Describir casos de uso de diarios periódicos
Algunas organizaciones tienen requisitos para crear, en un intervalo regular, diarios similares con el mismo importe, cuentas, dimensiones y otra información. Diario periódico se utiliza para cumplir con este requisito. Los diarios periódicos deben especificar el intervalo de periodo para la periodicidad, como días, meses o años.
Para crear un diario periódico, el primer paso es crear un nombre de diario de tipo Periódico en el menú Configuración de diario del módulo Contabilidad general.
Puede establecer otros ajustes del nombre del diario, como la configuración del asiento o la aprobación, según los requisitos comerciales.
El siguiente paso es ir a Diario periódico en el menú Tareas periódicas del módulo Contabilidad general. Cree un nuevo diario y seleccione el botón Líneas en el panel de acciones. Esto le llevará a la página Líneas del diario, donde podrá crear las distintas líneas de diario que espera generar en un intervalo regular.
En la columna Fecha, puede introducir una fecha o puede dejarla en blanco.
En la columna Unidad, puede definir la unidad de tiempo (como días, meses o año). El sistema genera las líneas del diario en función de la unidad seleccionada.
En la columna Número de unidades, puede definir un número que ayude a determinar la frecuencia de las líneas de diario que se generen.
Por ejemplo, si selecciona Días en Unidad e introduce 7 en Número de unidades, las líneas del diario se crean cada siete días, a partir del 1 de enero de 2023.
Seleccione Diario general en el menú Entradas de diario del módulo Contabilidad general. Cree un nuevo diario y abra la página Líneas del diario. Seleccione el botón Recuperar diario en Diario del periodo, en el panel de acciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Diario del periodo, donde deberá seleccionar el diario periódico creado previamente en la búsqueda Número de diario periódico.
En el campo Hasta la fecha, introduzca la fecha hasta la cual se deben crear las líneas del diario; por ejemplo, 2/2/2023.
El valor predeterminado del campo Copiar o trasladar el diario es Copiar. Esto garantizará que, tras la creación de nuevas líneas del diario en la página Diario general, la página de diario periódico conserve las líneas del diario. Si cambia el valor a Mover, las líneas del diario se eliminan del diario periódico después de crearlas en la página de diario general.
Tras seleccionar el botón Aceptar en el cuadro de diálogo, se crean quince líneas de diario. La fecha seleccionada en las líneas del diario periódico era 2/1/2023. Según la selección en Fecha hasta (2/2/2023), se crean diarios en cinco fechas:
- 2/1/2023
- 9/1/2023
- 16/1/2023
- 23/1/2023
- 30/1/2023
Como hay tres líneas de diario en el diario periódico, hay un total de quince líneas de diario en el diario general recién creado.
Tras crear el diario general, el campo Fecha del diario periódico se actualiza con la siguiente fecha de creación de la línea del diario, es decir, 6/2/2023. La columna Última fecha de la línea del diario periódico se actualiza con la fecha actual.
Si los campos de fecha en las líneas del diario periódico están en blanco, puede seleccionar una fecha en el campo Fecha de inicio para líneas sin fecha, desde el cuadro de diálogo Diario del periodo.
Se crean tres conjuntos de diarios generales, con fecha 15/1/2023, 22/1/2023 y 29/1/2023. El campo Fecha del diario periódico permanece en blanco y el campo Última fecha se actualiza con la fecha actual.
En el último caso, vamos a ver un ejemplo en el que la columna Fecha del diario periódico está en blanco y el campo Fecha de inicio para líneas sin fecha del diálogo Diario del periodo también está en blanco. En este caso, solo se crea un único conjunto de líneas de diario en la página Línea del diario general y las fechas son las mismas que las de Fecha hasta.