Procédures de clôture de fin d’année pour la gestion des comptes clients dans Microsoft Dynamics GP

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Cet article contient des listes de vérification pour le processus de clôture de fin d’année dans Gestion des comptes clients dans Microsoft Dynamics GP. Cet article contient également des informations détaillées pour chaque étape du processus de clôture de fin d’année et comment ajouter les informations sur les frais financiers de l’année à ce jour aux relevés des clients pour décembre et janvier.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 857444

Résumé

Remarque

Avant de suivre les instructions de cet article, vérifiez que vous disposez d’une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer en cas de problème.

Cet article décrit les procédures de clôture de fin d’année recommandées pour la gestion des comptes clients dans Microsoft Dynamics GP. Lisez cet article avant d’effectuer une ou plusieurs des procédures.

Liste de contrôle de clôture de fin d’année

Vous pouvez utiliser cette liste de vérification pour la fin de l’exercice et la fin de l’année civile.

Remarque

Bien que la gestion des comptes clients soit sensible aux dates, les éléments suivants sont mis à jour en fonction de la clôture de la gestion des comptes clients :

  • Objets SmartList
  • Les rapports de synthèse de la gestion des créances
  • Affichage Montants depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client

Nous vous recommandons donc de suivre ces étapes afin que les objets SmartList, les rapports de synthèse gestion des comptes clients et la vue Montants depuis la dernière fermeture contiennent les informations correctes :

  1. Affichez toutes les transactions de ventes et de créances pour l’année.
  2. Effectuez une sauvegarde fermante avant la fin de l’année.
  3. Fermez l’année.
  4. Fermez les périodes fiscales. (Cette étape est facultative.)
  5. Fermez l’année d’imposition.
  6. Effectuez une sauvegarde fermante postérieure à la fin de l’année.

Étape 1 : Publier toutes les transactions de ventes et de créances pour l’année

Publiez toutes les transactions de ventes et de créances de l’année avant la clôture de l’année. Si vous souhaitez entrer des transactions de ventes et de créances pour une période ultérieure avant la clôture de l’année, créez un lot qui contient les transactions. Ensuite, enregistrez le lot. Ensuite, publiez le lot après avoir fermé l’année.

Vous devez fermer l’année, car certaines zones de Microsoft Dynamics GP ne respectent pas les dates. Si vous ne fermez pas l’année après avoir entré toutes les transactions de l’année en cours et avant d’entrer des transactions pour l’année suivante, ces zones contiennent des informations incorrectes. Toutefois, si vous devez modifier les informations, vous pouvez modifier les informations dans l’affichage Montants depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Récapitulatif du client et dans la fenêtre Récapitulatif des frais de financement du client. Les zones suivantes sont les zones de Microsoft Dynamics GP qui ne respectent pas la date.

  • Affichage Montants depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client

    Pour ouvrir la vue Montants depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Ventes, puis sélectionnez Résumé.
    2. Dans la fenêtre Résumé du client, tapez un ID client dans la zone ID client .
    3. Dans la liste Vue récapitulative , sélectionnez Montants depuis la dernière fermeture.

  • Fenêtre Récapitulatif des frais de financement du client

    Pour ouvrir la fenêtre Récapitulatif des frais de financement du client, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Ventes, puis sélectionnez Résumé.
    2. Dans la fenêtre Résumé du client, tapez un ID client dans le champ Id client .
    3. Sélectionnez Frais financiers.

  • Objets SmartList

    Pour afficher les colonnes SmartList affectées, procédez comme suit :

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Colonnes dans le menu Microsoft Dynamics GP , sélectionnez SmartList, développez Ventes, Clients, puis Ajouter.

    2. Sélectionnez les éléments suivants dans la liste Colonnes disponibles .

      Remarque

      Les éléments marqués d’un astérisque sont affectés par la fermeture de fin d’année civile. Tous les autres éléments sont affectés par la clôture de l’exercice.

      • Nombre moyen de jours de paiement - Année
      • Frais financiers CYTD
      • Calendrier LYR des frais financiers
      • LYR à équilibrage élevé
      • High Balance YTD
      • Nombre de documents ADTP - LYR
      • Nombre de documents ADTP - Année
      • Nombre de vérifications NSF YTD
      • Total # FC LYR
      • Total # FC YTD
      • Total # Factures LYR
      • Total # Factures YTD
      • Total Amount of NSF Check YTD
      • Total Bad Debt LYR
      • Total Bad Debt YTD
      • Total cash reçu LYR
      • Total des espèces reçues YTD
      • Remises totales disponibles YTD
      • Total des remises prises LYR
      • Total des remises prises YTD
      • Total des frais financiers LYR
      • Total des frais financiers YTD
      • Total Returns LYR
      • Total Returns YTD
      • Total Sales LYR
      • Total Sales YTD
      • Total DES LYR FC annulés
      • Total des fc levées YTD
      • Total Writeoffs LYR
      • Total Writeoffs YTD
      • Frais financiers impayés YTD
      • Write Offs LYR
      • Write Offs YTD

    3. Sélectionnez OK.

    4. Sélectionnez OK.

Étape 2 : Effectuer une sauvegarde fermante avant la fin de l’année

Créez une sauvegarde avant de fermer l’année. Placez la sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. Cette sauvegarde permet de s’assurer que vous disposez d’un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer les informations à partir de cette sauvegarde si vous le souhaitez. Par exemple, cette sauvegarde vous permet de récupérer rapidement si une fluctuation de l’alimentation ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
  2. Dans la fenêtre Sauvegarder la société, sélectionnez le nom de la société dans la liste Nom de la société .
  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

Remarque

Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde PreYearEndClosingBackup20XX. (Entrez l’année pour l’espace réservé XX .)

Étape 3 : Fermer l’année

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, sur Routines, sur Ventes, puis sélectionnez Clôture de fin d’année.

  2. Si vous fermez l’année fiscale et l’année civile en même temps, sélectionnez Tout. Si vous fermez uniquement l’année civile, sélectionnez Calendrier. Si vous fermez uniquement l’exercice, sélectionnez Fiscal.

  3. Sélectionnez la zone Imprimer le rapport case activée, puis sélectionnez Fermer l’année.

    Remarque

    Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec les enregistrements d’audit permanents de fin d’année.

Détails de l’année civile

Le processus de fin d’année civile dans Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants dans la fenêtre Résumé du client :

  • Frais financiers CYTD
  • Total # FC YTD
  • Total des frais financiers YTD
  • Total des fc levées YTD
  • Frais financiers impayés YTD

Le processus de fin d’année civile met à jour les montants dans les champs suivants :

  • Calendrier LYR des frais financiers
  • Total # FC LYR

Détails de l’exercice

Le processus de fin d’exercice dans Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants dans la fenêtre Résumé du client :

  • Nombre moyen de jours de paiement - Année
  • High Balance YTD
  • Nombre de documents ADTP - Année
  • Nombre de vérifications NSF YTD
  • Total # Factures YTD
  • Total Amount of NSF Check YTD
  • Total Bad Debt YTD
  • Total des espèces reçues YTD
  • Remises totales disponibles YTD
  • Total des remises prises YTD
  • Total Returns YTD
  • Total Sales YTD
  • Total Writeoffs YTD
  • Write Offs YTD

Le processus de fin d’exercice met à jour les montants dans les champs suivants :

  • LYR à équilibrage élevé
  • Nombre de documents ADTP - LYR
  • Total # Factures LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Total cash reçu LYR
  • Total des remises prises LYR
  • Total Returns LYR
  • Total Sales LYR
  • Total Writeoffs LYR
  • Write Offs LYR

Étape 4 : Fermer les périodes fiscales (cette étape est facultative)

Pour empêcher les utilisateurs de publier accidentellement des transactions sur la mauvaise période ou sur la mauvaise année, utilisez la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour fermer toutes les périodes fiscales qui sont toujours ouvertes pour l’année. Avant de fermer les périodes fiscales, vérifiez que vous avez publié toutes les transactions pour la période et pour l’année pour tous les modules. Si vous devez publier ultérieurement des transactions sur une période fiscale que vous avez déjà fermée, vous pouvez revenir à la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour rouvrir la période afin de pouvoir publier les transactions.

Pour fermer une période fiscale, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configuration, sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales.
  2. Cochez la case Sales case activée pour la période que vous souhaitez fermer.

Étape 5 : Fermer l’année d’imposition

Remarque

Suivez ces étapes uniquement après avoir terminé les procédures de clôture de fin d’année pour tous les modules de vente et d’achat.

Pour fermer l’année d’imposition, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, sur Routines, sur Entreprise, puis sélectionnez Taxe Year-End Fermer.

  2. Sélectionnez la zone Fermer l’année case activée, puis sélectionnez la zone Imprimer le rapport case activée.

  3. Sélectionnez Processus.

    Remarque

    Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec les enregistrements d’audit permanents de fin d’année.

Étape 6 : Effectuer une sauvegarde de fermeture post-fin d’année

Créez une sauvegarde après avoir fermé l’année. Placez la sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. Cette sauvegarde permet de s’assurer que vous disposez d’un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer les informations à partir de cette sauvegarde si vous le souhaitez. Par exemple, cette sauvegarde vous permet de récupérer rapidement si une fluctuation de l’alimentation ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
  2. Dans la fenêtre Sauvegarder la société, sélectionnez le nom de la société dans la liste Nom de la société .
  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

Remarque

Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde PostYearEndClosingBackup20XX. (Entrez l’année pour l’espace réservé XX .)

Frais de financement annuels sur les relevés clients de décembre et de janvier

Les frais de financement annuels ne sont pas automatiquement imprimés sur les relevés des clients pour décembre et janvier.

Relevés de décembre

Pour ajouter les frais financiers de l’année à ce jour aux relevés de décembre, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, sur Personnaliser, puis sélectionnez Enregistreur de rapports.

  2. Dans la liste Produit , sélectionnez Microsoft Dynamics GP, puis OK.

  3. Sélectionnez Rapports.

  4. Utilisez la méthode appropriée :

    • Si vous n’avez pas encore modifié le formulaire d’instruction, sélectionnez le formulaire d’instruction que vous imprimez dans la liste Rapports d’origine , sélectionnez Insérer, puis sélectionnez le formulaire d’instruction dans la liste Rapports modifiés .
    • Si vous avez précédemment modifié le formulaire d’instruction, sélectionnez le formulaire d’instruction dans la liste Rapports modifiés .

  5. Sélectionnez Ouvrir.

  6. Dans la fenêtre Définition de rapport, sélectionnez Tables.

  7. Dans la fenêtre Relations de table de rapport, sélectionnez RM Customer MSTR, puis sélectionnez Nouveau.

  8. Dans la fenêtre Tables associées, sélectionnez Customer Master Summary, puis ok.

  9. Sélectionnez Fermer.

  10. Sélectionnez Disposition.

  11. Dans la liste des ressources de la boîte à outils , sélectionnez Customer Master Summary.

  12. Dans la liste des champs, faites glisser Finance Frais CYTD vers la disposition du rapport. Vous pouvez positionner ce champ dans n’importe quelle section du rapport.

  13. Dans le menu Fichier , sélectionnez Microsoft Dynamics GP. Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications, sélectionnez Enregistrer.

  14. Si vous n’avez pas encore modifié ce rapport, vous devez accorder la sécurité au rapport. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

    1. Dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Outils, sur Configuration, sur Systèmes, puis sélectionnez Autres formulaires et rapports modifiés.
    2. Dans la zone ID , entrez l’ID utilisateur.
    3. Dans la liste Produit , sélectionnez Microsoft Dynamics GP.
    4. Dans la liste Type , sélectionnez Rapports.
    5. Développez Ventes, puis développez le nœud du formulaire modifié.
    6. Sélectionnez Microsoft Dynamics GP (Modifié) .

Instructions de janvier

Pour ajouter les frais financiers de l’année à ce jour aux relevés de janvier, procédez comme suit :

  1. Suivez les étapes 1 à 11 de la section Instructions de décembre .
  2. Dans la liste des champs, faites glisser Finance Frais LYR Calendar vers la disposition du rapport. Vous pouvez positionner ce champ dans n’importe quelle section du rapport.
  3. Suivez les étapes 13 et 14 de la section Instructions de décembre .