Faire l’inventaire et l’ajuster à l’aide de documents
Vous pouvez effectuer l'inventaire d'un stock physique de vos articles à l'aide des documents Commande de stock physique et Enregistrement de stock physique. La page Commande de stock physique est utilisée pour organiser le projet d’inventaire complet, par exemple un par magasin. Utilisez la page Enregistrement de l’inventaire physique pour capturer et communiquer le nombre réel d’articles. Vous pouvez créer plusieurs enregistrements pour une commande, par exemple, pour répartir les groupes d’articles vers différents employés.
Vous pouvez imprimer le rapport d’enregistrement d’inventaire physique à partir de chaque enregistrement. Il contient des champs de quantité vides dans lesquels vous pouvez saisir l’inventaire compté. Lorsque vous effectuez un Terminé comptage et que les quantités sont saisies sur la page Enregistrement de l’inventaire physique , choisissez l’action Terminer . Cette action transfère les quantités vers les lignes associées sur la page Commande d’inventaire physique . Business Central garantit que vous ne pouvez pas enregistrer deux fois le nombre d’articles.
Remarque
L’utilisation de documents pour effectuer un décompte inventaire offre un plus grand contrôle et prend en charge la répartition de l’inventaire vers plusieurs employés. Vous pouvez également utiliser des journaux pour effectuer la tâche, tels que les pages Journaux d’inventaire physique et Journaux d’inventaire physique d’entrepôt . Pour en savoir plus, accédez à Compter, Ajuster et reclasser l’inventaire à l’aide de journaux. Cet article décrit comment utiliser des documents pour effectuer un inventaire physique.
Si vous utilisez des zones dans votre Entrepôt, vous ne pouvez pas utiliser de commandes d’inventaire. Utilisez plutôt la page Journal d’inventaire physique d’entrepôt pour compter vos entrées d’entrepôt avant de les synchroniser avec les entrées du grand livre des articles.
Réaliser l’inventaire à l’aide de documents se produit comme suit :
- Créez une commande de stock physique avec les quantités d'articles prévus pré-remplies.
- Générez un ou plusieurs enregistrements de stock physique depuis la commande.
- Saisissez les quantités d’articles répertoriés sur les enregistrements, comme saisis sur les bordereaux, par exemple, puis sélectionnez le statut Terminé.
- Exécutez et validez la commande de stock physique.
Pour créer une commande de stock physique
Une commande de stock physique est un document complet composé d’une en-tête de commande de stock physique et de lignes de commande. Les informations relatives à une en-tête de stock physique décrivent comment effectuer l'inventaire. Les lignes de commande contiennent les informations relatives aux articles et à leurs magasins.
Pour créer les lignes de commande d’inventaire physique, vous utilisez généralement l’action Calculer les lignes pour ajouter l’inventaire actuel en tant que lignes de la commande. Vous pouvez également utiliser l’action Copier à partir du document pour remplir les lignes avec le contenu d’une autre commande d’inventaire physique ouverte ou enregistrée. La procédure suivante décrit uniquement comment utiliser l’action Calculer les lignes .
Choisissez l’icône
, entrez Commandes d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez l’action Nouveau.
Renseignez les champs requis du raccourci Général. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Dans l’onglet Actions , dans le groupe Fonctions , choisissez Autre, puis choisissez Calculer les lignes.
Sélectionnez des options, le cas échéant.
Définissez les filtres, par exemple, pour inclure uniquement un sous-ensemble d’articles à comptabiliser avec le premier enregistrement.
Pourboire
Pour planifier le comptage de l’inventaire par plusieurs employés, définissez des filtres différents à chaque fois que vous utilisez l’action Calculer les lignes pour remplir la commande avec le sous-ensemble d’éléments d’inventaire qu’un utilisateur enregistrera. Ainsi, en générant plusieurs enregistrements de stock physique par plusieurs employés, vous réduisez le risque de comptabilisation de doublons d’articles. Pour en savoir plus, accédez à Pour créer un enregistrement d’inventaire physique.
Cliquez sur le bouton OK.
Une ligne pour chaque article qui existe sur l’emplacement sélectionné et conformément aux filtres et options définis est ajoutée sur la commande. Pour les articles configurés pour le suivi des articles, la case à cocher Utiliser le suivi des articles est sélectionnée et les informations sur la quantité prévue de numéros de série et de lot sont disponibles en choisissant Lignes, puis Lignes de suivi des articles. Pour en savoir plus, accédez à Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
Vous pouvez désormais créant un ou plusieurs enregistrements, qui correspondent aux instructions données aux employés en charge du décompte.
Remarque
Si vous utilisez le suivi spécifique aux colis, vous pouvez également utiliser des documents pour compter et ajuster l’inventaire avec les numéros de colis. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Mise à jour des fonctionnalités : Activer l’utilisation du suivi des colis dans les commandes d’inventaire physique sur la page Gestion des fonctionnalités . Les commandes d’inventaire physique existantes sont mises à jour, cependant, Business Central ne peut pas renseigner le champ Numéro de colis . Vous devez recréer ces lignes à l’aide de l’action Calculer les lignes sur la page Commande d’inventaire physique .
Vous pouvez saisir le numéro de colis pour les articles pour lesquels un suivi de colis est nécessaire sur la page Lignes d’enregistrement de l’inventaire physique . Choisissez Terminer pour finaliser l’enregistrement.
Une fois que vous avez choisi Terminer sur la page Commande d’inventaire physique , Business Central calcule les différences par rapport au colis et aux autres détails de suivi des articles, et effectue des ajustements positifs ou négatifs.
Pour créer un enregistrement de stock physique
Pour chaque commande d’inventaire physique, vous pouvez créer un ou plusieurs documents d’enregistrement d’inventaire physique sur lesquels les salariés saisissent les quantités comptées. Les employés peuvent saisir les quantités soit manuellement, soit avec un appareil de numérisation.
Par défaut, un enregistrement est créé pour toutes les lignes sur la commande de stock physique. Pour éviter que deux employés comptent les mêmes articles si vous répartissez le comptage, complétez progressivement l’ordre d’inventaire physique en définissant des filtres sur la tâche par lots Calculer les lignes . Créez ensuite l’enregistrement d’inventaire physique avec la case à cocher Uniquement les lignes non présentes dans les enregistrements sélectionnée. Ce paramètre veille à ce que chaque nouvel enregistrement contienne des articles différents de ceux des autres enregistrements.
Pour le comptage manuel, vous pouvez imprimer le rapport Enregistrement des stocks physiques , qui comporte une colonne vide dans laquelle les employés de l’entrepôt peuvent écrire les quantités comptées. Une fois le comptage terminé, saisissez les quantités enregistrées sur les lignes correspondantes de la page Enregistrement de l’inventaire physique . Enfin, transférez les quantités enregistrées dans la commande de stock physique concernée en définissant le statut sur Terminé.
- Sur une page Commande d’inventaire physique qui contient des lignes pour les éléments à compter dans un enregistrement, vous devez choisir l’action Créer un nouvel enregistrement .
- Dans l’onglet Actions , dans le groupe Fonctions , choisissez Autre, puis choisissez Créer un nouvel enregistrement.
- Sélectionnez les options et définissez les filtres, le cas échéant.
- Cliquez sur le bouton OK.
- Pour chaque ensemble d’éléments à compter, chargez-les dans la commande d’inventaire physique associée et répétez les étapes 1 à 3 avec la case à cocher Uniquement les lignes non présentes dans les enregistrements sélectionnée.
- Dans l’onglet Lié , choisissez Commande, puis choisissez l’action Enregistrements pour ouvrir la page Liste des enregistrements d’inventaire physique .
- Ouvrez l'enregistrement approprié.
- Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
- Pour les articles qui utilisent le suivi des articles, créez une ligne supplémentaire pour chaque numéro de lot ou code de numéro de série en sélectionnant l’action Fonctions, puis l’action Copier la ligne. Pour en savoir plus, accédez à Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
- Choisissez l’action Imprimer pour préparer le document physique que les employés peuvent utiliser pour noter les quantités qu’ils comptent.
Pour finaliser un enregistrement de stock physique
Une fois que les employés ont compté les quantités, enregistrez les quantités dans Business Central.
Sur la page Liste des enregistrements de stock physique, sélectionnez l’enregistrement de stock physique que vous souhaitez terminer, puis sélectionnez l’action Modifier.
Sur le raccourci Lignes, renseignez la quantité comptabilisée réellement dans le champ Quantité pour chaque ligne.
Pour les articles avec des numéros de série ou de lot (la case à cocher Utiliser le suivi des articles est sélectionnée), saisissez les quantités comptées sur les lignes correspondant respectivement aux numéros de série et de lot de l’article. Pour en savoir plus, accédez à Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
Sélectionner la case à cocher Enregistré sur chaque ligne.
Une fois que vous avez saisi toutes les données pour un enregistrement de stock physique, sélectionnez l’action Terminer. Vous observerez que toutes les lignes doivent avoir la case Enregistrée sélectionnée.
Remarque
Lorsque vous avez terminé un enregistrement de stock physique, chaque ligne est transférée vers la ligne sur la commande de stock physique associée qui correspond exactement. Pour correspondre, les valeurs dans les champs Numéro d’article, Code de variante, Code d’emplacement et Code de bac doivent être identiques sur les lignes d’enregistrement et de commande.>
Si aucune ligne de commande d’inventaire physique correspondante n’existe et si la case à cocher Autoriser l’enregistrement sans commande est sélectionnée, une nouvelle ligne est ajoutée et la case à cocher Enregistré sans commande sur la ligne de commande d’inventaire physique associée est sélectionnée. Dans le cas contraire, un message d’erreur s’affiche et le processus est annulé.> Si plusieurs lignes d’enregistrement d’inventaire physique correspondent à une ligne de commande d’inventaire physique, un message s’affiche et le processus est annulé. Si, pour une raison ou une autre, deux lignes de stock physique identiques arrivent sur la commande de stock physique, vous pouvez utiliser une action pour résoudre le problème. Pour en savoir plus, accédez à Pour rechercher les lignes de commande d’inventaire physique en double.
Pour finaliser une commande de stock physique
Une fois l’enregistrement d’un inventaire physique terminé, le champ Enregistreur de quantité (base) de la commande d’inventaire physique associée est mis à jour avec les valeurs comptées (enregistrées) et la case à cocher Sur les lignes d’enregistrement est sélectionnée. Si une quantité comptée diffère de la quantité attendue, les champs Qté pos. (base) et Qté nég. (base) affichent la différence.
Pour accéder aux quantités prévues et aux différences enregistrées pour les articles avec suivi d’article, choisissez l’action Lignes , puis choisissez Lignes de suivi d’article pour afficher différentes vues des numéros de série et de lot dans l’inventaire physique.
Vous pouvez également choisir l'action Diff. commande de stock physique pour visualiser les différences entre la quantité prévue et la quantité comptabilisée.
Pour rechercher les doublons de lignes de commande de stock physique
- Choisissez l’icône , entrez Commandes d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la commande de stock physique à afficher les doublons de lignes.
- Dans l’onglet Lié , choisissez Autre, puis choisissez Afficher les lignes en double.
Les lignes de commande d’inventaire physique en double s’affichent afin que vous puissiez les supprimer et conserver une seule ligne avec un ensemble unique de valeurs dans les champs N° d’article, Code de variante, Code d’emplacement et Code emplacement .
Pour valider une commande de stock physique
Après avoir terminé une commande d’inventaire physique et modifié son statut sur Terminé, vous pouvez la valider. Vous ne pouvez définir le statut d’une commande d’inventaire physique sur Terminé que dans les conditions suivantes :
- Tous les enregistrements du stock physique concerné ont un statut défini sur Terminé.
- Chaque ligne de commande de stock physique est comptabilisée par au moins une ligne d’enregistrement de stock.
- Les cases à cocher Dans les lignes d’enregistrement et Qté. Exp. Calculée sont sélectionnées pour toutes les lignes de commande d’inventaire physique.
Choisissez l’icône
, entrez Commandes d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez la commande de stock physique que vous souhaitez compléter, puis sélectionnez l’action Modifier.
Sur la page Commande d’inventaire physique , la quantité enregistrée s’affiche dans le champ Qté enregistrée (base) .
Sélectionnez l’action Terminer.
La valeur dans le champ Statut est Terminé. Vous ne pouvez désormais modifier l’ordre qu’en choisissant l’action Rouvrir .
Pour valider la commande, sélectionnez l’action Valider, puis le bouton OK.
Les écritures comptables des articles sont mises à jour ainsi que les écritures de suivi des articles concernées.
Pourboire
Pour éviter les erreurs, utilisez l’action version préliminaire Publication pour vérifier les entrées que la publication créera.
Pour afficher les commandes de stock physique validées
Après validation, la commande de stock physique est supprimée et vous pouvez afficher et évaluer le document en tant que commande de stock physique validée. La commande validée inclut ses enregistrements de stock physique et tout commentaire effectué
- Choisissez l’icône , entrez Ordres d’investissement physique publiés, puis choisissez le lien associé.
- Sur la page Commandes d’inventaire physique publiées , Sélectionner la commande d’inventaire publiée à afficher, puis choisissez l’action Afficher .
- Dans l’onglet Lié , choisissez Commande, puis choisissez l’action Enregistrements pour afficher une liste des enregistrements d’inventaire physique associés.
Gérer le suivi des articles lors de l’exécution de l’inventaire
Le suivi des articles concerne les numéros de lot ou de série attribués aux articles. Lorsque vous comptabilisez d’un article enregistré dans le stock, par exemple, 10 différents numéros de lot, l’employé doit être en mesure d’enregistrer quelles unités, et leur nombre, de chaque numéro de lot figurent en stock. Pour en savoir plus, accédez à Travailler avec les numéros de série et de lot.
La case à cocher Utiliser le suivi des articles sur les lignes de commande d’inventaire physique est automatiquement sélectionnée si un code de suivi d’article est configuré pour l’article. Vous pouvez la cocher ou la décocher manuellement.
Exemple : Préparer un enregistrement de stock physique pour un article suivi
Imaginons un stock physique pour l'article A, enregistré en stock sous la forme de dix différents numéros de série.
Sur la ligne d’enregistrement de l’élément, Sélectionner la case à cocher Utiliser le suivi des éléments .
Sélectionnez le champ N° de série, sélectionnez le premier numéro de série existant dans le stock pour l’article, puis cliquez sur le bouton OK.
Copiez la ligne pour le premier article suivi pour insérer des lignes supplémentaires correspondant au nombre de numéros de série enregistrés en stock.
Choisissez l’action Fonctions , puis choisissez Copier la ligne.
Sur la page Copier la ligne d’enregistrement d’inventaire physique , saisissez 9 dans le champ Nombre de copies , puis choisissez le bouton OK .
Sur la première ligne, dans le champ Numéro de série , Sélectionner le numéro de série suivant pour l’article.
Répétez l’étape 5 pour les huit numéros de série restants. Assurez-vous de ne pas sélectionner deux fois le même numéro.
Choisissez l’action Imprimer pour préparer l’impression que les employés utilisent pour noter les articles comptés et les numéros de série/lot.
Vous observerez que l’état Enregistrement de stock physique contient dix lignes pour l’article A, un pour chaque numéro de série.
Exemple : Enregistrer et valider les différences de numéro de lot comptabilisé
Un article suivi est enregistré en stock avec la série de numéro « LOT ».
Inventaire prévu :
| N° lot | Quantité |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT1003 | 30 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 120 |
Quantités enregistrées :
| N° lot | Quantité |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT0002 | 12 |
| LOT1003 | 20 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 112 |
Quantités à poster :
| N° lot | Quantité prévue | Quantité enregistrée | Quantité à valider |
|---|---|---|---|
| LOT1001 | 80 | 80 | 0 |
| LOT1002 | 0 | 12 | +12 |
| LOT1003 | 30 | 20 | -10 |
| LOT1006 | 10 | 0 | -10 |
| Total | 120 | 112 | -8 |
Sur la page Commande d’inventaire physique , le champ Qté négative (base) contient 8. Pour la ligne de commande, la page Liste de suivi des articles d’inventaire physique affiche les quantités positives ou négatives pour chaque numéro de lot.
Documents d’inventaire
Les types de documents suivants sont utiles pour gérer votre entrepôt :
- Utilisez les reçus d’inventaire pour enregistrer les ajustements positifs des articles en fonction de la qualité, de la quantité et du coût.
- Utilisez les expéditions d’inventaire pour amortir les marchandises manquantes ou endommagées.
Vous pouvez imprimer ces documents à tout moment, les publier, les rouvrir et leur attribuer des valeurs communes telles que des dimensions dans l’en-tête. Pour réimprimer les documents après leur publication, utilisez les pages Réception d’inventaire publiée et Expédition d’inventaire publiée .
Remarque
Avant de pouvoir utiliser ces documents, vous devez spécifier une souche de numéros pour créer leurs identificateurs. Pour en savoir plus, accédez à Pour configurer la numérotation des documents d’inventaire.
Pour paramétrer la numérotation des documents de stock
La procédure suivante indique comment définir la numérotation des documents stock.
Choisissez l’icône
, entrez Configuration de l’inventaire, puis choisissez le lien associé.Sur le Raccourci Numérotation, spécifiez dans les champs suivants la souche de numéros pour les documents :
- Numéros de reçus d’invt.
- Numéros de reçus d’inventaire affichés.
- Invt. Numéros d’expédition
- Numéros d’expédition d’inventaire affichés
Pour créer et publier un document d’inventaire
La procédure suivante montre comment créer, imprimer et valider un reçu d’inventaire. La procédure est identique pour des expéditions de stock.
- Choisissez l’icône , entrez Reçus d’inventaire, puis choisissez le lien associé.
- Dans l’en-tête de la page Reçu d’investissement , choisissez l’emplacement dans le champ Code d’emplacement , puis remplissez les champs restants si nécessaire.
- Sur le Raccourci Lignes, dans le champ Article, choisissez l’article en stock. Dans le champ Quantité, saisissez le nombre d’articles à ajouter.
- Pour imprimer un rapport Reçu d’inventaire à partir de la page Reçu d’inventaire , choisissez l’action Imprimer .
Les fonctions suivantes sont disponibles sur la page Reçu d’investissement :
Choisissez les actions Libérer ou Rouvrir pour définir le statut de l’étape de traitement suivante.
Choisissez l’action Publier pour publier la réception d’inventaire, ou choisissez Publier et imprimer pour publier la réception et imprimer le rapport de test.
Pourboire
Pour éviter les erreurs, utilisez l’action version préliminaire Publication pour vérifier les entrées que la publication créera.
Impression des documents stock
Vous pouvez spécifier les rapports qui doivent être imprimés à différentes étapes en choisissant l’une des options suivantes dans le champ Utilisation de la page Sélection de rapport - Inventaire :
- Réception stock
- Expédition stock
- Réception stock validée
- Expédition stock validée
Remarque
Les rapports disponibles peuvent varier en fonction de la localisation de votre pays/région. L’application de base n’inclut aucune présentation.
Voir aussi
Compter, Ajuster et reclasser l’inventaire à l’aide de journaux
Travailler avec des numéros de série et de lot
Inventaire
Présentation de la gestion d’entrepôt
Ventes
Achat
Travailler avec Business Central
Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central