Configurar la gestión presupuestaria básica
En el siguiente vídeo se muestra cómo configurar la gestión presupuestaria básica.
Al configurar la gestión presupuestaria, comience en la página Gestión presupuestaria > Configuración > Planificación presupuestaria > Parámetros presupuestarios. En esta página, se define el diario de presupuestos, la secuencia numérica para los asientos de registro presupuestario y el comportamiento predeterminado en los espacios de trabajo.
A continuación, si existen directivas que rigen la aprobación de los asientos de registro presupuestario, según el tipo de presupuesto (por ejemplo, transferencias o revisiones), debe crear flujos de trabajo de asientos de registro presupuestario en la página Flujos de trabajo presupuestarios. Si hay escenarios en los que el sistema puede permitir transferencias sin la aprobación del flujo de trabajo, puede definir reglas de transferencia presupuestaria para admitir esos escenarios.
Utilice la página Dimensiones presupuestarias para especificar qué dimensiones financieras de las estructuras contables asociadas al plan de cuentas están disponibles para la gestión presupuestaria.
Es posible que algunas organizaciones no definan dimensiones financieras específicas, incluida la cuenta principal de Presupuestos, lo que podría proporcionar más flexibilidad. Por ejemplo, la estructura contable para el plan de cuentas podría tener dimensiones financieras de Departamento, Centro de coste y cuenta principal. Si selecciona las dimensiones financieras de Departamento y Centro de coste para Presupuestos, los departamentos y centros de coste pueden retener importes presupuestarios sin importar qué cuenta principal se use.
En la página Dimensiones presupuestarias, seleccione las dimensiones financieras que se utilizan para presupuestar en función de las dimensiones que se utilizan en el plan de cuentas. Puede seleccionar todas las dimensiones financieras o un subconjunto de ellas para presupuestar.
Puede definir un modelo de presupuesto que corresponda a todos o a algunos de los presupuestos, y puede utilizar un único modelo presupuestario para todos los movimientos del registro presupuestario. También puede crear modelos independientes que se basen en el tipo de presupuesto, la ubicación geográfica o alguna otra forma de clasificar un presupuesto.
Si utiliza el control presupuestario, puede asociar solo un modelo presupuestario con un intervalo de tiempo del ciclo presupuestario específico.
Puede crear códigos de presupuesto que identifiquen el tipo de transacciones presupuestarias para registrar y cualquier flujo de trabajo relacionado. Los códigos de presupuesto pueden admitir los siguientes tipos de presupuesto:
Presupuesto original
Transferencia
Revisión
Reserva de gasto
Pre-reserva de gasto
Presupuesto transferible
Los códigos de presupuesto le permiten disponer de una pista de auditoría de modificaciones presupuestarias aprobadas a lo largo del ciclo presupuestario. Si asocia un flujo de trabajo con un código de presupuesto, el sistema activa el flujo de trabajo para todas las entradas de registro de presupuesto que utilizan ese código de presupuesto. Como resultado, debe completar los pasos del flujo de trabajo antes de que la entrada de registro presupuestario pueda llegar a la etapa Completado.
Si lo desea, puede configurar reglas de transferencia presupuestaria. Para usar las reglas de transferencia presupuestaria, seleccione Usar reglas para transferencias presupuestaria en la página Parámetros presupuestarios. Cuando utiliza reglas de transferencia presupuestaria, si alguien crea un documento utilizando un código presupuestario del tipo Transferencia, el sistema no actualizará los saldos presupuestarios si se infringen las reglas de transferencia presupuestaria. Por ejemplo, puede permitir que haya documentos de transferencia de presupuesto cuando el presupuesto de gastos se transfiera entre las cuentas principales de los departamentos de ventas y marketing. Sin embargo, puede prohibir las transferencias de presupuesto con ese departamento a menos que se otorgue la aprobación del flujo de trabajo para ese tipo de asiento contable presupuestario.
Puede usar la página Modelos presupuestarios para crear varios modelos presupuestarios. Puede usar un modelo de presupuesto único para todos los presupuestos o algunos de ellos, o puede crear un modelo presupuestario para cada presupuesto.
Un modelo presupuestario puede contener muchos submodelos, que puede adjuntar al modelo presupuestario en la ficha desplegable Submodelo. Por ejemplo, podría crear un presupuesto que tenga submodelos que representen a los diversos departamentos de la entidad jurídica.
Los modelos presupuestarios que use como submodelos no pueden contener otros submodelos. Además, si usa el control presupuestario, no puede usar modelos presupuestarios que tengan submodelos.
En la página Reglas de transferenciapresupuestaria, puede definir reglas de transferencia presupuestaria para determinar cuándo se permiten las transferencias presupuestarias entre valores de la dimensión financiera.
Por ejemplo, puede permitir las transferencias presupuestarias en un departamento específico sin aprobación; sin embargo, puede exigir que los supervisores revisen y aprueben las transferencias entre departamentos antes de que un usuario pueda ajustar el saldo presupuestario. Si un usuario envía un movimiento de registro presupuestario y este infringe las reglas de transferencia presupuestaria, solo podrá completar la transferencia si un supervisor la aprueba a través de un flujo de trabajo de gestión presupuestaria.
Algunas organizaciones exigen que un usuario distinto de la persona que completa los movimientos apruebe las entradas del registro presupuestario y las entradas de la cuenta presupuestaria. Puede requerir aprobación manual, aprobación de flujo de trabajo o ninguna aprobación. Si usa el control presupuestario, puede configurar flujos de trabajo para que un administrador presupuestario apruebe los asientos.
También puede configurar reglas de transferencia presupuestaria para trabajar con flujos de trabajo de Presupuestos. Por ejemplo, puede configurar una regla de transferencia presupuestaria para permitir solo transferencias presupuestarias dentro de los departamentos. Después de definir la regla de transferencia presupuestaria, puede crear un flujo de trabajo para enrutar una transferencia presupuestaria a un usuario específico para aprobar transferencias presupuestarias entre departamentos.