Comprender los modelos de uso compartido
Los analistas de datos a menudo necesitan compartir contenido de Power BI con diferentes tipos de público sin perder el control sobre el acceso y los permisos.
En esta unidad, veremos que el uso compartido en el servicio Power BI puede ayudarle a administrar eficazmente el acceso a informes, paneles y modelos semánticos. Por ejemplo, una empresa minorista puede usar los roles del área de trabajo para colaborar internamente, compartir informes específicos con partners externos a través del uso compartido en los elementos y distribuir contenido seleccionado a un público más amplio dentro de la empresa mediante las aplicaciones de Power BI.
Roles de área de trabajo
El servicio Power BI proporciona cuatro roles de espacio de trabajo distintos: espectador, colaborador, miembro y administrador. Estos roles determinan el nivel de acceso y los permisos que tiene un usuario dentro de un espacio de trabajo. Es importante tener en cuenta que los roles del área de trabajo funcionan sobre una base de todo o nada; es decir, los usuarios con acceso a un área de trabajo pueden ver todos los informes, paneles y modelos semánticos que contiene (e interactuar con estos). Con este método, no es posible excluir elementos específicos para que no se compartan.
Espectador
El rol de espectador es el más restrictivo en un espacio de trabajo. Los usuarios con este rol solo pueden ver el contenido (como informes y paneles) e interactuar con este, pero no pueden cambiar nada. Este rol es ideal para las partes interesadas que necesitan consumir datos sin modificarlos.
Este es también el único rol en el que se aplicará la seguridad de nivel de fila (RLS). La RLS garantiza que los usuarios solo puedan ver los datos para los que están autorizados, según las reglas de seguridad definidas en el conjunto de datos. Debido a esto, el rol de espectador es especialmente útil cuando los datos confidenciales o restringidos deben compartirse de forma segura.
Colaborador
El rol de colaborador permite a los usuarios crear, editar y eliminar contenido dentro del espacio de trabajo, como informes y modelos semánticos. Sin embargo, los colaboradores no pueden administrar la configuración del espacio de trabajo ni asignar roles a otros. Este rol es adecuado para miembros del equipo que participan en el desarrollo y el mantenimiento del contenido de Power BI.
Miembro
El rol de miembro proporciona todos los permisos de un colaborador, además de la capacidad de administrar la configuración del espacio de trabajo y asignar roles a otros. Los miembros también pueden publicar aplicaciones desde el espacio de trabajo, así que se trata de un rol ideal para jefes de equipo o usuarios avanzados que necesiten más control sobre el espacio de trabajo.
Administrador
El rol de administrador otorga control total sobre el área de trabajo. Los administradores pueden realizar todas las acciones, lo que incluye la administración de permisos, la eliminación del espacio de trabajo y la asignación de roles. Este rol suele reservarse a propietarios de espacios de trabajo o a administradores de TI encargados de la administración general.
Los roles del área de trabajo se pueden asignar a individuos, grupos de seguridad, grupos de Microsoft 365 y listas de distribución, lo que facilita la gestión del acceso en grandes equipos u organizaciones.
Uso compartido de elementos
El uso compartido de elementos en el servicio Power BI es un método para compartir contenido más detallado que los roles del área de trabajo. Los roles del área de trabajo otorgan acceso a todos los elementos dentro de un área de trabajo, mientras que el uso compartido de elementos nos permite compartir informes o paneles específicos con personas o grupos seleccionados. Este método es particularmente útil cuando desea mantener un control más estricto sobre quién puede acceder a contenido confidencial o restringido.
Cuando comparte un panel o un informe, los destinatarios pueden verlo e interactuar con él, pero no pueden modificarlo. Además, obtienen acceso al modelo semántico subyacente, a menos que se aplique la seguridad de nivel de fila (RLS). La RLS garantiza que los usuarios solo vean los datos que están autorizados a ver, lo que añade una capa adicional de seguridad para conjuntos de datos confidenciales.
El uso compartido de elementos también ofrece flexibilidad en la forma de compartir el contenido. Puede compartir a través de vínculos o conceder acceso directamente a personas o grupos específicos. Los vínculos para compartir se pueden configurar para permitir el acceso a "Personas en su organización", "Personas con acceso existente" o "Personas específicas". Cada opción proporciona diferentes niveles de control, lo que le permite personalizar el acceso según las necesidades de su organización.
Una de las principales ventajas del uso compartido de elementos es que no está limitado por el funcionamiento "todo o nada" de los roles de espacio de trabajo. Por ejemplo, puede compartir un único informe con partners externos sin exponer el resto del contenido en el espacio de trabajo. Sin embargo, es importante administrar los permisos con cuidado para asegurarse de que solo los usuarios autorizados puedan acceder al contenido compartido.
Aplicaciones de Power BI
Las aplicaciones de Power BI son una forma simplificada de compartir colecciones de paneles, informes, etc. con un público más amplio, sin necesidad de que formen parte de su espacio de trabajo y sin tener que compartir elementos individuales por separado. Este método es particularmente útil para organizaciones que necesitan distribuir contenido seleccionado a grupos específicos, o incluso a toda la organización, sin perder el control sobre el acceso y las actualizaciones.
Una de las ventajas clave de las aplicaciones de Power BI es la capacidad de empaquetar varios elementos de contenido en una sola experiencia uniforme. Esto elimina la necesidad de administrar permisos para elementos individuales, lo que simplifica el proceso, tanto para los creadores de contenido como para los consumidores. Los usuarios pueden acceder a la aplicación a través de un enlace directo, el Marketplace de aplicaciones o AppSource; pueden incluso hacer que la aplicación se instale automáticamente en sus cuentas de Power BI si están configuradas por un administrador. Gracias a esta flexibilidad, el público previsto recibe eficazmente el contenido que le corresponde.
Otra ventaja importante de las aplicaciones de Power BI es el control que proporcionan al actualizar el contenido. El espacio de trabajo actúa como un área de almacenamiento provisional donde se pueden hacer y probar cambios sin que ello afecte de inmediato a la aplicación publicada. Cuando las actualizaciones están listas, la aplicación se puede volver a publicar, lo que garantiza que los usuarios solo vean la versión finalizada. Esta capacidad tiene un valor incalculable para mantener la uniformidad y evitar interrupciones, especialmente cuando los informes y los paneles se actualizan con frecuencia.
Es importante tener en cuenta que un espacio de trabajo solo puede tener una aplicación, y que el contenido incluido en la aplicación debe originarse en dicho espacio de trabajo. Esta limitación garantiza que la aplicación permanezca estrechamente vinculada a su espacio de trabajo de origen, lo que simplifica la administración y garantiza la uniformidad en todo el contenido compartido.