Descripción general del procesamiento de los pedidos de ventas
Dynamics 365 le permite administrar el proceso de ciclo de vida de ventas completo de una organización, desde la generación de clientes potenciales hasta la administración de pedidos y el procesamiento de facturas. La cantidad que una organización opta por usar depende de ella. Muchas organizaciones tienen una plataforma de software de planificación de recursos empresariales (ERP) existente que se utiliza para contabilidad, administración de inventario y compras. En este caso, se suelen integrar las capacidades de procesamiento de pedidos de ventas de Dynamics 365 con una aplicación externa.
Cuando Dynamics 365 Sales se integra con una aplicación externa, la administración de clientes potenciales y oportunidades se manejará, por lo general, en Dynamics 365. Es probable que se creen ofertas, pedidos y facturas en la aplicación externa. Sin embargo, a veces las organizaciones pueden optar por usar ofertas en Dynamics 365 e integrar solo pedidos y facturas.
Esto se aplica independientemente de si tiene pensado utilizar el procesamiento de pedidos de ventas por completo en Dynamics 365 Sales o si solo quiere integrar componentes específicos, como pedidos y facturas. Es importante conocer los componentes que conforman el procesamiento de pedidos de ventas, cómo fluyen conjuntamente y qué hay disponible para cada uno.
La imagen siguiente muestra un flujo típico.
Cliente potencial: un cliente potencial representa algún tipo de potencial. Se trata de interés potencial en un producto o servicio, o el potencial de convertirse en cliente. Los clientes potenciales suelen ser el comienzo de un proceso de ventas. A veces no hay relaciones previas con un cliente potencial y otras veces los clientes potenciales se utilizan con clientes existentes. Por ejemplo, un comercial podría crear un cliente potencial para alguien que conoció en una feria comercial o un cliente potencial podría comprarse e importarse a Dynamics 365. Una vez que se ha determinado la viabilidad del cliente potencial como cliente, los clientes potenciales se califican o descalifican.
Oportunidad: una oportunidad es una venta potencial con alguien que es un cliente viable. Los registros de oportunidad están asociados con una cuenta o un registro de contacto. Las oportunidades suelen crearse a partir de clientes potenciales calificados, pero también pueden representar el comienzo de un proceso de ventas. Las oportunidades incluyen estimaciones de ingresos y escalas de tiempo. Utilizamos las oportunidades para rellenar el potencial de ventas de la organización, de modo que puedan medir el valor de sus ventas potenciales y cuándo se han programado para su cierre.
Oferta: es una oferta formal de productos o servicios que se proponen a un cliente a precios específicos y condiciones de pago relacionadas. Por ejemplo, si un cliente solicita un coste estimado para ordenadores nuevos en una oficina, se creará una oferta para hacer un seguimiento esta información. En esta oferta, podría haber varios elementos de línea en los que se calculan y rastrean cada uno de los productos, cantidades y precios. En Dynamics 365, estos elementos de línea se denominan productos de oferta.
Pedido: un pedido es una solicitud confirmada para la entrega de productos y servicios basada en términos específicos o una oferta que ha sido aceptada por un cliente. Al igual que una oferta, el pedido puede tener varios elementos de línea asociados donde se puede realizar un seguimiento de la cantidad, el precio y los productos que se venden. Además, para organizaciones que tienen Microsoft Dynamics 365 integrado con aplicaciones de contabilidad, los pedidos son un punto común de integración. Esto suele pasar en escenarios en los que un comercial presentaría un pedido para un cliente y el equipo de contabilidad se encargaría de la facturación a partir de ese momento.
Factura: una factura es un pedido que se ha facturado al cliente. También es un registro de una venta a una cuenta, que incluye detalles sobre los productos o servicios adquiridos. Para organizaciones que tienen Microsoft Dynamics 365 integrado con aplicaciones de contabilidad, también es un punto común de integración. Sin embargo, en escenarios integrados, las facturas se envían desde la aplicación de contabilidad a Microsoft Dynamics 365. Esto se debe a que, si bien la facturación adecuada para un cliente es parte del proceso general de gestión de la relación con ese cliente, es principalmente una función relacionada con la contabilidad. Sin embargo, sigue siendo importante que los responsables estén al tanto de lo que los clientes deben y han pagado.