Informations sur les différences lorsque vous rapprochez le Registre général de la gestion des comptes fournisseurs ou de la gestion des comptes clients

Cet article explique pourquoi le solde du compte des comptes fournisseurs ou le solde du compte comptes clients dans le registre général diffère du montant total dû dans le rapport Historique du solde d’essai ancien dans Microsoft Dynamics GP. Vous trouverez des questions fréquemment posées à la fin de cet article.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 866570

La routine Reconcile to GL est une nouveauté de Microsoft Dynamics GP 10.0 (SP2). Cette routine génère une feuille de calcul Microsoft Office Excel. Vous pouvez utiliser cette feuille de calcul pour faire correspondre les transactions dans Gestion des fournisseurs ou Gestion des comptes clients qui ont été publiées dans le registre général. Ce processus ne génère pas de transactions de correction. Toutefois, ce processus peut vous aider à déterminer les différences de transaction répertoriées dans cette section. Pour ouvrir la fenêtre Rapprocher vers GL, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Routines, sur Financier, puis sélectionnez Rapprocher avec GL.

Vous trouverez ci-dessous une liste de problèmes qui peuvent entraîner des différences :

• Tous les lots GL ne sont pas publiés. (La feuille de calcul Rapprocher vers GL ne signale que les entrées publiées.)

• Le rapport Historique de la balance d’essai ancienne est imprimé avec des restrictions. Imprimez à nouveau le rapport Historique de la balance d’évaluation ancienne avec uniquement une restriction de date.

• Tous les comptes fournisseurs ou tous les comptes clients ne sont pas consultés dans le registre général. Veillez à afficher tous les comptes fournisseurs ou tous les comptes clients dans le registre général.

• Les lots de la gestion des fournisseurs ou de la gestion des comptes clients ont été affichés dans le registre général. Le lot dans le registre général a été modifié ou modifié avant sa publication.

• Les ajustements du compte fournisseur ou du compte des comptes clients peuvent avoir été entrés directement dans le registre général. Ces transactions mettent à jour le compte dans le registre général. Toutefois, ces transactions ne mettent pas à jour le rapport historique de solde d’essai ancien.

• La plage de dates du rapport détaillé sur le solde d’évaluation dans le registre général ne correspond pas à la plage de dates du rapport historique du solde d’essai ancien dans La gestion des comptes payables ou dans Gestion des créances. Lorsque vous imprimez le rapport Historique du solde d’essai ancien, sélectionnez la zone Date de publication GL case activée dans la zone Sélectionner les transactions pour le rapport à l’aide.

• Les transactions ont été affichées dans la gestion des fournisseurs ou dans la gestion des comptes clients. Toutefois, ces transactions n’ont pas été enregistrées dans le registre général si elles étaient destinées à des soldes de départ. Si la zone Publier dans le registre général case activée n’est pas sélectionnée dans la fenêtre Configuration de la publication pour la série Achats ou pour la série Ventes, les transactions sont publiées dans la gestion des fournisseurs ou dans la gestion des comptes clients. Toutefois, ces transactions ne seront pas publiées dans le registre général.

• La zone Suivre les remises disponibles dans GL case activée est sélectionnée dans la fenêtre Configuration de la gestion des fournisseurs ou dans la fenêtre Configuration de gestion des créances. Ensuite, le montant net de la facture sera affiché dans le registre général. En outre, le montant restant est affiché sur un compte de remises disponibles. Seul le montant net apparaît dans le rapport de solde d’évaluation détaillé dans le registre général. Toutefois, la facture affiche le total brut de la facture sur le solde historique de l’ancienne version d’évaluation dans la gestion des comptes à payer ou dans la gestion des comptes clients.

• Les documents ont été annulés à une période différente de celle initialement affichée. Le rapport de solde d’essai détaillé dans le registre général peut ne pas correspondre au rapport historique du solde d’essai ancien. Par exemple, supposons qu’une facture a été entrée le 1/01/2007. Cette facture a été annulée le 01/02/2007. Un rapport détaillé sur le solde d’essai du registre général est imprimé du 1/02/2007 au 28/02/2007. La transaction annulée s’affiche dans le rapport. Si un historique de l’ancienne version d’évaluation est imprimé à l’aide de la même plage de dates, le document annulé n’est pas imprimé dans le rapport, car il a été annulé.

• Si vous souhaitez équilibrer le solde du compte fournisseur ou le solde du compte des comptes clients dans le registre général avec le rapport historique du solde d’essai ancien pour une certaine période, les soldes du rapport historique de solde d’essai ancien doivent être rapprochés de la modification nette du solde d’essai détaillé dans le registre général pour la même période.

• Si vous souhaitez équilibrer le solde du compte fournisseur ou le solde du compte des comptes clients dans le registre général par rapport au rapport historique du solde d’essai ancien pour un jour qui n’est pas dans une certaine période, déterminez si la gestion des fournisseurs ou la gestion des comptes clients a déjà été équilibrée. Si la gestion des fournisseurs ou la gestion des créances n’a jamais été équilibrée, les soldes de départ peuvent être incorrects. Dans cette situation, équilibrez d’abord la période la plus actuelle, puis rapprochez les mois précédents dans l’ordre inverse.

• Si des interruptions de publication se sont produites, les lots peuvent ne pas avoir été correctement affichés dans le registre général, dans la direction des fournisseurs ou dans la gestion des comptes clients.

• Lorsque vous imprimez le rapport Historique de l’ancienne version d’évaluation, vous n’avez pas sélectionné les zones de case activée suivantes dans la zone Exclure.

• Sélectionnez ces case activée zones, puis imprimez le rapport Historique de l’équilibre d’essai ancien.

  Remarque

  Si vous souhaitez faire correspondre le rapport solde d’essai détaillé du registre général et le rapport historique du solde d’essai ancien selon des documents spécifiques, désactivez la case à cocher Documents entièrement payants case activée.

  • Documents de crédit appliqués non postés
  • Solde zéro
  • Activité

• Si vous utilisez la gestion multicurrency lorsque vous réévaluez, vous avez sélectionné de publier sur le compte de décalage Achats/Ventes.

• Crédit carte montants entrés dans la fenêtre Entrée de transaction payables pour une facture. Cela peut entraîner un déséquilibre sur le rapprochement entre la gestion des fournisseurs et le registre général, car seule la modification nette sera postée dans le module du registre général. (Autrement dit, il semble que les transactions GL soient manquantes, mais les montants côté GL sont nets dans une entrée GL, alors que le côté PM peut afficher trois enregistrements. Mais ils doivent toujours correspondre dans les versions ultérieures et passer à la section Transactions correspondantes correctement.)

• S’il y a eu des interruptions/problèmes de publication avec un lot de fournisseurs ou de clients et que les transactions ont été trouvées simultanément dans les tables Work et Open, la suppression du lot RM ou PM dans Microsoft Dynamics GP entraîne des problèmes. Dans cette instance, l’utilisateur voit généralement les enregistrements dans les deux tables et décide que le n’a pas besoin du lot de travail afin qu’il le supprime simplement dans Microsoft Dynamics GP. Étant donné que les tables Work et Open partagent une table de distribution, la suppression du lot dans Microsoft Dynamics GP supprime également les enregistrements de distribution qui l’accompagnent. Le résultat final est que l’enregistrement d’en-tête de transaction existe, mais qu’il n’existe aucune distribution correspondante côté RM ou PM, mais que GL a été correctement mis à jour. Ce problème sera pris en compte dans la prochaine version de Microsoft Dynamics GP.

• Les distributions peuvent apparaître dans la section Potentiellement correspondance avec des montants différents s’il y avait des remises. Pour qu’ils correspondent, les comptes GL à remise doivent avoir été extraits avec le compte PM/RM avant d’exécuter le processus Rapprocher vers GL. Fermez la feuille de calcul et réexécutez-la avec les comptes GL de remise répertoriés également.

• Les distributions peuvent être manquantes côté PM/RM si le type (CASH, PAY, PURCH) a été modifié. Dans la feuille de calcul de rapprochement, le compte est utilisé uniquement pour le côté GL. Le compte n’est pas utilisé côté PM/RM. Le côté PM/RM extrait à l’aide du type PAY ou REC, quel que soit le compte utilisé. C’est pourquoi vous devez veiller à répertorier tous vos comptes AP ou AR dans la fenêtre de rapprochement. Et le simple fait de changer le type de distribution dans la table SQL ne fait pas que la distribution s’affiche automatiquement si vous régénérez la feuille de calcul. (Il s’agissait d’un problème dans les versions antérieures pour les paiements de carte de crédit utilisant le type CASH et l’accès au compte AP, mais ces enregistrements s’affichent dans GP 2016 et ne semblent donc plus être un problème.)

• Vérifiez la date d’application et la date de publication GL dans la table apply pour les transactions multicurrency par rapport à la date réelle de publication dans GL. Par exemple, le 22 janvier, une note de crédit en date du 31 décembre a été appliquée à une facture en date du 5 décembre, et la date d’application et la date de publication GL ont été laissées comme 22 janvier. Toutefois, lors de la publication du lot GL, l’utilisateur a remplacé la date par le 31 décembre. Dans ce cas, la feuille de calcul Rapprocher vers GL pour le mois de décembre répertorie le montant des gains/pertes réalisés des deux côtés et ils semblent être rapprochés. Toutefois, le rapport de l’HATB ne reconnaît pas encore le montant du gain/perte réalisé et sera décalé de ce montant par rapport à GL, car il n’a pas été appliqué ou publié avant janvier selon le dossier d’application.  

Forum aux questions

Q1 : La feuille de calcul Rapprocher avec GL est-elle un véritable rapprochement pour les comptes payables/clients avec GL ?

R1 : La fonctionnalité De rapprochement avec GL est un outil de résolution des problèmes qui permet aux utilisateurs d’identifier les distributions sans correspondance entre RM/PM et GL. Il n’était pas nécessairement destiné à établir un lien avec l’HATB et ce n’était pas l’objectif prévu, même si nous savons que les clients le font. Les soldes de la feuille de calcul Rapprocher vers GL sont les meilleures estimations à l’aide d’un simple addition/soustraction sur les distributions de la table. Alors que les soldes sur l’HATB prennent presque toutes les tables en considération et sont des équilibres beaucoup plus complexes et précis et donc les deux souvent ne s’attachent pas.

Le véritable rapprochement doit être entre les rapports DEB (Historical Aged Trial Balance) rm ou PM et le solde d’essai GL. Si ces critères correspondent, vous n’avez pas nécessairement besoin d’exécuter l’outil Rapprocher vers GL pour ce mois. Les tables GL sont constituées de débits et de crédits, et les tables à partir lesquelles le HATB extrait sont des en-têtes de transaction et appliquent des tables d’enregistrements. Les clients ont donc demandé un moyen de rapprocher les distributions dans GL avec les tables de distribution dans RM ou PM pour aider à trouver des différences à ce niveau. C’est la raison pour laquelle la routine Réconciliation avec GL a été créée. Il s’agissait d’un outil de résolution des problèmes permettant de comparer les distributions aux distributions entre les modules afin d’identifier les distributions manquantes, ce qui peut vous amener à revenir à une transaction manquante à partir de HATB. Par conséquent, utilisez l’outil Rapprocher vers GL comme aide uniquement pour vous aider à rapprocher hatb et GL Trial Balance. Si l’équilibre entre HATB et GL TB, il n’est pas vraiment nécessaire d’exécuter l’outil Rapprocher vers GL pour ce mois-là.

Q2 : Les totaux de la feuille de calcul Réconciliation avec GL doivent-ils correspondre aux totaux sur le HATB ?

A2 : Non. Les totaux de la feuille de calcul Rapprocher vers GL ne sont qu’un simple ajout/soustraction des enregistrements de distribution dans cette table et ne prennent pas en compte les autres tables. Tandis que le HATB examine des tables entièrement différentes pour calculer un solde à l’aide de la transaction et appliquer des tables d’enregistrements, il s’agit d’un calcul beaucoup plus complexe. En raison des différentes méthodes/tables de calcul utilisées pour obtenir les soldes, la feuille de calcul Rapprocher vers GL n’est pas censée être directement en lien avec les soldes vieillissants des rapports HATB et rendre la réconciliation difficile. Il n’est pas nécessaire de lier les soldes de la feuille de calcul de rapprochement à la feuille de calcul GL au rapport HATB.

Nous vous suggérons d’ignorer les totaux de la feuille de calcul de rapprochement avec GL, et d’utiliser simplement les sections Sans correspondance et Potentiellement correspondance pour vous aider à trouver des différences dans la recherche afin de voir si cela peut également expliquer une différence entre le TB GL et HATB. Le rapprochement avec la feuille de calcul GL n’est pas un véritable rapprochement et a uniquement été conçu pour vous aider à identifier les différences de distribution pour la recherche afin de voir s’il s’agit également d’une différence au niveau de la transaction. En fait, si le HATB correspond au TB GL, il n’y aurait vraiment pas besoin d’exécuter le rapprochement vers l’utilitaire GL pour ce mois du tout, car il n’y a aucune différence à identifier.

Si vous souhaitez toujours lier le solde de la table de rapprochement à la feuille de calcul GL au solde sur hatB, cela n’est pas pris en charge dans un cas de support standard. Les raisons que nous avons identifiées sont répertoriées en haut de cette base de connaissances et il peut y avoir d’autres raisons qui ne sont pas encore identifiées. Toutefois, étant donné que ce rapprochement n’est pas nécessaire entre le simple solde total indiqué sur la feuille de calcul De rapprochement vers GL et le solde calculé plus complexe du rapport HATB, et non l’objectif prévu de cet utilitaire de rapprochement, il serait considéré comme une dépense de conseil pour examiner vos données pour vous aider à les rapprocher les uns des autres.

Q3 : Que dois-je faire si des distributions sont manquantes côté GL ?

R3 : Si vous trouvez des distributions côté RM ou PM qui ne sont pas côté GL, examinez les différences de minutage côté GL. Vérifiez que tous les lots GL sont publiés. Si elles sont vraiment manquantes côté GL, vous devez saisir une entrée de journal d’ajustement directement dans GL pour que l’entrée crée les distributions GL.

Q4 : Que dois-je faire si des distributions sont manquantes côté RM ou PM ?

A4 : Si la distribution GL est répertoriée, mais qu’elle est manquante côté RM ou PM, commencez par rechercher les différences de minutage. Recherchez également si la transaction elle-même est répertoriée dans le rapport HATB et si elle est déjà comptabilisée. Il est possible que la transaction existe, mais les distributions sont manquantes. La question est donc de savoir comment puis-je obtenir les distributions dans RM ou PM, si la transaction existe ? Tout d’abord, gardez à l’esprit que les tables de distribution dans RM ou PM ne sont pas utilisées à d’autres fins ou rapports dans gp, autre que cette feuille de calcul de rapprochement. Alors est-il vraiment nécessaire de les rajouter dans RM ou PM ? Évaluez s’il vaut la peine de remplir une table qui n’est utilisée nulle part ailleurs.

Mais si vous choisissez de corriger la table de distribution PM, vous devrez annuler le document, de sorte que les enregistrements appliqués reviennent à l’ouverture. Utilisez ensuite l’utilitaire Supprimer l’historique des transactions pour supprimer le document annulé. Veillez à définir la publication sur GL et à ne pas publier sur GL. Supprimez le lot GL créé par void. Ensuite, recréez la clé du document en Fournisseurs, afin que les transactions et les distributions soient recréées. Veillez à annuler le lot GL pour cela. Ensuite, réappliquez le nouveau document aux documents ouverts et ils doivent à nouveau passer à l’historique.

Pour résoudre ce problème sur la table de distribution RM, vous devez supprimer les deux côtés de la facture et du paiement, puis les recréer, puis supprimer le lot dans GL.

Q5 : Les transactions de la section Potentiellement correspondance semblent correspondre. Pourquoi ne sont-ils pas dans la section Correspondance ?

A5 : Plusieurs champs sont mis en correspondance pour chaque enregistrement de distribution. Tous les champs doivent correspondre pour les déplacer vers la section Correspondance. Si certains champs, mais pas tous, correspondent, ils sont placés dans la section Potentiellement correspondance. Par exemple, voici les champs qui sont mis en correspondance pour PM à GL :

Gestion des fournisseurs -- GL
Numéro du bon -- Numéro de contrôle d’origine
Source TRX : source TRX d’origine
Date de publication -- Date de la transaction
Sur le montant du compte -- Montant de débit ou de crédit

Q6 : Si je touche les distributions manquantes dans GL ou RM/PM et réexécute la feuille de calcul Rapprocher vers GL, les éléments sans correspondance ou potentiellement correspondants seront-ils déplacés vers la section Correspondance ?

A6 : Non. Si les transactions sont clés séparément, le aura des numéros de bons et des codes source Trx différents. Au mieux, la date de publication et les montants peuvent correspondre, ce qui peut les placer dans la section Potentiellement correspondance de la feuille de calcul.

Q7 : Pourquoi le solde final d’une feuille de calcul mensuelle ou trimestrielle ne correspond-il pas au solde de début de la feuille de calcul mensuelle ou trimestrielle suivante ?

A7 : Si le solde final d’une période ne correspond pas au solde de début de la période suivante, cela est souvent dû à des enregistrements de distribution orphelins qui n’ont pas d’enregistrement d’en-tête associé dans la table de sous-registre. Le solde final est calculé par Excel directement dans la feuille de calcul. Il prend simplement le solde de début de cette période en haut de la feuille de calcul et ajoute/soustrait les enregistrements de distribution qui apparaissent dans la feuille de calcul pour arriver au solde de fin. En revanche, dans la période suivante, le solde de début est calculé en prenant un simple calcul de débit/crédit des enregistrements de distribution dans la table SQL et la procédure stockée joint la table d’en-tête, de sorte qu’elle n’inclut pas les distributions qui manquent un enregistrement d’en-tête. Le résultat final peut être que certaines distributions ont été calculées dans le solde de fin sur la feuille de calcul précédente et omises du solde de début sur la période suivante.

Q8 : Les distributions côté RM/PM existent, mais ne sont pas extraites dans la feuille de calcul.

A8 : Passez en revue ces conseils de résolution des problèmes :

• Examinez la plage de dates utilisée dans la feuille de calcul Rapprocher vers.
• Vérifiez que les distributions existent dans les tables PM10100 ou PM30600 pour PM. (ou pour RM : recherche dans le RM10101 ou RM30301) Examinez les dates de ces distributions pour vous assurer qu’elles se situent dans la plage que vous avez entrée pour la feuille de calcul. Il est important de les localiser dans les tables de distribution RM ou PM et de ne pas s’appuyer uniquement sur les journaux de publication réimprimés pour instance.
• Si vous trouvez les distributions dans les tables RM ou PM, examinez ces distributions sur le document dans le front-end. Ont-ils un type de distribution PAY, REC ou AVAIL ? Il s’agit des seuls types qui seront extraits dans la feuille de calcul de rapprochement côté RM ou PM dans les versions antérieures. (Mise à jour : les paiements de carte de crédit peuvent produire une distribution sur le compte AP avec un type cash sur celui-ci, dans lequel il figure dans la table, mais le rapprochement avec la feuille de calcul GL n’a pas affiché cette distribution sur le côté gauche. Il s’agit donc simplement d’un problème d’affichage avec la feuille de calcul et non d’un problème de données. Toutefois, cela ne semble pas être un problème dans Microsoft Dynamics GP 2016, car le type CASH s’affiche désormais correctement sur la feuille de calcul. Il a donc été résolu en cours de route.)

Q9 : La fenêtre Rapprocher vers GL peut-elle s’afficher dans d’autres devises ?

A9 : La fenêtre Rapprocher vers GL telle qu’elle est conçue pour afficher uniquement les devises fonctionnelles . Pour plus d’informations, consultez Informations sur les soldes dans la fenêtre Rapprocher vers GL dans Microsoft Dynamics GP.