Votre organisation est-elle prête pour Microsoft Teams ?
Maintenant que votre équipe de projet s’est réunie et que vous commencez à voir ce que Teams peut faire pour votre organisation, il est important d’évaluer la préparation de votre organisation à la transition teams. Pour évaluer votre préparation, vous devez :
- Évaluez vos parties prenantes.
- Identifier les utilisateurs précoces.
- Évaluez la préparation de l’organisation au changement.
Évaluer vos parties prenantes
Répertoriez les principales parties prenantes et dirigeants d’entreprise de votre organisation. Pour chaque personne, posez les questions suivantes :
- Ce leader est-il favorable aux nouvelles technologies ?
- Évaluez la satisfaction de ce leader à l’égard de votre technologie actuelle.
- Ce responsable est-il prêt à utiliser une technologie non approuvée pour accélérer les résultats ou créer une meilleure expérience pour les membres de l’équipe ?
- Ce leader est-il soumis à un degré élevé de pression pour produire des résultats clés de l’entreprise ?
- Ce leader sera-t-il prêt à évangéliser son expérience avec Teams pour faciliter la transition ?
- Ce responsable a-t-il une relation positive avec les membres clés de l’équipe de projet existante ?
- Ce leader aime-t-il être considéré comme un « agent de changement » au sein de l’organisation ?
Vous pouvez ajouter d’autres questions pertinentes pour votre organisation. Pour vos deux phases initiales (démarrage et expérience), vous voyez des dirigeants qui sont favorables au changement, insatisfaits de la technologie actuelle et avec lesquels vous avez une bonne relation. Ces responsables doivent être intégrés à l’équipe de projet principale en tant que conseillers commerciaux et peuvent avoir des projets qui seront essentiels pour votre phase d’expérimentation. Il est important de sélectionner des situations réelles et percutantes à expérimenter et d’éviter les projets à haut risque pour vos expériences initiales.
Remarque
Bien qu’il soit possible d’attribuer un score à ce type de questionnaire qui minimiserait l’impact de l’élément humain des relations au sein de votre organisation, la conduite du changement dépend de la chimie de l’équipe autant que de ses compétences techniques ou de son sens des affaires. Passez en revue cette liste avec les membres de votre équipe pour discuter de l’adéquation de vos différents dirigeants avec ce projet au fur et à mesure que vous sélectionnez des projets et du personnel pour les phases suivantes.
Identifier les utilisateurs précoces
Les utilisateurs précoces partagent certaines caractéristiques, quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de votre organisation. En règle générale, les utilisateurs précoces partagent ces caractéristiques :
- Intéressé par la technologie
- Prêt à faire partie du changement
- Chercher à apporter des améliorations
- Collaborative par nature
- Prêts à partager leurs observations et leurs enseignements avec le groupe
- Sont des personnes qui prennent des risques ; autrement dit, ils sont prêts à essayer quelque chose pour voir si cela fonctionne
Utilisez un formulaire dans Microsoft 365 ou Office 365 pour permettre à ces personnes de participer à votre programme d’adoption précoce pour Teams. En fonction de la taille et de la complexité de votre organisation, vous pouvez choisir d’activer une partie ou la totalité de ces personnes pour votre phase d’expérimentation. Dans ce programme, ils acceptent de participer activement à votre phase d’expérimentation et de fournir des commentaires réguliers à l’équipe de projet. Évitez d’avoir des personnes qui veulent simplement tester la nouvelle technologie. Faites-leur savoir qu’en donnant ces commentaires actifs, ils vous aident à créer le résultat de votre projet. Vous allez utiliser cette liste de personnes dans phase 2 - expérience.
Notre Guide du programme pour les utilisateurs précoces est une ressource utile pour lancer ce programme dans votre environnement.
Évaluer la préparation de votre organisation au changement
Le changement est un processus humain qui n’a rien à voir avec la technologie. Il y a la psychologie comportementale et les neurosciences qui nous renseignent sur la résistance naturelle au changement. Pour rendre les changements acceptables, il est essentiel d’anticiper les besoins de vos utilisateurs, d’exprimer votre compréhension de leur situation et de créer des solutions qui améliorent cette situation. Même en faisant cela, vous rencontrerez une résistance naturelle au changement.
Les approches de chaque organisation changent différemment, selon la région, le style de travail, le profil professionnel et d’autres éléments de l’organisation. Pour évaluer la préparation de votre organisation, consultez Évaluer la préparation au changement organisationnel. Utilisez les instructions pour répondre aux questions suivantes :
Quel pourcentage d’utilisateurs entrent dans chaque compartiment ? (Résistance aux modifications)
- Utilisateurs précoces : demandez la solution avant qu’elle ne soit disponible.
- Utilisateurs informés : utilisez la solution une fois sa valeur prouvée.
- Dissideurs : faire pression sur toute modification.
Pointe
Les utilisateurs précoces font d’excellents testeurs pilotes et des champions pairs. Les utilisateurs qui sont lents à adopter de nouveaux outils nécessitent des encouragements supplémentaires et plus de temps pour s’adapter.
Quelle est la compétence des utilisateurs pour le changement ? (Formation)
- Les démarrages autonomes nécessitent uniquement un lien vers une vidéo.
- Les concepteurs d’équipe s’entraînent bien avec la formation de groupe.
- Les apprenants un-à-un ont besoin d’un support personnel.
Pointe
Personnalisez le type et la quantité de formation en fonction des compétences et des personnages. Maintenez la formation à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont mises en ligne.
En plus de ce déploiement de service, combien d’autres modifications ont lieu ? (Adaptabilité)
Les modifications peuvent inclure des mises à niveau Office/Windows, des déménagements de bureau, des fusions, des reorgs, etc.- Aucun
- 1-3 modifications
- Plus de 3 modifications
Pointe
Un trop grand nombre de changements peut nuire à l’acceptation et à la productivité. Si plus de 3 modifications sont en cours, envisagez de les espacer ou de créer un thème pour regrouper les modifications.
Combinez ces données avec les profils des parties prenantes et les employés qui souhaitent opter pour le programme d’adoption précoce. Cela vous permettra d’identifier les groupes qui sont prêts pour et qui peuvent absorber le changement en même temps que leurs tâches existantes. Cette méthode vous permet de créer des partenaires en cours de modification.
Vous pouvez utiliser des champions internes pour résoudre le problème d’avoir différents types de modifications. Ici, les commentaires sont la clé du succès : encourager les gens à partager leurs défis et leurs besoins. Embrassez les perturbateurs et les dissidents en donnant à ces individus ou groupes un siège à la table pendant l’expérimentation. Cette bonne pratique ouvre la voie à un déploiement plus fluide de vos améliorations de collaboration.
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