Deploy Implementing Retention of Information on File Servers (Demonstration Steps)

Se aplica a: Windows Server 2022, Windows Server 2019, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2 y Windows Server 2012.

Puedes establecer períodos de retención para carpetas e imponer una retención legal a un archivo mediante la Infraestructura de clasificación de archivos y el Administrador de recursos del servidor de archivos.

Requisitos previos

Los pasos de este artículo dan por supuesto que tiene un servidor SMTP configurado para notificaciones de expiración de archivos.

Paso 1: crear definiciones de propiedad de recurso

En este paso, se habilitan las propiedades de recurso Período de retención y Detectabilidad, de modo que la Infraestructura de clasificación de archivos utilice estas propiedades de recurso para etiquetar los archivos que se analizan en una carpeta compartida en red.

Para crear definiciones de propiedad de recurso:

GUI

1. En el controlador de dominio, inicia sesión en el servidor como miembro del grupo de seguridad Admins. del dominio.

2. Abre el Centro de administración de Active Directory. En Administrador del servidor, seleccione Herramientas y, después, Centro de administración de Active Directory.

3. Expande Control de acceso dinámico y selecciona Propiedades de recursos.

4. Haga clic con el botón secundario en Período de retencióny, después, seleccione Habilitar.

5. Haga clic con el botón secundario en Detectabilidady, después, seleccione Habilitar.

PowerShell

En un símbolo de sistema de PowerShell con privilegios elevados y ejecute los siguientes comandos:

Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=RetentionPeriod_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'
Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=Discoverability_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'

Paso 2: Configurar notificaciones

En este paso, se utiliza la consola del Administrador de recursos del servidor de archivos para configurar el servidor SMTP, la dirección de correo electrónico del administrador predeterminado y la dirección de correo electrónico predeterminada desde la que se envían los informes.

Para configurar las notificaciones:

GUI

1. Inicia sesión en el servidor de archivos como miembro del grupo de seguridad Administradores.

2. En el símbolo del sistema de Windows PowerShell, escribe Update-FsrmClassificationPropertyDefinition y presiona ENTRAR. Esto hará que las definiciones de propiedades creadas en el controlador de dominio se sincronicen en el servidor de archivos.

3. Abra el Administrador de recursos del servidor de archivos. En el Administrador del servidor, seleccione Herramientas y, luego, seleccione Administrador de recursos del servidor de archivos.

4. Haga clic con el botón secundario en Administrador de recursos del servidor de archivos (local) y, después, seleccione Configurar opciones.

5. En la pestaña Notificaciones de correo electrónico, configure los siguientes parámetros:

   • En el cuadro Nombre del servidor SMTP o dirección IP, escribe el nombre del servidor SMTP de la red.

   • En el cuadro Administradores receptores predeterminados, escribe la dirección de correo electrónico del administrador que debe recibir la notificación.

   • En el cuadro Dirección de correo electrónico de origen predeterminada, escriba la dirección de correo electrónico que debe utilizarse para enviar las notificaciones.

6. Seleccione Aceptar.

PowerShell

En un símbolo de sistema de PowerShell con privilegios elevados y ejecute los siguientes comandos:

Set-FsrmSetting -SmtpServer <IP address of SMTP server> -FromEmailAddress "<FromEmailAddress>" -AdminEmailAddress "<AdministratorEmailAddress>"

Paso 3: Crear una tarea de administración de archivos

En este paso, se utiliza la consola del Administrador de recursos del servidor de archivos para crear una tarea de administración de archivos que hará que expiren los archivos que cumplan los siguientes criterios:

• El archivo no está clasificado con el estado de retención legal.
• El archivo está clasificado con un período de retención a largo plazo.
• El archivo no se ha modificado en los últimos 10 años.
• La tarea se ejecuta el último día cada mes.

Para crear la tarea de administración de archivos:

GUI

1. Inicia sesión en el servidor de archivos como miembro del grupo de seguridad Administradores.

2. Abra el Administrador de recursos del servidor de archivos. En el Administrador del servidor, seleccione Herramientas y, luego, seleccione Administrador de recursos del servidor de archivos.

3. Haga clic con el botón secundario en Tareas de administración de archivos y, a continuación, seleccione Crear tarea de administración de archivos.

4. En la pestaña General, en el cuadro Nombre de tarea, escribe un nombre para la tarea de administración de archivos, como Tarea de retención.

5. En la pestaña Ámbito, seleccione Agregar y elija las carpetas que deben incluirse en esta regla, como D:\Finance Documents.

6. En la pestaña Acción, en el cuadro Tipo, seleccione Expiración de archivos. En el cuadro Directorio de expiración, escribe una ruta de acceso a una carpeta del servidor de archivos local adonde se moverán los archivos expirados. Esta carpeta debe tener una lista de control de acceso que solo conceda acceso a los administradores del servidor de archivos.

7. En la pestaña Notificación, seleccione Agregar.

   • Activa la casilla Enviar correo electrónico a los siguientes administradores.

   • Active la casilla Enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios con archivos afectados y seleccione Aceptar.

8. En la pestaña Condición, seleccione Agregar y agregue las siguientes propiedades:

   • En la lista Propiedad, seleccione Detectabilidad. En la lista Operador, seleccione No igual. En la lista Valor, seleccione Retener.

   • En la lista Propiedad, seleccione Período de retención. En la lista Operador, seleccione Igual. En la lista Valor, seleccione Largo plazo.

9. En la pestaña Condición, activa la casilla Días desde la última modificación en el archivo y establece el valor en 3650.

10. En la pestaña Programación, seleccione la opción Mensualmente y activa la casilla Último.

11. Seleccione Aceptar.

PowerShell

En un símbolo de sistema de PowerShell con privilegios elevados y ejecute los siguientes comandos:

$fmjexpiration = New-FsrmFmjAction -Type 'Expiration' -ExpirationFolder folder
$fmjNotificationAction = New-FsrmFmjNotificationAction -Type Email -MailTo "<FileOwner>,<AdminEmail>"
$fmjNotification = New-FsrmFmjNotification -Days 10 -Action @($fmjNotificationAction)
$fmjCondition1 = New-FsrmFmjCondition -Property 'Discoverability_MS' -Condition 'NotEqual' -Value "Hold"
$fmjCondition2 = New-FsrmFmjCondition -Property 'RetentionPeriod_MS' -Condition 'Equal' -Value "Long-term"
$fmjCondition3 = New-FsrmFmjCondition -Property 'File.DateLastAccessed' -Condition 'Equal' -Value 3650
$date = Get-Date
$schedule = New-FsrmScheduledTask -Time $date -Monthly @(-1)
$fmj1 = New-FsrmFileManagementJob -Name "Retention Task" -Namespace @('<folder>') -Action $fmjexpiration -Schedule $schedule -Notification @($fmjNotification) -Condition @( $fmjCondition1, $fmjCondition2, $fmjCondition3)

Paso 4: Clasificar un archivo manualmente

En este paso, se clasifica manualmente un archivo con el estado de retención legal. La carpeta principal de este archivo se clasificará con un período de retención a largo plazo.

Para clasificar un archivo manualmente:

1. Inicia sesión en el servidor de archivos como miembro del grupo de seguridad Administradores.

2. Navega a la carpeta que se configuró en el ámbito de la tarea de administración de archivos creada en el Paso 3.

3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, luego, seleccione Propiedades.

4. En la pestaña Clasificación, seleccione Período de retención, Largo plazo y, luego, seleccione Aceptar.

5. Haga clic con el botón secundario en un archivo de esa carpeta y, después, seleccione Propiedades.

6. En la pestaña Clasificación, seleccione Detectabilidad, Suspensión, Aplicar y, después, seleccione Aceptar.

7. En el servidor de archivos, ejecuta la tarea de administración de archivos mediante la consola del Administrador de recursos del servidor de archivos. Cuando la tarea de administración de archivos se haya completado, comprueba la carpeta y asegúrate de que el archivo no se ha movido al directorio de expiración.

8. Haga clic con el botón secundario en el mismo archivo de esa carpeta y, después, seleccione Propiedades.

9. En la pestaña Clasificación, seleccione Detectabilidad, No aplicable, Aplicar y, después, seleccione Aceptar.

10. En el servidor de archivos, vuelve a ejecutar la tarea de administración de archivos mediante la consola del Administrador de recursos del servidor de archivos. Cuando la tarea de administración de archivos se haya completado, comprueba la carpeta y asegúrate de que el archivo se ha movido al directorio de expiración.

Consulte también

• Escenario: Implementar la retención de información en servidores de archivos

• Planificación de la retención de información en servidores de archivos

• Control de acceso dinámico: Información general sobre el escenario