Uso de plantillas de cifrado de mensajes de Microsoft Purview en reglas de flujo de correo

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Para aplicar el cifrado de mensajes de Microsoft Purview dinámicamente, puede configurar reglas de flujo de correo en Exchange Online. Estas reglas permiten cifrar automáticamente los mensajes en función de condiciones como remitente, destinatario, línea de asunto o palabras clave en el cuerpo.

Uso de reglas de flujo de correo para aplicar el cifrado

Puede crear reglas de flujo de correo en el Centro de administración de Exchange (EAC) para aplicar el cifrado en función de criterios específicos. Estas reglas ayudan a garantizar que los correos electrónicos confidenciales estén protegidos sin depender de que los usuarios finales apliquen el cifrado manualmente.

Para crear una regla que aplique el cifrado de mensajes de Microsoft Purview:

  1. En el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Todos los centros> de administraciónexchange.

  2. En el Centro de administración de Exchange, seleccioneReglas> de correo.

  3. Seleccione Nueva regla.

  4. Seleccione + Agregar una regla>Aplicar cifrado de mensajes de Office 365 y protección de derechos a los mensajes de la lista desplegable.

    Captura de pantalla que muestra dónde configurar una regla de flujo de correo en el Centro de administración de Exchange.

  5. Asigne un nombre a la regla, como Encrypt email to external recipients.

  6. En Aplicar esta regla si, elija condiciones como:

    • El destinatario es externo o interno.>Fuera de la organización
    • El asunto o el cuerpo incluyen> palabras clave específicas
    • El remitente se encuentra>Dentro de la organización

  7. En Realice lo siguiente, elija Modificar la seguridad del mensaje>Aplicar el cifrado de mensajes y protección de derechos de Office 365.

    Captura de pantalla que muestra dónde configurar las reglas de cifrado en el Centro de administración de Exchange.

  8. Seleccione una plantilla como Cifrar o No reenviar, o elija una plantilla personalizada si tiene una configurada.

  9. Configure las opciones de regla:

    • En Modo de regla, elija Aplicar para aplicar inmediatamente la regla una vez guardada.
    • Seleccione la gravedad adecuada en función de las necesidades de su organización.
    • Opcionalmente, seleccione cuándo activar y desactivar la regla de flujo de correo.
    • En Coincidencia de dirección del remitente en el mensaje, elija la opción que mejor se adapte a las necesidades de enrutamiento y cumplimiento de su organización.

  10. Revise la configuración y cree la regla.

Sugerencia

Puede probar las reglas de flujo de correo antes de aplicarlas ampliamente. Considere la posibilidad de crear una regla de prueba que aplique el cifrado basado en una palabra clave subject única y, a continuación, envíe un mensaje de prueba y compruebe la experiencia del destinatario.

Actualizar o quitar el cifrado

También puede actualizar las reglas de flujo de correo existentes para usar el cifrado de mensajes de Microsoft Purview o crear reglas para quitar el cifrado cuando sea necesario.

Por ejemplo, es posible que quiera quitar el cifrado de las respuestas enviadas por usuarios internos o quitar el cifrado de nivel de datos adjuntos de los archivos compartidos dentro de la organización.

Para quitar el cifrado mediante una regla de flujo de correo:

  1. En el EAC, vaya aReglas de > de correo.

  2. Seleccione la regla que desea modificar y, a continuación, seleccione Editar configuración de regla.

  3. En la pestaña Condiciones , quite o modifique la condición.

    Captura de pantalla que muestra dónde modificar la configuración de cifrado en una regla de flujo de correo.

  4. Seleccione Guardar para guardar los cambios.

También puede optar por quitar la protección de derechos de datos adjuntos, si es necesario.

Consideraciones sobre el entorno híbrido

Si usa una configuración híbrida de Exchange, el cifrado solo se admite cuando el correo se enruta a través de Exchange Online. Asegúrese de que los mensajes entrantes y salientes pasan a través de Exchange Online para aplicar reglas de cifrado de forma coherente.

Las reglas de flujo de correo facilitan la aplicación automática del cifrado de mensajes de Microsoft Purview en función de las condiciones del mensaje. Puede aplicar plantillas personalizadas o predeterminadas para proteger los mensajes confidenciales y quitar el cifrado cuando ya no sea necesario. Las reglas de prueba y refinamiento ayudan a garantizar la mejor experiencia del usuario mientras se mantienen las directivas de protección de datos de la organización.