Utilisez l’Assistant Connecteur Shifts pour connecter Shifts à UKG Pro Workforce Management
Vue d’ensemble
Le connecteur Microsoft Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management vous permet d’intégrer l’application Shifts dans Microsoft Teams à votre système UKG Pro Workforce Management (UKG Pro WFM). Vos employés de première ligne peuvent afficher et gérer en toute transparence leurs plannings dans UKG Pro WFM à partir de Shifts.
Dans cet article, nous vous expliquons comment utiliser l’Assistant Connecteur Shifts dans le Centre d'administration Microsoft 365 pour connecter Shifts à UKG Pro WFM.
Remarque
Si vous préférez, vous pouvez utiliser PowerShell pour intégrer Shifts à UKG Pro WFM. Pour plus d’informations, consultez Utiliser PowerShell pour connecter Shifts à UKG Pro Workforce Management.
L’Assistant crée une connexion à votre système UKG Pro WFM et une connexion instance. Une connexion instance applique les paramètres de synchronisation et les mappages d’équipe que vous choisissez.
- Les paramètres de synchronisation déterminent les informations de planification et les entités qui synchronisent entre UKG Pro WFM et Shifts.
- Les mappages d’équipe définissent la relation de synchronisation entre vos instances UKG Pro WFM (également appelées instances WFM) et les équipes dans Teams.
Vous pouvez créer une ou plusieurs instances de connexion, chacune avec des paramètres de synchronisation différents. Par exemple, si votre organization a plusieurs emplacements avec des exigences de planification différentes, créez une connexion instance avec des paramètres de synchronisation uniques pour chaque emplacement. Un WFM instance ne doit être mappé qu’une seule fois à une équipe dans Teams à un moment donné. Toutefois, il est possible dans l’Assistant d’avoir différentes instances de connexion avec les mêmes mappages. Cela signifie que vous pouvez créer des instances de connexion avec des mappages en double.
Avec UKG Pro WFM comme système d’enregistrement, vos employés de première ligne peuvent gérer efficacement leurs horaires et leur disponibilité dans Shifts sur leurs appareils. Les responsables de première ligne peuvent continuer à utiliser UKG Pro WFM pour configurer des planifications.
Remarque
UKG Pro Workforce Management était anciennement connu sous le nom d’UKG Dimensions. Vous pouvez voir des références à UKG Dimensions dans l’Assistant.
Termes utilisés dans cet article
| Terme | Définition |
|---|---|
| Connection | Une connexion permet d’accéder à toutes les instances WFM créées dans votre système UKG Pro WFM. Pour créer une connexion, vous fournissez les détails de votre WFM UKG Pro, notamment le nom d’utilisateur, le mot de passe et les URL de service de votre compte. |
| Instance de connexion | Pour créer une connexion instance, vous configurez les paramètres suivants :
|
| WFM instance | Ce terme fait référence à une équipe dans votre système UKG Pro WFM, qui est différent d’une équipe dans Teams. |
Configuration requise
Avant d’exécuter l’Assistant, prenez le temps de passer en revue les informations et d’effectuer toutes les tâches de configuration et de configuration requises dans Conditions préalables et conditions requises pour le connecteur Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management.
Veillez à effectuer toutes les tâches avant de suivre les étapes décrites dans cet article.
Exécuter l’Assistant Connecteur Shifts
Une fois que vous avez vérifié que vous remplissez toutes les conditions préalables, vous êtes prêt à exécuter l’Assistant et à connecter votre système UKG Pro WFM à Shifts dans Teams.
Créer une connexion
Dans le menu de navigation de gauche du Centre d'administration Microsoft 365, choisissez Configuration, puis, sous Collections proposées, sélectionnez Employés de première ligne.
Sélectionnez Console de gestion du connecteur.
Pour créer une connexion, choisissez Ajouter une connexion.
Dans le volet Choisir votre connecteur, choisissez Dimensions UKG, puis sélectionnez Suivant pour créer une connexion UKG Pro WFM.
Dans le volet Paramètres de connexion, attribuez un nom unique à votre connexion. Il ne peut pas dépasser 100 caractères ou avoir des caractères spéciaux.
Entrez vos informations de WFM UKG Pro, puis sélectionnez Enregistrer la connexion.
- Nom d’utilisateur du compte
- Mot de passe du compte
- URL de l’API
- Clé d’application
- ID du client
- Clé secrète client
- URL de l’authentification unique
La connexion avec votre nom d’utilisateur permet d’accéder à toutes les instances créées dans UKG Pro WFM. Si vous ne connaissez pas une ou plusieurs de vos informations de connexion, contactez le support ukG Pro WFM.
Remarque
- Vérifiez que votre URL d’authentification unique est structurée comme cet exemple d’URL,
https://contoso-sso.mykronos.com. - Ensuite, ajoutez ce texte supplémentaire à la fin de l’URL (après .com), structuré comme suit (pour un exemple d’ID client XDV45GTaaaaab43342XA),
https://contoso-sso.mykronos.com/oauth2/authorize?client_id=XDV45GTaaaaab43342XA.
Pour créer une autre connexion, accédez à la page Console de gestion du connecteur, puis sélectionnez Ajouter une connexion.
Créer un instance de connexion
Après avoir créé une connexion, vous pouvez configurer une ou plusieurs instances de connexion dans cette connexion.
Les connexions que vous avez créées sont répertoriées dans la page Console de gestion du connecteur. Sous la connexion dans laquelle vous souhaitez créer un instance, sélectionnez Créer instance.
Choisir les paramètres
Dans la page Paramètres de l’instance, vous choisissez les informations à synchroniser entre UKG Pro WFM et Shifts, la fréquence de synchronisation et si les utilisateurs de Shifts peuvent apporter des modifications aux données.
Entrez un nom pour votre instance de connexion. Il ne peut pas dépasser 100 caractères ou avoir des caractères spéciaux.
Entrez votre compte système Microsoft 365. Il s’agit du compte que vous avez créé en tant que prérequis , qui est un propriétaire d’équipe de toutes les équipes que vous souhaitez mapper.
Sous Email destinataires de notification, choisissez qui reçoit Notifications par e-mail sur cette instance de connexion. Vous pouvez ajouter des utilisateurs et des groupes individuels. Les Notifications par e-mail contiennent des informations sur les status d’installation et les éventuels problèmes ou erreurs qui peuvent se produire après la configuration du instance de connexion.
Choisissez vos paramètres de synchronisation.
Pour chacun de ces paramètres, vous avez le choix entre les options suivantes :- Les utilisateurs shifts ne voient pas les données du fournisseur : les données ne sont pas synchronisées entre UKG Pro WFM et Shifts.
- Les utilisateurs shifts peuvent voir les données du fournisseur : la synchronisation des données est unidirectionnelle d’UKG Pro WFM vers Shifts.
- Shifts les utilisateurs peuvent voir et modifier les données du fournisseur : la synchronisation des données est bidirectionnelle entre UKG Pro WFM et Shifts.
Importante
Avant de désactiver une fonctionnalité en sélectionnant l’option Shifts, les utilisateurs ne voient pas les données du fournisseur , sachez que :
- Si le paramètre Planifications, groupes, équipes et activités est désactivé, tous les autres paramètres, tels que Les congés et la disponibilité des employés, sont également désactivés.
- Si le paramètre Ouvrir le shift est désactivé, la demande Open Shift est également désactivée.
- Si le paramètre Délai d’arrêt est désactivé, la demande de congé est également désactivée.
Choisissez votre fréquence de synchronisation.
Lorsque vous avez terminé de choisir vos paramètres, sélectionnez Suivant.
Importante
Si vous avez choisi l’une des options suivantes pour désactiver les équipes ouvertes, les demandes d’ouverture, les demandes d’échange, les demandes d’offre ou les demandes de congé, vous devez effectuer une autre étape pour masquer la fonctionnalité dans Shifts.
- Ouvrir les shifts : les utilisateurs shifts ne voient pas les données du fournisseur
- Demandes d’échange : les utilisateurs shifts ne voient pas les données du fournisseur
- Demandes de congé : les utilisateurs shifts ne verront pas les données du fournisseur
- Demandes de shift d’offre : les utilisateurs shifts ne verront pas les données du fournisseur
Après avoir exécuté l’Assistant, veillez à suivre les étapes décrites dans la section Désactiver les shifts ouverts, les demandes de shifts ouverts, les demandes de permutation et les demandes de congés plus loin dans cet article.
Mapper des instances WFM aux équipes
Choisissez les instances WFM que vous souhaitez connecter à Shifts, puis mappez chaque instance à une équipe dans Teams. Vous pouvez mapper jusqu’à 400 instances.
Pour effectuer cette étape, vous pouvez :
Mapper manuellement des instances WFM aux équipes
Dans la page Mappage, commencez par choisir les instances WFM que vous souhaitez mapper aux équipes dans Teams.
Cochez la case pour chaque WFM instance que vous souhaitez mapper. Une instance est mappée uniquement si la zone case activée est sélectionnée.
Ensuite, recherchez et choisissez l’équipe appropriée dans Teams.
Gardez à l’esprit que les équipes qui sont déjà mappées à un WFM instance dans cette connexion instance ne sont pas disponibles à nouveau.
Choisissez le fuseau horaire. La ville la plus proche est automatiquement renseignée, mais vous pouvez la modifier.
Lorsque vous avez terminé de mapper toutes vos équipes, sélectionnez Suivant.
Utiliser un fichier CSV pour mapper des instances WFM aux équipes
Dans la page Mappage, choisissez Outil de chargement CSV.
Sélectionnez Télécharger le modèle pour obtenir le fichier de mappage CSV. Le modèle inclut une liste de toutes vos instances de WFM et de leurs ID. Les lignes supérieures de votre modèle ressemblent à ceci :
ID d’instance de dimensions UKG Nom de l’instance dimensions UKG ID d’équipe Nom de l’équipe Fuseau horaire Préremplie automatiquement Préremplie automatiquement Vide Vide Par défaut* Et les lignes du bas de votre modèle ressemblent à ceci :
ID d’instance de dimensions UKG Nom de l’instance dimensions UKG ID d’équipe Nom de l’équipe Fuseau horaire Vide Vide Préremplie automatiquement Préremplie automatiquement Par défaut* Choisissez une équipe que vous souhaitez mapper à un WFM instance. Coupez et collez l’ID d’équipe et le nom de l’équipe dans la moitié inférieure de votre modèle pour qu’ils correspondent aux WFM instance souhaités. Une ligne terminée de votre modèle doit ressembler à ceci :
ID d’instance de dimensions UKG Nom de l’instance dimensions UKG ID d’équipe Nom de l’équipe Fuseau horaire Préremplie automatiquement Préremplie automatiquement ID d’équipe que vous avez déplacé Nom de l’équipe que vous avez déplacée Par défaut* Répétez cette étape pour tous vos mappages.
Entrez l’emplacement approprié dans la colonne Fuseau horaire si nécessaire.
Remarque
L’Assistant prend en charge environ 460 emplacements. Le fuseau horaire doit être au format tz. Si l’emplacement spécifique que vous avez choisi n’est pas pris en charge, une erreur s’affiche dans l’Assistant. Essayez d’utiliser la ville ou la ville principale la plus proche dans le même fuseau horaire.
Dans la page Mappage, sélectionnez Parcourir pour rechercher et charger votre fichier CSV terminé.
Choisissez Terminé si votre fichier a été chargé correctement. Sinon, passez en revue le rapport d’erreurs et chargez un fichier corrigé.
Vos nouveaux mappages sont répertoriés dans la page Mappages. Cliquez sur Suivant.
Vérifier et terminer
Avant de terminer, passez en revue le résumé du processus de création instance connexion. Si vous devez apporter des modifications pendant le processus de création instance connexion, choisissez Précédent. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Terminer.
L’Assistant démarre le processus de configuration de la connexion instance, ce qui peut prendre un certain temps. Si vous essayez de modifier la connexion instance avant la fin de l’installation, vous ne pourrez probablement pas afficher les mappages que vous avez créés précédemment.
Les destinataires de notification par e-mail que vous avez choisis recevront des Notifications par e-mail sur les status d’installation en cas d’erreurs.
Désactiver les shifts ouverts, les demandes de shifts ouverts, les demandes de permutation et les demandes de congés.
Importante
Si vous avez choisi l’une des options suivantes pour désactiver les équipes ouvertes, les demandes d’ouverture, les demandes d’échange, les demandes d’offre ou les demandes de congé, vous devez effectuer une autre étape pour masquer la fonctionnalité dans Shifts.
- Ouvrir les shifts : les utilisateurs shifts ne voient pas les données du fournisseur
- Demandes d’échange : les utilisateurs shifts ne voient pas les données du fournisseur
- Demandes de congé : les utilisateurs shifts ne verront pas les données du fournisseur
- Demandes de shift d’offre : les utilisateurs shifts ne verront pas les données du fournisseur
Après avoir modifié vos paramètres, veillez à suivre les étapes pour Désactiver les shifts ouverts, les demandes d’ouverture de shifts, les demandes d’échange et les demandes de congé.
Pour masquer les shifts ouverts, les demandes d’échange et les demandes de congé dans Shifts, utilisez le type de ressource de planification API Graph pour définir les paramètres false suivants pour chaque équipe que vous avez mappée à un WFM instance :
- Ouvrir les shifts :
openShiftsEnabled - Demandes d’échange :
swapShiftsRequestsEnabled - Demandes de congé :
timeOffRequestsEnabled - Demandes de shift d’offre :
offerShiftRequestsEnabled
Pour masquer les demandes de shifts ouverts dans Shifts, accédez à Paramètres dans Shifts, puis désactivez le paramètre Ouvrir les shifts .
Gérer votre connexion et votre instance de connexion
Une fois la connexion configurée, vous pouvez la gérer et y apporter des modifications dans le Centre d'administration Microsoft 365 ou à l’aide de PowerShell.
Utiliser le Centre d'administration Microsoft 365
La page Console de gestion du connecteur répertorie chaque connexion et chaque instance de connexion que vous avez configurées, ainsi que des informations telles que la status d’intégrité et les détails de l’intervalle de synchronisation. Vous pouvez également accéder à l’Assistant pour créer des connexions et des instances de connexion et apporter des modifications à vos instances existantes. Par exemple, vous pouvez mettre à jour les paramètres de synchronisation et les mappages d’équipe.
Pour plus d’informations, consultez Utiliser la Centre d'administration Microsoft 365 pour gérer votre connexion Shifts à UKG Pro Workforce Management.
Utiliser PowerShell
Vous pouvez utiliser PowerShell pour afficher un rapport d’erreurs, modifier les paramètres de connexion, désactiver la synchronisation, etc. Pour obtenir des instructions pas à pas, consultez Utiliser PowerShell pour gérer votre connexion Shifts à UKG Pro Workforce Management.