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Preparación de los datos de Excel para informes móviles de Reporting Services

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Nota

El Publicador de informes móviles de SQL Server está en desuso para todas las versiones de SQL Server Reporting Services posteriores a SQL Server Reporting Services 2019. Se interrumpe a partir de SQL Server Reporting Services 2022 y Power BI Report Server.

A continuación se exponen algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de preparar un archivo y hojas de cálculo de Excel para utilizarlos con un informe móvil:

Cosas que hacer

  • Contar con una hoja de cálculo para cada conjunto de datos.
  • Tener encabezados de columna en la primera fila.
  • Mantener la coherencia de los tipos de datos dentro de cada columna.
  • Dar formato a las celdas con los tipos pertinentes en Excel.
  • Tener los datos en hojas de cálculo, no en el modelo de datos en Excel.
  • Asegurarse de que toda la columna se calcula utilizando la misma fórmula (en el caso de que se utilice alguna).
  • Utilizar Excel 2007 o posterior.
  • Guardar los archivos de Excel con la extensión XLSX.

Cosas que evitar

  • Incluir imágenes, gráficos, tablas dinámicas u otros objetos incrustados en las hojas de cálculo del conjunto de datos.
  • Incluir filas totales o calculadas.
  • Mantener el archivo abierto en Excel al importar.
  • Dar formato a números manualmente mediante la adición de símbolos de moneda o de otro tipo.
  • Utilizar un libro con los datos almacenados en el modelo de datos.

Hojas de cálculo

Al preparar un archivo de Excel como un conjunto de datos para un informe móvil, asegúrese de que tiene un único conjunto de datos por hoja de cálculo. Cada hoja de cálculo individual se importa en el Publicador de informes móviles como una tabla independiente. Si hay hojas de cálculo que se llamen igual y que procedan de varios orígenes de Excel, sus nombres se cambian al realizar la importación anexando números en sucesión creciente. Por ejemplo, si un libro tiene tres hojas de cálculo tituladas "MyWorksheet". La segunda y la tercera se denominan "MyWorksheet0" y "MyWorksheet1". En la captura de pantalla siguiente se muestran las primeras filas de una hoja de cálculo de Excel ideal lista para la importación.

Screenshot of the first few rows of an ideal Excel worksheet ready for import.

Encabezados de columna

Como puede ver en el ejemplo anterior, la primera fila contiene el nombre de la métrica de esa columna. El Publicador de informes móviles conserva estos encabezados de columna para que resulte más fácil hacer referencia a las columnas en la configuración del elemento de la galería. Sin embargo, los encabezados de columna no tienen un carácter obligatorio. Si faltan, el Publicador de informes móviles genera encabezados mediante la convención A, B, C…, AA, BB… (y así sucesivamente) de Excel.

El Publicador de informes móviles detecta automáticamente los encabezados de la primera fila al importar hojas de cálculo de Excel con la comparación de los tipos de datos de las dos primeras celdas de cada columna. Si no coinciden los tipos de datos de las dos primeras celdas de cualquier columna, se determina que la primera fila contiene encabezados de columna. Por lo tanto, si una tabla tiene encabezados de columna numéricos, escriba una cadena antes de los nombres de los encabezados para que se detecten como tales en el proceso de importación.

Celdas

Los datos de las celdas de cada columna de un conjunto de datos en una hoja de cálculo deben ser coherentes. Cuando se efectúa la importación, se asigna un tipo de datos a cada columna. El Publicador de informes móviles detecta automáticamente los tipos de datos como cadena, doble (numérico), booleano (verdadero/falso) o datetime. Si hay varios tipos de datos en la misma columna, es posible que la detección sea imprecisa o no se realice en absoluto. Esta detección tiene en cuenta posibles encabezados de columna con el tipo de cadena. Se debe aplicar el formato del tipo correcto a las celdas en Excel para garantizar que el Publicador de informes móviles detecta los tipos deseados. En el ejemplo anterior, las seis columnas se identificarían con los siguientes tipos:

  • Una columna datetime
  • Una columna de cadena
  • Cuatro columnas dobles

Si una hoja de cálculo contiene celdas calculadas o fórmulas, solo se importa en el Publicador de informes móviles el valor mostrado resultante.

Ubicación del archivo y actualización de los datos de Excel

No existen restricciones en lo relativo a la ubicación donde puede almacenar los archivos de Excel que importe en el Publicador de informes móviles. Sin embargo, si mueve el archivo o cambia su nombre después de importarlo, no podrá actualizar los datos con el comando Actualizar todos los datos que se encuentra en la vista de datos.

Nota:

El Publicador de informes móviles no actualiza automáticamente los datos de Excel. Puede actualizar los datos mediante el comando refresh del Publicador de informes móviles, pero solo si el archivo no se ha movido.

Fechas

Los campos de fecha resultan esenciales para muchos informes móviles, por lo que deberá asegurarse de que las celdas pertinentes tienen el formato de fecha adecuado en Excel. En algunos casos, esto significa que se debe efectuar una conversión. A continuación se muestran ejemplos de fórmulas para convertir las celdas de texto en fechas en Excel.

Week 24-2013=DATE(MID(A2,9,4),1,-2)-WEEKDAY(DATE(MID(A2,9,4),1,3))+MID(A2,6,2)*7

2013/03/21=DATEVALUE(A1)

2013-mar-12=DATEVALUE(RIGHT(A1,2)&"-"&MID(A1,6,3)&"-"&LEFT(A1,4))

Después de convertir las celdas, tiene que darles el formato de fecha. Para ello, seleccione las celdas o toda la columna. A continuación, abra el menú Contextual, elija Dar formato a las celdas y elija Fecha en la lista Categoría. También puede utilizar al Asistente para convertir texto en columnas a fin de transformar las celdas de texto en fechas con el formato correcto.

No compatible

Los datos de hojas de cálculo con formatos distintos a los descritos anteriormente podrían conllevar resultados imprevisibles cuando se realice la importación. Se recomienda restringir las hojas de cálculo de un archivo de Excel a únicamente aquellas con el formato correcto para su uso con un informe móvil.

Los objetos personalizados de hojas de cálculo de Excel, como tablas dinámicas, visualizaciones e imágenes, no se importan en el Publicador de informes móviles.

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