del socio requerida: asegúrese de que usted o sus clientes no envíen pedidos no aniversario posterior a su aniversario si no ha enviado su pedido anual. Envíe su pedido anual en primer lugar antes de continuar para enviar cualquier pedido adicional.
• Usar una inscripción habilitada para EPT como referencia previa al firmar un nuevo contrato: ¿Qué ocurre? Por diseño, nuestros sistemas desactivan los servicios EPT cuando un cliente se renueva en otra inscripción enterprise donde el número de inscripción habilitado para EPT aparece como una inscripción anterior. Por ejemplo, esto ocurre cuando una EA se registra como una inscripción previa en un nuevo contrato Select Plus. Acción de asociado necesaria: si cita una inscripción como inscripción anterior, asegúrese de que el nuevo contrato contiene los mismos servicios para evitar perder el acceso a ellos.
• EPT no cubre todas las SKU: ¿Qué ocurre? Los partners deben saber que no todas las SKU están cubiertas por EPT y, como tal, estos servicios dejarán de funcionar una vez que el período de gracia haya finalizado en una inscripción expirada. Consulte los términos del producto para OLS elegibles para EPT. Acción de asociado requerida: la única manera de proteger completamente contra la pérdida de servicio para todos los servicios en línea es renovar a tiempo.
• Pasos a paso: ¿Qué ocurre? Las licencias de mejora (SU) no están cubiertas por EPT. Por ejemplo, un cliente que tenga Microsoft 365 E3 avanza a Microsoft 365 E5. Cuando finaliza la inscripción, el servicio entra en un período de gracia en Microsoft 365 E5 hasta que se genera la factura de EPT, pero entonces solo el Microsoft 365 E3 obtiene EPT. Sin embargo, si el cliente solicitó incluso una sola unidad de licencia completa de Microsoft 365 E5, solo esa licencia tiene el servicio EPT habilitado y se cancela cualquier EPT para las cantidades adicionales. Por lo tanto, en este escenario, el cliente podría perder el servicio de la versión paso a paso del producto. Acción de asociado requerida: la única manera de proteger completamente contra la pérdida de servicio para todas las OLS es renovar a tiempo.

Preguntas más frecuentes sobre EPT

• No participar en EPT: Para no participar en EPT, debe enviar un formulario de exclusión de EPT, conocido como OLSET, al ROC para su procesamiento. Este formulario debe enviarse al menos 30 días antes de que expire la inscripción del cliente. El formulario OLSET está disponible en el Centro de licencias por volumen.
• Asegurarse de que el servicio OLS se detiene al vencimiento del Contrato de Empresa (EA): Para asegurarse de que los Servicios en Línea (OLS) se detienen al vencimiento del Contrato de Empresa (EA), debe optar por no utilizar la funcionalidad de EPT 30 días antes de que expire la inscripción del cliente. Como alternativa, puede procesar la renovación en otro Contrato Enterprise.
• Detener futuras facturaciones mensuales: Si actualmente está en EPT y desea detener las facturaciones mensuales futuras, debe enviar el OLSET para cancelar el servicio y futuras facturaciones mensuales. Otra opción es renovar la inscripción en otro Contrato Enterprise.
• Servicios de Azure y No Participación en EPT: Es importante tener en cuenta que la no participación en EPT no se aplica a los servicios de Azure. Estos servicios siguen siendo proporcionados y facturados incluso después de que expire la inscripción de EA. Para finalizar los servicios de Azure, debe cancelarlos a través de Azure Portal.
• Servicios de EPT para clientes gubernamentales: Los clientes gubernamentales se han optado por no participar en los servicios de EPT mediante programación. Para recibir servicios EPT, debe enviar un OLSET para optar por participar al menos 30 días antes de que expire su inscripción. No es posible participar después de que expire la inscripción.
• Servicios EPT para clientes gubernamentales con SCE: Las entidades con un servidor y la inscripción en la nube (SCE) se optan mediante programación por los servicios EPT. No es necesario realizar ninguna acción para recibir estos servicios.
• Temprano Opt-Out Durante las discusiones de renovación: Si un cliente decide tempranamente no renovar con EPT durante las discusiones de renovación, puede incluir el OLSET en el paquete del acuerdo de renovación. Para evitar los servicios EPT y las facturas asociadas, el OLSET debe enviarse al menos 30 días antes de que expire la inscripción. Por ejemplo, un cliente comercial que está inscrito de forma predeterminada puede incluir OLSET en el paquete de contratos de renovación para optar por no participar. Sin embargo, existe el riesgo de que, si no renuevan a tiempo dentro de tres años, entren en el ciclo de desaprovisionamiento de OLS y puedan perder acceso a OLS.
• Renovación tardía y créditos de factura de EPT: Si renueva tarde, se acreditará la factura de EPT aplicable al mes en que se procesará la renovación. Sin embargo, cualquier otra factura pendiente de EPT de los meses anteriores sigue siendo pagadera.