Évaluer la préparation au changement de l’organisation
Cet article fait partie de l’étape Préparation de l’utilisateur de votre parcours de mise à niveau, une activité que vous effectuez parallèlement à l’étape Préparation technique. Avant de continuer, vérifiez que vous avez terminé ces activités des étapes précédentes :
- Enrôlé les parties prenantes de votre projet
- Définition de l’étendue de votre projet
- Compréhension de la coexistence et de l’interopérabilité des Skype Entreprise et teams
- Choix de votre parcours de mise à niveau
Une fois que vous avez sécurisé votre équipe de projet et défini votre vision, votre étendue et vos objectifs, l’étape suivante de votre parcours de mise à niveau consiste à vous assurer que vos organization et vos utilisateurs sont prêts pour Teams, une activité que vous effectuez parallèlement à la garantie de votre préparation technique. Pour tirer profit de Teams, les utilisateurs doivent l’utiliser. Le simple fait d’activer Teams ne garantit pas que vous atteignez votre objectif. Les utilisateurs ont différents cas d’usage et différents styles d’apprentissage, et ils s’adaptent aux nouvelles technologies à des vitesses différentes. La bonne nouvelle est que la gestion du changement n’est pas si compliquée, mais elle nécessite un effort ciblé. Les discussions guidées ci-dessous sont conçues pour vous aider à comprendre votre base d’utilisateurs afin que vous puissiez préparer le niveau d’éducation approprié pour faciliter et accélérer l’adoption par les utilisateurs. Il existe deux façons d’examiner votre base d’utilisateurs :
- Préparation aux changements organisationnels : comprendre la rapidité (ou non) des utilisateurs à réagir aux changements. Ces informations vous aideront à déterminer la quantité de sensibilisation, de formation et de vente à valeur ajoutée que vous devrez peut-être faire pour favoriser l’adoption par les utilisateurs.
- Scénarios de travail d’équipe : comprendre le fonctionnement des utilisateurs vous permet de mapper Teams à leurs activités professionnelles, d’accélérer l’adoption et de faciliter le passage à la Skype Entreprise.
Remarque
Vous pouvez adapter les activités d’évaluation indiquées ci-dessous à n’importe quelle initiative de changement dans votre organization. Répondez simplement aux questions en fonction de l’étendue de votre projet. Dans les discussions suivantes, la « nouvelle solution » peut s’appliquer à l’appel audio, à l’audioconférence ou à votre mise à niveau de Skype Entreprise vers Teams.
 Points de décision |
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 Étapes suivantes |
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Préparation aux changements organisationnels
En évaluant la préparation de votre organization, vous pouvez déterminer dans quelle mesure vos utilisateurs sont susceptibles d’être réceptifs (ou non) à changer leur façon de travailler et à adopter de nouvelles technologies. Comprendre comment les utilisateurs réagissent au changement permet à votre organization de répondre de manière proactive aux préoccupations, d’ajuster votre plan de déploiement pour obtenir un adhésion optimale et d’identifier les utilisateurs qui peuvent réellement vous aider à faciliter le changement avec leurs pairs.
Activité
Utilisez les starters de conversation suivants pour effectuer une évaluation de la préparation de l’organisation et documenter la culture de votre organization en matière de changement. Ces informations peuvent vous aider à déterminer le niveau de sensibilisation et de formation que vous devrez peut-être implémenter pour votre projet. Ne vous inquiétez pas des nombres exacts. Cet exercice représente une compréhension générale de votre culture organisationnelle. Si vous avez besoin d’aide pour commencer, évaluez simplement un déploiement antérieur. Cela peut vous aider à anticiper la façon dont les utilisateurs peuvent réagir aux changements et vous aider à traiter de manière proactive les réactions que vous attendez.
Quel pourcentage d’utilisateurs entrent dans chaque compartiment ?
| Utilisateurs précoces | Utilisateurs informés | Retardataires |
|---|---|---|
| Ces utilisateurs demandent la solution avant qu’elle ne soit disponible. | Ces utilisateurs acceptent la solution dès que sa valeur est démontrée. | Ces utilisateurs rejettent la solution, même lorsqu’ils sont poussés au changement. |
Pointe
Inscrivez vos premiers utilisateurs pour vos tests pilotes en plus de servir de champions pairs. Les champions aident à évangéliser les nouvelles technologies et à montrer par l’exemple à leurs pairs comment réaliser de la valeur. Pour en savoir plus sur la création d’un programme de champions formel, consultez le guide d’adoption d’Office. Vos retardataires pourraient avoir besoin de plus de convaincre avant d’adopter une nouvelle technologie. Si plus de 20 % de votre organization tombent dans ce compartiment, passez plus de temps à communiquer les messages de valeur et à fournir des formations personnalisées. En outre, aidez-les à travers le changement en ouvrant une boucle de commentaires pour mieux comprendre et traiter leurs hésitations.
Quel pourcentage d’utilisateurs entrent dans chaque compétence ?
| Auto-motivé | Joueurs d’équipe | Chercheurs de maintien de la main |
|---|---|---|
| Ces apprenants recherchent des ressources, apprennent en faisant. | Ces utilisateurs bénéficient d’une formation de groupe et interactive ; ils iront avec leurs collègues. | Ces utilisateurs attendent une assistance « white glove » ou un-à-un. |
Pointe
Tout le monde n’apprend pas de la même façon. Pour ceux qui sont motivés, pointez sur les vidéos en ligne et les articles de formation de Microsoft. Si 20 % ou plus sont des joueurs d’équipe, faites appel à votre équipe d’entraînement ou à un partenaire pour offrir une formation interactive en direct (en personne ou en ligne). En règle générale, vous trouverez des cadres ou des rôles ciblés dans la catégorie tenue de main. Il s’agit d’un groupe critique qui bénéficierait de sessions de formation courtes et personnalisées. Faites appel à vos champions pour aider à fournir des formations à ces utilisateurs, pour une expérience optimale.
Évaluation des scénarios de travail d’équipe
Microsoft Teams étend les fonctionnalités de Skype Entreprise, offrant une solution complète de communication et de collaboration. Lorsque vous concevez votre plan de mise à niveau des utilisateurs de Skype Entreprise vers Teams, réfléchissez à la façon dont vous pouvez utiliser la puissance de la collaboration en équipe pour exciter les utilisateurs et faciliter leur transition de Skype Entreprise à Teams.
À la base, le travail d’équipe est la façon dont les gens travaillent ensemble pour accomplir les choses. Il s’agit d’aligner les bonnes personnes avec les outils appropriés d’une manière qui leur convient. Teams regroupe des personnes, des conversations, des fichiers et des projets dans un même espace de travail, créant ainsi un véritable hub pour le travail d’équipe dans votre organization.
Comprendre comment les utilisateurs fonctionnent et comment ils se réunissent peut aider les utilisateurs à visualiser comment ils peuvent utiliser Teams, ce qui facilite le déplacement de Skype Entreprise. Il existe deux façons principales de penser aux scénarios de travail d’équipe : centré sur les personnes et centré sur le projet.
- Le travail d’équipe centré sur le projet est centré sur un projet ou une initiative spécifique (par exemple, la planification d’un événement de lancement de produit). De la planification de l’étendue à la gestion du budget en passant par les efforts de marketing, le travail d’équipe centré sur les projets permet d’aligner les flux de travail du projet, tout le monde est informé.
- Personnes travail d’équipe centré autour de personnes ayant des responsabilités ou des attributs similaires qui peuvent travailler dans la même équipe (par exemple, l’équipe de vente, les guerriers de la route) ou entre les équipes (par exemple, les champions pairs). Qu’il s’agisse de discuter avec un collègue pour obtenir une réponse à une question ou de participer à une réunion d’équipe, les activités centrées sur les personnes incluent le partage d’informations et la création de rapports.
Pour tirer le meilleur parti de Teams, créez une stratégie de travail d’équipe qui inclut les deux scénarios, ce qui permet aux utilisateurs de comprendre comment Teams peut travailler pour eux.
| Point de décision |
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Étapes suivantes |
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Exemples
Travail d’équipe centré sur le projet : événement de lancement de produit (par exemple , votre organization se prépare à lancer un nouveau produit sur le marché et planifie un événement promotionnel de grande envergure pour sensibiliser, générer des prospects et encourager les ventes).
| Considération | Remarques |
|---|---|
| Attributs principaux |
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| Défis du travail d’équipe aujourd’hui |
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| Exigences relatives au travail d’équipe |
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| Travail d’équipe dans Teams |
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1 Prise en charge de l’intégration ou de l’alignement des applications dans Teams.
travail d’équipe centré sur Personnes : l’équipe commerciale (par exemple , votre équipe commerciale dispersée dans la région doit rester connectée à partir de la route, rester alignée sur le pipeline et comprendre les offres et les initiatives clés qui peuvent aider à atteindre les objectifs de quota annuel)
| Considération | Remarques |
|---|---|
| Attributs principaux |
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| Défis du travail d’équipe aujourd’hui |
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| Exigences relatives au travail d’équipe |
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| Travail d’équipe dans Teams |
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1 Prise en charge de l’intégration ou de l’alignement des applications dans Teams.
Conseils pour identifier un « bon choix » pour votre stratégie de travail d’équipe
Il peut être facile de se laisser emporter par la création d’une stratégie de travail d’équipe pour chaque utilisateur, chaque équipe et chaque projet. Chaque projet ou équipe n’a pas besoin d’une stratégie de travail d’équipe entièrement définie. Voici quelques bonnes pratiques pour commencer :
Envisagez les projets inter-équipes qui commencent ou qui sont à venir.
- Planification d’événements : coordination à partir de plusieurs équipes (budget, logistique, présentations, et ainsi de suite)
- Piloter un nouveau produit - partager des informations, recueillir des commentaires dans un environnement contrôlé
Identifier les personnages des utilisateurs et les groupes de travail principaux, en connectant les différentes façons dont ils interagissent les uns avec les autres dans Teams
- Équipes commerciales/régions : guerriers de la route, ressources faciles d’accès, réponses rapides
- RH : processus standardisés dans toutes les divisions, approche cohérente pour l’embauche
- Travailleurs de première ligne : connexion à leurs pairs/gestion, accès aux procédures, NEO
Gardez ces considérations à l’esprit :
- Commencez petit. Enregistrez des projets plus volumineux et plus complexes pour une fois que vous avez vérifié le modèle de travail d’équipe.
- Concentrez-vous sur les nouveaux projets. Évitez de modifier un projet existant qui est bien en cours, car cela peut perturber le flux de travail.
- Tenez compte du minutage. Le déploiement d’une nouvelle stratégie de travail d’équipe aux ventes à la fin de votre exercice peut ne pas être idéal.
- Iterate. Pas besoin de réinventer la roue. Lorsque vous trouvez une structure de travail d’équipe qui fonctionne, répétez-la avec d’autres groupes de travail et projets. Définissez une équipe de modèles et définissez des instructions pour aider les utilisateurs à s’assimiler rapidement à Teams et fournir une cohérence.
Utilisez les informations que vous avez collectées ci-dessus pour informer votre plan de préparation des utilisateurs.