Descripción general de clientes potenciales de Dynamics 365
Dynamics 365 Sales permite a las organizaciones administrar su proceso de ciclo de vida de ventas de principio a fin. Un ciclo de vida de ventas típico se parecería a esta imagen:
La mayoría de los procesos de ventas comienzan con clientes potenciales, así que analicemos qué es un cliente potencial con más detalle.
Un cliente potencial es alguien interesado en lo que vende. Un cliente potencial puede ser un cliente existente o alguien con quien nunca ha hecho negocios antes.
Algunos ejemplos comunes de clientes potenciales pueden ser:
Alguien que ha expresado interés al solicitar más información en su sitio web.
Alguien que sigue una publicación que usted o su organización están haciendo en redes sociales.
Alguien que respondió a una campaña publicitaria o de correo electrónico.
Los clientes potenciales se consideran registros temporales. El objetivo de un cliente potencial es determinar la viabilidad de convertirse en cliente. Esto se denomina calificación de cliente potencial. Muchas organizaciones implementan un proceso de calificación de clientes potenciales. Durante la calificación, se contacta a los clientes potenciales, se recopila más información y, finalmente, se toma una decisión sobre el estado del cliente potencial.
Por ejemplo, si un comercial se encuentra con alguien en una feria comercial y consigue una tarjeta de presentación, es posible que no sepa si esta persona es un cliente viable. Solo después de investigar e interactuar con esa persona, el comercial puede determinar si sus necesidades coinciden con lo que su organización puede ofrecer. No solo se utilizan clientes potenciales para determinar si una organización es adecuada para el cliente, sino que también ayudan a determinar si el cliente es adecuado para la organización. Si el cliente potencial se considera un cliente viable, se clasificaría y se trasladaría a la siguiente fase del proceso de ventas. Si no es un cliente viable, se descalificaría como cliente potencial.
No todas las organizaciones usan clientes potenciales. Algunas organizaciones funcionan con oportunidades o solo ventas de posibles interesados calificados. Es probable que usen clientes potenciales las organizaciones que dependen de procesos de generación de demanda masiva, como anuncios, presentaciones itinerantes y listas de posibles interesados contactados mediante llamadas telefónicas. Las empresas que tienen métodos de generación de demanda o las que participan en campañas de marketing masivo pueden aprovechar la administración de clientes potenciales, ya que este proceso ayuda a las empresas a analizar los datos y al departamento de ventas a centrar sus esfuerzos en la mejor dirección.
Para decidir si usar clientes potenciales, considere los siguientes puntos:
- ¿Invierten mucho tiempo y dinero en generar listas de posibles clientes, como llamadas telefónicas o envío de correos masivos?
- ¿Mantienen listas de personas en el grupo demográfico correcto, pero tienen información limitada sobre ellas, como una mínima información de contacto?
- ¿Tienen un proceso o equipo dedicado a analizar a estos posibles clientes y a contactarles para identificar cuáles podrían ir más adelante?
- ¿Necesitan administrar listas de clientes potenciales que no deben mezclarse con sus listas de clientes actuales, como cuentas y contactos?
Si algunos de esos principios se cumple, puede que convenga a la organización utilizar clientes potenciales. Incluso si la organización no cuenta con grandes iniciativas de generación de clientes potenciales, pregunte si la dirección de la empresa desea supervisar el esfuerzo de los comerciales al seguir a los posibles interesados y trabajar con ellos. Si es el caso, plantéese usar las características de administración de clientes potenciales de Microsoft Dynamics 365.
Los clientes potenciales son una tabla clave en el proceso de Dynamics 365 Sales y representan el comienzo de muchos procesos. Además de los clientes potenciales, Dynamics 365 Sales incluye diversos componentes que se utilizan no solo para vender a los clientes, sino también para ayudar a mantener una relación sana y duradera con ellos.
A continuación describimos algunos de los componentes de ventas más usados:
| Término | Definición |
|---|---|
| Cuenta | Una cuenta representa una empresa u organización. A veces, se trata de un cliente o un proveedor. En algunas organizaciones, se podría dar una agrupación diferente, como una familia. Por lo general, una cuenta tendrá registros de contactos relacionados. |
| Actividades | Una actividad es un tipo de tabla que ofrece opciones de seguimiento y programación. De manera predeterminada, el sistema tendrá actividades, como el correo electrónico, las citas y las llamadas de teléfono, ya configuradas. Un administrador puede agregar más actividades personalizadas para satisfacer otras necesidades comerciales. |
| Flujo de proceso de negocio | Un flujo de proceso de negocio (BPF) es un tipo de automatización en Microsoft Power Platform. El BPF se coloca en una tabla y ofrece a los usuarios orientación y un plan de acción predecible para recopilar datos. Los administradores pueden agregar más automatización basada en desencadenadores a partir de la interacción del usuario con el BPF. |
| Contacto | Un contacto representa a una persona individual. Un contacto a menudo tendrá muchos registros relacionados, como una cuenta y actividades. |
| Cliente | Un cliente puede ser una cuenta o un contacto. Por lo general, en un escenario de empresa a empresa, se trata de una cuenta. En un escenario de empresa a consumidor, es un contacto. |
| Factura | Un pedido o registro de una venta que incluye detalles sobre productos o servicios adquiridos que se han facturado al cliente. |
| Oportunidad | Al igual que un cliente potencial, una oportunidad es una posible transacción de ventas. Normalmente, una oportunidad es más viable que un posible interesado y contendrá más información y se seguirá por un periodo de tiempo más largo. |
| Pedido | Una solicitud confirmada para la entrega de productos y servicios basada en términos específicos o una oferta que ha sido aceptada por un cliente. |
| Catálogo de productos | Una colección de registros que interactúan con oportunidades, ofertas, pedidos y facturas para facilitar la administración de productos, listas de precios, descuentos y familias de productos para transacciones de ventas. |
| Oferta | Una oferta formal de productos o servicios, propuestos a precios específicos y condiciones de pago relacionadas para un cliente. |
La siguiente imagen muestra un ejemplo de proceso de ventas de principio a fin:
En esta imagen, podemos ver un cliente potencial que ha contactado con nuestra organización sobre productos y servicios. Un ejecutivo de cuentas se pone en contacto con el cliente potencial para recopilar más información sobre él y determinar si somos adecuados para él y si él es adecuado para nosotros.
Si se determina que el cliente potencial no es adecuado, puede descalificársele y así finaliza el ciclo de ventas.
Si se determina que es adecuado, el cliente potencial se califica como una oportunidad. Se crea una nueva oportunidad.
Si el cliente potencial es un cliente existente, se asociará la nueva oportunidad con una cuenta o un registro de contacto existente.
Si el cliente potencial es nuevo, se crean nuevos registros de cuenta y contacto.
Detalles como los productos y servicios que le interesan al cliente potencial, los ingresos estimados y los plazos se agregan a la oportunidad.
Se agrega una oferta a la oportunidad que representa la propuesta formal para el cliente.
Cuando el cliente acepta la oferta, se genera un pedido. La oferta y la oportunidad asociados al pedido se cierran.
Después de que se haya completado el pedido, se genera una factura para facturar al cliente.