Utiliser des modèles Word pour la communication en masse

Les modèles Microsoft Word peuvent faciliter la communication de masse par documents papier ou e-mails avec des entités telles que les contacts, les clients et les fournisseurs. Par exemple, vous pouvez créer :

• Des brochures pour avertir les clients d’une campagne de vente ;
• Des lettres pour informer les fournisseurs d’une nouvelle politique d’achat ;
• Des invitations pour attirer des contacts à un événement à venir

Remarque

Lorsque vous configurez les modèles Word, vous devez utiliser un appareil avec Microsoft Word 2019 ou version ultérieure et sur lesquels le système d’exploitation Windows est installé.

Configurer la source de données

Utilisez les entités de Business Central comme source de données pour le modèle et ajoutez des champs de fusion pour personnaliser les documents pour chaque entité. Les champs de fusion proviennent de l’entité dans Business Central. Lorsque vous appliquez un modèle Word à une entité, les données des champs de fusion sont insérées dans le document.

Sur la page Modèles Word , lorsque vous créez un nouveau modèle, une configuration assistée guide vous aidera à suivre les étapes suivantes :

1. Choisissez une ou plusieurs entités à utiliser comme source des données. Par exemple, si vous souhaitez créer une brochure pour une campagne de vente, vous choisirez probablement l’entité Client comme source.
2. Choisissez d’autres entités comme sources de données supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des entrées liées ou non à l’entité source.
3. Téléchargez un modèle vierge. Vous pouvez configurer le modèle dans Word immédiatement, ou vous pouvez télécharger le modèle vierge et terminer le guide. Lorsque votre modèle est prêt, utilisez l’action Télécharger sur la page Modèles Word pour remplacer le modèle vierge par votre modèle terminé. Pour en savoir plus, consultez Configurer le modèle dans Word.
4. Téléchargez le modèle que vous avez préparé.
5. Entrez un code et un nom qui identifient le modèle.

Lorsque vous téléchargez un modèle, vous obtenez un fichier .zip qui comprend deux fichiers.

Fichier	Description
DataSource.xlsx	Le fichier de source de données fournit les champs que vous pouvez utiliser dans le modèle. Ne modifiez pas le fichier de source de données. Vous ne pouvez utiliser que le modèle Word et les fichiers de source de données que vous téléchargez et vous devez stocker les fichiers au même emplacement.
Modèle Word	Un fichier .docx à utiliser comme modèle.

Pour en savoir plus sur la configuration d’un modèle dans Word, accédez à Configurer le modèle dans Word.

Ajouter des écritures liées ou non à l’entité source

Vous pouvez également fusionner les données d’autres entités. Pour ajouter d’autres entités comme sources de données, utilisez l’une des actions suivantes sur la page Modèles Word ou lorsque vous utilisez la configuration assistée guide :

Action	Description
Ajouter une entité liée	Utilisez les données des entités qui sont liées à l’entité source. Par exemple, pour l’entité Client, vous pouvez également fusionner les données de l’entité Contact. Les entités sont liées lorsqu’un champ d’une entité fait référence à une autre. Un champ sur l’entité Client fait référence à un champ sur l’entité Contact, ils sont donc liés. Le champ partagé est souvent un identifiant tel qu’un nom, un code ou un ID.
Ajouter une entité non liée	Utilisez les données des entités qui ne sont pas liées à l’entité source. Par exemple, vous créez un modèle pour l’entité Client. Vous pouvez ajouter l’entité Informations sur la société afin de pouvoir inclure vos coordonnées. Un avantage clé est que si vous modifiez vos informations de contact, elles sont automatiquement mises à jour dans votre modèle. Après avoir ajouté une entité non liée, vous pouvez ajouter des entités qui lui sont liées.

Pour les écritures non liées, vous choisissez un enregistrement spécifique. Puisque vous ne pouvez ajouter une entité qu’une seule fois, pour utiliser un enregistrement différent, vous devez supprimer l’entité et l’ajouter à nouveau avec le nouvel enregistrement.

Vous pouvez créer une hiérarchie d’entités, à la fois liées et non liées. La relation est représentée sous forme d’arborescence. Le champ Relation d’entité affiche également des informations sur la relation. Pour les entités non liées, le champ affiche l’enregistrement qui crée la relation.

Lorsque vous ajoutez des entités, utilisez le champ Préfixe de champ pour spécifier un préfixe pour les noms de champs. Ultérieurement, lorsque vous ajoutez des champs au modèle, le préfixe peut faciliter la distinction entre les champs de l’entité source et les champs des entités associées.

Sélectionner les champs à inclure

Pour chaque entité, vous pouvez spécifier les champs que vous souhaitez rendre disponibles pour le modèle. Choisissez le numéro dans la colonne Nombre de champs sélectionnés pour accéder à une liste des champs disponibles. Sur la page Sélection de champ , utilisez la case à cocher Inclure pour spécifier les champs. Pour certaines entités, les champs que les entreprises utilisent généralement sont inclus par défaut. Vous pouvez modifier la liste, par exemple, pour supprimer les champs par défaut. Vos modifications s’appliquent uniquement au modèle sur lequel vous travaillez.

Remarque

Le nombre total de champs que vous pouvez ajouter à partir de toutes les entités est de 250.

Remarque

Vous ou votre partenaire Microsoft pouvez ajouter des champs personnalisés aux entités. Lorsque vous le faites, nous préfixons le nom des champs avec CALC et leur donnons le type de champ Calculé. Le type de champ est appelé calculé pour indiquer que le champ peut afficher différents types de valeurs, tels que du texte, des nombres, des dates, etc.

Pour créer un modèle Word dans Business Central

1. Choisissez l’icône , entrez Modèles Word, puis choisissez le lien associé.
2. Choisissez Nouveau, puis Créer un modèle, puis suivez les étapes du guide de configuration assistée. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Pourboire

Vous pouvez également créer un modèle directement depuis la page d’une entité en choisissant l’action Appliquer le modèle Word pour ouvrir le guide de configuration assistée, puis Nouveau modèle. Lorsque vous faites cela, la source de données est choisie pour vous en fonction du type d’entité.

Configurer le modèle dans Word

Lorsque vous configurez un modèle dans Word, dans l’onglet Publipostage , vous pouvez ajouter des champs de fusion en choisissant Insérer un champ de fusion. Les champs de fusion disponibles proviennent du fichier de source de données que vous avez téléchargé pour l’entité. Ils tiennent lieu d’espaces réservés qui indiquent à Word où dans le document placer les informations sur l’entité.

Appliquer un modèle

Lorsque votre modèle Word est prêt, sur la page Modèles Word vous pouvez choisir Appliquer pour générer les documents. Lorsque vous appliquez un modèle Word à une entité, les données des champs de fusion sont insérées dans le document. Vous pouvez créer un document contenant des sections pour chaque entité ou sélectionner Fractionner pour créer un document pour chaque entité.

Vous pouvez utiliser l’action Appliquer les modèles Word pour appliquer des modèles à une ou plusieurs entités du même type, comme un client, directement dans le contexte de la page de l’entité. Par exemple, les pages Client ou Fournisseur .

Utiliser des modèles Word avec la messagerie

Vous pouvez utiliser des modèles Word pour ajouter du contenu aux messages électroniques. Lorsque vous rédigez un e-mail, vous pouvez choisir l’action Utiliser un modèle Word pour appliquer le contenu d’un modèle au message. Vous devez avoir créé des modèles pour l’entité. Vous pouvez utiliser un modèle à la fois et lorsque vous passez d’un modèle à l’autre, le message change pour refléter le contenu du modèle choisi.

De plus, vous pouvez utiliser l’action Ajouter un fichier à partir d’un modèle Word pour joindre le contenu du modèle à l’e-mail sous forme de fichier. Le fichier utilisera le format que vous avez spécifié pour la sortie du modèle.

Modifier un modèle Word

Vous pouvez apporter les modifications suivantes à vos modèles Word :

• Pour modifier le corps du texte ou fusionner les champs inclus dans le modèle, utilisez l’action Télécharger , apportez vos modifications, puis utilisez l’action Télécharger
• Pour modifier les sources de données, utilisez l’action Modifier les entités liées
• Pour remplacer le modèle Word par un nouveau modèle, utilisez l’action Télécharger
• Supprimer le modèle

Voir aussi

Gestion des présentations de rapports et de documents
Configurer l’e-mail