Élaborer une stratégie de gestion des modifications pour Microsoft Teams
Une stratégie de gestion des modifications à des fins de sensibilisation des utilisateurs finaux et d'adoption de nouvelles technologies est essentielle à la réussite du lancement de toute technologie dans une organisation. L'exécution réussie de cette phase assurera l'adoption par les utilisateurs et leur satisfaction de la nouvelle expérience. Les étapes identifiées ci-dessous peuvent être modifiées en fonction de la taille de votre organisation, mais assurez-vous qu’un niveau de communication soutenu avec les parties prenantes, les champions, les administrateurs informatiques et les utilisateurs est essentiel pour réussir un changement.
Meilleures pratiques de gestion des modifications pour Teams :
identifier les profils de vos parties prenantes clés, champions et utilisateurs ;
identifier et sélectionner vos scénarios d’application professionnelle ;
réaliser un projet pilote incluant les utilisateurs professionnels, les champions et les professionnels des technologies de l’information.
Concevez, lancez et gérez votre campagne d’adoption. Téléchargez notre Kit de réussite des clients comme point de départ. Une bonne campagne d’adoption inclut les éléments suivants :
a. Des documents de sensibilisation internes tels que des affiches, une signalétique numérique et des événements
b. Des informations d'auto-assistance et de formation disponibles à un emplacement unique
c. Un mécanisme de commentaires défini
d. Mesures de réussite prédéfinies (adoption de la solution, vues des supports clés, participation aux cours)
Créer un programme d’adoption avec votre déploiement de service
Fournir une méthode de retour d'expérience standard
Mesurer et partager la réussite
Adapter vos messages et méthodes en fonction des commentaires, recommencer
Identifier les profils des parties prenantes clés, champions et utilisateurs
La première règle d'une adoption réussie consiste à créer une équipe dynamique composée des intervenants clés et des personnes qui peuvent exercer une influence sur les autres. Une stratégie d'adoption réussie commence avec une équipe composée de personnes engagées qui représentent les différents départements de votre organisation. Les parties prenantes clés incluent les responsables exécutifs, les propriétaires de service, les professionnels des technologies de l’information et les champions.
| Icône | Description |
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Les sponsors exécutifs sont des leaders clés au sein de l’organisation et leur participation est essentielle pour favoriser l’adoption des employés. Ils ont la plus grande influence sur la culture de l’entreprise et peuvent communiquer activement la valeur et les avantages d’une nouvelle technologie et d’une nouvelle méthode. |
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Les propriétaires de services sont chargés de s’assurer que les utilisateurs utilisent le service et en obtiennent de la valeur. La définition des propriétaires de service au sein de votre organisation est importante pour garantir que les objectifs métier définis pour Microsoft 365 ou Office 365 sont atteints. |
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Obtenir l’adhésion de chaque utilisateur au sein d’une organisation est un défi. Les champions peuvent aider à relever ce défi et jouer un rôle important dans l’adoption de Microsoft 365 ou Office 365. Ils sont compétents, engagés à développer leur expertise et sont prêts à fournir un coaching et une assistance par les pairs. Ils aident à traduire Microsoft 365 ou Office 365 dans la réalité de leur service ou équipe. |
Nous recommandons une réunion régulière de ces parties prenantes pour les tenir au courant de la progression de votre programme. La création d’un « conseil de collaboration » pour permettre des commentaires et des discussions peut être un outil utile en fonction de la culture de votre entreprise.
Pointe
Les personnes qui peuvent être les plus grands obstacles au changement peuvent devenir vos meilleurs alliés dans un tel déploiement. Nous vous encourageons à communiquer avec ces membres de votre organisation tôt et souvent pour entendre leurs préoccupations et problèmes. Souvent, ils ont des commentaires précieux qui rendront votre campagne plus réussie.
Profils utilisateur
Il est tout aussi important de comprendre les types d’utilisateurs dans votre environnement. Avez-vous des utilisateurs principalement mobiles ? Certains qui sont en réunions constantes ou qui font des présentations ? Savez-vous lesquels de vos utilisateurs ont le plus de difficultés avec vos solutions de collaboration existantes ? La segmentation de votre communauté d’utilisateurs peut vous aider à trouver les groupes les plus ouverts à la modification. Ils sont souvent les meilleures cibles pour vos premiers pilotes d’entreprise et leurs commentaires sont précieux.
Comprendre le déroulement du travail quotidien de vos utilisateurs vous permettra d'établir des résultats à atteindre par priorité, de définir des objectifs d'adoption appropriés pour votre déploiement et d'assurer l'utilisation au fil du temps.
Champions
L’identification des personnes qui peuvent devenir vos champions de collaboration vous fournit une équipe de support étendu pour votre implémentation. Créez une communauté en lui fournissant des informations et des commentaires précoces sur vos plans. Tout investissement que vous faites dans cette communauté, que ce soit le temps, l’attention ou les récompenses sont retournés à votre mise en œuvre par le biais de leur soutien et de l’évangélisation.
Pour apprendre à créer un programme champion, choisissez Créer un programme champion.
Identifier et sélectionner vos scénarios d’application professionnelle
Une fois que vous avez identifié vos principales parties prenantes et segments d’utilisateurs, il sera plus facile d’identifier vos scénarios métier. Voici quelques exemples d’objectifs à atteindre :
Simplifier le processus de vente
Accélérer la résolution des problèmes des clients
Renforcer l’implication des employés
Raccourcir les cycles de développement des produits
Votre personnel des ventes a-t-il du mal à se coordonner pour fournir une très bonne expérience ? Avez-vous besoin d'une meilleure coordination dans la fourniture de votre produit ou service ? Qu’en est-il des expériences liées aux ressources humaines (RH) pour vos propres employés ? Chaque organisation trouvera ses priorités propres. Nous recommandons de sélectionner trois priorités au maximum à cibler dans vos phases pilotes initiales et d’inclure des utilisateurs et des professionnels commerciaux de ces organisations spécifiques.
Il convient également de prendre en compte les utilisateurs qui sont intégrés dans ces scénarios. Sont-ils enclins au changement ? S’agit-il d’utilisateurs mobiles ou sédentaires ? Quelle est leur proximité par rapport à la plateforme des responsables exécutifs et des champions qui les aideront, font-ils partie d'une communauté et disposent-ils de méthodes de communication que vous pouvez utiliser pour promouvoir ce changement ?
Les projets technologiques sont mis à l’épreuve lorsque l’on accorde peu ou pas d’attention aux exigences de gestion du changement humain. En suivant ces recommandations, vous augmentez vos chances de succès !
Concevoir, lancer et gérer votre campagne d'adoption
Pour vos projets pilotes initiaux et votre déploiement éventuel à l’échelle de l’entreprise, vos communications internes doivent être prioritaires. Il s’agit notamment des éléments suivants :
Des documents de sensibilisation destinés aux employés, tels que des affiches, une signalétique numérique et des événements
L'incorporation d'informations d'auto-assistance et de formation disponibles à un emplacement unique
Vos phases pilotes doivent respecter des étapes minimum :
Tenir des réunions planifiées régulières pour tenir informés les intervenants du projet
Choisissez une méthode de rétroaction pour collecter des informations auprès des personnes qui participent au projet pilote. Les entreprises de plus petite taille peuvent utiliser un canal public dans Teams pour permettre aux utilisateurs de participer et de fournir leurs commentaires. Dans les grandes organisations, envisagez de lancer une communauté Viva Engage pour fournir un support produit.
Mettez à disposition des documents d'auto-assistance, notamment des vidéos sur le produit.
Organisez une réunion de lancement avec les utilisateurs pilotes pour les motiver. Ne sous-estimez pas l’importance de créer un sentiment de communauté.
Une fois que vous avez parcouru les phases pilotes initiales, les étapes ci-dessus peuvent être étendues pour atteindre l’ensemble de votre organisation. Selon votre taille, cela peut prendre du temps et être abordé par phases par région, profil utilisateur ou organisation. Dans ce déploiement à grande échelle, il est extrêmement utile de tirer parti du talent professionnel des communicateurs de votre organisation. Nous recommandons à ces personnes d’être impliquées tôt et souvent à mesure que vous utilisez les supports d’adoption disponibles ou que vous concevez les vôtres.
Si votre entreprise dispose d’un portail intranet central pour les actualités, les informations ou le support, vous pouvez l’utiliser comme hub pour obtenir des informations sur ce déploiement. Fournir des informations d’auto-assistance largement disponibles, des formations et des conseils écrits permettra aux utilisateurs de s’intégrer rapidement au produit. De nombreux utilisateurs se lanceront simplement une fois qu’il sera disponible et nous vous encourageons à le faire. Nous savons également que chaque personne apprend de différentes manières . Par conséquent, un portail d’informations central prend en charge tous les styles d’apprentissage au sein de votre organisation.
Comme pour toute campagne de communication & d’adoption, vous voudrez identifier vos mesures de réussite à l’avance. Envisagez des mesures telles que :
Utilisateurs actifs dans le produit
Vues de vos pages Web d'informations
Questions dans votre communauté d'utilisateurs
Vues de vos vidéos de formation
Assistance aux sessions de formation
Mesurer et partager la réussite
Votre équipe du projet doit comprendre des administrateurs informatiques de votre organisation. Ces personnes auront accès aux rapports d’utilisation Microsoft 365 ou Office 365 Microsoft Teams intégrés à l’expérience du Centre d’administration Microsoft 365. Ces informations peuvent montrer l’utilisation de Microsoft Teams dans votre entreprise. Nous recommandons également d’obtenir des commentaires directement auprès de vos utilisateurs sur leur expérience de Teams et leurs autres idées d’utilisation. Partager ces exemples concrets de l'intérieur de votre entreprise est extrêmement utile pour parvenir à un changement soutenu au fil du temps avec votre communauté d’utilisateurs.
En savoir plus sur les rapports d’utilisation de Microsoft Teams dans le Centre d’administration Microsoft 365 Rapports d’utilisation Microsoft Teams dans le Centre d’administration Microsoft 365.
Pointe
Utilisez votre équipe publique ou votre communauté Viva Engage pour collecter des informations sur l’utilisation. Partagez-les en utilisant la balise #TeamsStories afin de les récupérer facilement. Partagez une #TeamsStory par mois sur votre intranet pour mettre en avant les employés qui adhèrent au changement afin d’accroître la productivité et la collaboration dans votre environnement.
Adoption permanente
Encourager le changement dans une organisation est une activité permanente, pas un événement. Votre réunion de lancement n’est que le début d’un processus permettant aux personnes de collaborer de manière plus efficace. Il est important de planifier des moments dans ce parcours qui mettent en évidence vos réussites, introduisent de nouvelles fonctionnalités et se connectent à votre stratégie de service Microsoft 365 ou Office 365 globale, que votre service informatique va élaborer. Vous assurer que vos utilisateurs sont impliqués au lieu d’être surchargés réduira leur lassitude face au changement et les aidera à abandonner leurs anciennes habitudes - comme les pièces jointes aux e-mails - pour adopter une nouvelle approche, comme stocker les documents dans le cloud.
Partagez vos questions sur l’adoption des services teams et Microsoft 365 ou Office 365 dans la communauté Driving Adoption sur le site de la communauté technique Microsoft. Nous sommes toujours ravis de communiquer avec vous et de vous aider dans votre processus d’adoption.