¿Qué son los agentes?

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En el panorama dinámico de Microsoft 365, los agentes desempeñan un papel fundamental en la mejora de la productividad y la optimización de los flujos de trabajo. Los agentes son herramientas de software inteligentes diseñadas para ayudar a los usuarios. Pueden automatizar tareas rutinarias, proporcionar información y facilitar una comunicación sin problemas. Por ejemplo, pueden programar reuniones, administrar correos electrónicos y ofrecer análisis de datos en tiempo real y recomendaciones personalizadas.

Los agentes de Microsoft 365 usan tecnologías de vanguardia, como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, para comprender el comportamiento y las preferencias de los usuarios. Esta funcionalidad les permite ofrecer soluciones adaptadas que se adaptan a las necesidades individuales, lo que hace que las operaciones diarias sean más eficaces y eficaces. Tanto si está colaborando con compañeros, organizando el calendario o analizando conjuntos de datos complejos, los agentes son fundamentales para crear un entorno de trabajo más inteligente y conectado.

Un agente lleva la eficacia de la inteligencia artificial un paso más allá, ya que en lugar de simplemente ayudarle, los agentes pueden trabajar con usted o incluso en su nombre. Los agentes pueden realizar una serie de acciones, desde responder a preguntas hasta asignaciones más complicadas o de varios pasos. Lo que los diferencia de un asistente personal es que se pueden adaptar para tener una experiencia determinada.

Por ejemplo, podría crear un agente para que conozca todo lo relativo al catálogo de productos de su empresa para que pueda redactar respuestas detalladas a las preguntas de los clientes o compilar automáticamente los detalles del producto para una próxima presentación. Otros agentes pueden actuar en su nombre, como ayudar a cumplir los pedidos de ventas. Al hacerlo, le liberan para centrarse en la creación de nuevas relaciones con los clientes. El hecho de que los agentes controlen algunas de estas necesidades rutinarias puede aumentar la productividad en todos los sectores, desde la fabricación y la investigación hasta las finanzas y el comercio minorista, lo que ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero.

Tipos de agentes

En las secciones siguientes se describen los distintos tipos de agentes compatibles con Microsoft 365 Copilot:

• Agentes creados previamente
• Agentes de sitio de SharePoint listos para usar
• Agentes para el usuario empresarial diario
• Agentes avanzados

Importante

En esta unidad de entrenamiento se presentan todos los tipos de agente que están disponibles en Microsoft 365 Copilot para que comprenda las diferencias entre ellos. Sin embargo, el resto de este curso de aprendizaje se centra en agentes y agentes creados previamente para el usuario empresarial diario.

Agentes creados previamente

Un agente precompilado es un agente creado por Microsoft o por un proveedor aprobado por Microsoft. Los agentes que no son de Microsoft se someten a un riguroso proceso de aprobación por parte del equipo dedicado de expertos en inteligencia artificial y aprendizaje automático de Microsoft para asegurarse de que cumplen los estándares y procedimientos recomendados del sector. Si encuentra un agente que desea usar, puede agregarlo a su biblioteca de agentes personal. Si selecciona un agente que no es de Microsoft y que está conectado a un servicio con licencia, debe poseer una licencia correspondiente para poder usarlo.

Los agentes creados previamente están diseñados para integrarse sin problemas con los flujos de trabajo existentes y proporcionar un valor inmediato sin necesidad de una configuración o personalización exhaustivas. En comparación con los agentes personalizados creados por el usuario, los agentes creados previamente ofrecen la ventaja de una implementación rápida y costos de desarrollo reducidos. Están listas para usarse, con características estandarizadas que se pueden adaptar fácilmente a requisitos empresariales específicos. Entre los ejemplos de agentes creados previamente por Microsoft se incluyen:

• Asesor de avisos. Este agente está diseñado para ayudar a los usuarios a elaborar mensajes eficaces y bien estructurados. Este agente destaca tanto en la generación de mensajes nuevos como en el análisis de los existentes, asegurándose de que se alinean con sus objetivos. Con un enfoque en guiar a los usuarios a lo largo de todo el proceso, el Asesor de avisos ofrece valiosos comentarios, ejemplos y sugerencias útiles para la mejora continua.
• Asesor de escritura. Este agente es un asistente experto dedicado a proporcionar comentarios detallados y exhaustivos y ayudarle a destacar en cualquier tarea de escritura. Tanto si está refinando un correo electrónico, creando una historia o desarrollando notas del producto, el Asesor de escritura le ayudará a guiarle en cada paso del proceso.
• Asesor de ideas. Este agente actúa como su compañero personal de lluvia de ideas diseñado para inspirar creatividad. Con un tono divertido y colaborativo, el Asesor de ideas le ayuda a planear y navegar por el proceso de lluvia de ideas, asegurándose de mantenerse centrado y en el buen camino.
• Creadorvisual. Este agente permite a los usuarios crear imágenes y vídeos sorprendentes mediante mensajes de lenguaje natural. No es necesario que los usuarios agreguen este agente precompilado a su biblioteca de agentes. Los agentes creados previamente se tratan con más detalle en un módulo de entrenamiento posterior.

Nota:

Algunos de estos agentes creados previamente, incluidos el Asesor de mensajes y el Asesor de escritura, también se presentan como plantillas entre las que los usuarios empresariales habituales pueden seleccionar al crear agentes en Microsoft 365 Copilot Chat y SharePoint.

Agentes de sitio de SharePoint listos para usar

Un agente preparado para un sitio de SharePoint es una herramienta con tecnología de inteligencia artificial integrada en el sitio. Puede analizar e interactuar automáticamente con el contenido del sitio, lo que proporciona a los usuarios información, resúmenes y asistencia adaptada a los datos del sitio. Aplica las capacidades de Microsoft 365 Copilot para mejorar la productividad al comprender y procesar la información dentro del sitio de SharePoint.

No todos los sitios de SharePoint incluyen un agente listo para usar que se aplica automáticamente a todo el contenido del sitio. En el momento en que se crea un sitio de SharePoint, Microsoft 365 Copilot crea automáticamente un agente preparado para el sitio si se cumplen determinados requisitos. Estos requisitos incluyen que el usuario cumpla el requisito de licencia de Copilot y posea los permisos adecuados, y que la organización tenga un entorno de Microsoft 365 configurado correctamente. Por lo tanto, aunque algunos sitios de SharePoint tienen un agente listo para usarse automáticamente en el contenido de su sitio, esta característica no es una característica universal para todos los sitios de SharePoint.

Cuando Microsoft 365 Copilot crea un agente preparado para un sitio de SharePoint recién creado, el agente se limita automáticamente al contenido del sitio. Este agente puede responder a preguntas sobre el contenido del sitio, ayudar a los usuarios a comprender los documentos y proporcionar información basada en la información disponible en ese sitio.

Nota:

Cuando Microsoft 365 Copilot crea automáticamente un agente preparado para un sitio, también asigna el agente como agente predeterminado del sitio. Sin embargo, el propietario o administrador del sitio puede establecer más adelante un agente personalizado como el agente predeterminado del sitio si así lo deciden.

Agentes para el usuario empresarial diario

Los usuarios empresariales diarios sin conocimientos técnicos o de programación pueden crear y administrar agentes tanto en SharePoint como en Microsoft 365 Copilot Chat. Estos agentes son bots de chat controlados por inteligencia artificial que proporcionan funcionalidades básicas y asistencia personalizada. Cuando un usuario empresarial diario crea un agente, puede basarlo en una plantilla predefinida que contiene reglas y opciones preconfiguradas, o bien puede crear un agente en función de las opciones y reglas que defina.

Estos agentes no incluyen características avanzadas, como la inteligencia artificial generativa, que requieren algoritmos y funcionalidades de procesamiento más complejos. En su lugar, incluyen las siguientes características clave:

• Facilidad de uso. Los usuarios diarios pueden crear y administrar agentes directamente en SharePoint y Copilot Chat. No necesita ninguna habilidad de codificación para crear estos agentes.
• Asistencia personalizada. Estos agentes proporcionan asistencia personalizada en función del contenido y el contexto específicos que el usuario asigna al agente.
• Cumplimiento de permisos. Los agentes se adhieren a los permisos establecidos en Microsoft 365, lo que garantiza que los usuarios solo vean el contenido al que tienen permiso de acceso.

Agentes avanzados

Los desarrolladores pueden usar Copilot Studio y el kit de herramientas de Visual Studio Code/Teams para crear agentes personalizados que proporcionen funcionalidad avanzada. Por ejemplo, los desarrolladores pueden integrar modelos avanzados de inteligencia artificial y conectores de datos personalizados para habilitar agentes muy sofisticados. Aunque los agentes para el usuario empresarial diario no requieren ningún fondo de programación, se requiere experiencia en programación para crear agentes avanzados.

Entre las características clave de los agentes avanzados se incluyen:

• Personalización avanzada. Estos agentes altamente personalizados proporcionan funcionalidades avanzadas, como la integración con más de 1000 conectores de datos precompilados y personalizados.
• IA generativa La inteligencia artificial generativa hace referencia a la inteligencia artificial que puede generar contenido nuevo, como texto, imágenes o incluso código, en función de los datos en los que se entrena el modelo de inteligencia artificial. En el contexto de los agentes, la inteligencia artificial generativa permite la creación de respuestas y acciones sofisticadas mediante la comprensión y el procesamiento de entradas de lenguaje natural. Estos agentes pueden aplicar inteligencia artificial generativa para proporcionar respuestas y acciones más sofisticadas.
• Administración central Copilot Studio y Visual Studio código o kit de herramientas de Teams proporcionan los medios para la implementación segura, la administración central y la administración del cumplimiento.

Agentes en Copilot Chat y SharePoint

Ahora que hemos presentado los distintos tipos de agentes que están disponibles en Microsoft 365 Copilot, vamos a examinar más detenidamente los agentes que pueden crear los usuarios empresariales diarios en Copilot Chat y SharePoint. Estos agentes son el objetivo de este curso de aprendizaje.

Agentes en Microsoft 365 Copilot Chat

Microsoft 365 Copilot Chat representa un importante avance en el ámbito de las herramientas de productividad empresarial. Como componente integral de Microsoft 365, Copilot Chat aprovecha la eficacia de la inteligencia artificial para proporcionar a los usuarios asistencia personalizada en diversas tareas. Al hacerlo, Copilot Chat puede transformar la forma en que los equipos colaboran y administran la información.

En Copilot Chat, los agentes actúan como asistentes virtuales inteligentes diseñados para simplificar los flujos de trabajo y mejorar la experiencia del usuario. Estos agentes están basados en algoritmos avanzados de inteligencia artificial y son capaces de comprender y responder a las consultas de los usuarios de una manera natural y conversacional. Desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudar a los usuarios a navegar por las complejidades de las áreas de trabajo digitales, lo que garantiza que la información pertinente sea accesible y accionable.

En Copilot Chat, puede usar cualquiera de los agentes creados previamente que agregó a la biblioteca de agentes personales. También puede usar Copilot Studio para crear agentes, que puede compartir con otros usuarios si lo elige.

Los agentes de Copilot Chat pueden proporcionar soporte técnico en tiempo real durante las conversaciones, automatizar las respuestas e incluso predecir las necesidades de los usuarios en función del contexto de la discusión. Esta conversación entre los agentes y Copilot Chat fomenta una experiencia de usuario más interactiva y dinámica, lo que, en última instancia, impulsa una mayor productividad y eficiencia.

Agentes en SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma de administración de contenido fundamental para empresas que impulsan OneDrive, sitios de SharePoint, Teams, Loop, Stream, etc. Facilita la colaboración en equipo, los procesos empresariales, la administración del conocimiento y la comunicación de los empleados con servicios de contenido sólidos. Cada día, se agregan unos 2000 millones de documentos a Microsoft 365 SharePoint y OneDrive, y se crean 2 millones de sitios de SharePoint nuevos.

Aunque esta amplia cantidad de conocimiento es clave para el éxito de una organización, a menudo es difícil que los empleados encuentren, absorban y actúen de forma eficaz con toda esta información. Los usuarios empresariales necesitan una forma rápida y precisa de examinar este contenido digital y obtener la información que necesitan. Con los agentes con tecnología de inteligencia artificial en SharePoint, los propietarios de sitios, los miembros del sitio y los visitantes del sitio pueden acceder rápidamente a información valiosa e información para sus proyectos y tareas.

Los agentes de SharePoint le admiten a usted y a su equipo con sus flujos de trabajo, proyectos, detección de contenido y uso compartido de conocimientos, en función del contenido de sitios, páginas y archivos seleccionados de SharePoint. Como se mencionó anteriormente, cada sitio de SharePoint incluye un agente listo para usar específico para ese sitio. Microsoft 365 Copilot crea este agente listo en el momento en que se crea el sitio. Si tiene permisos de edición o superiores para el sitio, puede crear agentes personalizados para el sitio a fin de obtener respuestas más específicas adaptadas a su propósito específico.

Considere el siguiente caso práctico. Proporciona un ejemplo del recorrido asistido por inteligencia artificial de un usuario, que comienza con un agente preparado para un sitio de SharePoint y termina con la creación de un agente en SharePoint.

Caso práctico de un agente en SharePoint

Un director de ventas de Contoso Camera quiere usar Copilot para generar un discurso de ventas para la cámara de vídeo más reciente de la empresa, Digital Mega-300. El administrador quiere que Copilot use las propuestas de producto y las revisiones de rendimiento de la biblioteca de documentos de SharePoint Mega-300 del equipo de marketing. El director de ventas navega al sitio de SharePoint Mega-300 del equipo de marketing y escribe el siguiente mensaje en Copilot, que usa el agente predeterminado listo para usar del sitio:

Cree un discurso de ascensor de 5 minutos sobre la cámara de vídeo Contoso Digital Mega-300 que puedo presentar a un cliente.

Después de revisar el discurso de ventas que Copilot creó, el director de ventas consideró que no era suficiente diferenciar la cámara Mega-300 de la cámara de vídeo actual de la empresa, la Mega-200 digital. Después, el administrador se dio cuenta de que, al usar el agente de sitio preparado para el sitio de SharePoint Mega-300 del equipo de marketing, el discurso de ventas generado por Copilot se limitaba únicamente a esa información.

Para solucionar esta situación, el administrador ha decidido crear un agente personalizado para la biblioteca de documentos Mega-300 del equipo de marketing que también tiene acceso a otros dos sitios de SharePoint: el sitio de investigación y desarrollo de Contoso y su biblioteca de documentos Mega-200 digital. A continuación, el administrador de ventas usa este agente personalizado para responder al siguiente mensaje:

Cree un discurso de ventas personalizado que compare la cámara de vídeo Mega-300 digital más reciente de Contoso con la cámara Digital Mega-200 de la empresa. Al hacerlo, identifique el poder de investigación y desarrollo que Contoso aplicó a La Mega-300 y proporcione una lista detallada de las demás características y ventajas del producto proporcionadas por mega-300 para diferenciarla de la Mega-200.

Este agente permitió a Copilot acceder a los tres sitios de SharePoint y agregar la información necesaria para crear un lanzamiento de ventas más eficaz para la cámara Mega-300, especialmente en relación con el producto Mega-200 más antiguo de la empresa.

Herramientas usadas para crear agentes en Copilot Chat y SharePoint

La creación de agentes es un aspecto esencial para mejorar la productividad y automatizar las tareas dentro de Microsoft 365. Dos herramientas facilitan este proceso a los usuarios empresariales diarios sin experiencia de programación: Copilot Studio para Microsoft 365 Copilot Chat y la herramienta agente en agentes de SharePoint para SharePoint. Cada herramienta ofrece funcionalidades únicas adaptadas a diferentes entornos y casos de uso. Aunque el entrenamiento posterior examina estas herramientas con más detalle, esta es una vista resumida de cada herramienta:

• Copilot Studio. Microsoft Copilot Studio es una plataforma unificada que permite a los desarrolladores y a los usuarios empresariales diarios crear agentes de Copilot Chat.
  • Los desarrolladores pueden usar las eficaces herramientas de Copilot Studio para crear agentes avanzados de Copilot que puedan actuar como asistentes inteligentes específicos de tareas.
  • Copilot Studio también está diseñado para el usuario empresarial diario sin experiencia de programación para crear agentes. Copilot Studio proporciona una experiencia de desarrollo intuitiva y fácil de usar que permite a los usuarios no técnicos crear y personalizar fácilmente sus propios agentes de Copilot directamente en Microsoft 365 Copilot Chat. Mediante el uso de lenguaje natural y avisos guiados, los usuarios pueden definir el propósito de un agente, conectarlo a orígenes de datos pertinentes y adaptar sus respuestas para adaptarlas a sus necesidades empresariales únicas, todo ello sin necesidad de escribir una sola línea de código. Copilot Studio permite que más personas de una organización aprovechen las capacidades de la inteligencia artificial, lo que mejora la comunicación y la productividad en tiempo real.
• Herramienta agente en SharePoint. Esta herramienta es una característica Microsoft 365 Copilot integrada en SharePoint. Permite a los usuarios empresariales diarios crear agentes e integrarlos directamente en sitios de SharePoint. Estos agentes se centran principalmente en mejorar la funcionalidad y la experiencia del usuario en SharePoint mediante la automatización de tareas, la información de contenido y la facilitación de la administración de documentos. Aunque la herramienta de SharePoint también admite la integración con otros servicios de Microsoft 365, su principal fuerza reside en optimizar los flujos de trabajo específicos de SharePoint y la administración de contenido.

Tenga en cuenta que, aunque cada aplicación (Copilot Chat y SharePoint) usa una herramienta diferente para crear sus agentes, sus interfaces de usuario tienen un aspecto algo similar y básicamente capturan la misma información en sus agentes. Además de algunas diferencias menores en la interfaz de usuario, la principal diferencia entre las dos herramientas es que Copilot Studio permite a los usuarios habilitar algunas características para los agentes de Chat de Copilot que no son aplicables a los agentes de SharePoint. Estas herramientas se examinan con más detalle en el próximo aprendizaje sobre cómo crear agentes en Copilot Chat y SharePoint.