Archivage de documents

Vous pouvez archiver les commandes vente et les commandes achat, les devis, les retours et les commandes cadres. Si vous utilisez les fonctionnalités de gestion de projet, vous pouvez également archiver vos projets. Vous pouvez archiver des documents et projets plusieurs fois, ce qui enregistrant une version archivée différente chaque fois.

Pour les documents de vente, si l’original existe toujours et n’est pas publié, vous pouvez utiliser l’action Restaurer pour l’écraser par une version archivée.

Remarque

Vous pouvez uniquement restaurer les documents et projets de vente. L’action n’est pas disponible pour les documents d’achat archivés.

Pour les documents archivés dont l’original est supprimé, vous pouvez réutiliser le contenu en copiant les données, par exemple, en utilisant l’action Copier à partir du document .

Pour configurer l'archivage automatique des documents

Automatiser l’archivage automatique pour créer une version du document archivé lorsque quelqu’un effectue les actions suivantes :

• Modifie ou supprime un document ou projet.
• Imprime, télécharge ou envoie un document par e-mail.
• Convertit un devis en commande ou en facture.
• Publie une commande.

Les étapes suivantes décrivent comment configurer l’archivage automatique des documents de vente à partir de la page Configuration des ventes et des créances . Les étapes sont similaires pour tous les documents achat et projet. Pour les documents d’achat, utilisez la page Achats et créditeurs . Pour les projets, utilisez la page Configuration du projet .

1. Choisissez l’icône , entrez Configuration des ventes et des créances, puis choisissez le lien associé.
2. Sur le raccourci Archivage, spécifiez s’il faut activer l’archivage automatique pour les différents types de documents de vente. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Le tableau suivant décrit les options disponibles pour le champ Archiver devis.

Option	Description
Jamais	N’archivez pas les devis lorsqu’ils sont supprimés.
Question	Invitez l’utilisateur à archiver ou non les devis lorsqu’ils sont supprimés.
Toujours	Archivez automatiquement les devis lorsqu’ils sont supprimés.

Pour archiver manuellement une commande vente

La procédure suivante décrit comment archiver manuellement une commande vente. La procédure est identique pour tous les documents et projets similaires archivés.

1. Choisissez l’icône , entrez Commandes client, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez une commande vente que vous souhaitez archiver.
3. Sélectionnez l’action Archiver document.

La commande vente est archivée. Vous pouvez l’afficher sur la page Commandes vente archivées.

Pour restaurer un document ou projet vente non validée depuis les archives

La procédure suivante décrit comment restaurer une commande vente archivée dans la commande vente d’origine. Il est possible de restaurer un document seulement lorsque le document d’origine n’a pas été validé. La procédure est identique pour les commandes, les commandes ouvertes, les retours et les devis et pour les projets.

1. Choisissez l’icône , entrez Archives des commandes client, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la commande vente archivée, ou une version de celle-ci, que vous voulez restaurer, puis sélectionnez l’action Restaurer.

Le contenu de la commande vente ou projets d’origine est remplacé par celui de la version archivée.

Pour supprimer les versions archivées

Utilisez une stratégie de rétention pour nettoyer les versions archivés dont vous n’avez plus besoin. Les stratégies de rétention permettent aux administrateurs de définir la durée de stockage des données. Par exemple, ils peuvent configurer une stratégie qui supprime les données après une date d’expiration. Pour en savoir plus, accédez à Définir les politiques de rétention.

Il y a quelques points à noter concernant la création de stratégies de rétention pour les documents archivés et projets :

• Si le document d’origine n’est pas supprimé, Business Central ne supprimera pas les versions archivées. Les versions archivées n’expirent pas tant que l’original existe.
• Lorsque vous configurez la stratégie de rétention, vous pouvez spécifier que vous souhaitez que la stratégie supprime toutes les versions archivées, à l’exception de la plus récente. Par exemple, vous pouvez avoir 10 versions et vouloir conserver une copie de la dernière.
• Business Central calcule la date d’expiration des documents en fonction de la date de la version archivée la plus récente.

Voir aussi

Suivre les lignes de documents
Ventes
Fonctionnalités commerciales générales
Travailler avec Business Central

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central