Generar informes y cerrar una solicitud
Después de completar la revisión de datos de una solicitud de derechos del interesado, la siguiente fase es generar los informes necesarios para atender la solicitud. Priva creará informes y recopilará los archivos marcados como Incluir durante el proceso de revisión de datos. Los archivos seleccionados de estos paquetes de datos se pueden enviar al interesado para completar su solicitud.
Información sobre los informes
Después de seleccionar Revisión completa en la fase de datos Revisar de la solicitud de derechos del asunto, los informes finales de la solicitud empezarán a generarse automáticamente. En la pestaña Informes de la página de detalles solicitudes de derechos del asunto, la columna Estado indica cuándo está en curso la generación de informes y cuándo está listo para descargar un informe. La creación de los informes puede tardar hasta 30 minutos.
Los informes se dividen en dos secciones:
Informes para el interesado: Estos informes contienen información que se puede devolver al interesado como parte del cumplimiento de la solicitud. Aquí es donde encontrará el paquete de datos que contiene archivos para que lo envíe al interesado.
Importante
Solo se generará un paquete de datos si marca los elementos como Incluir durante la revisión de datos.
Importante
Solo se generará un paquete de datos para los tipos de solicitudes De exportación y acceso . No se generará un paquete de datos para una lista etiquetada para la solicitud de seguimiento . Revise los detalles sobre los tipos de solicitud de derechos del asunto.
Informes de uso interno: estos informes son para los registros internos de su organización relacionados con la solicitud de derechos del asunto. Incluyen un registro de auditoría y una lista de todos los archivos a los que aplicó etiquetas durante la revisión de datos para realizar un seguimiento o realizar otras acciones.
Nota
Cuando se generan informes, la organización completa la solicitud enviando los informes correspondientes de forma segura al interesado para cumplir con la solicitud de derechos del interesado.
Propina
Las solicitudes de eliminación generan un informe único que explica los resultados del flujo de trabajo de eliminación. Obtenga detalles en Informe de registro de ejecución de acciones.
Paquete de datos
El paquete de datos de solicitud de derechos del interesado contiene elementos marcados como Incluir durante la fase de revisión de datos del proceso. El paquete de datos se genera como un archivo zip. Cuando esté listo para su descarga, seleccione la fila del informe en la pestaña Informes de la página de detalles de la solicitud de derechos del asunto. Se abrirá un panel flotante con un botón para Descargar el informe. Las siguientes instrucciones sobre qué hacer en el panel flotante proporcionan una referencia rápida sobre cómo trabajar con el contenido.
Cuando estés listo para descargar el paquete de datos, selecciona Descargar, busca la descarga y, a continuación, abre el archivo zip descargado.
Contenido del paquete de datos
El archivo zip del paquete de datos contiene los siguientes elementos:
- Una carpeta denominada Azure: esta carpeta contiene los materiales clave para el interesado. Consulte la explicación detallada a continuación.
- Archivos fuera de la carpeta Azure : pueden incluir dos hojas de cálculo denominadas Resultados y Resumen. Estos archivos fuera de la carpeta de Azure se proporcionan como referencia y los deben usar principalmente los administradores de la organización.
Cuando Priva identifica y recupera archivos para una solicitud de derechos del sujeto, se cambia el nombre de los archivos que exporta en este proceso mediante identificadores únicos para ayudar a proteger los datos personales. Puede hacer referencias cruzadas a los nombres únicos con los nombres de archivo originales mediante el archivo Export_load_file.csv . Dado que los nombres de archivo originales pueden incluir información confidencial, debe seguir las directivas que se aplican a dicha información.
Nota
Recomendamos revisar cuidadosamente el contenido de esta carpeta y enviar solo los archivos necesarios al interesado. Debe evaluar su respuesta para asegurarse de que está adaptada a los requisitos de la legislación aplicable.
Contenido de la carpeta Azure
Abra la carpeta Azure y, a continuación, abra el archivo deAEDExport.zip , que contiene otra carpeta de archivos con un nombre largo compuesto por números y letras. Abra la carpeta con el nombre largo para mostrar el contenido descrito a continuación:
- Extracted_text_files carpeta: contiene texto extraído de los archivos nativos (si es compatible).
- Carpeta NativeFiles : contiene todos los elementos marcados durante la revisión de datos como Incluidos, en su formato de archivo nativo. A cada elemento de esta carpeta se le asigna un nombre de archivo único para proteger los datos personales. Puede hacer referencias cruzadas a estos nombres únicos con su nombre de archivo original usando el archivo Export_load_file.csv, que se explica a continuación.
- Los archivos que se descontó con la función Anotar durante el proceso de revisión de datos están en la carpeta NativeFiles y tienen el sufijo "_burn.pdf".
- Export_load_file.csv archivo: contiene los nombres de archivo originales para que pueda hacer referencias cruzadas con los nombres de archivo únicos proporcionados en la carpeta NativeFiles.
- Archivo de texto de resumen: proporciona un resumen de los tipos de archivos del paquete de datos, el número de archivos y su tamaño.
Qué hacer con el contenido de la carpeta
Abra la carpeta Azure y los archivos zip como se explicó anteriormente. La siguiente tarea es revisar los elementos, determinar qué enviar al interesado y modificar el contenido del archivo zip si es necesario.
Por ejemplo, para una solicitud de exportación en la que el interesado quiera recibir una copia de todos los elementos que contienen sus datos personales mantenidos por la organización, tendrá que revisar detenidamente los elementos de la carpeta NativeFiles y quitar cualquier elemento que no desee devolver al interesado.
Para las solicitudes de acceso en las que el interesado quiera recibir un resumen de toda su información personal guardada por la organización, querrá centrarse en el archivo de texto de resumen .
Modifica el archivo zip para quitar cualquier contenido que no quieras incluir en el paquete final. Una vez completado, envíe el archivo zip de forma segura al interesado que realizó la solicitud de derechos del interesado.
Registro de auditoría
El registro de auditoría es un archivo CSV que proporciona un registro de la progresión de fases para cada solicitud de derechos del sujeto. Muestra cada fase del proceso junto con la fecha y la hora completada, y el nombre de usuario de la persona que completó el paso.
Informes de archivos etiquetados
Los informes etiquetados como Archivos etiquetados como... son archivos CSV que muestran los elementos de contenido a los que se aplicaron etiquetas durante el proceso de revisión de datos. Las etiquetas se usan para marcar elementos de contenido para una mayor atención o acción de la organización. Más información sobre la configuración de etiquetas.
Períodos de retención de informes y datos
Los informes generados por solicitudes de derechos del interesado y datos asociados, como archivos anotados guardados en Azure, se almacenan durante un período de tiempo especificado. El período de retención predeterminado es de 30 días a partir de la fecha en que se cierra una solicitud de derechos de asunto.
El período de retención de datos se define en Configuración de Priva y se aplica a todas las solicitudes de derechos del interesado. Para ver o cambiar el período de retención de datos, siga estos pasos:
- Desde cualquier lugar en Solicitudes de derechos del sujeto priva, seleccione Configuración (el icono de engranaje) en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Seleccione Períodos de retención de datos en el panel de navegación izquierdo.
- En el menú desplegable Datos recopilados e informes , seleccione 30 días o 90 días como período de retención.
- Seleccione Guardar para guardar la configuración.
Asegúrese de comprobar que los períodos de retención de datos elegidos cumplan con las directivas y obligaciones legales de su organización.
Cerrar la solicitud
Cuando haya realizado todas las acciones necesarias relacionadas con el asunto de la solicitud de derechos, marque la solicitud como cerrada seleccionando Cerrar la solicitud en la esquina superior derecha de la página de detalles de la solicitud. Una solicitud cerrada significa que ya no está activa e indica que no se necesita más trabajo para poder atender la solicitud original del interesado a su organización.
Las solicitudes cerradas no se pueden volver a abrir, pero puede volver a la solicitud para ver los detalles y las notas de la solicitud. Los informes de la solicitud se conservan según el período de retención establecido.