Controlar el acceso a los formularios principales
Este tema se aplica a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Para la versión de Power Apps de este tema, consulte: Establecer roles de seguridad para un formulario
Hay dos formas para controlar el acceso a los formularios principales:
Desactivar un formulario principal
Puede establecer un estado activo o inactivo para los formularios principales. Esta característica se incluyó inicialmente para administrar los nuevos formularios incluidos cuando las organizaciones realizaban una actualización, pero se puede usar para impedir que los usuarios puedan usar formularios principales.
Asignar roles de seguridad al formulario principal
Use este método para poner un formulario principal a disposición de grupos específicos.
Diferentes personas de la organización pueden interactuar con los mismos datos de maneras distintas. Los administradores pueden depender de la capacidad de buscar rápidamente información en un registro y el personal de servicio podría necesitar un formulario que simplifique la entrada de datos. Puede satisfacer distintos requisitos mediante la asignación de formularios a los roles de seguridad a los que pertenecen los distintos grupos de usuarios.
Para conocer los procedimientos paso a paso, consulte Assign security roles to forms.
Si tiene más de un formulario principal definido para una entidad, puede seleccionar los formularios que podrán utilizar los usuarios en función de sus roles de seguridad. Dado que cada entidad debe poder mostrar un formulario para cualquier usuario, al menos un formulario debe designarse como formulario de "reserva" (un formulario visible para los usuarios cuyos roles de seguridad no tienen ningún formulario explícitamente asignado).
Nota
Los formularios de creación rápida, vista rápida y formularios de tarjeta no se pueden asignar a roles de seguridad.
En el editor de formularios o desde la cuadrícula de formularios puede asignar roles de seguridad a un formulario. No obstante, mientras haya solo un formulario para la entidad, no podrá desactivar la opción Habilitado para reserva en el cuadro de diálogo Asignar roles de seguridad. En este caso, aunque haya asignado roles de seguridad al formulario, cualquier persona asociada a un rol de seguridad que no incluyó podrá ver el formulario debido a que está habilitado para reserva.
Después de crear un segundo formulario principal para la entidad, podrá desactivar la opción Habilitado para reserva para uno de ellos. El sistema siempre garantizará que al menos un formulario esté habilitado para reserva.
Si tiene más de un formulario principal, puede especificar que un orden de formularios para controlar el formulario que podrá ver un usuario sea aquel que ve de forma predeterminada. Si hay más de un formulario que pueden usar, puede cambiar los formularios y aquel que elija será su formulario predeterminado hasta que elija otro. Esta preferencia se almacena en el explorador. Si usa un equipo o un explorador diferente, verá el formulario predeterminado original.
Estrategias para administrar el formulario de reserva
Algunas estrategias para administrar el formulario de reserva son:
Todos los usuarios ven el mismo formulario
Si no requiere formularios múltiples para una entidad, no necesita un formulario de reserva.
Crear un formulario de contingencia
Si usa formularios basados en roles porque desea limitar la información que los usuarios pueden ver o editar, considere la posibilidad de crear un formulario que muestre la información mínima. A continuación, en el cuadro Asignar roles de seguridad, seleccione Mostrar solo a estos roles de seguridad determinados, pero no seleccione ningún rol excepto el de administrador del sistema y seleccione Habilitado para reserva. El resultado es que este formulario nunca lo verá nadie excepto el administrador del sistema y cualquier usuario cuyos roles de seguridad no se hayan asociado a un determinado formulario. Podría incluir un recurso web HTML en el formulario con la información sobre los motivos de mostrar poca información en el formulario y un vínculo a información sobre cómo solicitar que se le agregue a un rol de seguridad asociado a un formulario o incluir un nuevo rol de seguridad para un formulario.
Nota
No se puede incluir un recurso web en un encabezado o pie de página de formulario.
Crear un formulario genérico
Si usa formularios basados en roles para proporcionar una experiencia de usuario personalizada en función del rol de una persona en la organización, puede establecer el formulario menos especializado como formulario de reserva y configurarlo para que todo el mundo pueda verlo. A continuación, cree formularios personalizados para roles de seguridad específicos y configúrelos para que se muestren únicamente a los roles de seguridad que los necesiten. No habilite estos formularios para reserva. Por último, en la lista Formularios, utilice el diálogo Orden de los formularios para especificar los formularios que desee mostrar clasificándolos del más exclusivo al menos exclusivo. El formulario de reserva estará en la parte inferior de la lista. Con esta estrategia, los usuarios que vean el formulario personalizado para su rol como formulario predeterminado, todavía podrán usar el selector de formulario para seleccionar el formulario más común si lo desean. Cualquier formulario que seleccionen se mantendrá como su formulario predeterminado hasta que seleccionen otro.
Usar el scripting de formularios
El contexto del formulario de cliente API (formContext) proporciona una referencia al formulario o a un elemento en el formulario, como por ejemplo, un control quick view o una fila de una cuadrícula editable, en el que se ejecuta el código actual. Más información: Contexto de formulario de la API del cliente
Importante
Con la versión 9.0 de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), el objeto Xrm.Page está obsoleto, y ahora debe utilizar el método getFormContext del objeto de contexto de ejecución pasado para devolver referencia al formulario adecuado o a un elemento en el formulario.