Distribuir contenido de Power BI a usuarios externos invitados con Azure AD B2B

Power BI permite compartir contenido con usuarios invitados externos a través de Azure Active Directory negocio a negocio (Azure AD B2B). Al usar Azure AD B2B, la organización permite y controla el uso compartido de contenido con usuarios externos en una ubicación central.

De forma predeterminada, las experiencias de los invitados externos son principalmente de consumo. También puede optar por proporcionar a los usuarios externos permisos elevados para las áreas de trabajo para que tengan los privilegios "Editar y administrar". Además, al habilitar la característica Permitir a los usuarios externos editar y administrar el contenido de la organización, puede permitir que los usuarios invitados ajenos a la organización examinen y soliciten acceso al contenido de la organización.

Otra manera de compartir contenido con usuarios invitados externos es compartir conjuntos de datos en contexto con Power BI. Esto le permite compartir contenido con usuarios invitados externos a los que pueden acceder en su propio inquilino principal. Para más información sobre el uso compartido de conjuntos de datos en contexto, consulte Acerca del uso compartido de conjuntos de datos local de Power BI con usuarios invitados en organizaciones externas.

En este artículo se proporciona una introducción básica a Azure AD B2B en Power BI. Para obtener más información, vea Distribuir contenido de Power BI a usuarios externos invitados mediante Azure Active Directory B2B.

Habilitar acceso

Asegúrese de habilitar la característica Invitación de usuarios externos a su organización en el portal de administración de Power BI antes de invitar a usuarios invitados. Incluso cuando esta opción está habilitada, el usuario debe tener el rol de Invitador de usuarios invitados en Azure Active Directory para invitar a los usuarios invitados.

La opción Permitir a los usuarios externos editar y administrar el contenido de la organización permite conferir a los usuarios la capacidad de ver y crear contenido en áreas de trabajo, incluso examinar la instancia de Power BI de la organización. El usuario invitado solo puede suscribirse al contenido de las áreas de trabajo que están respaldadas por una capacidad Premium.

Nota

La característica Invitación de usuarios externos a su organización controla si Power BI permite invitar a usuarios externos a su organización. Una vez que un usuario externo acepta la invitación, se convierte en un usuario invitado de Azure AD B2B de la organización. Estos usuarios aparecen en los selectores de usuarios de la experiencia Power BI. Si esta opción está deshabilitada, los usuarios invitados existentes en la organización continúan teniendo acceso a todos los elementos a los que ya tenían acceso y siguen apareciendo en las experiencias del selector de personas. Además, si se agregan invitados mediante el método de invitación planeada, estos también aparecerán en los selectores de personas. Para impedir que los usuarios invitados accedan a Power BI, use una directiva de acceso condicional de Azure AD.

¿A quién puede invitar?

La mayoría de las direcciones de correo electrónico se admiten para las invitaciones de usuarios invitados, incluidas las cuentas de correo electrónico personales, como gmail.com, outlook.com y hotmail.com. En Azure AD B2B, estas direcciones se denominan identidades sociales.

No puede invitar a usuarios que estén asociados a una nube de administración pública, como Power BI para la Administración Pública de Estados Unidos.

Invitar a usuarios externos

Los usuarios invitados solo requieren invitaciones la primera vez que los invite a su organización. Para invitar a usuarios, use invitaciones planeadas o ad hoc.

Para usar invitaciones ad hoc, use las siguientes capacidades:

  • Uso compartido de paneles e informes
  • Suscripciones de informes y paneles
  • Lista de acceso de aplicaciones

En las listas de acceso de área de trabajo no se admiten las invitaciones ad hoc. Use el método de invitación planeada para agregar estos usuarios a la organización. Una vez que el usuario externo se convierta en un invitado en la organización, agréguelo a la lista de acceso de área de trabajo.

Invitaciones planeadas

Use una invitación planeada si sabe a qué usuarios desea invitar. En Azure Portal o PowerShell se pueden enviar invitaciones. Para invitar a personas, debe tener asignado el rol de administrador de usuarios.

Siga estos pasos para enviar una invitación en Azure Portal.

  1. En el Azure Portal, seleccione el botón de menú y, después, seleccione Azure Active Directory.

    Captura de pantalla de Azure Portal con la opción Azure Active Directory destacada.

  2. En Administrar, seleccione Usuarios>Todos los usuarios>Nuevo usuario invitado.

    Captura de pantalla de Azure Portal con la opción Nuevo usuario invitado destacada.

  3. Desplácese hacia abajo y escriba una dirección de correo electrónico y un mensaje personal.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Nuevo usuario invitado con los campos de correo electrónico y mensaje destacados.

  4. Seleccione Invitar.

Para invitar a más de un usuario invitado, use PowerShell o cree una invitación en bloque en Azure AD. Para usar PowerShell para la invitación en bloque, siga los pasos descritos en Tutorial: Uso de PowerShell para invitar en bloque a usuarios de colaboración de Azure AD B2B. Para usar Azure Portal para la invitación en bloque, siga los pasos descritos en Tutorial: Invitación en masa a usuarios de colaboración de Azure AD B2B.

El usuario invitado debe seleccionar Empezar en la invitación de correo electrónico que reciba. A continuación, se agregará al usuario invitado a la organización.

Captura de pantalla de la Invitación de correo electrónico para el usuario invitado con Empezar destacado.

Invitaciones ad hoc

Para invitar a un usuario externo en cualquier momento, agréguelo al panel o informe mediante la característica de uso compartido o a la aplicación a través de la página de acceso. A continuación se muestra un ejemplo de lo que debe hacer al invitar a un usuario externo para que use una aplicación.

Captura de pantalla de un usuario externo agregado a la lista de acceso de aplicaciones en Power BI.

El usuario invitado recibe un correo electrónico que indica que ha compartido la aplicación con él.

Captura de pantalla del correo electrónico que recibe el usuario invitado cuando la aplicación se ha compartido.

El usuario invitado debe iniciar sesión con su dirección de correo electrónico de la organización. Recibirá una solicitud para que acepte la invitación después de iniciar sesión. Tras iniciar sesión, la aplicación se abre para el usuario invitado. Para volver a la aplicación, dicho usuario deberá marcar el vínculo como favorito o guardar el correo electrónico.

Detectabilidad del contenido B2B

La detectabilidad de la característica de contenido B2B en Power BI facilita el acceso al contenido B2B compartido para los consumidores. Los usuarios de Power BI que son usuarios invitados en cualquier otro inquilino ahora verán una nueva pestaña en su página principal (en su inquilino principal) llamada Desde organizaciones externas. Al seleccionar la pestaña, mostrará todos los elementos compartidos con usted desde inquilinos externos a los que puede acceder como usuario invitado. Puede filtrar y ordenar por la lista para buscar contenido fácilmente y ver qué organización comparte un elemento específico con usted. Al seleccionar un elemento en la pestaña, se abrirá una nueva ventana y le llevará al inquilino del proveedor correspondiente, donde puede acceder al elemento.

Captura de pantalla del Azure Portal con la pestaña desde organizaciones externas resaltada.

Licencias

Requisitos de licencia

En la tabla siguiente se enumeran los requisitos de licencia para el acceso B2B a Power BI. Las columnas de la izquierda indican el tipo de área de trabajo y la licencia por usuario para los datos de uso compartido de usuarios externamente. Las limitaciones de licencia en el usuario gratis, el usuario Pro y el usuario PPU describen las limitaciones para el usuario que consume los datos de un inquilino externo. Tenga en cuenta también para invitar a usuarios invitados, se necesita una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU):

Tipo de área de trabajo Tipo de usuario Usuario gratuito Usuario pro Usuario PPU
Todas las áreas de trabajo Usuario gratuito No compatible No compatible No compatible
Pro Worskpace Prueba de Pro/PPU/PPU No compatible Compatible Compatible
Área de trabajo de PPU Usuario PPU No compatible No compatible Compatible
Mi área de trabajo Todos los usuarios No compatible No compatible No compatible
Área de trabajo de PPU Usuario de prueba de PPU No compatible No compatible Compatible
Área de trabajo de PPC Prueba de Pro/PPU/PPU Compatible Compatible Compatible

Nota

Los usuarios de la versión de evaluación de Pro no pueden invitar a usuarios externos a Power BI.

Pasos para abordar los requisitos de licencia

Como se indicó anteriormente, el usuario invitado debe tener las licencias adecuadas para ver el contenido que ha compartido. Hay varias maneras de asegurarse de que el usuario tiene una licencia adecuada:

  • Uso de la capacidad de Power BI Premium
  • Asignar una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU)
  • Use la licencia de Power BI Pro o PPU de un invitado.

Los usuarios invitados que pueden editar y administrar contenido en la organización necesitan una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU) para aportar contenido a las áreas de trabajo o para compartir contenido con otros usuarios.

Uso de la capacidad de Power BI Premium

La asignación del área de trabajo a una capacidad Power BI Premium permite al usuario invitado usar la aplicación sin necesidad de una licencia de Power BI Pro. Power BI Premium también permite que las aplicaciones aprovechen las ventajas de otras funcionalidades como una mayor frecuencia de actualización y tamaños de modelo grandes.

Diagrama de la experiencia del usuario invitado con Power BI Premium.

Asignación de una licencia Power BI Pro o Premium por usuario (PPU) al usuario invitado

La asignación de una licencia de Power BI Pro o PPU de su organización a un usuario invitado permite que ese usuario invitado vea el contenido compartido con ellos. Para obtener más información sobre la asignación de licencias, vea Asignación de licencias a usuarios en la página Licencias. Antes de asignar licencias Pro o PPU a los usuarios invitados, consulte el sitio términos del producto para asegurarse de que cumple los términos de su contrato de licencia con Microsoft.

Diagrama de la experiencia del usuario invitado con asignación de licencia Pro desde el inquilino.

El usuario invitado aporta su propia licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU)

Es posible que el usuario invitado ya tenga una licencia de Power BI Pro o PPU que se le haya asignado a través de su propia organización.

Diagrama de la experiencia del usuario invitado cuando trae su propia licencia.

Usuarios invitados que pueden editar y administrar contenido

Cuando se usa la opción Permitir a los usuarios externos editar y administrar el contenido de la organización, los usuarios invitados especificados obtienen más acceso a la instancia de Power BI de la organización. Así, podrán ver cualquier contenido para el que tengan permiso, acceder a Inicio, examinar áreas de trabajo, instalar aplicaciones, ver dónde se encuentran en la lista de acceso y aportar contenido a áreas de trabajo. Puede ser el administrador de las áreas de trabajo o crear la opción de serlo. Existen algunas limitaciones. En la sección Consideraciones y limitaciones se muestran esas restricciones.

Para ayudar a los usuarios invitados a iniciar sesión en Power BI, proporcióneles la dirección URL de inquilino. Para buscar la dirección URL del inquilino, siga estos pasos.

  1. En el servicio Power BI, en el menú de encabezado, seleccione Ayuda ( ? ) y, a continuación, Acerca de Power BI.

  2. Vea el valor junto a URL de inquilino. Comparta la dirección URL de inquilino con los usuarios invitados permitidos.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Acerca de Power BI con la dirección URL de inquilino del usuario invitado destacada.

B2B entre nubes

Puede usar las funcionalidades B2B de Power BI en las nubes de Microsoft Azure mediante la configuración de la nube de Microsoft para la colaboración B2B. Lea Configuración de la nube de Microsoft para obtener información sobre cómo establecer la colaboración B2B mutua entre las nubes siguientes:

  • Nube global de Microsoft Azure y Microsoft Azure Government
  • Nube global de Microsoft Azure y Microsoft Azure China 21Vianet

La experiencia de B2B tiene algunas limitaciones que debe conocer:

  • Es posible que los usuarios invitados ya tengan una licencia de Power BI Pro que se les haya asignado en su propia organización. Pero "Traiga su propia licencia" no funciona entre distintas nubes de Microsoft Azure. El inquilino del proveedor debe asignar una nueva licencia a estos usuarios invitados.

  • Se puede invitar a nuevos usuarios externos a la organización mediante el uso compartido de Power BI, permisos y experiencias de suscripción.

  • En la página principal, en la pestaña "Desde organizaciones externas" no se mostrará el contenido compartido desde otras nubes.

información de Administración para Colaboración B2B

La siguiente configuración de nivel de inquilino en Power BI proporciona controles a los administradores. Consulte Exportación y uso compartido de la configuración de administración para obtener documentación sobre estas opciones:

También hay configuraciones de Azure Active Directory que pueden limitar lo que los usuarios invitados externos pueden hacer dentro de su organización. Dichas configuraciones también se aplican al entorno de Power BI. En la siguiente documentación se tratan las opciones:

Además, para usar el uso compartido de conjuntos de datos en contexto, los administradores de inquilinos deben habilitar la siguiente configuración:

Consideraciones y limitaciones

  • Los invitados externos de Azure AD B2B pueden ver aplicaciones, paneles, informes, así como exportar datos. No pueden acceder a áreas de trabajo ni publicar su propio contenido. Para quitar estas restricciones, puede usar la característica Permitir a los usuarios externos editar y administrar el contenido de la organización.

  • La protección de la información en Power BI no admite B2B ni escenarios multiempresa. Esto significa que, aunque los usuarios externos pueden ver las etiquetas de confidencialidad en Power BI:

    • No pueden establecer etiquetas.
    • No se les aplicarán las directivas obligatorias y de etiqueta predeterminada
    • Aunque pueden ver un informe que tiene una etiqueta con la configuración de protección, si exportan datos de ese informe a un archivo, es posible que no puedan abrir el archivo, ya que tiene los permisos de Azure Active Directory de la organización original que obtuvo debido a la etiqueta en el informe.
  • Algunas experiencias no están disponibles para los usuarios invitados que pueden editar y administrar contenido de la organización. Para actualizar o publicar informes, los usuarios invitados necesitan usar el servicio Power BI, incluido Obtener datos, para cargar archivos de Power BI Desktop. Las siguientes experiencias no se admiten:

    • Publicación directa desde Power BI Desktop en el servicio Power BI
    • Los usuarios invitados no pueden usar Power BI Desktop para conectarse a conjuntos de datos de servicio en el servicio Power BI.
    • No se admite el envío de invitaciones ad hoc para listas de acceso al área de trabajo.
    • Power BI Publisher para Excel no se admite para usuarios invitados.
    • Los usuarios invitados no pueden instalar Power BI Gateway ni conectarlo a la organización.
    • Los usuarios invitados no pueden instalar aplicaciones publicadas en toda la organización
    • Los usuarios invitados no pueden usar Analizar en Excel.
    • Los usuarios invitados no pueden ser @mentioned en comentarios.
    • Los usuarios invitados que usen esta funcionalidad deben tener una cuenta profesional o educativa.
  • Los usuarios invitados que usan identidades sociales tienen más limitaciones debido a las restricciones de inicio de sesión.

    • Pueden usar las experiencias de consumo del servicio Power BI a través de un explorador web.
    • No pueden usar las aplicaciones de Power BI Mobile.
    • No pueden iniciar sesión si se necesita una cuenta profesional o educativa.
  • Esta característica no está disponible actualmente en el componente web de los informes de SharePoint Online de Power BI.

  • Si comparte contenido directamente con un usuario invitado, Power BI enviará a ese usuario un correo electrónico con el vínculo. Si prefiere que no se envíe un correo electrónico, agregue al usuario invitado a un grupo de seguridad y comparta el contenido con ese grupo de seguridad.

Pasos siguientes

Para obtener más información, incluida la referida a cómo funciona la seguridad en el nivel de fila, consulte las notas del producto: Distribuir contenido de Power BI a usuarios externos invitados con Azure AD B2B.

Para obtener información sobre Azure AD B2B, consulte ¿Qué es el acceso de usuarios invitados en Azure Active Directory B2B?

Para obtener información sobre el uso compartido de conjuntos de datos en contexto, consulte Uso compartido de conjuntos de datos local de Power BI con usuarios invitados en organizaciones externas (versión preliminar) .