Configurar reglas de transferencia por lotes
Las transacciones dentro de un módulo primero se registran en un subdiario. Por ejemplo, el registro de una factura de proveedor se contabilizará en el subdiario de Proveedores (AP).
El subdiario de AP determina a qué cuentas afecta una transacción y el importe que se registrará en cada una de ellas. El subdiario de AP también afecta a los saldos de las entidades admitidas por el subdiario, saldos de proveedores, saldos de clientes y saldos bancarios. Estos saldos solo se mantienen en los subdiarios, no en el libro mayor.
Las transacciones en el subdiario se registran de inmediato cuando se contabilizan. El subdiario alimenta la contabilidad general, pero no el libro mayor. Las transacciones registradas en el subdiario deben transferirse al libro mayor.
Opciones de configuración
Dada la cantidad de actividad en todos los módulos del sistema, las transferencias a la contabilidad general podrían convertirse en un cuello de botella. Por este motivo, las transferencias no se realizan al mismo tiempo que las contabilizaciones en el subdiario. Se producen más tarde. Puede configurar los ajustes de transferencia para controlar la cantidad de transferencias posteriores.
Hay dos opciones disponibles para registrar en la contabilidad general, Asincrónico y Lote programado.
- Asincrónico: casi en tiempo real. El subdiario transferirá movimientos a la contabilidad general antes de que alguien pueda mirar en la contabilidad general y darse cuenta de que no están allí. La transferencia se produce tan pronto como sea posible.
- Lote programado: transfiere a la contabilidad general en un intervalo programado regularmente. Puede configurar la frecuencia con la que se ejecuta un trabajo por lotes para realizar transferencias.
¿Cómo selecciona la mejor configuración para su entorno?
Realmente depende de si puede permitirse un retraso en la transferencia de la información y que no esté disponible en la contabilidad general. Si usa un lote programado y programa el lote cada cinco minutos, es posible que las transacciones no estén visibles en la contabilidad general durante cinco minutos. Por otro lado, cuanto más agrupe juntas transacciones para transferir, mejor funcionará su sistema.
Su mejor opción es usar Asincrónico y solo cambiar a Lote programado si experimenta contención en su contabilidad general debido a transferencias frecuentes.
Navegue hasta Contabilidad general y luego seleccione Configuración de contabilidad. En la página Parámetros de contabilidad general, seleccione Reglas de transferencia por lotes para configurar el campo Modo de transferencia.
Puede observar que hay una opción de transferencia Sincrónico. Esta opción estaba disponible en versiones anteriores del producto, pero ya no está disponible. Si intenta seleccionar Sincrónico, se le notificará de que esta opción ya no se admite. La opción Sincrónico queda registrada directamente en la contabilidad general cada vez que se produce una contabilización en el subdiario. Esto retrasa el registro del subdiario y puede producir contención en la contabilidad general.
Puede configurar las siguientes opciones en la página Reglas de transferencia por lotes.
| Columna | Opciones | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo de regla | Empresa, Documento | Puede usar diferentes métodos de transferencia para diferentes empresas y módulos. En esta columna, seleccione si esta regla se aplica a un documento específico, a una empresa específica o a todas las empresas. |
| Es posible que una empresa de consolidación o eliminación no necesite registrar con tanta frecuencia como una empresa operativa. | ||
| Tipo de documento de origen | Si el tipo de regla es Empresa, seleccione Todos o una empresa o entidad jurídica específica. Si el tipo de regla es Documento, debe seleccionar un tipo de documento de origen específico, incluido Pedido de compra o Factura del proyecto. | Los partes de horas se registran al final de un periodo de parte de horas. No hay necesidad de procesar inmediatamente los partes de hora. Puede optar por utilizar el lote programado para los partes de horas para maximizar el beneficio de agrupar juntos los partes de horas. |
| Resumir asientos contables | Sí, No | Si selecciona Sí, puede resumir cualquier asiento contable en la contabilidad general que se registra en la misma cadena de cuenta en la misma fecha con la misma divisa y el mismo registro. Esto reduce el número de movimientos en el sistema; los detalles aún están disponibles en los subdiarios. |
| Grupo de notificación | Grupo de usuarios | A veces se producen errores y los movimientos no se transfieren correctamente. Si esto ocurre, se notificará al grupo especificado. Si desea que se notifique a grupos independientes de usuarios para diferentes tipos de documentos, use el tipo de regla Documento e introduzca varias reglas de transferencia. |
El vídeo muestra cómo usar las reglas de transferencia por lotes en las facturas de proveedores. La configuración cubrirá los parámetros de contabilidad general y cómo crear una factura de proveedor para procesar un pedido de compra. Cuando la factura se ha contabilizado, puede utilizar Transferir ahora para ejecutar el lote seleccionado.
Revisar los movimientos que no se registran en la contabilidad general
En raras circunstancias, es posible que los movimientos no se transfieran del subdiario a la contabilidad general. Hay un formulario para revisar las transacciones que están atascadas. Vaya a Contabilidad general > Tareas periódicas > Asientos del subdiario contable aún no transferidos para ver estos movimientos.
Si tiene un movimiento que no se transfirió a la contabilidad general, se verá como en la siguiente captura de pantalla.
Es posible que los movimientos no se hayan transferido debido a un cambio en la estructura contable o la suspensión de una cuenta o dimensión. Puede revisar los asientos de subdiario para ayudarlo a determinar por qué los movimientos no se transfirieron seleccionando Ver contabilidad en el menú.
Cuando determina por qué una entrada no se transfiere a la contabilidad general. Puede elegir Transferir ahora o Transferir por lotes para transferir los movimientos a la contabilidad general.
La página Transferencia por lotes para subdiarios contables le permite seleccionar un tipo de documento de origen específico (o todos los tipos) y un ejercicio/periodo fiscal para transferir. En función de si configura el conjunto de opciones Resumen en Sí o No, la transferencia de un lote puede reducir el número de movimiento en su contabilidad general.
Optimización del rendimiento de la transferencia de subdiarios contables a la contabilidad general
Hay una característica que puede habilitar en el espacio de trabajo Administración de características llamada Optimización del rendimiento de la transferencia de subdiarios contables a la contabilidad general. Esta característica cambia el modo de transferencia Asincrónico para actuar más como el modo de transferencia Lote programado. Las transacciones más pequeñas se agrupan y se transfieren juntas a la contabilidad general. Esta característica está habilitada de manera predeterminada.
Vaya a Administración del sistema > Configuración > Automatizaciones de procesos para configurar ejecuciones por lotes. Si sus subdiarios no se están transfiriendo tan rápido como cabría esperar, cambie el intervalo de repetición en esta tarea. Es posible que desee cambiar esto para ejecutar lotes con mayor frecuencia.
Para que se ejecute la automatización de procesos, el trabajo por lotes Trabajo del sistema de sondeo de automatización de procesos se debe estar ejecutando. Este trabajo debe ejecutarse cada minuto para buscar nuevo trabajo para procesar. Las transferencias de movimientos de subdiarios a la contabilidad general se puede retrasar si este trabajo no se ejecuta con la frecuencia suficiente.