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Administrar retenciones en eDiscovery (versión preliminar)

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Puede usar eDiscovery (versión preliminar) para crear directivas de suspensión para conservar el contenido que podría ser relevante para los casos. Cuando se colocan ubicaciones de contenido en espera, el contenido se mantiene hasta que se libera la suspensión en el caso, se quita una ubicación de datos específica o se elimina por completo la directiva de suspensión. Puede colocar retenciones en orígenes de datos, entre los que se incluyen:

  • Buzones de usuario y sitios de OneDrive.
  • Buzones de Correo de Microsoft Teams y sitios de SharePoint y OneDrive
  • Buzones de grupo de Microsoft 365 y sitios de SharePoint y OneDrive

Sugerencia

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Panel de directiva de suspensión

El panel Detención de directivas muestra todas las retenciones asociadas a un caso. Este panel le permite crear directivas de suspensión y muestra información sobre las directivas de suspensión en el caso y le permite filtrar y agrupar las directivas de suspensión. El panel Detención de directivas contiene la siguiente información y controles:

  • Nombre: nombre de la directiva de suspensión.
  • Creado por: el usuario que creó la directiva de suspensión.
  • Última modificación: fecha y hora en que se modificó por última vez la directiva de suspensión. Seleccione Zona horaria para cambiar entre el uso de la hora local y la hora universal coordinada (UTC).
  • Estado de la directiva de suspensión: estado actual de la directiva de suspensión.

Seleccione una directiva de suspensión para ver los detalles, los orígenes de datos y los filtros de condición y KeyQL.

Para personalizar las columnas que se muestran en el panel Detención de directivas , seleccione Personalizar columnas para elegir las columnas que se van a mostrar o arrastrar y colocar en la lista que se va a reordenar. Para buscar una directiva de suspensión específica, escriba una palabra clave en el campo Buscar . Para descargar la lista de directivas de suspensión y la información de columna, seleccione Descargar lista para crear un archivo .csv que contenga esta información.

Mantener los estados de la directiva

El estado de una suspensión se muestra junto al nombre de suspensión en la página de directiva de suspensión. Las directivas de suspensión tienen los siguientes estados:

  • Borrador: se muestra cuando se crea una nueva directiva y no se ha aplicado. Al alejarse del borrador de directiva, se cancela el borrador y se pierden todos los cambios de directiva.
  • Activado: se aplica la directiva y todas las ubicaciones de la directiva están en espera. Seleccione la pestaña Detalles para ver la información de ubicación.
  • Desactivado: la directiva está desactivada para una suspensión aplicada anteriormente. Todas las ubicaciones incluidas no están en espera.
  • En curso: la directiva de suspensión está en proceso de aplicación o actualización.
  • Eliminación pendiente: la directiva de suspensión está en proceso de eliminación.

Creación de una directiva de suspensión

Para crear una nueva directiva de suspensión, vea Crear retenciones en eDiscovery (versión preliminar).

Edición de una directiva de suspensión

Puede editar el nombre de la directiva de suspensión, la descripción o los detalles de la directiva (orígenes de datos, filtros de condición y filtros keyQL) según corresponda.

Para editar el nombre o la descripción de la directiva de suspensión, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.
  2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
  3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Directivas de suspensión .
  4. En el panel Detención de directivas , seleccione la directiva de suspensión que desea editar.
  5. Seleccione el icono de edición (lápiz) situado junto al nombre de la directiva.
  6. Actualice el nombre o la descripción de la directiva y, a continuación, seleccione Continuar.

Para editar los detalles de una directiva de suspensión, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.
  2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
  3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Directivas de suspensión .
  4. En el panel Detención de directivas , seleccione la directiva de suspensión que desea editar.
  5. En la página Hold policy (Mantener directiva ) de la directiva seleccionada, seleccione la pestaña Hold policy (Mantener directiva ).
  6. Actualice los orígenes de datos, los filtros de condición y los filtros de KeyQL según corresponda.
  7. Seleccione Aplicar suspensión.

Reintentar una directiva de suspensión

La directiva de retención de reintentos desencadena el proceso de retención para volver a rellenar todos los buzones o sitios de la directiva para aplicar la suspensión. También puede encontrar errores al colocar una suspensión en los orígenes de datos. Para obtener una lista de posibles errores, consulte la sección Administrar errores de estado de suspensión de este artículo.

Para volver a intentar una directiva de suspensión, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.
  2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
  3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Directivas de suspensión .
  4. En el panel Detención de directivas , seleccione la directiva de suspensión que desea reintentar.
  5. En la página Hold policy (Mantener directiva) de la directiva seleccionada, seleccione Acciones> de directivaRetry policy (Directiva de reintento).

Desactivar una directiva de suspensión

La desactivación de una directiva de suspensión puede dar lugar a la eliminación permanente de cualquier contenido que se conserve actualmente. No afecta al contenido conservado por otras directivas de suspensión.

Para desactivar una directiva de suspensión, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.
  2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
  3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Directivas de suspensión .
  4. En el panel Directivas de suspensión, seleccione la directiva de suspensión que desea desactivar.
  5. En la página Directiva de suspensión de la directiva seleccionada, seleccione Acciones> de directivaDesactivar.

Activar una directiva de suspensión

Las modificaciones de directivas se realizan y no afectan al contenido conservado por otras directivas de suspensión.

Para activar una directiva de suspensión, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.
  2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
  3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Directivas de suspensión .
  4. En el panel Detención de directivas , seleccione la directiva de suspensión que desea activar.
  5. En la página Mantener directiva de la directiva seleccionada, seleccione Acciones> de directivaActivar.

Eliminación de una directiva de suspensión

Al eliminar una directiva de suspensión, se quitan todas las retenciones asociadas y se liberan todos los sitios y buzones. Esto podría dar lugar a la eliminación permanente de cualquier contenido que se conserve actualmente.

Para eliminar una directiva de suspensión, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.
  2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
  3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Directivas de suspensión .
  4. En el panel Detención de directivas , seleccione la directiva de suspensión que desea eliminar.
  5. En la página Mantener directiva de la directiva seleccionada, seleccione Acciones> de directivaEliminar directiva.
  6. En el cuadro de diálogo ¿Eliminar directiva? , seleccione Sí, eliminar.

Administración de errores de estado de suspensión

Es posible que se produzcan errores al colocar una suspensión en los orígenes de datos. En la tabla siguiente se enumeran los errores que puede encontrar y la resolución recomendada.

Tipos de error de suspensión Descripción Resolución
Implementación de directiva interrumpida Error del sistema que indica que se encontró un problema al aplicar la suspensión. Seleccione Acciones> de directivaDirectiva Directiva de reintento en la directiva de retención para volver a intentar la aplicación de suspensión.
Sitio inaccesible Indica que la ubicación de SharePoint asociada a la solicitud de suspensión solicitada no es accesible y puede ser de solo lectura. Póngase en contacto con el administrador del sitio de SharePoint para configurar el sitio como grabable y, a continuación, seleccione Acciones> de directivaVuelva a intentar directiva en la directiva de suspensión para volver a intentar la aplicación de suspensión.
Sitio no encontrado. Indica que es posible que la ubicación de SharePoint asociada a la suspensión solicitada se haya movido, eliminado o que la dirección URL del sitio no exista. Compruebe la dirección URL del sitio y confirme si el sitio de SharePoint existe. Una vez confirmado, edite el origen de datos del sitio y, a continuación, seleccione Acciones> de directivaVuelva a intentar directiva en la directiva de retención para volver a intentar la aplicación de suspensión.
Buzón no encontrado Indica que el buzón asociado a la suspensión solicitada no es un buzón válido. Compruebe la dirección de correo electrónico y compruebe que es un buzón de Exchange Online válido. Una vez confirmado, edite el origen de datos del buzón de correo y, a continuación, seleccione Acciones> de directivaVuelva a intentar directiva en la directiva de retención para volver a intentar la aplicación de suspensión.
El grupo de distribución tiene demasiados miembros Indica que el grupo de distribución asociado a la suspensión solicitada tiene más de 1000 direcciones de correo electrónico. Actualmente, un grupo de distribución con más de 1000 direcciones de correo electrónico no se puede expandir y colocar en espera. Agregue las direcciones de correo electrónico individuales como orígenes de datos o divida el grupo de distribución en grupos con menos de 1000 direcciones de correo electrónico y, a continuación, seleccione Acciones >de directivaVuelva a intentar directiva en la directiva de suspensión para volver a intentar la aplicación de suspensión.
Dirección de correo electrónico o dirección URL no válidas Indica que la ubicación asociada a la suspensión solicitada tiene una dirección de correo electrónico o una dirección URL de sitio no válidas. Especifique una dirección de correo electrónico o una dirección URL válidas que exista dentro de la organización.

Colocación de una suspensión en grupos de Microsoft Teams y Microsoft 365

Microsoft Teams se basa en grupos de Microsoft 365. Por lo tanto, colocarlos en espera en eDiscovery es similar. Tenga en cuenta lo siguiente al colocar grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams en espera:

  • Para colocar contenido ubicado en grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams en espera, debe especificar el buzón de correo y el sitio de SharePoint asociados a un grupo o equipo.

  • Ejecute el cmdlet Get-UnifiedGroup en Exchange Online para ver las propiedades de un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft. Esta es una buena manera de obtener la dirección URL del sitio asociado a un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft. Por ejemplo, el siguiente comando muestra las propiedades seleccionadas para un grupo de Microsoft 365 denominado Equipo de liderazgo sénior:

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    Nota:

    Para ejecutar el cmdlet Get-UnifiedGroup debe tener asignado el rol de destinatarios con permiso de vista en Exchange Online o ser un miembro de un grupo de roles que tenga asignado el rol de destinatarios con permiso de vista.

  • Cuando se busca el buzón de un usuario, no se buscará ningún grupo de Microsoft 365 o equipo de Microsoft del que sea miembro el usuario. De forma similar, cuando se coloca un grupo de Microsoft 365 o una suspensión de Microsoft Team, solo el buzón de grupo y el sitio de grupo se mantienen en espera; Los buzones de correo y los sitios de OneDrive de los miembros del grupo no se colocan en suspensión a menos que los agregue explícitamente a un caso o coloque sus orígenes de datos en suspensión. Por lo tanto, si necesita colocar un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft en espera para un usuario específico, considere la posibilidad de asignar el sitio de grupo y el buzón de grupo al usuario. Si el grupo de Microsoft 365 o el equipo de Microsoft no son atribuibles a un solo usuario, considere la posibilidad de agregar el origen a una suspensión.

  • Para obtener una lista de los miembros de un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft, puede ver las propiedades en la> páginaGrupos principales del Centro de administración de Microsoft 365. Además, puede ejecutar el comando siguiente en PowerShell de Exchange Online:

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    Nota:

    Para ejecutar el cmdlet Get-UnifiedGroupLinks debe tener asignado el rol de destinatarios con permiso de vista en Exchange Online o ser un miembro de un grupo de roles que tenga asignado el rol de destinatarios con permiso de vista.

  • Las conversaciones de canal que forman parte de un canal de Microsoft Teams se almacenan en el buzón de correo asociado al equipo. Asimismo, los archivos que los miembros del equipo comparten en un canal se almacenan en el sitio de SharePoint del equipo. Por lo tanto, debe colocar el buzón de Microsoft Team y el sitio de SharePoint en espera para conservar conversaciones y archivos en un canal.

  • Como alternativa, las conversaciones que forman parte de la lista chat en Microsoft Teams se almacenan en el buzón de correo del usuario que participa en el chat. Los archivos que un usuario comparte en conversaciones de chat se almacenan en el sitio de OneDrive del usuario que comparte el archivo. Por lo tanto, debe colocar los buzones de usuario individuales y los sitios de OneDrive en espera para conservar conversaciones y archivos en la lista chat.

  • Cada equipo de Microsoft o canal de equipo contiene una wiki para tomar notas y colaborar. El contenido de esta se guarda automáticamente en un archivo con un formato .mht. Este archivo se almacena en la biblioteca de documentos de Datos Wiki de Teams en el sitio de SharePoint del equipo. Para poner el contenido en espera del wiki, coloque el sitio de SharePoint del grupo en suspensión.

    Nota:

    El 22 de junio de 2017 se publicó la capacidad de conservar el contenido wiki de un equipo de Microsoft o un canal de equipo (cuando se coloca el sitio de SharePoint del equipo en espera). Si un sitio de equipo está en espera, el contenido wiki se conservará a partir de esa fecha. Sin embargo, si un sitio de equipo está en espera y el contenido wiki se eliminó antes del 22 de junio de 2017, no se retuvo el contenido wiki.

Recursos adicionales