Création de budgets comptables

Les budgets jouent un rôle important dans la veille économique. Par exemple dans une déclaration financière basée sur des états financiers incluant des écritures budget, ou lors de l’analyse des montants budgétés et des montants réels dans le plan comptable. Pour en savoir plus, rendez-vous sur gestion des états financiers.

Vous pouvez créer des budgets pour une période donnée, mais le plus souvent, les entreprises établissent des budgets couvrant leur exercice financier. Vous pouvez créer plusieurs budgets pour la même période afin de pouvoir travailler avec plusieurs versions ou révisions de budget si nécessaire. Des budgets peuvent également être créés pour les dimensions, ce qui vous permet d’analyser les écarts budgétaires par dimension. Vous pouvez travailler avec jusqu’à 4 dimensions dans un budget. En savoir plus dans Travailler avec les dimensions.

En comptabilité analytique, vous travaillez avec des budgets de coûts de manière similaire. Pour plus d’informations, consultez Création des budgets des coûts.

Pour créer un budget comptabilité

1. Choisissez l’icône , entrez Budgets G/L, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez l’action Modifier la liste, puis renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

3. Sélectionnez Modifier budget.

4. En haut de la page Budget, renseignez les champs nécessaires pour définir ce qui est affiché.

   La page affiche uniquement les entrées qui contiennent le nom du budget que vous avez saisi dans le champ Nom du budget . Étant donné que le nom du budget vient juste d’être créé, aucune écriture ne correspond au filtre. Par conséquent, la page est vide.

5. Pour entrer un montant, choisissez la cellule appropriée de la matrice. La page Écritures budget s’ouvre.

6. Créez une ligne et renseignez le champ Montant. Fermez la page Écritures budget.

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour toutes les montants du budget.

Remarque

Sur le raccourci Filtres, vous pouvez filtrer les informations sur le budget selon les axes budget configurés sous le nom du budget.

Exportation et importation de budgets comptables vers Excel

Vous pouvez exporter les données des pages budgétaires vers Microsoft Excel pour un traitement ou une analyse ultérieurs, puis réimporter les données budgétaires dans Business Central.

Exporter les budgets du grand livre vers Excel

L’exportation d’un budget G/L vers un classeur Excel vous permet de travailler hors ligne et de tirer parti des puissantes fonctionnalités de manipulation de données d’Excel. Pour exporter le budget vers Excel, procédez comme suit :

1. Ouvrez le budget : Sélectionner le budget sur lequel vous souhaitez travailler dans la liste des budgets du grand livre. Sélectionnez Modifier budget.
2. Pour exporter vers Excel, sur la page Budget , choisissez l’onglet Actions .
3. Choisissez Exporter vers Excel.
4. Choisissez les dimensions et les filtres que vous souhaitez inclure dans l’exportation. Par exemple, vous souhaiterez peut-être filtrer par départements ou projets spécifiques. Choisissez maintenant OK pour générer le fichier Excel.
5. Enregistrez le fichier Excel exporté sur votre lecteur local pour une modification ultérieure.

Modification des budgets du grand livre dans Excel

Avec le budget G/L exporté vers Excel, vous pouvez désormais renseigner vos données budgétaires. Voici quelques conseils pour être plus efficace et réduire les erreurs

• Lors de la saisie des données budgétaires, renseignez les montants du budget pour chaque combinaison de dimensions et de périodes. Assurez-vous que les données sont exactes et conformes aux exigences de formatage de Business Central. Par exemple, les valeurs numériques ne doivent contenir aucun caractère spécial ni formatage.
• Tirez parti des fonctionnalités d’Excel telles que les formules, la validation des données et la mise en forme conditionnelle pour rationaliser la saisie des données et garantir leur exactitude.
• Une fois que vous avez saisi toutes les données budgétaires, assurez-vous que le fichier Excel a été enregistré.
• Pensez à conserver des copies de sauvegarde de vos budgets localement.

Importer des budgets du grand livre vers Excel

Après avoir renseigné les chiffres du budget dans un classeur Excel local, l’étape suivante consiste à le réimporter dans Business Central. Pour importer le budget depuis Excel, procédez comme suit :

1. Ouvrez le budget : Sélectionner le budget sur lequel vous souhaitez travailler dans la liste des budgets du grand livre. Sélectionnez Modifier budget.
2. Pour importer depuis Excel, sur la page Budget , choisissez l’onglet Accueil .
3. Choisissez Importer depuis Excel.
4. Choisissez le fichier Excel sur votre lecteur local. Vous aurez la possibilité de choisir le budget dans lequel vous effectuez le téléchargement et si vous souhaitez ajouter ou remplacer les entrées. L’action ajouter ajoutera les entrées d’Excel à toutes les entrées déjà existantes. L’action remplacer écrasera toutes les entrées déjà présentes dans le budget.
5. Si tout semble correct, choisissez OK pour terminer le processus d’importation. Business Central mettra ensuite à jour le budget avec les données importées.

Exemple de scénario : définition d’objectifs budgétaires pour les dépenses salariales

Vous savez que le nouveau coût des salaires budgétisés va être de 1.200.000 étape (DS). Vous souhaitez permettre au département Paies de budgétiser trois lignes spécifiques (du type de compte Validation) pour les salariés à temps plein, les salariés à temps partiel et les intérimaires. Les trois lignes sont regroupées sous une ligne d'en-tête Paies.

Vous saisissez 1 200 000 sur la ligne d’en-tête, exportez le budget vers Excel, puis l’envoyez au département Paies, en leur indiquant de distribuer les 1 200 000 en devise société.

Le département Paies distribue le montant des trois comptes de validation. Lorsque vous réimportez le budget comptable, les trois comptes sont renseignés avec les nouvelles données Excel, pour une somme de 1 200 000 en devise société, et la ligne d'en-tête est vide.

Remarque

Le plan comptable, sur lequel sont basés les budgets du grand livre, comporte des lignes du type de compte En-tête. Ces lignes contiennent le total des lignes situées en dessous. Lorsque vous exportez un budget comptable,exportez les données de toutes les lignes quel que soit le type de compte. Cependant, seules les données sur les lignes du type de compte Validation peuvent être importées. Ainsi, lorsque vous importez un budget comptable, toutes les valeurs qui existaient sur les lignes En-têtes seront supprimées. Ils sont supprimés pour éviter des totaux incorrects après l’importation de données créées ou modifiées dans Excel.

Conseils pour une gestion budgétaire efficace

Lorsque vous travaillez avec des budgets, voici quelques conseils pour une gestion budgétaire efficace :

• Mises à jour régulières : Mettez à jour périodiquement vos budgets G/L pour refléter les changements dans vos plans financiers et votre entreprise environnement. Vous pouvez copier n’importe lequel des budgets et les transformer en prévisions.
• Contrôle des versions : conservez différentes versions de votre budget pour comparer les performances réelles par rapport à différents scénarios.
• Collaboration : Encourager la collaboration en impliquant les parties prenantes concernées dans le processus budgétaire, en veillant à ce que le budget soit complet et réaliste.

Contributeurs

Cet article est maintenu par Microsoft. Certains contenus ont été initialement rédigés par les contributeurs suivants.

• Michelle Serna | Directrice des systèmes ERP.

Voir aussi

Exporter vos données d’entreprise vers Excel
Finance
devise société
Mise en place du financement
Le comptabilité et le plan comptable
Travailler avec Business Central

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