Crear una regla de clasificación automática
El siguiente procedimiento le guía a través del proceso de creación de una regla de clasificación. Cada regla define el valor de una sola propiedad. De forma predeterminada, una regla solo se ejecuta una vez y omite los archivos que ya tienen asignado un valor de propiedad. Sin embargo, puede configurar una regla para evaluar los archivos independientemente de si un valor ya está asignado a la propiedad.
Crear una regla de clasificación
En Administración de clasificaciones haga clic en el nodo Reglas de clasificación.
Haga clic con el botón derecho en Reglas de clasificación, a continuación, haga clic en Crear una nueva regla (o haga clic en Crear una nueva regla en el panel Acciones). Se abrirá el cuadro de diálogo Definiciones de regla de clasificación.
En la ficha Configuración de reglas, escriba la siguiente información:
- Nombre de la regla. Escriba un nombre para la regla.
- Habilitado. Esta regla solo se aplicará si se selecciona la casilla Habilitado. Para deshabilitar la regla, desactive esta casilla.
- Descripción. Escriba una descripción opcional de la regla.
- Ámbito. Haga clic en Agregar para seleccionar una ubicación en la que se aplicará esta regla. Puede agregar varias ubicaciones o quitar una ubicación haciendo clic en Quitar. La regla de clasificación se aplicará a todas las carpetas y sus subcarpetas de esta lista.
Escriba la información siguiente en la pestaña Clasificación:
- Mecanismo de clasificación. Elija un método para asignar el valor de propiedad.
- Nombre de la propiedad. Seleccione la propiedad que asignará esta regla.
- Valor de propiedad. Seleccione el valor de propiedad que asignará esta regla.
Opcionalmente, haga clic en el botón Avanzadas para seleccionar más opciones. En la ficha Tipo de evaluación, la casilla para Volver a evaluar archivos está desactivada de forma predeterminada. Las opciones que se pueden seleccionar aquí son las siguientes:
- Opción Volver a evaluar los archivos desactivada: se aplica una regla a un archivo si, y solo si, la propiedad especificada por la regla no se ha establecido en ningún valor en el archivo.
- Opción Volver a evaluar los archivos activada y opción Sobrescribir el valor existente seleccionada: la regla se aplicará a los archivos cada vez que se ejecute el proceso de clasificación automática. Por ejemplo, si un archivo tiene una propiedad booleana establecida en Sí, una regla que usa el clasificador de carpetas para establecer todos los archivos en No con este conjunto de opciones dejará la propiedad establecida en No.
- Opción Volver a evaluar los archivos activada y opción Agregar los valores seleccionada: la regla se aplicará a los archivos cada vez que se ejecute el proceso de clasificación automática. Sin embargo, cuando la regla ha decidido en qué valor establecer el archivo de propiedad, agrega ese valor al que ya figura en el archivo. Por ejemplo, si un archivo tiene una propiedad booleana establecida en Sí, una regla que usa el clasificador de carpetas para establecer todos los archivos en No con este conjunto de opciones dejará la propiedad establecida en Sí.
En la pestaña Parámetros de clasificación adicionales, puede especificar parámetros adicionales reconocidos por el método de clasificación seleccionado escribiendo el nombre y el valor y haciendo clic en el botón Insertar.
Haga clic en Aceptar o en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones avanzadas.
Haga clic en OK.