Configurar inteligencia de productividad
Las características de inteligencia de productividad de Sales Insights están diseñadas para ayudar a su equipo de ventas a reforzar su productividad general. Por ejemplo, puede introducir una nota rápida en la aplicación para recordarle que debe llamar a Becky el viernes. Características como el análisis de notas analizan el contenido de la nota y pueden crear automáticamente una actividad de llamada de teléfono basada en el contenido de la nota.
La inteligencia de productividad de Sales Insights consta de cuatro características:
Inteligencia de conversaciones: recopila datos de las grabaciones de llamadas de los vendedores y Dynamics 365 Sales y analiza los datos para proporcionar información y conocimientos para administrar de manera inteligente un equipo de ventas y capacitar a los vendedores de manera proactiva.
Interacción por correo electrónico: hace un seguimiento de la comunicación por correo electrónico entre vendedores y sus clientes.
Captura automática: supervisa las actividades de correo electrónico y sugiere posibles factores basados en asociaciones de registros (como el emisor) a partir del contenido del correo electrónico.
Análisis de notas: proporciona sugerencias para crear automáticamente actividades basadas en el texto que se introduce en una nota.
Configurar Microsoft Teams para inteligencia de conversaciones
La inteligencia de conversaciones utiliza análisis y ciencia de datos para recopilar datos de las grabaciones de llamadas de los vendedores y Dynamics 365 Sales. Le ofrece información y conocimientos para administrar de manera inteligente a su equipo de ventas y capacitar a los vendedores de manera proactiva. Hay muchas características de inteligencia de conversaciones que se pueden usar con Dynamics 365 Sales. Una de esas opciones es usar Teams junto con inteligencia de conversaciones en Dynamics 365 Sales. Permite que se muestre información crítica para la empresa tanto en tiempo real (durante la llamada) como después de la llamada. Esta información está perfectamente vinculada a los registros relevantes de Dynamics 365. Veamos algunas de las características de inteligencia de conversaciones que se pueden configurar en Dynamics 365.
Habilitar llamadas con Teams
Muchas organizaciones utilizan Microsoft Teams para realizar llamadas. Dado que muchos vendedores usan Teams para escenarios de llamadas, es posible hacer en Teams mediante el marcador de Microsoft Teams dentro de Dynamics 365. Al usar las llamadas de Teams desde dentro de Dynamics 365, puede usar la inteligencia de conversaciones con las llamadas de Teams.
Importante
Antes de configurar Teams con inteligencia de conversaciones, debe habilitar el marcador de Teams para su organización. Para obtener más información, consulte Configurar el marcador de Microsoft Teams.
Una vez que el marcador de Teams esté habilitado y configurado, puede configurar la inteligencia de conversaciones y la grabación de llamadas de Teams en la aplicación Centro de ventas si va al área de configuración de Sales Insights y selecciona Inteligencia de conversaciones.
Una vez que lo haya activado, puede configurar los siguientes ajustes:
Habilitar grabación para: define qué roles de seguridad tienen permiso para grabar llamadas mediante el marcador de Teams. De forma predeterminada, se otorga permiso a todos los roles de seguridad, pero puede elegir dar permiso a roles de seguridad específicos según sea necesario.
Opciones de grabación de llamadas: le permite definir cuándo iniciar las grabaciones de llamadas. Puede elegir entre estas opciones:
Grabación manual: esta opción permite a los vendedores iniciar o detener manualmente la grabación cuando se inicia una llamada.
Grabación automática: esta opción graba automáticamente las llamadas cuando se inicia una llamada.
Notificación de grabación para clientes: active esta opción para notificar a los clientes cuando se inicie la grabación de llamadas. Esta notificación les permite a los clientes saber que Teams está grabando la llamada.
Otras configuraciones
Además de definir las opciones anteriores, también puede configurar otros elementos, como cómo y dónde se almacenan los archivos de registro y otros elementos de seguimiento que puede usar para obtener información.
El resto de elementos que puede configurar son:
Almacenamiento de grabación de llamadas: le permite definir dónde se almacenan los registros de llamadas, así como la cantidad de tiempo que se almacenan. Puede elegir 30 o 90 días.
Configuración de empresa: proporciona más configuraciones de empresa relacionadas con inteligencia de conversaciones. Las tres áreas principales son:
Seguimiento de conversaciones: le permite definir competidores específicos o palabras clave que desea poder identificar y seguir. El sistema sigue y analiza cuando un vendedor o cliente menciona al competidor o palabra clave.
Resúmenes automatizados: los resúmenes de llamadas se generan automáticamente para cada llamada e incluyen estos elementos y más, lo que permite a los vendedores revisar fácilmente la llamada y crear y revisar notas.
La transcripción de la llamada
Temas clave discutidos por los participantes de la llamada
Palabras clave objeto de seguimiento
Elementos de acción posibles
Idiomas: le permite especificar todos los idiomas que se hablan para que pueda tener una transcripción, seguimiento de palabras clave, análisis, información y KPI precisos.
Consentimiento de datos y privacidad: le permite definir las opciones de consentimiento de datos y privacidad de su organización y condonar el consentimiento del usuario individual.
Características nuevas y próximas: le permite habilitar y probar nuevas características de inteligencia de conversaciones que se encuentran actualmente en versión preliminar antes de que se publiquen.
Para obtener más información sobre las diferentes opciones de configuración disponibles, consulte Experiencia de configuración inicial de Microsoft Teams para la inteligencia de conversaciones.
Establecer y configurar la interacción por correo electrónico
La característica de interacción por correo electrónico de Sales Insights ayuda a los usuarios a ser más productivos al realizar un seguimiento de la comunicación con los clientes, como cuándo abren y reenvían los mensajes de correo electrónico. La interacción por correo electrónico también puede proporcionar sugerencias de entrega y activar recordatorios. Al prepararse para configurar la interacción por correo electrónico, debe saber que utiliza algunas de las características de notificación del asistente. Para garantizar que la interacción por correo electrónico funcione según lo previsto, le recomendamos que también habilite el asistente para su organización.
Antes de comenzar
Al igual que con muchas de las características de Sales Insights, la interacción por correo electrónico depende de otras tecnologías que admitan su funcionalidad. Proporciona dos características principales:
Seguimiento de correo electrónico: le permite realizar un seguimiento y ofrecer información de recordatorio relacionada con los correos electrónicos que envía a sus clientes.
Seguimiento de archivos adjuntos: le permite ver cuándo las personas abren e interactúan con archivos adjuntos en un correo electrónico objeto de seguimiento.
Para aprovechar al máximo estas características, es posible que deba habilitar otras funcionalidades en su organización.
Seguimiento de archivos adjuntos
Cuando los usuarios envían correos electrónicos objeto de seguimiento, también pueden hacer un seguimiento de los archivos adjuntos. Este método notifica a los usuarios cuando alguien abra su correo electrónico y también cuando se abran los archivos adjuntos individuales. Todos los archivos adjuntos que se siguen se almacenan en una carpeta de OneDrive para la Empresa. Dynamics 365 Sales necesita tener OneDrive para la Empresa habilitado. Antes de poder habilitar OneDrive para la Empresa, primero debe habilitar la integración de SharePoint basada en servidor y habilitar las capacidades de administración de documentos de SharePoint para la entidad de actividad de correo electrónico. Después de habilitar la integración con SharePoint, puede habilitar OneDrive para la Empresa en Dynamics 365.
Para obtener más información sobre habilitar la integración de SharePoint, vaya a Habilitar la administración de documentos de SharePoint.
Para más información sobre habilitar OneDrive para la Empresa, consulte Habilitar OneDrive para la Empresa.
Recomendaciones de entrega
Cuando intente enviar un correo electrónico a un cliente fuera de su horario laboral, la interacción por correo electrónico revisa a quién le envía el correo electrónico y le proporciona recomendaciones de hora de entrega en función de la zona horaria del destinatario. Por ejemplo, si está intentando enviar un correo electrónico a un cliente durante el fin de semana, la interacción por correo electrónico le alerta de que es probable que esté fuera de su horario laboral y le proporciona un horario alternativo opcional. Esta funcionalidad aprovecha los Mapas de Bing. Para garantizar que funciona correctamente, debe habilitar los Mapas de Bing en Dynamics 365 Sales desde la pestaña General de Configuración del sistema.
Para obtener más información, consulte Configuración del sistema: pestaña General.
Configurar la interacción por correo electrónico
Una vez que cumpla los requisitos previos basados en las características, querrá sacarles partido. Puede habilitar la interacción por correo electrónico desde el área de configuración de Sales Insights de la aplicación Centro de ventas. Cuando entre por primera vez en la característica de interacción por correo electrónico, se le solicitará que otorgue permisos. Este proceso solo debe hacerse una vez. Una vez que se hayan otorgado los permisos, este paso se omitirá en el futuro.
Para habilitar la interacción por correo electrónico, use Activar la interacción por correo electrónico.
Configurar y habilitar la captura automática
La característica de captura automática de Sales Insights permite que Dynamics 365 acceda al correo electrónico en Microsoft Exchange para buscar y mostrar mensajes relacionados con el trabajo de un representante de ventas en Dynamics 365. Esta característica simplifica su capacidad de ver fácilmente los mensajes de correo electrónico relevantes junto con todas las demás actividades relacionadas con un registro determinado en Dynamics 365.
Requisitos previos
Como la característica de captura automática supervisa la comunicación por correo electrónico de los usuarios, su organización primero debe cumplir con los siguientes requisitos previos antes de habilitar y usar la captura automática.
Su organización debe usar Microsoft Exchange Online como servidor de correo electrónico.
Los usuarios deben usar el cliente web para Dynamics 365 Sales (no se admiten otros programas).
Para cada usuario que necesite acceso a esta característica, su dirección de correo electrónico debe estar aprobada y su buzón debe estar habilitado. Puede encontrar información adicional sobre este proceso en: Aprobar correo electrónico.
Para hacer un seguimiento de los mensajes de correo electrónico entrantes sugeridos por la captura automática, debe configurar la sincronización del lado del servidor. Puede encontrar información adicional sobre este proceso en: Configurar la sincronización del lado del servidor de correo electrónico, citas, contactos y tareas.
Habilitar captura automática
Después de aceptar la declaración de privacidad de Sales Insights, la captura automática debería estar habilitada de forma predeterminada. Puede comprobar que esté habilitada en el área de configuración de Sales Insights si selecciona Captura automática. Si no está habilitada, seleccione el botón para habilitar la captura automática.
Análisis de notas
La característica de análisis de notas en Sales Insights es una excelente manera de usar sugerencias automáticas inteligentes cuando los usuarios introducen notas sobre una reunión o discusión reciente con un cliente en Dynamics 365 Sales. El análisis de notas proporciona sugerencias para crear registros basados en los datos que se introducen en la nota.
El análisis de notas no tiene otras características de requisitos previos que deban habilitarse antes. Puede habilitarlo desde el área de configuración de Sales Insights de la aplicación Centro de ventas.