Asignar roles y permisos para administrar conjuntos de términos

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Las tareas que puede realizar en el almacén de términos vienen determinadas por el rol específico que se le asigna.

Para poder crear o cambiar un término, debe tener uno de los tres roles específicos: administrador del almacén de términos, administrador de grupos o colaborador.

Un administrador de almacén de términos puede realizar estas tareas:

  • Cree o elimine grupos de conjuntos de términos.

  • Agregar o quitar administradores o colaboradores de grupos, u otros administradores de almacén de términos

  • Cambie los idiomas de trabajo del almacén de términos.

  • Cualquier tarea que un administrador de grupos o colaborador pueda realizar.

Al configurar un conjunto de términos, puede designar un grupo o una persona como propietario, contacto o partes interesadas para el conjunto de términos. Estas etiquetas no conceden ningún permiso específico para trabajar con el conjunto de términos. En su lugar, proporcionan una manera útil de realizar un seguimiento de los propietarios de la empresa o las partes interesadas de un conjunto de términos.

Agregar administradores de almacén de términos

  1. En el Centro de administración de SharePoint, en Servicios de contenido, seleccione Almacén de términos.

  2. En el panel de vista de árbol de la izquierda, seleccione la taxonomía.

  3. En la página Almacén de términos , en Administradores, seleccione Editar. Aparece el panel de administración Editar almacén de términos . Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar como administradores del almacén de términos. Haga clic en Guardar.

Agregar administradores de grupo

Un administrador de grupos puede realizar estas tareas:

  • Agregar o quitar colaboradores.

  • Cualquier tarea que pueda realizar un colaborador.

Importante

Debe ser administrador del almacén de términos para agregar nuevos administradores de grupo.

Para agregar un administrador de grupos:

  1. En el Centro de administración de SharePoint, en Servicios de contenido, seleccione Almacén de términos.

  2. En el panel de vista de árbol de la izquierda, seleccione el grupo para el que desea agregar un Administrador de grupos.

  3. En la página Personas, seleccione Editar. Aparecerá el panel Editar nombre y descripción . Agregue un nombre de grupo de términos y una descripción para ayudar a los usuarios a comprender el propósito de este término grupo. Haga clic en Guardar.

  4. En Administradores de grupo, para agregar personas que puedan crear grupos de términos, establezca y asigne usuarios al rol de administrador de grupos y colaborador, seleccione Editar. Aparece el panel Editar administradores . Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar como administradores de grupo. Haga clic en Guardar.

Agregar colaboradores

Un colaborador puede crear o cambiar un conjunto de términos.

Debe ser un administrador de almacén de términos o un administrador de grupos de un grupo específico para agregar colaboradores a ese grupo.

  1. En el Centro de administración de SharePoint, en Servicios de contenido, seleccione Almacén de términos.

  2. En el panel de vista de árbol de la izquierda, seleccione el grupo al que desea agregar un colaborador.

  3. En Colaboradores, establezca y asigne usuarios al rol de administrador de grupos y colaborador, seleccione Editar. Aparece el panel Editar colaboradores . Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar como colaboradores. Haga clic en Guardar.

Tareas de metadatos que los usuarios del sitio pueden realizar

Los usuarios del sitio que no tengan un rol asignado en el almacén de términos pueden usar términos y conjuntos de términos de otras maneras.

Los miembros del sitio pueden realizar las siguientes tareas con metadatos administrados:

  • Actualice los valores de las columnas de metadatos administrados (si los conjuntos de términos asociados a las columnas están abiertos y si la columna permite opciones de relleno).

  • Agregue nuevos términos a un conjunto de términos cuando actualice el valor de una columna de metadatos administrados.

  • Cree nuevas palabras clave empresariales cuando actualicen la columna palabras clave de empresa para una lista o biblioteca.

  • Use la navegación de metadatos en listas o bibliotecas para filtrar la presentación de elementos.

  • Use términos administrados o palabras clave empresariales en las consultas de búsqueda y, a continuación, refine los resultados de búsqueda en función de estos términos.

Además, los usuarios del sitio que tienen permisos adecuados (como los propietarios del sitio) pueden crear nuevas columnas de metadatos administrados para listas, bibliotecas o tipos de contenido. Cuando los usuarios del sitio crean estas columnas, pueden crear nuevos conjuntos de términos que solo se aplican al sitio (anteriormente denominado "colección de sitios") y pueden administrar los términos dentro de estos conjuntos de términos.