Utilisation de feuilles de temps

Cet article décrit comment utiliser des feuilles de temps pour suivre les indisponibilités et pour suivre le temps et les ressources consacrés à un projet. Le suivi du temps vous aide à anticiper les problèmes et à éviter les retards ou les surcoûts. Les feuilles de temps permettent à une ressource d’enregistrer facilement l’utilisation du temps d’une personne ou d’une machine, afin que les administrateurs puissent consulter l’utilisation et son affectation.

Vous pouvez copier et utiliser vos lignes planning projet dans une feuille de temps. Vous n’avez ainsi à entrer les informations qu’à un seul emplacement et les informations de ligne sont toujours correctes. Pour en savoir plus, consultez Pour copier des lignes planning projet dans une feuille de temps.

Une fois que vous avez approuvé les écritures des feuilles de temps d’un projet, vous pouvez les valider dans la feuille ressource ou projet correspondante. Pour en savoir plus, consultez Pour valider des lignes feuille de temps dans une feuille projet et Pour valider des lignes feuille de temps dans une feuille ressource.

Avant de pouvoir utiliser des feuilles de temps, vous devez définir des informations générales et spécifier un administrateur et un ou plusieurs approbateurs de feuilles de temps. Pour en savoir plus sur la configuration des feuilles de temps, consultez Configurer des feuilles de temps.

Conseil

Vous pouvez utiliser des feuilles de temps sur un appareil mobile. Pour ce faire, vous devrez peut-être activer le bouton bascule Utiliser la nouvelle expérience de feuille de temps sur la page Paramètres ressources.

Créer des feuilles de temps

Vous pouvez utiliser la page Créer des feuilles de temps pour configurer des feuilles de temps pour un nombre donné de périodes ou de semaines. Une fois qu’une feuille de temps est créée, son propriétaire peut l’ouvrir et y enregistrer le temps consacré à une tâche. Vous pouvez également planifier le projet de traitement par lots pour une exécution automatique.

Important

Vous devez disposer d’autorisations pour créer des feuilles de temps. Pour en savoir plus sur les autorisations, consultez Configurer des feuilles de temps.

1. Sélectionnez , entrez Créer des feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.

   Conseil

   Vous pouvez également utiliser l’action Créer des feuilles de temps sur la page de liste Ressources et la page Fiche ressource.

2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Note

   Avant de créer des feuilles de temps pour une ressource, assurez-vous que les champs Utiliser la feuille de temps et ID utilisateur du propriétaire de la feuille de temps sont spécifiés sur la page Fiche ressource.

   Si vous le souhaitez, choisissez l’action Planifier pour spécifier la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter automatiquement la tâche. Par exemple, pour configurer la tâche de façon à ce qu’elle s’exécute chaque semaine pendant quatre semaines, sur la page Planifier un état – Créer des feuilles de temps, dans le champ Formule de date de la prochaine exécution, entrez 4W. Pour en savoir plus sur la planification d’états, consultez Planification d’un état à exécuter

Vous pouvez afficher les feuilles de temps créées sur la page Feuilles de temps. Chaque feuille de temps se compose d’une ou plusieurs lignes qui définissent l’heure à laquelle vous souhaitez soumettre pour approbation. Le tableau suivant décrit les types de lignes que vous pouvez ajouter à la feuille de temps.

Champ	Description
	Permet d’ajouter une note ou un marqueur dans le champ Description de la ligne feuille de temps. Par exemple, vous pouvez utiliser ce champ pour classer des écritures de la feuille de temps par catégorie. Si vous laissez le champ Type vide pour une ligne feuille de temps, vous ne pouvez pas entrer les valeurs de temps dans les champs de jour de la semaine pour cette ligne.
Indisponibilité	Permet d’enregistrer la durée de votre indisponibilité au cours d’une semaine de travail. Pour compléter les informations de la ligne, spécifiez le type d’indisponibilité dans le champ Code motif indisponibilité.
Ordre d’assemblage	Permet d’enregistrer la durée des ordres d’assemblage. Une ligne feuille de temps de ce type est créée lors de la validation des lignes d’ordre d’assemblage pour lesquelles la ressource est configurée afin d’utiliser des feuilles de temps. Vous ne pouvez pas sélectionner manuellement une ligne de ce type.
Projet	Permet d’enregistrer le temps d’utilisation d’un projet. Pour compléter les informations de la ligne, spécifiez le numéro de projet et le numéro de la tâche projet pour lesquels vous souhaitez enregistrer la durée. Vous pouvez enregistrer la durée pour des lignes que vous n’avez pas planifiées.
Ressource	Permet d’enregistrer le temps d’utilisation d’une ressource. Pour compléter les informations de la ligne, entrez une description de la tâche.
Service	Permet d’enregistrer le temps d’utilisation d’une commande service ou d’un avoir service.

Par exemple, vous souhaitez soumettre une feuille de temps pour une semaine au cours de laquelle vous avez effectué des tâches de nettoyage et vous avez pris un jour de congé pour un rendez-vous médical. Le tableau suivant montre comment ajouter des lignes à la feuille de temps.

Type	Désignation	Code type travail	Code de type indisponibilité
Ressource	Heures de travail	Nettoyage
Indisponibilité	Absence		Intégrité
	J’ai dû poser un congé le mardi en raison d’un rendez-vous médical.

Dans cet exemple, vous pouvez ensuite enregistrer les heures pour les jours appropriés pour chaque jour de la semaine.

Conseil

Dans la plupart des cas, votre entreprise proposera des types de travail prédéfinis pour les différents types de lignes. Dans ces cas, vous choisissez simplement le type de travail approprié dans la liste, puis vous ajoutez votre propre description.

Choisissez le type de travail en choisissant le bouton dans le champ Description, en choisissant l’action Détails de l’activité, puis en la spécifiant dans la page qui s’ouvre, ou en la choisissant dans le champ Code type travail ou dans le champ Code type indisponibilité, respectivement. Dans ce cas, vous pouvez ignorer la section Pour définir les types de travaux et en ajouter un à une feuille de temps.

Réutiliser des lignes feuille de temps dans d’autres feuilles de temps

Si les informations de votre feuille de temps ne changent pas d’une période à une autre, copiez les lignes de la période précédente pour gagner du temps. Il vous suffit ensuite d’entrer votre temps d’utilisation pour la nouvelle période.

1. Sélectionnez , entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la feuille de temps pour une période ultérieure à la période d’une feuille de temps existante avec des lignes.
3. Cliquez sur Copier les lignes de la feuille de temps précédente.

Les lignes sont copiées, y compris les détails comme le type et la description. Par exemple, si la ligne est associée à un projet, le N° projet est copié. Toutes les lignes copiées ont le statut En cours. Vous pouvez à présent modifier les lignes selon vos besoins.

Copier des lignes planning projet dans une feuille de temps

La procédure suivante indique comment ajouter rapidement des lignes planning projet à une feuille de temps.

1. Sélectionnez l’icône , entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page Feuilles de temps, sélectionnez une feuille de temps pour la période de référence.
3. Cliquez sur Créer des lignes à partir du planning projet. Toutes les lignes planning projet de la période de feuille de temps sont copiées dans la feuille de temps de la personne ou du poste du champ N° ressource sur la feuille de temps.

Définir les types de travaux et en ajouter un à une feuille de temps

Vous pouvez définir le type de travail de toutes les lignes feuille de temps pour les commandes service, les O.F. projet et les ressources. Vous pouvez ainsi ajouter les informations dont vous avez besoin pour facturer le client en fonction des différents types de travaux.

1. Sur la page Feuilles de temps, choisissez la feuille de temps appropriée.
2. Sur la première ligne de la section Lignes, choisissez le champ Type, puis choisissez le type approprié, par exemple Ressource.
3. Choisissez le champ Description, puis, sur la page Détail de la ressource de la ligne feuille de temps, renseignez les champs. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
   1. S’il n’existe aucun type de travail, choisissez Nouveau.
   2. Sur la page Types de travail, renseignez les champs selon vos besoins, puis revenez à la feuille de temps.
4. Renseignez les autres champs de la feuille de temps. Pour plus d’informations, consultez la section Pour renseigner des lignes d’une feuille de temps et les envoyer pour approbation.

Conseil

Vous pouvez suivre des étapes similaires pour définir les codes d’absence.

Renseigner des lignes d’une feuille de temps et les envoyer pour approbation

L’enregistrement des feuilles de temps est assuré en heures, qui est l’unité de mesure standard pour les ressources. Par défaut, une feuille de temps indique les jours de travail ouvrés du lundi au vendredi.

1. Sélectionnez l’icône entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez une feuille de temps pour la période concernée.

3. Renseignez les champs d’une ligne selon vos besoins. Saisissez le nombre d’heures utilisées par la ressource chaque jour de la semaine.

   Dans la plupart des cas, pour suivre le travail, vous ajoutez une ligne de type Ressource, puis enregistrez les heures passées chaque jour. Si vous souhaitez enregistrer une indisponibilité, ajoutez une ligne de type Indisponibilité.

   Conseil

   Vous pouvez consulter dans le récapitulatif Totalisation réelle/budgétée la somme des heures des feuilles de temps entrées.

4. Répétez l’étape 3 pour d’autres types de travaux que la ressource effectue.

   Ensuite, décidez si vous souhaitez soumettre toutes les lignes ou certaines lignes de la feuille de temps.

   • Pour soumettre la feuille de temps pour une ou plusieurs lignes, choisissez la ligne appropriée, puis choisissez l’action Soumettre.

     Dans la page des soumissions, choisissez l’option Lignes sélectionnées uniquement. L’état de la ligne passe de Ouvert à Soumis.

   • Pour soumettre la feuille de temps pour toutes les lignes ouvertes, choisissez l’action Soumettre en haut de la page Feuille de temps.

     Confirmez que vous souhaitez soumettre toutes les lignes ouvertes sur la feuille de temps actuelle.

   Note

   Vous ne pouvez toutefois soumettre que des lignes pour lesquelles vous avez entré du temps.

5. Pour modifier les informations d’une ligne qui a pour valeur Soumis, sélectionnez la ligne en question, puis cliquez sur Rouvrir.

   Note

   Un administrateur peut rejeter une ligne feuille de temps qui est envoyée pour approbation. Si une ligne a le statut Rejeté, vous pouvez modifier cette ligne et choisir de nouveau Envoyer.

6. Cliquez sur le bouton OK.

Approuver ou rejeter une feuille de temps

Une feuille de temps doit être soumise pour approbation avant de pouvoir être utilisée. Vous pouvez approuver et rejeter chacune des lignes d’une feuille de temps ou les renvoyer à la personne à l’origine de leur soumission. Vous approuvez une feuille de temps de deux manières :

• Un administrateur de feuille de temps peut approuver n’importe quelle feuille de temps.
• La personne qui est indiquée dans le champ ID utilisateur de l’approbateur de la feuille de temps d’une fiche ressource peut approuver les feuilles de temps de cette ressource. Pour en savoir plus sur la configuration de l’approbation, consultez Configurer des feuilles de temps.

1. Sélectionnez , entrez Feuilles de temps administrateur, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez une feuille de temps dans la liste.
3. Sur la page Feuille de temps :
   1. Choisissez l’action Traiter, puis l’action Approuver.
   2. Cliquez sur Toutes les lignes envoyées pour approuver toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour approuver uniquement les lignes qui sont sélectionnées sur la page Feuille de temps.
4. Choisissez le bouton OK.
5. Sinon, cliquez sur Rejeter et suivez les étapes 4 à 5.

Conseil

Utilisez les récapitulatifs Statut feuille de temps et Totalisation réelle/budgétée pour obtenir un aperçu des informations des feuilles de temps.

Une fois que vous avez approuvé ou rejeté une feuille de temps, elle ne peut plus être modifiée à moins d’être rouverte au préalable. La procédure suivante explique comment rouvrir une feuille de temps approuvée ou rejetée.

Rouvrir une feuille de temps

1. Sélectionnez l’icône , entrez Feuilles de temps administrateur ou Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez une feuille de temps à partir de la liste.

   Note

   Vous ne pouvez rouvrir que les lignes avec le statut Approuvé. Vous ne pouvez pas rouvrir les lignes avec le statut Rejeté ou qui sont validées.

3. Sur la page Feuille de temps, choisissez Rouvrir, puis Toutes les lignes soumises pour rouvrir toutes les lignes, ou l’action Lignes sélectionnées uniquement pour rouvrir uniquement les lignes sélectionnées sur la page Feuille de temps.

4. Choisissez le bouton OK. Le statut de la ou des lignes des feuilles de temps devient Soumis.

Afficher et approuver des feuilles de temps par projet

Dans le cadre d’un projet, vous pouvez indiquer une personne qui soit chargée du projet. Ces informations sont liées aux lignes feuille de temps. Le lien fournit aux chefs de projet une liste des feuilles de temps à approuver. Par exemple, le chef de projet de l’équipe peut être chargé de certaines tâches dans votre société. Dans ce cas, le responsable doit figurer en tant que Responsable sur la page Fiche projet. Cette vue des informations des feuilles de temps affiche les tâches projet associées à un projet, ainsi que le nombre d’heures utilisées.

Note

Pour approuver des feuilles de temps sur la page Feuille de temps administrateur par projet, vous devez d’abord sélectionner une option Feuille de temps par approbation de projet dans la fenêtre Paramètres ressources. Pour savoir comment configurer les approbations pour les ressources, consultez Configurer des ressources.

Approuver ou rejeter une feuille de temps par projet

1. Dans la zone Rechercher, entrez Feuille de temps administrateur par projet, puis sélectionnez le lien associé. Business Central affiche une liste des lignes feuille de temps associées aux projets dont vous êtes responsable.

2. Cliquez sur Approuver, puis sur Toutes les lignes envoyées pour approuver toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour approuver uniquement les lignes qui sont sélectionnées sur la page Feuille de temps.

   Note

   Vous ne pouvez approuver que les feuilles de temps avec le statut Soumis.

3. Pour fournir des informations supplémentaires sur l’approbation ou le rejet, sélectionnez l’action Association, Commentaires, puis Commentaires de ligne.

4. Cliquez sur le bouton OK.

Note

Après avoir approuvé ou rejeté une ligne feuille de temps par projet, vous ne pouvez pas la rouvrir ou la modifier sur la page Feuille de temps.

Valider des lignes feuille de temps dans une feuille ressource

Une fois que vous avez approuvé les écritures des feuilles de temps d’une ressource, vous pouvez les valider dans la feuille ressource correspondante.

1. Sélectionnez l’icône saisissez Feuilles ressource, puis choisissez le lien associé.
2. Cliquez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps.
3. Sur la page Proposer lignes feuille ressources, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
4. Cliquez sur le bouton OK. Les écritures de l’activité sont créées dans la feuille ressource, dans laquelle vous pouvez modifier les informations selon vos besoins.
5. Sélectionnez l’action Valider.
6. Pour vérifier la validation, cliquez sur Écritures comptables. La page Écritures comptables ressource s’ouvre et affiche le résultat de la validation de la feuille ressource.

Valider des lignes feuille de temps dans une feuille projet

Une fois que vous avez approuvé les écritures des feuilles de temps des feuilles projet, vous pouvez les valider dans la feuille projet correspondante.

1. Sélectionnez entrez Feuilles projet, puis choisissez le lien associé.

2. Cliquez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps.

3. Sur la page Proposer lignes feuille projet, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

4. Cliquez sur le bouton OK. Les écritures de l’activité sont créées dans la feuille projet, dans laquelle vous pouvez modifier les informations selon vos besoins.

   Note

   Les informations sur le type de travail et la facturabilité du travail sont copiées à partir de la ligne feuille de temps. Si nécessaire, vous pouvez réduire le nombre d’heures et procéder à une validation partielle. Si vous réduisez la quantité, la prochaine fois que vous choisirez Proposer des lignes à partir des feuilles de temps, la ligne contiendra la quantité d’heures restante.

5. Sélectionnez l’action Valider.

6. Pour vérifier la validation, cliquez sur Écritures comptables. La page Écritures comptables projet s’ouvre et affiche le résultat de la validation de la feuille ressource.

Archiver les feuilles de temps

Une fois les feuilles de temps validées, vous pouvez les archiver pour vous y référer par la suite. Vous devez valider toutes les lignes sur une feuille de temps avant de pouvoir l’archiver.

Note

Lorsque vous archivez une feuille de temps, celle-ci est supprimée des listes sur les pages Feuilles de temps et Feuilles de temps administrateur.

1. Sélectionnez l’icône , entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez Déplacer les feuilles de temps vers l’archive.
3. Sur la page Déplacer les feuilles de temps vers l’archive, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
4. Pour examiner les feuilles de temps archivées, sélectionnez l’icône entrez Archives des feuilles de temps ou Archives des feuilles de temps administrateur, puis choisissez le lien associé.

Voir aussi

Gestion de projets
Configuration de la gestion de projets
Finances
Achats
Ventes
Utiliser Business Central

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