Uso compartido de un agente con otros usuarios

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Cuando un usuario empresarial diario crea un agente en SharePoint y Microsoft 365 Copilot Chat, puede compartir su agente con otros usuarios. El uso compartido de un agente es fundamental por varias razones:

• El uso compartido de un agente garantiza que todos los miembros del equipo pertinentes que tengan los permisos necesarios tengan acceso a las funcionalidades del agente. Esto permite a los usuarios beneficiarse de la asistencia y la información automatizadas que proporciona el agente. Estas ventajas pueden mejorar significativamente la productividad y simplificar los flujos de trabajo. Para ello, permiten a los usuarios encontrar rápidamente respuestas y realizar tareas sin necesidad de salir del entorno de SharePoint o Copilot Chat correspondiente del agente.
• El uso compartido de un agente ayuda a mantener la coherencia y la precisión en todo el equipo. Para ello, proporciona una fuente centralizada de información y asistencia, siempre que los usuarios compartidos tengan acceso a los mismos orígenes de conocimiento. El uso compartido de un agente garantiza que todos los usuarios reciban la misma guía y soporte técnico, lo que reduce el riesgo de errores y discrepancias.

El propósito principal para compartir un agente es ampliar sus ventajas a un público más amplio dentro de la organización del usuario. Al compartir un agente, pone sus funcionalidades a disposición de otros usuarios, lo que les permite usar las funcionalidades del agente para mejorar sus procesos de trabajo. Estas funcionalidades incluyen el acceso a la información, la automatización de tareas repetitivas y la recepción de asistencia oportuna en diversos temas.

Nota:

Los usuarios con los que comparte el agente también deben tener las licencias necesarias de Microsoft 365 para acceder a los agentes.

El uso compartido de un agente con otros usuarios garantiza que los orígenes de conocimiento subyacentes del agente, como archivos y carpetas de SharePoint, sean accesibles para esos usuarios. Cuando se comparte un agente, sus orígenes de conocimiento se comparten automáticamente con los usuarios, siempre que tengan los permisos necesarios para acceder a esos orígenes. Hacer que los orígenes de conocimiento del agente estén disponibles para otros usuarios es esencial para que el agente genere respuestas precisas y pertinentes para esos usuarios. Garantiza que los usuarios tengan el acceso necesario para beneficiarse completamente de las funcionalidades del agente.

Al compartir un agente en Copilot Chat, debe seleccionar la opción de uso compartido adecuada para el agente. En la tabla siguiente se enumeran las opciones disponibles.

Opción de uso compartido	Descripción
Cualquier usuario de la organización	Cualquier persona de su organización puede usar el vínculo de uso compartido para usar el agente.
Usuarios específicos de la organización	Grupos de usuarios específicos pueden usar el vínculo de uso compartido para usar el agente. Estos grupos de usuarios deben especificarse a través de los nombres o correos electrónicos de individuos, grupos de seguridad o grupos de Microsoft 365 en el directorio de Microsoft del inquilino.
Solo tú	Solo el autor del agente puede usar el agente. Nadie más puede usar el vínculo de uso compartido. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada.

Estas opciones de uso compartido no se aplican a los agentes de SharePoint. En su lugar, SharePoint se basa en un proceso de aprobación por parte del propietario del sitio o administrador del sitio para que un agente esté disponible para los miembros del sitio y los visitantes del sitio. Este proceso de aprobación se examina en la sección posterior sobre cómo compartir un agente en SharePoint.

Los procesos de uso compartido y aprobación de los agentes de Copilot Chat y SharePoint están diseñados para adaptarse a las necesidades y flujos de trabajo específicos de cada plataforma.

• En Copilot Chat, las opciones de uso compartido proporcionan flexibilidad en la distribución del agente.
• En SharePoint, el proceso de aprobación garantiza que el agente es adecuado para el sitio y sus usuarios.

Tanto Copilot Chat como los agentes de SharePoint solo pueden devolver información de orígenes de conocimiento a los que pueden acceder los usuarios compartidos. Para Copilot Chat agentes que contienen orígenes de conocimiento de archivos y carpetas de SharePoint, Microsoft recomienda compartir el agente con usuarios específicos de su organización a través de grupos de seguridad para asegurarse de que tienen acceso a los archivos y carpetas necesarios. Al hacerlo, comparte automáticamente los archivos con los usuarios para que el agente pueda devolver respuestas de esos orígenes.

Nota:

Al compartir un agente en Copilot Chat o aprobar un agente para compartirlo en SharePoint, las personas que pueden usar el agente compartido no pueden editarlo. Esta restricción mantiene la integridad y funcionalidad del agente, lo que garantiza que solo el propietario pueda modificar su configuración o comportamiento.

Mejora de la colaboración mediante el uso compartido de agentes

Compartir un agente puede ser beneficioso para la colaboración y la eficacia. Sin embargo, hay escenarios en los que podría ser mejor mantener privado al agente o limitar su uso compartido. Por ejemplo:

• Información confidencial Si el agente controla datos confidenciales o confidenciales, como registros financieros, detalles personales de empleados o estrategias empresariales propietarias, compartirlos en general podría suponer un riesgo para la seguridad. En estos escenarios, es esencial restringir el acceso para garantizar que solo el personal autorizado pueda ver o interactuar con esta información. Esto ayuda a mantener la privacidad de los datos y a evitar posibles infracciones.
• Agentes incompletos o no comprobados. Es posible que los agentes que todavía están en fases de desarrollo o pruebas no sean totalmente confiables. Compartir estos agentes prematuramente podría provocar desinformación o errores en los flujos de trabajo, lo que puede interrumpir los procesos empresariales. Es mejor esperar a que el agente se pruebe exhaustivamente y se compruebe la precisión antes de compartirlo con un público más amplio.
• Casos de uso específicos. Algunos agentes están diseñados para tareas o departamentos específicos. Por ejemplo, un agente creado para el departamento financiero podría incluir funcionalidades y datos relevantes solo para los profesionales financieros. Compartir este tipo de agente con otros departamentos podría causar confusión y desordenar su área de trabajo con herramientas irrelevantes.
• Cumplimiento y control corporativo. A menudo, las organizaciones tienen directivas estrictas de cumplimiento y gobernanza que deben cumplirse. El uso compartido de agentes que no cumplen estas directivas podría dar lugar a problemas normativos o penalizaciones. Es fundamental asegurarse de que cualquier agente compartido cumple todos los estándares organizativos y legales para evitar posibles complicaciones.
• Restricciones de recursos. Si un agente requiere recursos computacionales significativos o incurre en costos de uso elevados, podría ser aconsejable limitar su uso compartido. La sobrecarga de sistemas con agentes que consumen muchos recursos puede afectar al rendimiento y provocar un aumento de los gastos. Al controlar el acceso, puede administrar la asignación de recursos de forma más eficaz y evitar costos innecesarios.

Uso compartido de un agente en Copilot Chat

Compartir un agente en Microsoft 365 Copilot Chat puede revolucionar la forma en que operan las empresas, lo que hace que la colaboración y la eficiencia sean más simplificadas que nunca. El uso compartido de un agente permite a los miembros del equipo acceder a la misma información y recursos, lo que garantiza que todos están en la misma página. Fomenta un entorno de colaboración, donde la información fluye libre y eficientemente.

A diferencia del uso compartido de un agente en SharePoint, no se requiere aprobación de un administrador antes de que el usuario que creó el agente pueda compartirlo en Copilot Chat. Puede compartir un agente en el momento de crearlo o después de que el agente esté en directo. Al compartir un agente, las personas con las que comparte el agente pueden usarlo, pero no pueden editarlo.

Nota:

Los usuarios con los que comparte el agente también deben tener una licencia de Microsoft 365.

A medida que trabaja en el proceso de creación de un agente en Copilot Chat, una vez que seleccione el botón Crear, Microsoft 365 Copilot crea el agente y devuelve la siguiente pantalla que le permite compartir el agente.

Puede copiar el vínculo y enviarlo por correo electrónico a los usuarios, o bien puede seleccionar la opción Cambiar configuración de uso compartido para seleccionar la configuración de uso compartido deseada. Aparece la siguiente pantalla al seleccionar la opción Cambiar configuración de uso compartido .

Precaución

Cuando la opción Compartir se establece en Usuarios específicos de la organización, los resultados de la búsqueda pueden incluir grupos de distribución. El uso compartido de un agente con un grupo de distribución puede provocar un error en el recurso compartido.

Esta ventana le permite seleccionar la opción de uso compartido que desea aplicar a este agente. Consulte la tabla de la sección anterior para obtener una explicación de cada opción.

Todavía puede compartir un agente una vez que esté en directo. En las secciones siguientes se describen las dos maneras en que puede compartir un agente en directo.

Compartir el agente con personas de su organización

Esta opción le permite seleccionar las mismas opciones de uso compartido que están disponibles en el momento en que crea un agente: cualquiera de su organización, usuarios específicos de su organización y Solo usted.

1. Inicie sesión en Microsoft 365 Copilot con su cuenta profesional o educativa. La página Microsoft Copilot Chat aparece de forma predeterminada.

2. Si el agente que desea compartir aparece en la lista de agentes anclados y sin anclar, mantenga el puntero sobre el agente y seleccione el icono de puntos suspensivos (Más) que aparece. En el menú desplegable que aparece, seleccione Compartir.

   

3. Si el agente que desea compartir no aparece en la lista de agentes anclados y sin anclar, seleccione Todos los agentes en el panel de navegación. Esta opción abre la Tienda de agentes, que muestra los agentes y los agentes creados previamente que ha usado, junto con los agentes creados previamente por Microsoft. En la lista De los agentes, seleccione el icono de puntos suspensivos que aparece para ese agente y, en el menú desplegable que aparece, seleccione Compartir.

   

4. Independientemente del método de uso compartido que haya usado, en la ventana Cambiar configuración de uso compartido que aparece, seleccione la opción de uso compartido que desea aplicar.

Uso compartido del agente a través de aplicaciones externas

En lugar de compartir el agente directamente con individuos, esta opción de uso compartido le permite compartir sin problemas el agente a través de varias aplicaciones externas, como Facebook, LinkedIn, WhatsApp, Outlook, etc. Al compartir un agente a través de una aplicación, está habilitando al agente para interactuar con esa plataforma o transferirla, lo que mejora su utilidad en diferentes herramientas de comunicación o colaboración.

1. En el panel de navegación de la página principal de Microsoft 365, haga clic con el botón derecho en el agente en el panel del agente. En el menú que aparece, seleccione Compartir.

2. En la ventana Compartir que aparece, seleccione la aplicación que desea usar para compartir el agente.

   

Al seleccionar una aplicación, la aplicación se abre y presenta un método correspondiente para compartir el agente. Por ejemplo, si selecciona una plataforma de medios sociales como Facebook, aparece una ventana que le permite crear una publicación en la cuenta de Facebook que incluye el vínculo al agente. Si selecciona una aplicación de correo electrónico como Outlook, aparece una página Nuevo Email que muestra el vínculo del agente en el cuerpo del mensaje. Puede rellenar el formulario de correo electrónico y enviarlo a quien quiera compartir el agente.

Compartir automáticamente archivos y carpetas de SharePoint en agentes de Copilot Chat

Al compartir un agente de Copilot Chat, es posible que los usuarios a los que se comparte el agente no tengan acceso a sus orígenes de conocimiento subyacentes. El agente respeta los privilegios de acceso e información del usuario final. Si el usuario no tiene acceso a un origen de conocimiento, el agente no puede incluir contenido de él al generar una respuesta. Puede compartir automáticamente los orígenes de conocimiento subyacentes con grupos de seguridad cuando la opción Compartir está establecida en Usuarios específicos de la organización.

Nota:

Solo los archivos y carpetas agregados al agente se pueden compartir automáticamente. Un administrador del sitio debe conceder permisos de usuario a través de la configuración del sitio.

Cuando se comparte un agente que usa archivos o carpetas como orígenes de conocimiento, esos archivos y carpetas se ponen automáticamente a disposición de los usuarios a los que se comparte el agente. Este proceso garantiza que los usuarios tengan acceso al contenido necesario dentro del agente sin necesidad de seleccionar o compartir manualmente cada archivo o carpeta individualmente.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que el proceso de uso compartido depende de los permisos establecidos para esos archivos o carpetas. Si el autor del agente no tiene los permisos necesarios para compartir o actualizar los permisos de uso compartido de los archivos o carpetas, se produce un error en el uso compartido. Además, se respetan las etiquetas de confidencialidad de archivos aplicadas a los archivos de SharePoint o OneDrive, lo que puede restringir aún más el uso compartido.

Si se produce un error en el uso compartido de un archivo o carpeta, el propio agente se sigue compartiendo con el usuario. Sin embargo, Copilot no puede usar esos archivos y carpetas al generar respuestas a las consultas del usuario. Para resolver este problema, el autor del agente debe ponerse en contacto con los propietarios de archivos o con el administrador del sitio de SharePoint y solicitarles que concedan manualmente permiso al archivo o carpeta directamente desde SharePoint.

Cuando se quita el acceso de un usuario al agente, no afecta a su acceso al archivo o carpetas compartidos. Use la administración de permisos de archivos en SharePoint para administrar el acceso del usuario a los archivos y carpetas.

Uso compartido de un agente en SharePoint

La principal diferencia entre compartir un agente en SharePoint y Copilot Chat es la persona que puede compartir el agente.

• En Copilot Chat, cuando un usuario crea un agente, el usuario puede compartirlo con empleados específicos o implementarlo en toda su organización. No se requiere ninguna acción administrativa.
• En SharePoint, después de que un usuario crea un agente para un sitio, el propietario o administrador del sitio debe aprobar el agente para que esté disponible para que lo usen otros miembros del sitio y visitantes del sitio. El propietario o administrador del sitio también puede establecer un agente como agente predeterminado para el sitio, lo que lo convierte en el primer agente que se carga para los visitantes del sitio cuando inician el panel de chat.

Aprobación de un agente para un sitio de SharePoint

Una de las principales razones para exigir que un propietario o administrador del sitio apruebe el agente de un usuario es asegurarse de que el agente se alinea con el propósito del sitio. Otros motivos para requerir la aprobación del agente incluyen los siguientes:

• Seguridad y permisos. El proceso de aprobación de agentes garantiza que respetan la configuración de seguridad y los permisos existentes en SharePoint. Por lo tanto, los usuarios solo ven el contenido al que se les permite acceder.
• Relevancia y precisión. Al aprobar agentes, los propietarios o administradores del sitio pueden garantizar que la información proporcionada por los agentes sea relevante para el propósito del sitio y sea precisa. Esto ayuda a mantener la calidad y confiabilidad de la información compartida.
• Control y administración. Los propietarios o administradores del sitio pueden administrar qué agentes están disponibles para los visitantes del sitio. Pueden establecer un agente como el valor predeterminado para el sitio, lo que lo convierte en el primer agente que se carga para los visitantes del sitio cuando inician el panel de chat.
• Personalización. Los agentes aprobados se pueden adaptar para satisfacer las necesidades específicas del público, lo que proporciona una experiencia de usuario más personalizada.

El proceso de aprobación de un agente en SharePoint implica varios pasos que el propietario o administrador del sitio debe realizar para asegurarse de que el agente se alinea con la configuración de seguridad y el propósito del sitio. Esta es una introducción de alto nivel del proceso de aprobación recomendado:

1. Creación y envío. Cuando un usuario crea un agente en SharePoint, el agente debe enviarse para su aprobación. La persona que creó el agente normalmente realiza este paso.
2. Revisión por parte del propietario o administrador del sitio. Una vez enviado, el propietario del sitio o el administrador revisa el agente. Comprueban si el agente respeta la configuración de seguridad y los permisos existentes en SharePoint. Este paso garantiza que los usuarios solo vean el contenido al que pueden acceder.
3. Comprobación de relevancia y precisión. El administrador o propietario del sitio también garantiza que la información proporcionada por el agente sea precisa y relevante para el propósito del sitio. Este paso ayuda a mantener la calidad y confiabilidad de la información compartida.
4. Aprobación o rechazo. Después de la revisión, el administrador o propietario del sitio puede aprobar o rechazar el agente. Si se aprueba, todos los visitantes del sitio pueden encontrar el agente; para ello, vaya a Activos > del sitio Copilots Aprobados>. Si se rechaza, el propietario o administrador del sitio debe proporcionar comentarios al creador del agente para realizar los ajustes necesarios.

Este proceso garantiza que todos los agentes de SharePoint sean seguros, pertinentes y útiles para los miembros y visitantes del sitio.

Los agentes aprobados siempre están disponibles en el selector de agentes para los miembros y visitantes del sitio. Los agentes aprobados también se pueden diferenciar de los agentes recomendados para un usuario. Un propietario o administrador del sitio debe realizar los siguientes pasos para aprobar un agente:

1. En el selector de agentes, seleccione el agente que desea aprobar y, a continuación, seleccione los puntos suspensivos (los tres puntos) junto al agente.

2. En el menú desplegable que aparece, seleccione Establecer como aprobado.

   

3. En el cuadro de diálogo Establecer esto como agente aprobado para este sitio que aparece, seleccione Aceptar.

   

El agente ya está aprobado y todos los visitantes del sitio pueden encontrarlo si navegan a Activos > del sitio Copilots Aprobados>.

Nota:

Cuando un administrador o propietario del sitio crea un agente para un sitio de SharePoint, el agente se aprueba automáticamente. ¿Por qué? Esto se debe a que el propietario o administrador del sitio tiene los permisos y la autoridad necesarios para crear y aprobar agentes sin requerir los pasos de aprobación normales. Por lo tanto, el agente está disponible inmediatamente para otros miembros o visitantes del sitio una vez que un administrador o propietario del sitio lo crea.

Nota:

El agente listo para un sitio de SharePoint siempre se considera aprobado y se puede restablecer como el agente predeterminado para un sitio.

Solución de problemas de errores de uso compartido

Al compartir un agente y sus orígenes de conocimiento, es posible que encuentre los errores enumerados en la tabla siguiente.

Código de error	Descripción
Hubo un problema	Mensaje de error del servicio interno. Póngase en contacto con Soporte técnico de Microsoft si este error continúa ocurriendo.
No se pudo compartir	Privilegios insuficientes para actualizar los permisos de uso compartido en determinados archivos. El error identifica los archivos que no se pudieron compartir. El propietario del agente debe ir a SharePoint para intentar actualizar estos permisos manualmente. Para obtener más información, vea: Compartir un documento para aprender a compartir archivos y Errores de uso compartido en SharePoint y OneDrive para obtener una referencia de código de error.

Si se produce un error en el uso compartido, los usuarios que no tienen acceso a la carpeta y los archivos no reciben respuestas generadas desde esos orígenes de conocimiento. Al seleccionar la opción para compartir con usuarios específicos de la organización a través de grupos de seguridad, se garantiza que se compartan los orígenes de conocimiento subyacentes. Los archivos solo se pueden compartir con personas o grupos de seguridad válidos en el directorio.