Réponse aux demandes relatives aux données personnelles de l’utilisateur

Les sujets des données peuvent demander plusieurs types d'actions concernant leurs données personnelles. Par exemple, dans le cadre de certaines lois et réglementations sur la confidentialité, elles ont le droit de demander l’exportation, la suppression et la modification de leurs données personnelles. Ces demandes sont appelées demandes relatives aux données personnelles. Si vous avez classé la sensibilité de vos données et êtes sûr qu’elles sont correctes, un administrateur peut répondre aux demandes en utilisant les options de l’onglet Confidentialité des données du Centre des rôles du responsable informatique .

Types de demandes

Le tableau suivant donne des exemples des types de demandes auxquelles les administrateurs pouvez répondre.

Remarque

Nous fournissons des fonctionnalités pour répondre à ces types de demande et permettre l’accès aux données personnelles, mais il vous incombe de veiller à ce que vos données personnelles et sensibles soient stockées et classées de manière appropriée.

Type requête	Description et réponse suggérée
Demandes de portabilité	Une personne concernée peut faire une demande de portabilité des données. Vous devez exporter les données personnelles de la personne concernée à partir de vos systèmes et les fournir dans un format couramment utilisé et structuré. Pour répondre à ces demandes, vous pouvez utiliser l’ Utilitaire de confidentialité des données pour exporter des données personnelles vers un fichier Excel ou un RapidStart package de configuration. À l'aide d'Excel, vous pouvez modifier les données personnelles et les enregistrer dans un format couramment utilisé et lisible par machine, par exemple .csv ou .xml. Pour les packages de configuration RapidStart, vous pouvez configurer les tables de données principales et leurs tables associées contenant des données personnelles. Remarque : Lorsque vous exportez des données, vous spécifiez un niveau de sensibilité minimum. L'exportation inclut le niveau de sensibilité minimal et tous les niveaux de sensibilité au-dessus de celui-ci. Par exemple, si vous exportez des données classées comme personnelles, l’exportation inclut également les données classées comme sensibles. Lors de l’exportation des données associées à un sujet de données, l’Utilitaire de confidentialité des données recherche des relations directes entre le sujet de données et les données qui lui sont associées. Les relations indirectes entre les données associées au sujet de données et les autres données ne sont pas exportées automatiquement par l’Utilitaire de confidentialité des données. Par exemple, la table Contact a directement associé les données Réponses profil contact, et la table Réponses profil contact est ensuite associée aux données Questions profil. Si vous souhaitez exporter également les questions de profil, vous devez ajouter manuellement cette table en tant que ligne avec les filtres appropriés dans le package de configuration créé par l’Utilitaire de confidentialité des données.
Demandes de suppression	Un sujet des données peut demander la suppression de ses données personnelles. Il existe plusieurs méthodes de suppression des données personnelles à l'aide des fonctions de personnalisation, mais la décision et l'implémentation vous incombent. Dans certains cas, vous pouvez choisir de modifier directement vos données. Par exemple, supprimez un contact, puis exécutez le traitement par lots Supprimer l’interaction annulée pour supprimer les interactions du contact. Remarque : Si vous avez spécifié une date dans le champ Autoriser la suppression de documents avant des pages Configuration des ventes et des créances ou Configuration des achats et des créances , vous devrez peut-être modifier la date afin de pouvoir supprimer les documents de vente et d’achat comptabilisés dont les dates de comptabilisation sont égales ou antérieures à cette date.
Demandes de correction	Un sujet des données peut demander la correction des données personnelles incorrectes. Plusieurs méthodes sont possibles. Dans certains cas, vous pouvez exporter des listes vers Excel afin de modifier en bloc plusieurs enregistrements et importer les données mises à jour. Pour plus d’informations, voir Exportation de vos données métier vers Excel. Vous pouvez également modifier manuellement les champs contenant des données personnelles, par exemple modifier les informations sur un client dans la fiche Client. Cependant, les enregistrements tels que les écritures générales, de clients et fiscales sont importantes. Si vous stockez des données personnelles dans les enregistrements de transaction, pensez à utiliser les fonctions de personnalisation pour modifier ces données personnelles.

Restreindre le traitement des données pour une personne concernée

Un sujet des données peut demander l'arrêt temporaire du traitement de ses données personnelles. Pour honorer ces demandes, vous pouvez marquer son enregistrement comme bloqué pour des raisons de confidentialité afin d'arrêter le traitement de ses données. Lorsqu'un enregistrement est marqué comme bloqué, vous ne pouvez pas créer des transactions qui utilisent cet enregistrement. Par exemple, vous ne pouvez pas créer une facture pour un client lorsque le client ou le vendeur est bloqué. Pour marquer un sujet des données comme bloqué, ouvrez la fiche correspondante, par exemple les fiches Client, Fournisseur ou Contact, puis activez la case à cocher Confidentialité bloquée. Vous devez peut-être choisir Afficher plus pour afficher le champ.

Gestion des demandes de la personne concernée lors de l’utilisation d’une version d’essai

Certains types de données personnelles font partie d’un compte Microsoft 365, et seuls les administrateurs peuvent exporter les données. Le processus de gestion des demandes de sujets de données diffère selon le type d’abonné Business Central.

Si vous disposez d’un abonnement payant à Business Central, les utilisateurs doivent contacter l’administrateur du locataire de leur organisation pour faire une demande de données personnelles. Les administrateurs disposent des droits et outils d’administration pour traiter les demandes de la personne concernée.

Si vous vous êtes inscrit à Business Central à partir de la page Essais et que vous utilisez toujours la version d’essai, les utilisateurs peuvent télécharger et exporter leurs propres données dans la page Confidentialité professionnelle et scolaire dans le portail Azure.

Sur la page Confidentialité au travail et à l'école, vous pouvez également fermer votre compte. Cependant, nous vous recommandons d’exporter et de supprimer d’abord toutes les données. La suppression de votre compte signifie que vous perdez l’accès à Business Central.

Vous pouvez toujours marquer des personnes comme bloquées pour des raisons de confidentialité et exporter, modifier ou supprimer des transactions, comme expliqué ailleurs dans cet article.

Exportation de données à partir de tables non classées par la personne concernée

Si vous devez exporter des données non classées de manière à pouvoir les exporter automatiquement, par exemple les données de la table Réponses profil, vous devez effectuer les actions suivantes :

• Déterminez si vous devez vraiment exporter des données supplémentaires qui ne sont pas directement liées au contact.
• Ajoutez manuellement la table et la relation au package Rapid Start et exportez-les directement à partir du package Rapid Start. Nous générons un package Rapid Start pour vous, afin que vous puissiez le modifier dans de telles situations.

Gestion des données concernant les mineurs

Si l’âge d’un contact est inférieur à l’âge de consentement légal défini par les lois de votre région, vous pouvez l’indiquer en activant la case à cocher Mineur sur la fiche Contact. La case à cocher Confidentialité bloquée est alors automatiquement activée. Lorsque vous recevez l’accord du parent ou du tuteur légal du mineur, vous pouvez activer la case à cocher Accord parental reçu pour débloquer le contact. Même si vous pouvez traiter les données personnelles des mineurs, vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité de profilage dans Dynamics 365 Sales.

Remarque

Le journal des modifications peut enregistrer des détails, par exemple quand et par qui la case à cocher Accord parental reçu a été activée. Un administrateur peut le configurer en utilisant le guide Paramètres journal modification et en activant la case à cocher Modification du journal pour l’accord parental reçu sur la fiche Contact. Pour plus d’informations, voir Journalisation des modifications.

Voir aussi

Exporter vos données d’entreprise vers Excel
Enregistrement des modifications
Demandes des personnes concernées

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central