Liquidar transacciones y deshacer liquidaciones
Puede usar la página Liquidar transacciones para realizar cambios en las transacciones para los clientes. Solo las transacciones no aplicadas se pueden editar. Los siguientes procedimientos explican cómo completar las siguientes tareas:
- Liquidar facturas y pagos
- Especificar un tipo de cambio cruzado entre facturas y pagos
- Reorganizar transacciones con nuevas fechas de vencimiento
Liquidar facturas y pagos
Puede liquidar facturas y pagos en la página Liquidar transacciones abiertas si, por ejemplo, la factura y el pago no se liquidan al crear el pago.
La siguiente información es relevante para liquidar facturas y pagos:
- Si el importe pagado es mayor que el importe pendiente de pago, el sistema liquida la factura y la transacción de pago permanece abierta con el importe con el que se haya excedido el importe pendiente de pago. Si se utiliza la función de sobrepago/pago insuficiente, puede hacer que los importes sean iguales y cerrar la transacción.
- Si el importe del pago es menor que el importe pendiente de pago, el sistema resta el pago del importe pendiente de pago y la factura permanece abierta.
- Si el importe pagado es igual al importe pendiente de pago, el sistema genera una transacción de pago por el importe del pago y luego cierra la transacción.
Para habilitar las liquidaciones automáticas, seleccione Clientes > Configuración > Perfiles de contabilización del cliente. Seleccione el perfil de contabilización del cliente relevante y, en la ficha desplegable Restricción de la tabla, seleccione la casilla Liquidación.
En algunos casos, es conveniente permitir una liquidación automática de facturas y pagos.
Por ejemplo, si una empresa debe manejar varios clientes pequeños que tienen pocos pagos, como los suscriptores de revistas, la liquidación automática puede ser una solución eficiente para registrar pagos.
Puede usar un tipo de cambio cruzado cuando liquide un pago si la factura y las líneas de pago y de factura tienen divisas diferentes. Cuando selecciona una factura y un pago principal, puede introducir un tipo de cambio cruzado para la línea de la factura. El tipo de cambio cruzado es el tipo de cambio entre las divisas para esas transacciones en la fecha de liquidación.
Refractario de pago con tarjeta de crédito
La característica Refractario de pago con tarjeta de crédito le permite tener un lugar central para comprobar y resolver errores. El proceso de pago con tarjetas se divide en varias etapas:
- Crear factura de cliente para el pedido de ventas.
- Emitir pago con tarjeta (como tarjeta de débito, tarjeta de crédito, tarjeta de regalo).
- Generar el registro de pago en la contabilidad general.
El estado de cada etapa se registra y supervisa de forma centralizada por factura y pedido de ventas. Por lo tanto, en el caso de que se produzca algún error en el proceso una vez registrada la factura del cliente, puede comprobar el motivo del error y recuperar el proceso de pago.
Reorganizar las transacciones abiertas
Usted o un cliente pueden pagar una factura en varias fechas o utilizar varios métodos de pago, como un cheque y efectivo. En este caso, puede reorganizar una factura en varias partes y asignar un método de pago individual a cada parte. Tras reorganizar la factura, puede liquidar cada nueva línea de factura con un pago separado.
De forma alternativa, puede reorganizar las fechas de vencimiento con multivencimientos. Haga clic en el botón Multivencimientos, seleccione multivencimientos y un punto de inicio y luego elija Aceptar. La clave de configuración de Multivencimientos debe seleccionarse para reorganizar las transacciones de acuerdo con multivencimientos.
Retener una transacción de cliente
Para que la entrada de datos sea más flexible, puede introducir una transacción en una fecha y luego ponerla en espera para evitar que los usuarios la registren hasta una fecha específica. Esta funcionalidad es útil si tiene un acuerdo con un cliente sobre cuándo puede registrarse una transacción.
Para evitar que se registre una transacción hasta una fecha específica, introduzca una fecha de emisión. La transacción está en espera hasta que se produzca la fecha de emisión. Puede editar y guardar transacciones que están retenidas, pero no puede registrarlas a menos que primero elimine la retención.
Transacciones en espera en diferentes zonas horarias
Si su organización tiene usuarios que trabajan en diferentes zonas horarias, la fecha y hora en que se emite una transacción que había estado retenida se basa en la zona horaria del usuario que modificó por última vez el valor Fecha de emisión. Debido a que las transacciones se emiten a medianoche en la fecha especificada en la zona horaria de ese usuario, la fecha y hora reales de la emisión se ajustan en consecuencia para los usuarios en otras zonas horarias.
Por ejemplo, el 31 de diciembre en Nueva York, un usuario pone en espera una transacción al mediodía, hora del Este, e introduce como fecha de emisión el 1 de enero (al día siguiente). El usuario configura la transacción para que esté en espera hasta la medianoche, hora del Este, por lo que debe esperar 12 horas para que se emita la transacción.
Los usuarios de Londres, que van cinco horas por delante de Nueva York, también deben esperar 12 horas. Sin embargo, como la transacción se puso en espera a las 17:00 h, hora de Greenwich, del 31 de diciembre, la transacción no se emitirá hasta las 5:00 h, hora de Greenwich, del 1 de enero.
Para los usuarios en Seattle, que van tres horas por detrás de Nueva York, la transacción se puso en espera a las 9:00 h, hora del Pacífico, del 31 de diciembre. Cuando la transacción se emita 12 horas más tarde (a las 9:00 h, hora del Pacífico), todavía será 31 de diciembre para estos usuarios.
Deshacer liquidaciones
Cuando trabaje con liquidaciones inversas, tenga en cuenta la siguiente información:
- Puede usar la ventana Edición de transacciones cerradas para editar transacciones totalmente aplicadas o liquidadas que estén en el historial.
- También puede usar liquidaciones inversas si el banco no cumple con un pago o si utiliza una fecha o un importe de liquidación incorrectos.
- Una factura sin liquidar se considera impagada y se gestiona junto con las cartas de cobro.
Mire el siguiente vídeo para aprender cómo liquidar y deshacer liquidaciones en Clientes: