Metodologías presupuestarias
Se ofrecen varias metodologías para definir presupuestos en su organización. Dos de estas son:
Gestión presupuestaria de base cero
Gestión presupuestaria histórica
Gestión presupuestaria de base cero
La gestión presupuestaria de base cero es un método de planificación y toma de decisiones que cambia el proceso de trabajo de la administración presupuestaria tradicional. En la gestión presupuestaria incremental tradicional, los jefes de departamento solo justifican los aumentos con respecto al presupuesto del año anterior, y el sistema autoriza automáticamente lo que ya se ha gastado.
En la gestión presupuestaria de base cero, la organización revisa en profundidad todas las funciones del departamento, y deben aprobarse todos los gastos, no solo los aumentos. Este tipo de gestión presupuestaria no hace referencia al nivel anterior de gasto. En la gestión presupuestaria de base cero, el administrador de cada división debe justificar con pleno detalle la solicitud presupuestaria, a partir de la base cero. A la base cero no le afecta que el presupuesto total aumente o disminuya.
Estas son algunas de las ventajas del presupuesto de base cero:
Permite asignar los recursos de forma eficaz, ya que se basa en necesidades y beneficios.
Permite a los administradores encontrar formas efectivas de mejorar las operaciones.
Ayuda a detectar presupuestos inflados.
Permite identificar las operaciones innecesarias y obsoletas y le ayuda a eliminarlas.
Permite identificar oportunidades de subcontratación.
Obliga a los centros de costes a identificar su misión y su relación con los objetivos generales.
Ayuda a identificar áreas de gasto excesivo y, si se desea, también puede sugerir procedimientos alternativos.
Gestión presupuestaria histórica
La gestión presupuestaria histórica, en ocasiones denominada gestión presupuestaria incremental, utiliza un presupuesto que usted prepara y que se basa en el presupuesto o el rendimiento real de un periodo anterior, y le agrega los importes incrementales correspondientes al nuevo periodo presupuestario.
La asignación de recursos se basa en las asignaciones del periodo anterior. Este método no es recomendable porque no tiene en cuenta los posibles cambios de circunstancias. Además, fomenta la costumbre de agotar el presupuesto para garantizar una asignación razonable en el siguiente periodo. Generan una mentalidad de "gastar o perder".
Entre las ventajas de la gestión presupuestaria histórica se incluyen:
El presupuesto es estable y el cambio es gradual.
Los administradores pueden realizar las operaciones en sus departamentos de manera uniforme.
El sistema es relativamente simple de operar y fácil de entender.
Cuando existe la sensación de que los departamentos reciben un trato similar, se evitan conflictos.
La coordinación entre presupuestos se logra de manera más eficaz.
Es posible que el cambio tenga un impacto rápido.