Configuración de versiones históricas en eDiscovery (versión preliminar)
La característica versiones históricas (versión preliminar) de eDiscovery (versión preliminar) permite a los administradores de exhibición de documentos electrónicos de su organización buscar y recopilar contenido de todas las versiones de documentos almacenados en SharePoint y OneDrive. A continuación, puede agregar ese contenido a un conjunto de revisión para su análisis y revisión. Esta característica le ayuda a buscar y revisar contenido de una versión específica de un documento que puede ser relevante para un caso o una investigación, incluso si la versión más reciente del mismo documento no contiene la información pertinente.
Para admitir la funcionalidad de versiones históricas en eDiscovery, los administradores de SharePoint deben habilitar el control de versiones para los sitios de su organización. A continuación, cuando los usuarios modifican documentos en SharePoint o OneDrive, se crean versiones regulares implícitas cuando se guarda el documento (o se guarda automáticamente). El control de versiones de SharePoint permite realizar un seguimiento de la actividad realizada en elementos de SharePoint (incluidos documentos, eventos y tareas). Esta funcionalidad de control de versiones deja un rastro de auditoría que puede proporcionar pruebas en investigaciones legales. Estas versiones anteriores de un documento están disponibles para la organización, que pueden ser necesarias para compartir dichas versiones que tienen contenido confidencial o relevante durante la detección judicial en un asunto legal.
Una vez que un administrador de eDiscovery activa las versiones históricas de la organización y, a continuación, la activa para sitios específicos de SharePoint, el servicio de inserción de contenido de SharePoint rastrea todas las versiones principales y secundarias de los documentos en los sitios activados y, a continuación, envía esas versiones para la indexación. Una vez completado el proceso de rastreo e indexación, los documentos y sus versiones están disponibles para la búsqueda de eDiscovery. Siempre que se pueda acceder a una versión específica (por historial de versiones), esa versión se puede detectar en una búsqueda de eDiscovery.
Sugerencia
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Rendimiento del sitio de SharePoint
Una vez habilitadas las versiones históricas para un sitio, el rendimiento del sitio será el mismo que antes de que se habilitara el sitio. Los procesos de rastreo e indexación que se realizan en el sitio después de habilitarse se producen a una velocidad más lenta y se realizan durante las horas fuera del pico. La habilitación de versiones históricas para un sitio inicia un proceso de reposición, que busca todas las versiones de los documentos del sitio y, a continuación, envía esas versiones al índice. En función del número de versiones de documento del sitio, este proceso de reposición podría afectar al estado del servicio. Este impacto se mitiga de las siguientes maneras:
- Hacemos el mejor esfuerzo para procesar estas versiones durante las horas de poca actividad.
- Procesamos las versiones de documentos en nuestras colas de prioridad más baja, lo que permite que la mayoría de los recursos de servicio se deleguen a los cambios del usuario.
Configurar versiones históricas
Para habilitar las versiones históricas en eDiscovery, la organización tiene que activarla y activar sitios específicos para que todas las versiones de los documentos almacenados en esos sitios se indexen para la búsqueda. Antes de configurar eDiscovery para versiones históricas, debe habilitar la compatibilidad con el control de versiones en SharePoint.
Paso 1: Activar el control de versiones en SharePoint
El primer paso es activar el control de versiones en SharePoint para que se conserven todas las versiones de un documento. Para obtener instrucciones, vea Control de versiones en SharePoint.
Importante
La adición de sitios de SharePoint a versiones históricas no se admite actualmente en entornos multigeográficos. Solo el dominio principal de la organización está habilitado para las versiones históricas.
Paso 2: Activar versiones históricas
Importante
Después de activar las versiones históricas, no podrá desactivarla durante la versión preliminar pública. Podrá desactivarla después de que se publiquen las versiones históricas para disponibilidad general.
El siguiente paso es activar las versiones históricas en eDiscovery. Para activar las versiones históricas de su organización, una persona debe ser un administrador global o un administrador de exhibición de documentos electrónicos (miembro del subgrupo Administrador de exhibición de documentos electrónicos en el grupo de roles administrador de exhibición de documentos electrónicos). Una vez activadas las versiones históricas, se aplicará a toda la organización.
Importante
Microsoft recomienda utilizar roles con la menor cantidad de permisos. Minimizar el número de usuarios con el rol administrador global ayuda a mejorar la seguridad de la organización. Obtenga más información sobre los roles y permisos de Microsoft Purview.
En el portal de Microsoft Purview, vaya a Configuración>eDiscovery> *Versiones históricas (versión preliminar).
En la página Configuración , seleccione la pestaña Versiones históricas (versión preliminar) y, a continuación, cambie el control de inquilino Versiones históricas a activado.
Nota:
Se muestra una advertencia que indica que no podrá desactivar las versiones históricas. No podrá desactivar las versiones históricas hasta que la característica se publique para la disponibilidad general.
Seleccione Sí para activar las versiones históricas.
Paso 3: Activar sitios de SharePoint
Después de activar las versiones históricas de su organización, el último paso es activar sitios de SharePoint para admitir versiones históricas. Al activar un sitio (agregándolo a una lista de sitios en la pestaña Versiones históricas ), el sitio se vuelve a rastrear y todas las versiones de los documentos almacenados en ese sitio se indexan para la búsqueda.
Nota:
Hay un límite de 100 activaciones de sitio por organización durante la versión preliminar pública de las versiones históricas. Una activación se cuenta con este límite cada vez que se habilita o deshabilita un sitio para las versiones históricas. Si habilita varios sitios, cada sitio se cuenta como una única activación. El número total de activaciones se muestra en la pestaña Versiones históricas .
En la pestaña Versiones históricas de la página Configuración de exhibición de documentos electrónicos, seleccione Habilitar para activar sitios para versiones históricas. Se muestra una página de control flotante que contiene una lista de todos los sitios de SharePoint de su organización.
Seleccione un sitio para activarlo y, a continuación, seleccione Habilitar para activarlo para las versiones históricas. Puede usar el cuadro de búsqueda para buscar un sitio específico.
Nota:
Se muestra una advertencia que indica que las versiones del documento en el sitio se indizarán y este proceso de indexación tardará algún tiempo antes de que las versiones estén listas para buscarse. La advertencia también indica que no podrá deshabilitar las versiones históricas del sitio seleccionado durante 30 días.
Seleccione Sí para activar el sitio para las versiones históricas. El sitio se agrega a la lista de sitios activados. También se actualiza el contador que muestra el número de activaciones de sitio.
Repita los pasos anteriores para cada sitio que quiera activar para las versiones históricas.
En función del número de documentos de un sitio y del número medio de versiones por documento, intentamos calcular el número total de archivos por sitio. En función de esto, una estimación del tiempo que puede tardar en indexar es la siguiente:
Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site
El medio día se agrega como búfer, ya que la indexación de versiones en el sitio está optimizada para ejecutarse durante las horas fuera del pico.
Por ejemplo, si el número total de documentos y todas las versiones de un sitio es de 150 000, el sitio tarda al menos dos días en procesar el sitio para las versiones históricas:
150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days
Reactivación y desactivación de sitios
Al desactivar un sitio activado anteriormente, se desencadena un proceso de limpieza. Este proceso tarda tiempo en completarse. Si ese mismo sitio se activa de nuevo, se debe volver a ejecutar el proceso de reindexación del sitio. Tanto los procesos de limpieza como de reposición consumen mucho tiempo y recursos. Le recomendamos que tenga en cuenta y planee cuidadosamente qué sitios desea activar para la versión histórica, de modo que pueda evitar activar y desactivar repetidamente las versiones históricas de un sitio.