Mettre à jour les actions d’amélioration et intégrer les données de conformité dans le Gestionnaire de conformité

Article
09/20/2023

Conseil

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Vue d’ensemble

Le Gestionnaire de conformité permet aux organisations d’apporter leurs données et preuves d’activité de conformité existantes dans la solution Gestionnaire de conformité. Le chargement d’un fichier Excel spécialement mis en forme permet aux organisations qui débutent avec le Gestionnaire de conformité de migrer les activités de conformité effectuées dans d’autres systèmes dans le Gestionnaire de conformité et de commencer à augmenter rapidement leur score de conformité global.

Ce processus de chargement offre également aux utilisateurs du Gestionnaire de conformité nouveaux et existants une plus grande flexibilité et une capacité de mise à jour des actions d’amélioration à plus grande échelle. Par exemple, vous pouvez :

Ajoutez des résultats de test et des preuves à plusieurs actions d’amélioration qui ont été testées dans un système autre que le Gestionnaire de conformité.
Attribuez des actions d’amélioration à différents utilisateurs en fonction du potentiel de score des actions.
Mettez à jour l’implémentation status ou le test status de plusieurs actions d’amélioration en même temps.
Modifiez le type de test des actions d’amélioration de automatique à manuel.

Prise en main

Pour migrer des données existantes vers le Gestionnaire de conformité ou effectuer une mise à jour en bloc des actions d’amélioration, vous pouvez commencer à partir de l’un des deux emplacements dans le Gestionnaire de conformité :

À partir de la page Évaluations : vous permet de mettre à jour des évaluations spécifiques avec des informations provenant d’un autre emplacement, telles que des résultats de test ou des preuves pour des actions testées par un système distinct.
À partir de la page Actions d’amélioration : facilite la mise à jour de plusieurs actions à la fois, par exemple en les affectant aux utilisateurs, en modifiant l’implémentation ou les status de test et en ajoutant des notes et des preuves.

Pour commencer le processus de migration des données ou de mise à jour des actions, suivez les étapes décrites ci-dessous.

Importante

Seules les actions d’amélioration gérées par votre organization, et non les actions gérées par Microsoft, peuvent être mises à jour par ce processus. (En savoir plus sur les types d’actions d’amélioration.)
Les actions d’amélioration doivent déjà être associées à une évaluation avant de pouvoir les mettre à jour via ce processus. (En savoir plus sur la création et la gestion des évaluations.)

Migration de votre travail existant vers le Gestionnaire de conformité

Si vous débutez avec le Gestionnaire de conformité, les étapes ci-dessous illustrent le workflow de base pour intégrer vos activités de conformité existantes dans le Gestionnaire de conformité :

Créer une évaluation : le Gestionnaire de conformité peut recommander des évaluations qui peuvent être les plus pertinentes pour votre organization, ou vous pouvez en créer une par le biais d’un processus guidé. Pour obtenir des instructions, consultez Créer des évaluations .
Exporter les actions d’amélioration : vous allez exporter un fichier Excel contenant les données d’action que vous souhaitez mettre à jour. Il peut être plus judicieux de démarrer l’exportation à partir de votre page Évaluations , mais vous pouvez également exporter à partir de la page Actions d’amélioration . Consultez les étapes décrites ci-dessous.
Mettre à jour le fichier Excel de l’action d’amélioration : suivez les instructions de l’onglet Comment mettre à jour les actions du fichier Excel pour ajouter vos informations.
Charger le fichier Excel : chargez votre fichier Excel modifié en sélectionnant la commande Charger les actions dans la page Actions d’évaluation ou d’amélioration .

Mise à jour de plusieurs actions d’amélioration à la fois

Pour mettre à jour les status, les preuves, les notes ou d’autres données dans plusieurs actions d’amélioration à la fois, vous allez suivre le flux de base décrit ci-dessous :

Exporter des actions d’amélioration. Exportez les actions d’amélioration que vous souhaitez mettre à jour, en regardant à partir de votre page Actions d’amélioration ou de votre page Évaluations . L’exportation est un fichier Excel téléchargé contenant des données d’action d’amélioration. Consultez les étapes décrites ci-dessous.
Mettez à jour le fichier Excel de l’action d’amélioration. Suivez les instructions de l’onglet Comment mettre à jour les actions du fichier Excel pour ajouter ou mettre à jour les informations dans le fichier Excel spécialement mis en forme.
Chargez le fichier Excel. Chargez votre fichier Excel modifié en sélectionnant la commande Charger les actions dans la page Actions d’évaluation ou d’amélioration .

Remarque

Si vous exportez les actions d’amélioration à partir d’une évaluation, le fichier Excel exporté inclut des données de mappage de contrôle pour cette évaluation. Toutefois, vous ne pourrez pas modifier les données de mappage de contrôle lorsque vous modifiez votre fichier Excel.

Étapes de mise à jour des actions

Les étapes suivantes décrivent le processus d’intégration des données d’activité de conformité dans vos évaluations et de mise à jour des actions d’amélioration.

Dans le Gestionnaire de conformité, commencez à partir de la page Évaluations ou de la page Actions d’amélioration .
Exportez les actions d’amélioration que vous souhaitez mettre à jour :

a. Dans la page Actions d’amélioration : recherchez les actions d’amélioration que vous souhaitez mettre à jour, puis cochez la case à gauche de leur nom. Sélectionnez ensuite la commande Exporter les actions au-dessus de la liste des actions.

b. À partir de la page Évaluations : recherchez l’évaluation ou les évaluations que vous souhaitez mettre à jour, puis cochez la case à gauche de leur nom. Sélectionnez ensuite la commande Exporter les actions au-dessus de la liste des évaluations.
Un fichier Excel est téléchargé, qui contient toutes les données relatives aux actions. Ouvrez le fichier et reportez-vous aux instructions de mise en forme sous l’onglet Intitulé Comment mettre à jour les actions.
Modifiez les informations sous l’onglet Mise à jour de l’action de la feuille de calcul en fonction des instructions de mise en forme. Enregistrez ensuite votre version mise à jour du fichier Excel sur votre ordinateur.
Dans votre page Évaluations ou votre page Actions d’amélioration , sélectionnez la commande Actions de mise à jour , qui ouvre l’Assistant Mise à jour des actions d’amélioration.
La première page de l’Assistant répertorie les prérequis main : toutes les actions d’amélioration doivent être associées à au moins une évaluation et vos données doivent être mises en forme dans un fichier Excel pour le chargement. Cochez les cases en regard des rappels, puis poursuivez le processus en sélectionnant Suivant.
Dans la page Importer les actions d’amélioration mises à jour , sélectionnez Parcourir pour localiser votre fichier Excel mis à jour à partir de son emplacement enregistré, puis sélectionnez Suivant. En cas de problème avec le format de votre fichier, un message d’erreur indique des instructions pour résoudre le problème. Chargez à nouveau votre fichier corrigé, puis sélectionnez Suivant.
Dans la page Vérifier et terminer , passez en revue le résumé indiquant le nombre d’actions qui seront mises à jour, les évaluations associées et la façon dont elles affectent votre score de conformité. À partir de là, vous pouvez charger un autre fichier ou continuer le chargement en sélectionnant Actions de mise à jour.
Une fois votre fichier chargé, un écran de confirmation s’affiche. Sélectionnez Terminer pour quitter l’Assistant et revenir à la page où vous avez commencé le processus d’actions de mise à jour.

La plupart des mises à jour prendront effet immédiatement, mais il peut s’avérer nécessaire jusqu’à un jour pour que toutes les informations mises à jour soient entièrement reflétées dans le Gestionnaire de conformité.