Créer des signatures et des clauses d’exclusion de responsabilité à l’échelle de l’organisation

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Vous pouvez gérer les signatures de courrier électronique en ajoutant une signature électronique, une clause d’exclusion de responsabilité légale ou une déclaration de divulgation aux messages électroniques qui entrent ou quittent votre organisation. Vous pouvez configurer celle-ci pour qu'elle s'applique à tous les messages entrants et sortants, comme illustré ci-dessous. Ou vous pouvez l'appliquer à certains messages, comme ceux contenant des mots ou des modèles de texte spécifiques.

Créer une signature qui s'applique à tous les messages

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1. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, sélectionnez Exchange.
2. Sélectionnez Flux de courrier.
3. Sélectionnez Règles.
4. Sélectionnez Ajouter une règle +, puis sélectionnez Appliquer les clauses d’exclusion de responsabilité.
5. Dans la page Nouvelle règle , effectuez les étapes.

Si vous avez trouvé cette vidéo utile, consultez les séries de formations complètes pour les petites entreprises et les nouveaux utilisateurs de Microsoft 365.

Conseil

Les signatures à l’échelle de l’organisation sont appelées « exclusions de responsabilité », indépendamment de ce qu’elles incluent. Par exemple, ils peuvent simplement être une signature, ou également inclure votre adresse, votre exclusion de responsabilité légale ou d’autres informations souhaitées.

Accédez au centre d’administration sur https://admin.cloud.microsoft.

1. Sélectionnez le lanceur d’applications puis sélectionnez Administrateur.

2. Sélectionnez Centres d’administration, puis Choisissez Exchange.

3. Sous Flux de messagerie, sélectionnez Règles.

4. Sélectionnez l’icône + (Ajouter) et choisissez Appliquer les clauses d’exclusion de responsabilité.

5. Attribuez un nom à la règle.

6. Sous Appliquer cette règle, sélectionnez [Appliquer à tous les messages].

7. Sous Procédez comme suit, laissez Ajouter une clause d’exclusion de responsabilité sélectionné.

8. Sélectionnez Entrer du texte, tapez votre exclusion de responsabilité, puis sélectionnez Enregistrer.

9. Sélectionnez En sélectionner un, choisissez Habillage comme option de secours, puis sélectionnez Enregistrer. Ainsi, si l'exclusion de responsabilité ne peut pas être ajoutée parce que le chiffrement ou un autre paramètre de courrier est activé, elle sera encapsulée dans une enveloppe du message.

10. Sous Sauf si, indiquez si vous souhaitez des exceptions pour l’expéditeur, le destinataire, la pièce jointe et bien plus encore, puis suivez ces étapes.

11. Cliquez sur Suivant.

12. Sous Mode règle, choisissez Appliquer pour activer immédiatement l’exclusion de responsabilité. Sinon, choisissez Tester avec des conseils de stratégie ou Tester sans conseils de stratégie.

13. Choisissez un niveau de gravité.

14. Choisissez Activer cette règle sur et spécifiez une date.

15. Choisissez Désactiver cette règle sur et spécifiez une date.

16. Choisissez Arrêter le traitement d’autres règles si vous souhaitez uniquement que cette règle de signature s’exécute.

17. Choisissez Différer le message si le traitement de la règle ne se termine pas si vous souhaitez cette expérience.

18. Sélectionnez *En-tête sous la liste déroulante Correspondance de l’adresse de l’expéditeur dans le message , puis sélectionnez Suivant et Terminer.

19. Une fois la nouvelle règle traitée, sélectionnez Terminé.

Limitations des signatures à l’échelle de l’organisation

Vous ne pouvez pas effectuer les opérations suivantes lors de la gestion des signatures de courrier électronique dans Microsoft 365 :

• Insérer la signature directement sous la dernière réponse par e-mail ou transférer

• Afficher les signatures d’e-mail côté serveur dans les dossiers Éléments envoyés des utilisateurs

• Incorporer des images dans des signatures d’e-mail

• Ignorer les lignes qui contiennent des variables qui n’ont pas pu être mises à jour (par exemple, parce que la valeur n’a pas été fournie pour un utilisateur)

Pour bénéficier de ces fonctionnalités et d’autres pour gérer les signatures de courrier électronique, utilisez un outil tiers. Effectuez une recherche sur Internet pour le logiciel de signature d’e-mail. Un certain nombre de ces fournisseurs sont des partenaires Microsoft Gold et leurs logiciels offrent ces fonctionnalités.

Plus de ressources

Pour plus d’informations sur l’utilisation de PowerShell, consultez Exclusions de responsabilité, signatures, pieds de page ou en-têtes de message à l’échelle de l’organisation dans Exchange Online.

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