Mejora de la colaboración mediante agentes

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Los agentes creados por usuarios empresariales diarios en Microsoft 365 Copilot Chat y SharePoint pueden ser herramientas eficaces que mejoran la colaboración entre los miembros del equipo. Pueden automatizar tareas repetitivas, proporcionar actualizaciones en tiempo real e integrarse sin problemas con otras herramientas de Microsoft 365, como OneDrive y Microsoft Teams, lo que facilita que los equipos trabajen juntos de forma eficaz. Mediante el uso de agentes, las organizaciones pueden simplificar los flujos de trabajo, reducir el esfuerzo manual y mejorar la productividad general.

Vamos a explorar algunas de las formas clave en que los agentes de SharePoint y Chat de Copilot pueden mejorar la colaboración entre organizaciones.

  • Asistenciaen tiempo real:
    • SharePoint. SharePoint puede proporcionar ayuda en tiempo real ofreciendo sugerencias e instrucciones a medida que los usuarios trabajan. Por ejemplo, un agente de SharePoint podría recomendar documentos relevantes basados en el contenido en el que está trabajando o proporcionar sugerencias sobre cómo usar características como el uso compartido de documentos o la asignación de tareas. Estos agentes son fáciles de usar, sin necesidad de configuración técnica.
    • Copilot Chat. En Microsoft Teams, los agentes de Chat de Copilot ayudan a los usuarios al comprender el contexto de una conversación y ofrecer información útil. Por ejemplo, al tratar un proyecto, el agente podría sugerir documentos relacionados o próximas tareas. Estos agentes se pueden configurar para ayudar con las tareas diarias sin necesidad de programación, lo que facilita a los miembros del equipo el seguimiento.
  • Funcionalidades de búsqueda mejoradas:
    • SharePoint. Los agentes de SharePoint facilitan la búsqueda de documentos al comprender el contexto de su trabajo. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto específico, el agente puede ayudarle a encontrar documentos relacionados con ese proyecto, incluso si no tienen las palabras clave exactas que está buscando. Todos estos tipos de tareas se realizan a través de la configuración de búsqueda básica que cualquier usuario puede configurar sin necesidad de conocimientos de programación.
    • Copilot Chat. Los agentes de Chat de Copilot pueden mejorar la búsqueda al reunir rápidamente documentos o información relevantes durante la conversación. Por ejemplo, al analizar un informe de ventas, el agente puede sugerir al instante informes o archivos anteriores relacionados con esa discusión. Esta característica de búsqueda está integrada y cualquier persona puede usarla fácilmente, sin necesidad de ninguna configuración técnica.
  • Colaboración y comunicación:
    • SharePoint. SharePoint permite a los usuarios configurar agentes que se adapten a las necesidades de su equipo. Por ejemplo, un jefe de proyecto puede configurar avisos de tareas, asignar tareas y crear notificaciones sencillas para mantener el equipo al día, sin necesidad de codificación.
    • Copilot Chat. Los agentes de Chat de Copilot se pueden personalizar para ayudar con tareas comunes. Por ejemplo, los usuarios pueden configurar agentes para compartir documentos automáticamente, establecer avisos para reuniones o realizar un seguimiento de las tareas dentro del chat. Estas acciones se pueden personalizar para ajustarse a la rutina del equipo sin necesidad de ningún conocimiento técnico.
  • • Configuración y personalización:
    • SharePoint. Los agentes de SharePoint se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de un equipo o proyecto. Por ejemplo, un jefe de proyecto puede crear un agente que realice un seguimiento de los hitos del proyecto, asigne tareas y envíe notificaciones en función de los requisitos del proyecto.
    • Copilot Chat. Los agentes de Chat de Copilot se pueden personalizar hasta cierto punto. A veces, las personalizaciones e integraciones extensas pueden requerir más desarrollo o uso de herramientas que no son de Microsoft. La personalización le permite crear agentes que proporcionan compatibilidad personalizada para los flujos de trabajo, como un agente que se integra con el sistema CRM para proporcionar información al cliente durante una llamada de ventas.
  • Búsqueda inteligente:
    • SharePoint. Los agentes de SharePoint mejoran la búsqueda al ayudar a los usuarios a encontrar documentos relevantes en función del contexto de su trabajo. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto determinado, el agente puede ayudar a exponer los documentos más relevantes relacionados con ese proyecto, incluso si no tiene las palabras clave exactas. Esta búsqueda inteligente es fácil de usar y no requiere codificación, solo la capacidad de organizar el contenido de forma eficaz en SharePoint.
    • Copilot Chat. Los agentes de Chat de Copilot mejoran la búsqueda mediante la extracción de la información más relevante de varios orígenes, como documentos, correos electrónicos o eventos de calendario, en función de la conversación que esté teniendo. Por ejemplo, al chatear sobre un informe, el agente puede sugerir documentos o correos electrónicos anteriores relacionados con el tema. Los usuarios pueden acceder fácilmente a esta característica de búsqueda inteligente sin necesidad de programar, solo unos sencillos pasos de configuración.

Consideraciones de seguridad al usar agentes para mejorar la colaboración

Al implementar agentes en SharePoint y Copilot Chat para mejorar la colaboración entre equipos, es esencial tener en cuenta la seguridad y el cumplimiento para proteger la información confidencial. Las siguientes consideraciones clave garantizan que los agentes funcionen dentro de las directivas de seguridad de la organización:

  • Administración de permisos. Asegúrese de que los agentes respetan los permisos establecidos en Copilot Chat, SharePoint, OneDrive y Teams. Este proceso hace que los usuarios solo tengan acceso al contenido que pueden ver. Por ejemplo, si un agente está configurado para extraer información de varios orígenes dentro de SharePoint, solo debe recuperar los datos a los que el usuario tiene permiso de acceso.
  • Privacidad de datos. Proteja los datos de los usuarios asegurándose de que los agentes cumplan las normas de privacidad de datos, como HIPPA. Puede hacerlo implementando medidas para proteger la información personal y proporcionar a los usuarios control sobre sus datos. Por ejemplo, asegúrese de que los agentes no almacenen ni procesen datos personales más allá de lo necesario para su funcionalidad.
  • Revisiones de cumplimiento. Realice revisiones periódicas de seguridad y cumplimiento de los agentes para identificar y solucionar posibles vulnerabilidades. Este proceso incluye la revisión de la configuración del agente, los patrones de acceso a datos y la integración con otros sistemas. Por ejemplo, antes de implementar un agente, realice una evaluación de seguridad exhaustiva para asegurarse de que cumple los estándares de seguridad de la organización.
  • Administración centralizada. Use herramientas de administración centralizadas para administrar agentes en entornos. Puede lograr este objetivo mediante la configuración de roles de seguridad integrados, la supervisión de la actividad del agente y la aplicación de directivas de cumplimiento. Por ejemplo, use Copilot Studio para implementar agentes de forma segura y administrarlos en distintos entornos.
  • Entrenamiento y concienciación. Instruir a los usuarios sobre las características de seguridad y los procedimientos recomendados para usar agentes. Estas características y procedimientos recomendados incluyen proporcionar aprendizaje sobre cómo configurar agentes de forma segura, reconocer posibles amenazas de seguridad e informar de cualquier actividad sospechosa. Por ejemplo, ofrezca sesiones de aprendizaje y recursos para ayudar a los usuarios a comprender la importancia de la privacidad y la seguridad de los datos al usar agentes.