Automatice la conciliación de acuses de recibo de pedidos de compra con Copilot Studio y SAP

Utilice agentes de Microsoft Copilot Studio para automatizar la conciliación integral de las confirmaciones de pedidos de proveedores con los pedidos de compra abiertos en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), como SAP.

Este enfoque permite a un departamento de compras confirmar automáticamente la gran mayoría de las confirmaciones de pedido recibidas, derivando únicamente las discrepancias reales a un especialista de compras para su revisión. Un sistema de múltiples agentes extrae los datos de confirmación, los compara con la orden de compra registrada, aplica reglas de tolerancia y vuelca los resultados confirmados en el sistema ERP con una intervención manual mínima.

Tip

En este artículo se proporciona un escenario de ejemplo y una representación visual de cómo automatizar la coincidencia de confirmación de pedidos de adquisición mediante Microsoft Copilot Studio y SAP. Esta solución es una arquitectura de ejemplo generalizada que puede usar para muchos escenarios y sectores diferentes. Este artículo se limita a los procedimientos recomendados.

Diagrama de arquitectura

Diagrama de una arquitectura multiagente con ingesta, orquestación, puerta de validación y resultados para la coincidencia automatizada de confirmaciones de pedidos.

Workflow

Esta arquitectura automatiza el flujo de trabajo de cotejo de acuses de recibo de pedidos:

  1. Admisión de confirmación: los proveedores envían confirmaciones de pedido (confirmaciones de pedido) que llegan a través de un canal supervisado, como un buzón compartido o una fuente de intercambio de datos electrónico (EDI), con los detalles de confirmación de uno o más pedidos de compra. Desencadenante de flujos en la nube de Power Automate para capturar confirmaciones de pedido.

  2. Almacenamiento de confirmaciones: los flujos en la nube de Power Automate guardan las confirmaciones de pedido entrantes en Dataverse.

  3. Desencadenador: un flujo en la nube de Power Automate que usa un desencadenador de Dataverse inicia el agente de orquestación. El flujo se ejecuta cuando se guarda una confirmación de pedido en Dataverse.

  4. Extracción de campos: un agente de extracción integrado en Copilot Studio lee la confirmación y normaliza los campos clave (número de pedido de compra, artículos de línea, cantidades, precios, unidades de medida y fechas de entrega confirmadas) en un esquema interno coherente.

  5. Recuperación del pedido de compra: el agente orquestador recupera el pedido de compra correspondiente desde SAP a través del conector SAP, utilizando como clave el número de pedido de compra.

  6. Cotejo y validación: un agente de cotejo compara el acuse de recibo con el pedido de compra línea por línea, teniendo en cuenta cantidades, precios, fechas y otros campos configurados. A continuación, el agente aplica los criterios de coincidencia de la organización, que pueden incluir requisitos de coincidencia exacta, tolerancias definidas por la empresa o una combinación de ambos, para determinar si el pedido se puede confirmar automáticamente.

  7. Confirmación automática: cuando la confirmación coincide dentro de la tolerancia, el agente confirma el orden y escribe el resultado automáticamente en SAP, sin intervención humana.

  8. Escalación de excepciones: cuando se detecta una discrepancia, el agente se escala a un especialista en adquisiciones a través de Microsoft Teams. El agente proporciona la confirmación, el pedido de compra y las diferencias específicas para que la persona pueda resolver rápidamente la excepción.

  9. Registro y auditoría: Microsoft Dataverse registra todos los resultados, ya sea una confirmación o una escalación, y proporciona una capa unificada de seguimiento de auditoría y seguimiento de excepciones para la generación de informes y la mejora continua.

Componentes

Estos servicios y tecnologías ingieren confirmaciones de pedidos, extraen datos de confirmación, coinciden con los pedidos de compra en SAP, confirman los pedidos coincidentes y escalan y realizan un seguimiento de las excepciones.

Componente Rol en la arquitectura
Copilot Studio Hospeda el sistema multiagente. Un agente orquestador coordina un agente de extracción especializado y un agente de emparejamiento, gestiona las reglas de tolerancia y decide entre la confirmación autónoma y la derivación a intervención humana.
SAP ERP Actúa como sistema de registro para pedidos de compra. Los agentes recuperan los datos de la orden de compra y devuelven las órdenes confirmadas a través del conector SAP.
Flujos en la nube de Power Automate Detectar nuevas confirmaciones de recepción en los canales de recepción y activar la red de agentes. Los conectores proporcionan puntos de integración con fuentes de correo electrónico o EDI y con SAP.
Dataverse Se usa como origen de la verdad para la confirmación de pedidos entrantes y habilita la orquestación basada en estado. Proporciona el estado, el registro de auditoría y la capa de seguimiento de excepciones, lo que proporciona un registro unificado de cada confirmación y escalación para la generación de informes y gobernanza.
Equipos de Microsoft Envía escalaciones por excepción y notificaciones a los especialistas de compras, presentando el acuse de recibo, la orden de compra y las discrepancias específicas para su rápida resolución.
Microsoft Entra ID Proporciona control de identidad y acceso, incluidas las cuentas de servicio con privilegios mínimos para las operaciones de lectura y escritura de los agentes en SAP y Dataverse.

Detalles del escenario

Este caso de uso se basa en un enfoque empresarial para crear un proceso confiable, automatizado y auditable para confirmar las confirmaciones de pedidos de proveedores en un sistema ERP, al tiempo que minimiza el esfuerzo manual.

Desafío de negocio

Las organizaciones que compran a gran escala reciben grandes volúmenes de confirmaciones de pedidos de proveedores. Históricamente, una parte significativa de estos acuses de recibo se revisa y se introduce manualmente: el personal de compras abre cada acuse, localiza la orden de compra correspondiente en SAP y compara manualmente las cantidades, los precios y las fechas.

Este proceso manual es lento, costoso y propenso a errores. Se escala deficientemente con el crecimiento, vincula al personal de adquisiciones cualificados a comprobaciones repetitivas en lugar de control de excepciones, y hace que sea difícil aplicar reglas de coincidencia y tolerancia coherentes entre regiones y formatos de proveedores.

Solución

Implemente una arquitectura multiagente en Copilot Studio que automatiza el procesamiento de confirmaciones de pedidos de adquisición. La solución usa agentes especializados para extraer datos de confirmación, recuperar pedidos de compra de SAP, aplicar criterios de coincidencia definidos por la empresa y determinar si las confirmaciones se pueden confirmar automáticamente o requerir revisión humana.

La arquitectura combina la orquestación del agente, la integración de SAP, Power Automate los flujos de nube y el seguimiento basado en Dataverse para crear un proceso confiable y auditable. Los especialistas en adquisiciones se centran en excepciones mientras se procesan automáticamente las confirmaciones rutinarias.

Funcionalidades clave:

  • Automatice la recepción y el procesamiento de acuses de recibo.
  • Normalice las confirmaciones de proveedores entre formatos.
  • Valide las confirmaciones en los pedidos de compra aplicando criterios de coincidencia de la organización, como requisitos de coincidencia exacta o tolerancias configurables.
  • Eleva las excepciones a los especialistas de compras.
  • Mantener un registro de auditoría para fines de gobernanza y elaboración de informes.

Resultado: con este patrón, una organización puede mover la mayoría de las confirmaciones de pedidos del tratamiento manual al procesamiento directo, lo que libera a los especialistas en adquisiciones para centrarse en excepciones en lugar de realizar comprobaciones rutinarias. El enfoque proporciona un plano técnico reutilizable para otros procesos de gran volumen y controlados por documentos en dominios como finanzas y ventas.

Considerations

Estas consideraciones implementan los pilares de Power Platform Well-Architected, un conjunto de principios rectores que mejoran la calidad de una carga de trabajo. Obtenga más información en Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

  • Aislamiento de errores: controle los errores de extracción, los errores coincidentes y los problemas de integración de SAP por separado para que una confirmación errónea nunca bloquee el resto del lote.

  • Procesamiento idempotente: Use el número de orden de compra y el identificador de acuse de recibo para detectar y omitir los duplicados, evitando confirmaciones repetidas si se vuelve a entregar el mensaje.

  • Mecanismos de respaldo: Encamine los acuses de recibo que no puedan procesarse automáticamente a una cola de excepciones atendida por personal para que no se pierda ninguna confirmación.

  • Registro de doble capa: registre los resultados en Dataverse y envíe una notificación secundaria al error, por lo que las excepciones permanecen visibles incluso si se produce un error en un paso de registro.

Security

  • Control de acceso: restrinja los canales de entrada, las tablas de Dataverse y la cuenta de servicio de SAP solo a identidades autorizadas.

  • Mínimo privilegio: otorgue a los agentes acceso de lectura a los pedidos de compra y acceso de escritura solo a las operaciones de confirmación de pedidos que necesiten.

  • Protección de datos: procesar datos de confirmación, que pueden incluir precios comercialmente confidenciales, de forma segura y proteger campos confidenciales en tránsito y en reposo.

  • Cumplimiento: alinee las reglas de validación y auditoría con los controles financieros y los requisitos de retención de registros de la organización.

Excelencia operativa

  • Normalización: normalice los formatos de confirmación de proveedores variados en un único esquema interno para mantener la lógica coincidente sencilla y coherente.

  • Documentación: mantenga guías operativas para tipos comunes de excepciones, problemas de formato de los proveedores y cambios en la configuración de SAP. Documente los criterios de coincidencia, incluidos los requisitos de coincidencia exacta, las tolerancias y las condiciones de escalación.

  • Proceso de soporte técnico: entrene a los equipos de soporte técnico de TI y adquisiciones para interpretar el historial de ejecución del agente, diagnosticar errores y realizar la recuperación manual.

  • Gestión de cambios: valide los cambios en la extracción, el emparejamiento y las asignaciones de SAP en un entorno no productivo antes de la publicación, y utilice control de versiones para las definiciones de agentes y flujos.

Eficiencia en el rendimiento

  • Rendimiento: Dimensione la solución para volúmenes diarios elevados y procese los acuses de recibo en paralelo cuando los conectores lo permitan.

  • Optimización: almacene en caché datos de referencia usados con frecuencia, como búsquedas de proveedores y pedidos de compra, para evitar consultas redundantes de SAP.

  • Limitación del rendimiento de los conectores: Tener en cuenta los límites de la plataforma y del conector de SAP, e introducir el encolado mediante Dataverse para las cargas pico.

  • Escalabilidad: extienda el mismo patrón de orquestador a nuevos dominios y tipos de documento sin rediseñar el flujo de coincidencia principal.

Optimización de la experiencia

  • Autoservicio: habilite a los especialistas en adquisiciones para resolver y volver a procesar confirmaciones escaladas directamente, sin dependencia de TI.

  • Transparencia: visibilidad del estado del procesamiento y de las colas de excepciones en Dataverse, con análisis en Power BI para informes de tendencias y rendimiento.

  • Resolver escalaciones: Presente cada escalación con un resumen estructurado: el acuse de recibo, la orden de compra, las diferencias específicas y una acción recomendada.

  • Nivel de servicio objetivo: establezca un objetivo de tramitación automática, como confirmar la mayoría de los acuses de recibo automáticamente, y supervise su cumplimiento.

Inteligencia artificial responsable

  • Confiabilidad y seguridad: supervise continuamente las salidas del agente para obtener precisión y mantenga un humano en el bucle para revisar anomalías y excepciones antes de que afecten al sistema ERP.

  • Privacidad y seguridad: Asegúrese de que los datos que procesan los agentes cumplan las políticas aplicables de privacidad y tratamiento de datos.

  • Transparencia: Haga que las decisiones del agente sean trazables, con registros disponibles para auditar cada confirmación y cada escalado.

  • Responsabilidad: Use la revisión con intervención humana para mantener la responsabilidad sobre las excepciones y los casos límite en el equipo de compras.

Colaboradores

Microsoft mantiene este artículo. Los siguientes colaboradores escribieron este artículo.

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