Alineación de las inversiones en la nube con los pedidos de compra de Microsoft Marketplace

Las organizaciones suelen usar pedidos de compra para realizar un seguimiento del gasto en la nube para la creación de presupuestos, adquisiciones e informes financieros. A medida que Microsoft Cloud las inversiones crecen en Azure, Microsoft productos y soluciones de terceros de Microsoft Marketplace, las organizaciones pueden necesitar más flexibilidad en la forma en que esas inversiones se asignan con pedidos de compra.

¿Qué son los pedidos de compra en el portal de Azure?

Los pedidos de compra en el portal de Azure ayudan a alinear las inversiones en la nube compradas a través de Microsoft Marketplace con los pedidos de compra internos de su organización, lo que simplifica el seguimiento de costos y la administración de presupuestos. Azure los administradores de facturación pueden crear y administrar pedidos de compra, asignar y revisar los gastos asignados, y generar documentos complementarios que se adapten a la forma en que su organización realiza el seguimiento y reconcilia los costos. También puede modificar las asignaciones a medida que evolucionan las necesidades empresariales.

Nota:

Microsoft está implementando gradualmente funcionalidades para admitir la asignación de costos de los clientes y Azure procesos de conciliación de facturas. Pronto se espera disponibilidad general.

Cuándo usar pedidos de compra

Puede usar pedidos de compra de diferentes maneras, en función de cómo su organización administre los gastos en la nube.

• Pedido de compra único para todas las compras en la nube: Use un pedido de compra para realizar un seguimiento de todos los Azure y Microsoft los gastos de Marketplace en un único registro de adquisiciones.
• Pedidos de compra independientes para Azure y compras de Marketplace: asigne Azure cargos a un pedido de compra y Microsoft cargos de Marketplace a otro para alinearse con presupuestos independientes, procesos de adquisición o requisitos de informes financieros.
• Pedidos de compra por empresa de software: Asigne cargos de una empresa de software específica que vende a través de Microsoft Marketplace a un pedido de compra dedicado.
• Pedidos de compra por producto o solución: Realice un seguimiento de los gastos de los servicios de Azure individuales o Microsoft soluciones de Marketplace mediante pedidos de compra independientes.

¿Quién puede asignar costos en la nube con pedidos de compra?

El permiso para crear nuevos registros de pedido de compra y asignación en el portal de Azure varía en función del tipo de contrato de cliente de Microsoft.

• Contrato de cliente de Microsoft (MCA-E): administrador de facturación
• Contrato Enterprise (EA): Administrador de empresa

Antes de usar pedidos de compra

• Asegúrese de que se asignan los permisos de facturación adecuados.
• Determine cómo su organización quiere estructurar los pedidos de compra para Azure y Microsoft gastos de Marketplace.
• Establezca la propiedad interna para administrar los pedidos de compra y revisar las asignaciones en el portal de Azure.

Qué puede hacer

Capacidad	Resultado del cliente
Crear nuevos pedidos de compra	Mantenga los registros de pedidos de compra y los presupuestos en Azure portal.
Asignación de inversiones en la nube	Asocie los cargos de Marketplace de un producto, una empresa de software o una categoría de compra más amplia a un pedido de compra.
Revisión de los cargos	Compare los presupuestos asignados con cargos facturados y no facturados.
Modificación de asignaciones	Reasignar los cargos elegibles después de la facturación cuando una asignación necesita cambiar.
Configuración de documentos complementarios	Elija cómo se genera y agrupa la información de pedidos de compra de apoyo.

Importante

Los registros de pedidos de compra y los documentos complementarios admiten los procesos internos de contabilidad y conciliación de su organización. No reemplazan la factura de Microsoft, cambian el importe vencido o amplían la fecha de vencimiento del pago de la factura.

Creación de un pedido de compra en el portal de Azure

Cree un pedido de compra para asignar inversiones en la nube en un presupuesto aprobado. Al crear el pedido de compra, defina sus fechas activas, presupuesto asignado y estado. También puede agregar asignación para especificar qué compras en Azure y Microsoft Marketplace se asignan al pedido de compra.

1. Vaya a Cost Management + Billing en el Azure Portal.
2. Seleccione un ámbito de facturación. Si es un Administrador global, active la casilla para ver todos los ámbitos del directorio.
3. En el panel de navegación izquierdo, en Facturación, seleccione Perfiles de facturación.
4. Seleccione el perfil de facturación que desee.
5. En el panel de navegación izquierdo, busque la sección administración de facturas y seleccione Pedidos de compra.
6. Verá dos pestañas. Todas lasasignaciones y todas las asignaciones proporcionan vistas de lista de un vistazo.
7. Seleccione el botón Nuevo pedido de compra en la parte superior de la página.
   • Escriba un nombre único para el pedido de compra.
   • Seleccione una fecha efectiva en UTC.
   • Seleccione una fecha de expiración en UTC.
   • Opcionalmente, escriba notas o una descripción.
   • Opcionalmente, escriba un presupuesto asignado (en la moneda de la cuenta de facturación).

Referencia de campo de pedido de compra

Campo	Cómo usar este campo
Nombre del pedido de compra	Escriba un identificador reconocible para ayudarle a alinearse con el registro interno del sistema de adquisiciones. Los caracteres alfanuméricos y los guiones son aceptables.
Fecha efectiva (UTC)	Seleccione la fecha en la que desea que el pedido de compra sea apto para la asignación.
Fecha de expiración (UTC)	Seleccione la última fecha en la que desea asignar cargos a este pedido de compra.
Descripción	Agregue cualquier contexto para explicar para qué sirve este pedido de compra. Esta información solo se hace referencia en los detalles del pedido de compra y no aparece en facturas ni en documentos complementarios.
Presupuesto asignado	Escriba una cantidad aprobada en la moneda del perfil de facturación del cliente.
Situación	Establezca el estado en Activo para que el pedido de compra esté disponible para las asignaciones. Establézcalo en Inactivo para conservar el pedido de compra, pero que no esté disponible para las asignaciones.

Agregar asignación durante la configuración del pedido de compra

Puede asignar inversiones en la nube para comprar pedidos mediante la asignación. Puede asignar asignaciones durante la configuración del pedido de compra o después. Para establecer la asignación en el flujo de creación de un nuevo pedido de compra, active la casilla Agregar una asignación a esta solicitud de compra.

1. Seleccione una opción en el menú desplegable Asignar a .
2. Seleccione una fecha efectiva en UTC para esta asignación. El valor predeterminado es la fecha efectiva del pedido de compra, pero puede seleccionar cualquier fecha después de la fecha efectiva del pedido de compra.
3. Seleccione una fecha de expiración en UTC para esta asignación. La fecha no debe ser posterior a la fecha de expiración del pedido de compra.
4. Establezca el estado en Activo para habilitar esta asignación en la fecha efectiva. Elegir Inactivo simplemente guarda esta asignación en el pedido de compra para su uso futuro.
5. Para la asignación a una empresa de software, también conocida como publicador, escriba el identificador del publicador.
6. Para la asignación a un producto de Marketplace, escriba el identificador del publicador y el identificador de oferta.
7. Opcionalmente, seleccione Agregar asignación adicional si desea asignar más de una asignación a este pedido de compra. Puede hacerlo para asignar dos productos de diferentes proveedores hacia el mismo pedido de compra.
8. Selecciona Crear.

Al agregar más de una asignación, aparece una vista previa de asignación que muestra las asignaciones especificadas anteriormente. Seleccione Editar vista previa si desea quitar una asignación antes de crear el pedido de compra. No se pueden cambiar los valores de asignación de esta versión preliminar. Para realizar un cambio, quite la asignación existente y agregue una nueva.

Sugerencia

Puede encontrar el identificador del publicador y el identificador de oferta separados por "." en la dirección URL de un producto de Marketplace. Ejemplo: //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID. offerID

Ver los detalles del pedido de compra

1. Abra la página Pedidos de compra para ver las vistas de tabla de todos los pedidos de compra y asignaciones.
2. Verá dos pestañas: Todas las asignacionesde POs y All.
3. Seleccione Todas las solicitudes de compra para revisar los detalles del pedido de compra de un vistazo.
4. Compare el presupuesto utilizado con respecto al presupuesto asignado para cada pedido de compra.
5. Ordene la vista por columnas de campo y aplique filtros para buscar pedidos de compra específicos rápidamente.
6. Seleccione un nombre de pedido de compra para ver la descripción completa y vea una lista de cargos facturados y cargos pendientes.
7. Seleccione Editar para modificar los valores de campo aptos para este pedido de compra.
8. Seleccione Ver asignación de pedido de compra para ver todas las asignaciones filtradas para ese pedido de compra.
9. Seleccione Volver para volver a la vista de tabla.

Editar pedidos de compra

Puede editar pedidos de compra individuales de uno en uno desde la página Detalles del pedido de compra o editar varios pedidos de compra a la vez desde la vista de tabla Todos los POs .

• En la vista Detalles del pedido de compra , seleccione Editar en la esquina superior izquierda.
• En la vista Todos los POs , haga clic en Editar pedido de compra en la esquina superior derecha.

Los campos editables mostrarán un icono de lápiz. En esta vista de tabla, puede editar los siguientes campos para cualquier pedido de compra:

• Descripción
• Fecha de expiración
• Situación
• Presupuesto asignado

Los valores de campo actualizados cambiarán a texto en negrita y anexarán un botón De deshacer azul.

• Haga clic en Deshacer para revertir los cambios.
• Haga clic en Revisar en la parte superior derecha de la tabla para simplificar la vista y mostrar solo los pedidos de compra con ediciones.
• Haga clic en Continuar modificaciones para expandir la vista de nuevo a todos los pedidos de compra.
• Haga clic en Enviar para guardar todos los cambios. Debería ver una marca de verificación verde y una barra que confirme "Solicitud de edición de pedido de compra completada".

Nota:

Las fechas efectivas en el pasado y los nombres de los pedidos de compra no se pueden cambiar.

Habilitación de documentos complementarios

Después de crear pedidos de compra y asignarles inversiones en la nube, habilite los documentos complementarios para generar vistas específicas del pedido de compra de los cargos facturados. Estos documentos ayudan a los equipos de finanzas, adquisiciones y cuentas por pagar a conciliar Microsoft Marketplace y Azure cargos contra sus pedidos de compra internos. Los cargos adicionales de grupo de documentos según las asignaciones definidas por las asignaciones de pedidos de compra y proporcionan detalles complementarios que se alinean Microsoft datos de facturación con los procesos de contabilidad y conciliación de su organización. No reemplazan la factura Microsoft ni cambian los términos de facturación, pero pueden simplificar las actividades de revisión y auditoría de fin de mes.

Para habilitar documentos complementarios

1. Abra el perfil de facturación y vaya a Preferencias de facturación de administración > de facturas.
2. Active Habilitar documentos complementarios.
3. Para los clientes de MCA, elija si desea dividir suplementos porpedido de compra o sección de factura. Esta selección no se aplica a los clientes de EA.
4. Seleccione Guardar cambios.

Nota:

Las preferencias de factura se configuran en el nivel de perfil de facturación y se aplican a todos los documentos complementarios generados para ese perfil de facturación.

Aprende más

• Asignación de inversiones en la nube a los pedidos de compra