Définition de l’étendue de votre projet
Cet article fait partie de l’étape Définition de projet de votre parcours de mise à niveau, une activité que vous effectuez après avoir créé une coalition de parrainage et une équipe de projet à partir des parties prenantes que vous avez identifiées sont essentielles à la réussite de votre projet. Avant de continuer, vérifiez que vous avez terminé les activités suivantes :
Prendre le temps de définir la vision, l’étendue, les objectifs et la gouvernance de votre projet vous aidera à vous assurer que toutes les parties prenantes du projet sont alignées et travaillent vers les mêmes résultats finaux. Cela est particulièrement essentiel étant donné que l’équipe de préparation technique et l’équipe de préparation des utilisateurs travailleront indépendamment pour rassembler leurs éléments respectifs. Une fois cette section terminée, reportez-vous à celle-ci tout au long de votre projet pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre l’état final souhaité. Utilisez les objectifs que vous identifiez ci-dessous pour mesurer vos résultats et atténuer les conséquences en fonction des besoins.
 Points de décision |
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 Étapes suivantes |
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Vision du projet
Votre vision est la « vue d’ensemble » ou l’état final qui répond à la question : « Pourquoi faisons-nous ce projet ? » Une vision idéale répond aux axes stratégiques de votre organization et aux perspectives d’ajout de valeur utilisateur, comme illustré dans les exemples suivants :
- Moteur métier de l’organisation : la normalisation sur Microsoft Teams s’aligne sur la transformation de notre espace de travail numérique et nous permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, d’éliminer les solutions redondantes et d’économiser 5 millions d’USD.
- Ajout de valeur utilisateur : Microsoft Teams (1) permet de gagner du temps en fournissant un emplacement unique pour les notes de projet, les documents Office, les membres de l’équipe, les conversations et les réunions ; (2) simplifie la communication à l’aide d’une liste de contacts centralisée et d’un suivi des conversations permanentes pour un accès rapide à vos conversations, et (3) atténue la frustration d’essayer de trouver la pièce jointe du courrier électronique perdue en stockant les fichiers et en y accédant.
Tenez compte des points de discussion suivants pour vous aider à affiner votre vision :
Description du processus métier actuel
Défis liés au processus métier existant
Comment la technologie peut aider à surmonter ces difficultés
Les résultats pour l'entreprise attendus et mesurables si ces difficultés sont surmontées.
Pointe
Identifiez les cas d’usage et les personnages pour affiner votre vision de projet.
Étendue du projet
Votre vision ne peut être réalisée qu’au fil du temps, à travers différentes phases. L’étendue du projet définit l’objectif de votre projet à ce stade et sert à garder votre équipe de projet concentrée sur ses tâches actuelles, ce qui vous permet de réaliser votre vision à long terme. Par exemple, votre étendue peut vous demander d’exécuter un pilote, de déployer une charge de travail spécifique telle que la voix ou les réunions, ou d’activer Teams en même temps que Skype Entreprise lorsque vous planifiez votre mise à niveau au fil du temps. Dans le cadre de l’étendue du projet, vous devez évaluer :
- Les différents modes de coexistence, et qui serait optimal pour votre organization.
- La meilleure façon pour Skype Entreprise et Teams de coexister avant de passer à Teams.
- Si vous devez mener un pilote pour valider la préparation technique et utilisateur dans votre organization.
Objectifs du projet
Vos objectifs définissent le résultat souhaité et vous permettent de mesurer la réussite du projet. Les objectifs peuvent être définis comme des objectifs et des résultats clés (OKR), et les mesures de réussite du projet peuvent être définies comme des indicateurs clés de réussite (KSI). Il est essentiel que vous obteniez la pleine participation des parties prenantes du projet à la définition des OKR et des KSIs, pour vous assurer qu’elles ressentent un sentiment d’appartenance et aligner ces mesures de réussite sur les tâches définies du projet. Les objectifs doivent inclure un mélange de réussites techniques et axées sur l’utilisateur.
- Les OKR contiennent les objectifs que vous définissez au début du projet et les résultats clés que vous mesurez à une cadence définie (par exemple, mensuelle ou trimestrielle). En examinant vos résultats clés, vous pouvez vous assurer que les livrables de votre projet respectent la planification, ou identifier et atténuer les problèmes pour remettre votre projet sur les rails. Les OKR sont généralement classés comme « atteint » ou « non atteint ».
- Les indicateurs de performance clés mesurent la qualité et le succès des résultats clés et complètent la nature binaire des OKR en détaillant les bons et/ou mauvais résultats. Lors de la définition des indicateurs de performance clés, nous vous recommandons d’utiliser des critères « spécifiques, mesurables, assignables, réalistes, liés au temps » (SMART) :
- Spécifique : cibler un domaine spécifique à améliorer
- Mesurable : quantifier, ou du moins suggérer un indicateur de progression
- Assignable : spécifiez qui le fera
- Réaliste : indiquez les résultats qui peuvent être atteints de manière réaliste, en fonction des ressources disponibles
- Lié au temps : spécifiez quand les résultats peuvent être obtenus
Le tableau suivant présente des exemples d’OKR et de KSIs pour les phases initiales d’un projet de mise à niveau Skype Entreprise vers Teams.
| Objectif | Résultat clé | À faire |
|---|---|---|
| Pilotez Teams avec Skype Entreprise, en mode collaboration uniquement | FY19Q2 : pilote de 500 utilisateurs mené et terminé |
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| Exécution réussie du mode collaboration uniquement pour tous les utilisateurs du organization avec Skype Entreprise |
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| Type | Indicateur de réussite clé | Comment les mesurer | Critères de réussite | Mesurés |
|---|---|---|---|---|
| Réseau et qualité | Le pourcentage d’appels audio médiocres doit être minimal | Tableau de bord qualité des appels (CQD) | <3 % des appels médiocres avec Teams | Hebdomadaire, puis mensuelle |
| Utilisation et sensibilisation | L’expérience de conversation, de réunion et d’appel est égale ou supérieure à Skype Entreprise | Enquête | 80 % sont d’accord ou tout à fait d’accord | Hebdomadairement jusqu’au pilote, après le lancement |
| Utilisation et adoption | Les utilisateurs utilisent activement la solution | Rapports Microsoft 365 ou CQD | 90 % de participation des utilisateurs pilotes, mieux que la solution actuelle | Hebdomadaire, puis mensuelle |
| Utilisation et formation | J’avais des ressources de formation/d’aide adéquates pour utiliser Correctement Teams | Enquête post-pilote | 80 % sont d’accord ou tout à fait d’accord | Post-pilote, post-lancement |
| Satisfaction de l’utilisateur | Je recommanderais Teams à d’autres personnes | Net Promoter Score (NPS) via l’enquête post-pilote | NPS > 0 | Post-pilote, post-lancement |
| Moteur métier | Économies | Comptes payables | $X millions de dépenses dans les solutions tierces | Six mois, puis un an, puis cinq ans après le lancement |
Pointe
Pour vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie, envisagez de définir des jalons plus petits et à court terme en plus d’objectifs à long terme plus importants. Cela peut inclure des métriques que vous allez capturer dans le cadre de votre pilote utilisateur. Lorsque vous envisagez votre chronologie, utilisez la feuille de route Microsoft 365 si vous attendez des fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles dans Teams.
Risques et atténuation
Avec n’importe quel projet, des événements imprévus ou d’autres facteurs peuvent survenir et jeter votre projet hors de la voie. Il est important d’évaluer de manière proactive les risques potentiels et de définir un plan d’atténuation pour surmonter les problèmes qui peuvent survenir, afin que votre projet puisse continuer à atteindre vos objectifs. Un registre des risques est un excellent outil pour suivre les risques du projet, ainsi que leur probabilité et leur impact potentiel, et pour capturer votre plan d’atténuation. Le tableau suivant présente un exemple de registre des risques.
| Risque | Probabilité | Impact | Global | Plan d’atténuation |
|---|---|---|---|---|
| Qualité du réseau | Moyen | Haut | Haut | Exécutez un exercice de planification réseau. |
| Faible adoption par les utilisateurs | Haut | Haut | Haut | Travailler de manière proactive avec les utilisateurs pendant les phases pilote et de déploiement ; mettre en œuvre une campagne de sensibilisation et de formation ciblée pour créer le désir. |
Chronologie
Lorsque vous définissez votre parcours de mise à niveau, veillez à définir une chronologie pour les jalons clés (par exemple, l’activation de Teams avec Skype Entreprise pour tous les utilisateurs) en plus de la date d’achèvement. Un chronologie défini permet à votre équipe de projet d’atteindre un état final cohérent et informe le bon calendrier de retour en arrière, ce qui permet de s’assurer que votre projet reste sur la bonne voie. Considérez une chronologie qui n’est pas trop accélérée (où les tâches peuvent être ignorées) ou trop distante (où l’élan peut être perdu). Les comptes chronologie idéaux pour :
- Préparation du produit pour les exigences de conformité et de scénario utilisateur : reportez-vous à la feuille de route du produit pour déterminer quand Teams sera prêt pour votre organization.
- Groupes de mise à niveau : déterminez si vous allez activer Teams ou mettre à niveau les utilisateurs par des groupes de mise à niveau, ce qui peut affecter la chronologie de votre parcours de mise à niveau global.
- Facteurs organisationnels tels que le gel des modifications, la fin de l’exercice, les cycles de vie de déploiement : Discutez et comptez de tous les processus internes susceptibles d’influencer votre mise à niveau chronologie.
- Autres modifications qui se produisent au même moment ou à peu près en même temps : envisagez de regrouper les modifications ou de les espacer pour faciliter une expérience utilisateur positive et minimiser tout impact sur la productivité.
- Ressources : vérifiez l’allocation des ressources avec les parties prenantes de votre projet pour vous assurer que l’équipe de projet que vous avez réunie dispose de suffisamment de bande passante pour effectuer toutes les tâches nécessaires.
À titre de référence, un exemple de chronologie est fourni pour les phases de pré-mise à niveau, de mise à niveau et de post-mise à niveau du parcours Upgrade Pro, que nous vous encourageons à ajuster en fonction des besoins spécifiques de votre organization.
Une fois que vous avez terminé les activités décrites ci-dessus, vous devez disposer d’une base solide pour votre projet. Poursuivez vos activités de planification de préparation technique et de préparation organisationnelle .
Skype Entreprise Online a été mis hors service le 31 juillet 2021. Pour optimiser la réalisation des avantages et vous assurer que votre organization dispose du temps nécessaire pour effectuer votre mise à niveau, nous vous encourageons à commencer votre parcours vers Microsoft Teams dès aujourd’hui.
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