Tutorial: Creación de un informe a partir de un libro de Excel en Power BI

SE APLICA A: Power BI Desktop Servicio Power BI

En este tutorial, creará un informe de principio a fin.

La jefa quiere ver un informe sobre las cifras de ventas más recientes. Solicitan un resumen ejecutivo de:

• Mes y año en los que se ha conseguido el mayor beneficio
• Ubicaciones donde la empresa tiene más éxito (por país/región)
• Producto y segmento en los que la empresa debe seguir centrando su inversión

Con el cuaderno de finanzas de ejemplo, puede crear este informe en poco tiempo.

En este tutorial, usted hará lo siguiente:

• Descargue los datos de ejemplo.
• Prepare los datos con algunas transformaciones.
• Cree un informe con un título, objetos visuales y un segmentador.
• Publique el informe en el servicio Power BI para que pueda compartirlo con sus compañeros.

Requisitos previos

Antes de comenzar este tutorial, asegúrese de que tiene:

• Power BI Desktop instalado en el equipo.
• Una cuenta de Power BI si planea publicar el informe en el servicio Power BI. Si no tiene una cuenta, regístrese para obtener una evaluación gratuita.
• Conocimientos básicos de la interfaz de Excel y Power BI Desktop.

Nota:

Este tutorial le guía a través de la preparación de datos y la creación de informes. Debe completar los pasos de preparación de datos antes de compilar objetos visuales, ya que el diseño del informe depende de tener listo un modelo de datos estructurado y limpio correctamente.

Las capturas de pantalla de este tutorial pueden diferir ligeramente de lo que ve en la versión más reciente de Power BI Desktop, ya que la interfaz se actualiza periódicamente. Los pasos y la funcionalidad siguen siendo los mismos.

Obtener datos

Puede obtener los datos de este tutorial mediante uno de los dos métodos: conectarse al ejemplo directamente desde Power BI Desktop o descargarlo y abrirlo en Power BI Desktop.

Obtención de datos en Power BI Desktop

Al abrir Power BI Desktop, seleccione Learn with sample data (Aprender con datos de ejemplo ) en la página Principal.

En el cuadro de diálogo que se abre, elija Cargar datos de ejemplo.

Descarga del ejemplo

También puede descargar el libro de trabajo de ejemplo directamente.

1. Descargue el libro de Excel "Financial Sample". El archivo se descarga automáticamente al seleccionar el vínculo.

   Sugerencia

   ¿Tiene problemas para descargar? Si la descarga no se inicia automáticamente, intente hacer clic con el botón derecho en el vínculo y seleccionar Guardar vínculo como o Guardar destino como. También puede copiar y pegar esta dirección URL directa en el explorador: https://download.microsoft.com/download/1/4/E/14EDED28-6C58-4055-A65C-23B4DA81C4DE/Financial%20Sample.xlsx

2. Abra Power BI Desktop.

3. En la página Inicio , seleccione Libro de Excel.

4. Vaya a la carpeta donde guardó el libro de ejemplo y seleccione Abrir.

Preparar los datos

En Navegador, puede transformar o cargar los datos. La versión preliminar le permite comprobar que tiene el intervalo esperado y los tipos de datos detectados. Si tiene que realizar cambios, transforme los datos antes de cargarlos. Para facilitar la lectura de las visualizaciones más adelante, transforme los datos de este ejercicio. A medida que realice cada transformación en el Editor de Power Query, verá que se ha agregado a la lista en Configuración de consulta en PASOS APLICADOS.

Importante

Para poder cargar o transformar datos, debe activar la casilla situada junto a la tabla o las tablas que desea usar. Si omite este paso, los botones Cargar y transformar datos permanecen inactivos.

1. Active la casilla de la tabla financials y, a continuación, seleccione Transformar datos.

   

2. Se abre el Editor de Power Query. Seleccione la columna Unidades vendidas. En la pestaña Transformar , seleccione Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número entero. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de columna que se abre, elija Reemplazar actual.

   Cambiar los tipos de datos es el paso de limpieza de datos que realizan los usuarios con más frecuencia. En este caso, las unidades vendidas tienen formato decimal. No tiene sentido tener 0,2 o 0,5 de una unidad vendida, así que cámbiela a un número entero.

3. Para que los segmentos sean más fáciles de ver en el gráfico más adelante, dé formato a los datos en la columna Segmento. Seleccione la columna Segmento. En la pestaña Transformar , seleccione Formato y, a continuación, seleccione MAYÚSCULAS.

4. Acorte el nombre de la columna de Month Name (Nombre del mes) a solamente Month (Mes). Haga doble clic en la columna Nombre del mes y cambie su nombre a Mes.

5. En el encabezado de columna Product, seleccione la lista desplegable y desmarque la casilla situada junto a Montana. El producto Montana se descontinuó el mes pasado, por lo que filtre estos datos del informe para evitar confusiones.

6. Cada transformación aparece en la lista en Configuración de consulta en PASOS APLICADOS.

7. De vuelta en la pestaña Inicio, seleccione Cerrar y aplicar. Los datos están casi listos para crear un informe.

   El símbolo sigma de la lista Datos indica un campo que Power BI detecta como numérico. Power BI usa un símbolo de calendario para indicar un campo de fecha.

Escritura de expresiones DAX (opcional)

Escribir medidas y crear tablas en el lenguaje de fórmulas DAX proporciona flexibilidad para el modelado de datos. En la documentación de Power BI hay mucha más información sobre DAX. Por ahora, vamos a escribir una expresión básica para crear una nueva medida y otra expresión para crear una tabla completa.

Importante

¿Las expresiones DAX no funcionan? Si usa una configuración regional no inglesa (como español, francés o alemán), es posible que tenga que usar punto y coma () en lugar de comas (;,) para separar argumentos de función en fórmulas DAX. Por ejemplo, usa DATE(2013;01;01) en lugar de DATE(2013,01,01). Además, asegúrese de que el nombre de la tabla de la fórmula coincide exactamente con lo que aparece en el panel Datos (debe ser financiero si ha seguido los pasos anteriores).

Error de sintaxis al pegar? Si copia una fórmula DAX de este artículo y la pega en Power BI Desktop, es posible que vea un mensaje de error "sintaxis incorrecto" o similar. Este error puede producirse si:

• Las comillas se convierten en "comillas inteligentes" (comillas curvas) al copiar. Reemplace las comillas con curlillas (" o ") por comillas rectas (").
• Durante la copia se introducen caracteres ocultos o saltos de línea. Elimine la fórmula y vuelva a escribirla manualmente o pegue primero en un editor de texto sin formato para quitar el formato.
• La configuración regional requiere separadores diferentes (consulte la nota de configuración regional anterior).

Crear una nueva medida

1. En la cinta de opciones Inicio, seleccione Nueva medida.

2. Copie y pegue esta expresión en la barra de fórmulas de la parte superior del lienzo del informe para agregar todos los números de la columna Unidades vendidas.

   Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])
   

   Sugerencia

   ¿Te aparece un error de "Unidades"? Compruebe que el nombre de columna del panel Datos coincide exactamente. Si la columna se denomina de forma diferente (por ejemplo , Units_Sold o UnitsSold), actualice la fórmula para que coincida. También puede intentar escribir la fórmula manualmente en lugar de copiarla, ya que los caracteres ocultos a veces pueden provocar errores de sintaxis.

3. Seleccione la marca de verificación para confirmar. La medida se agrega a la lista en el panel Datos.

Crear una nueva tabla

1. Seleccione el icono Vista tabla de la izquierda.

2. En la cinta de opciones Inicio, seleccione Nueva tabla.

3. Copie y pegue esta expresión en la barra de fórmulas para generar una tabla calendar de todas las fechas entre el 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.

   Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),DATE(2014,12,31))
   

   Si la configuración regional usa punto y coma como separadores de lista, use esta versión en su lugar:

   Calendar = CALENDAR(DATE(2013;01;01);DATE(2014;12;31))
   

   Nota:

   ¿Obtiene un error de sintaxis? Los problemas de copiar y pegar son comunes con las fórmulas DAX. Si ve "La sintaxis de esta expresión es incorrecta", pruebe estas soluciones:

   • Escriba manualmente: la corrección más confiable es escribir la fórmula directamente en la barra de fórmulas en lugar de copiarla.
   • Configuración regional: use punto y coma (;) en lugar de comas (,) si la región la requiere (consulte la fórmula alternativa anterior).
   • Comillas inteligentes: reemplace comillas rizadas (" o ") por comillas rectas (").
   • Caracteres ocultos: los caracteres invisibles de las páginas web pueden producir errores. Elimine la fórmula y vuelva a escribirla.

4. Seleccione la marca de verificación para confirmar.

5. Seleccione Vista modelo a la izquierda.

6. Arrastre el campo Fecha de la tabla Calendario al campo Fecha de la tabla financials para combinar las tablas y crear una relación entre ellas. En el cuadro de diálogo Nueva relación que se abre, seleccione Guardar para aplicar automáticamente las selecciones que Power BI rellena automáticamente.

   

Crear su informe

Después de transformar y cargar los datos, cree el informe. En la barra de la izquierda, seleccione Vista de informe.

En el panel Datos de la derecha, aparecen los campos del modelo de datos que ha creado.

Construye el informe final, un elemento visual a la vez.

Objeto visual 1: Agregar un título

1. En la barra Insertar, seleccione Cuadro de texto. Dentro del cuadro de texto, escriba "Resumen ejecutivo – Informe financiero".
2. Seleccione el texto que escribió. Convierta la fuente en negrita y establezca el tamaño en 20.
3. Ajuste el tamaño de la caja para que quepa en una línea.

Visual 2: Beneficio por fecha

Cree un gráfico de líneas para ver qué mes y año tenían el beneficio más alto.

1. Desde el panel Datos, arrastre el campo Beneficios a un área en blanco del lienzo del informe. De forma predeterminada, Power BI muestra un gráfico de columnas con una columna, Beneficios.

2. Arrastre el campo Fecha al mismo gráfico. Power BI actualiza el gráfico de columnas para mostrar el beneficio por fecha. El gráfico puede mostrar fechas individuales o puede agruparse automáticamente por mes en función de la configuración.

3. Configure el gráfico para mostrar los datos agrupados por mes y año:

   1. En el panel Visualizaciones , seleccione la pestaña Crear objeto visual .
   2. En el eje X, seleccione la flecha desplegable situada junto a Fecha.
   3. Seleccione Jerarquía de fechas. Esto agrupa tus datos por niveles de año, trimestre, mes y día.
   4. En el área eje X, desactive las casillas situadas junto a Trimestre y Día para mostrar solo Año y Mes.

   Sugerencia

   Si ha creado una tabla de Calendario en redacción de expresiones DAX: cree una nueva tabla anteriormente en este artículo, use el campo Fecha de esa tabla de Calendario en lugar de la tabla de los estados financieros para mejorar el soporte de jerarquía.

   Nota:

   ¿No se encuentra la jerarquía de fechas? Si la lista desplegable no muestra la jerarquía de fechas como opción, o el gráfico sigue mostrando cada fecha individual como punto de datos independiente, pruebe esto: Quite el campo Fecha del eje X, arrástrelo de nuevo desde el panel Datos. Cuando se le solicite, seleccione Jerarquía de fechas en lugar de Fecha. Si esta opción todavía no aparece, complete la sección Escribir expresiones DAX para crear una tabla de calendario y luego use el campo Fecha de esa tabla.

   

4. En la pestaña Crear objeto visual, cambie el tipo de visualización a Gráfico de líneas. Ahora puede ver fácilmente que diciembre de 2014 tenía el mayor beneficio.

Visual 3: Beneficio por país o región

Cree un mapa para ver qué país o región tiene las mayores ganancias.

1. En el panel Datos, arrastre el campo País o región a un área en blanco en el lienzo del informe. Power BI crea un objeto visual, que puede ser un mapa, una tabla u otro tipo en función de la configuración.

2. Si Power BI no creó un mapa, seleccione el objeto visual y, a continuación, seleccione el icono Mapa (globo con puntos) en el panel Visualizaciones para convertirlo en un mapa.

3. Arrastre el campo Beneficios al mapa. Power BI agrega burbujas que representan el beneficio relativo de cada ubicación.

4. Compruebe que el mapa muestra burbujas en cada país o región. Si ve un mapa relleno (regiones sombreadas) en lugar de un mapa de burbujas (círculos), seleccione el objeto visual y elija el icono Mapa (globo con puntos) en lugar del icono de mapa relleno (regiones sombreadas).

   Nota:

   El tipo de objeto visual de mapa predeterminado depende de la configuración y la versión de Power BI. Es posible que vea diferentes estilos de mapa, como Azure Maps, Bing Maps, un mapa rellenado o un mapa de burbujas. El resultado clave es ver tamaños de beneficio relativos para cada país o región representado visualmente en el mapa.

   

   Parece que en Europa se obtienen mayores beneficios que en Estados Unidos.

Visual 4: Ventas por producto y segmento

Cree un gráfico de barras para determinar en qué empresas y segmentos hay que invertir.

1. Arrastre los dos gráficos que ha creado para que estén en paralelo en la mitad superior del lienzo. Deje espacio en el lado izquierdo del lienzo.

2. Seleccione un área en blanco en la mitad inferior del lienzo del informe.

3. En el panel Datos, seleccione los campos Ventas, Producto y Segmento.

   Power BI crea automáticamente un gráfico de columnas agrupadas que visualiza los datos.

4. Arrastre las manijas del gráfico para que sea lo suficientemente ancho como para ocupar el espacio debajo de los otros dos visuales.

   

   Parece que la empresa debe seguir invirtiendo en el producto Paseo y dirigirse a los segmentos de pequeñas empresas y gobiernos.

Objeto visual 5: Filtro de año

Los segmentadores son una valiosa herramienta para filtrar los objetos visuales de una página de informe a una selección específica. En este caso, puede crear dos segmentadores diferentes para concentrarse en el rendimiento de cada mes y año. Un segmento utiliza el campo Fecha en la tabla original. El otro usa la tabla Date que puede haber creado en Escritura de expresiones DAX anteriormente en este tutorial.

Segmentador de fecha usando la tabla original

1. En el panel Datos, seleccione el campo Fecha en la tabla financials. Arrástrelo hasta el área en blanco que reservó en el lienzo.

2. En el panel Visualizaciones, seleccione Slicer.

   Power BI crea automáticamente un filtro de rango numérico. Puede arrastrar los extremos para filtrar el intervalo de fechas. También puede cambiar a otro tipo de segmentador en la pestaña Formato visual del panel de Visualización. Las opciones se encuentran en Visual>Configuración de segmentador>Opciones>de estilo.

Segmentador de fechas utilizando una tabla DAX

1. En el panel Datos, seleccione el campo Fecha de la tabla Calendario. Arrástrelo hasta el área en blanco del lienzo.

2. En la pestaña Visual de compilación del panel Visualizaciones, elija Segmentación de datos.

3. En el panel Datos, expanda el campo Fecha y desactive los cuadros de Trimestre y Día, por lo que solo quedan Año y Mes.

   

4. Expanda cada año y cambie el tamaño del objeto visual para que todos los meses estén visibles.

   

   Use esta segmentación de datos en el informe finalizado.

Ahora, si el administrador solicita ver solo los datos de 2013, puede usar la segmentación para seleccionar ese año o meses específicos de ese año.

Dar formato al informe (opcional)

Si desea personalizar aún más el informe, pruebe estos pasos de formato.

Tema

• En la cinta Vista, cambie el tema a Ejecutivo.

Dar formato a los objetos visuales

Con el objeto visual adecuado seleccionado, realice los siguientes cambios en el panel Visualizaciones .

1. Seleccione Visual 2, el gráfico de columnas que muestra las ganancias a lo largo del tiempo. En Formato visual>General, expanda la sección Título . Cambie el texto del campo Texto a "Beneficio por mes y año" y cambie el tamaño de fuente a 16. Expanda Efectos y cambie Sombra a Activado.

2. Seleccione Visual 3, el mapa. En Formato visual visual>, expanda Configuración de mapa y Estilo y, a continuación, elija Escala de grises. En Formato visual>General, expanda la sección Título y cambie el tamaño de fuente a 16. Expanda Efectos y cambie Sombra a Activado.

3. Seleccione Visual 4, el gráfico de columnas agrupadas que muestra las ventas por producto y segmento. En Formato visual>General, expanda la sección Título . Cambie el tamaño de la fuente a 16. Expanda Efectos y cambie Sombra a Activado.

4. Seleccione Visual 5, el filtro de año. En Formato de objeto visual>, expanda Configuración de segmentación de datos. En la sección Encabezado de Slicer, aumente el tamaño de la fuente a16.

   Para agregar una opción "Seleccionar todo": expanda la sección Selección (es posible que tenga que desplazarse hacia abajo) y active la opción Mostrar "Seleccionar todo" a Activado.

   Nota:

   La sección Selección solo aparece para los segmentadores de jerarquía (creados a partir de la jerarquía de fechas de la tabla Calendario). Si ha usado un segmentador de intervalo de fechas de la tabla de financieros, esta opción no está disponible. Puede omitir este paso o crear la segmentación de tabla Calendario como se describe en Segmentación de datos de fecha mediante la tabla DAX.

Adición de una forma de fondo para el título

1. En la pestaña Insertar de la cinta de opciones de la parte superior, seleccione Shapes>Rectangle. Colóquelo en la parte superior de la página y ajuste las dimensiones para que sean el ancho de la página y el alto del título.
2. En el panel Formato de forma, en Forma, expanda la sección Estilo y establezca Borde en Desactivado.
3. En la sección Relleno , cambie Color a Color del tema 5 #6B91C9 (azul).
4. En la pestaña Formato de la cinta de opciones, seleccione Enviar hacia atrás>Enviar al fondo para colocar la forma detrás del texto del título.
5. Seleccione el texto del objeto visual 1, el título, y cambie el color de fuente a Blanco.

Agregar una forma de fondo para los objetos visuales 2 y 3

1. En la pestaña Insertar de la cinta de opciones de la parte superior, seleccione Formas>Rectángulo y, a continuación, ajuste las dimensiones para que sean el ancho y alto de las visualizaciones 2 y 3.
2. En el panel Formato de forma , en la pestaña Forma , expanda las secciones Estilo y Borde y cambie el valor transparencia a 100%.
3. En la sección Relleno , establezca color enBlanco, 10% más oscuro.
4. En la pestaña Formato de la cinta de opciones, seleccione Enviar hacia atrás>Enviar al fondo para colocar el rectángulo detrás de los objetos visuales.

Informe finalizado

Este informe responde a las principales preguntas del administrador:

• Mes y año en los que se ha conseguido el mayor beneficio

  Diciembre de 2014.

• ¿En qué país o región está la empresa viendo el mayor éxito?

  En Europa, concretamente en Francia y Alemania.

• Producto y segmento en los que la empresa debe seguir centrando su inversión

  La empresa debe seguir invirtiendo en el producto Paseo y dirigirse a los segmentos Pequeña empresa y Administración Pública.

Guardar el informe

• En el menú Archivo, seleccione Guardaro mantenga presionada la tecla Ctrl y presione la tecla S. Si guarda el informe por primera vez, proporcione un nombre y una ubicación para guardarlo.

Publicación del informe

Para compartir el informe con la jefa y los compañeros de trabajo, publíquelo en el servicio Power BI. Al compartir con compañeros que tienen una cuenta de Power BI, pueden interactuar con el informe, pero no pueden guardar los cambios.

1. En Power BI Desktop, seleccione Publicar en la pestaña Inicio .

   Es posible que tenga que iniciar sesión en el servicio Power BI. Si todavía no tiene una cuenta, puede registrarse para obtener una evaluación gratuita.

2. Seleccione un destino en el servicio Power BI donde se guardará el informe, como Mi área de trabajo.

3. Seleccione Abrir "nombre_del_archivo" en Power BI. El informe publicado se abre en el explorador.

4. Seleccione Compartir en la parte superior del informe para compartirlo con otros usuarios.

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