Procédure pas à pas : suivi des numéros de série et des numéros de lot
En cas de produit défectueux, vous devez identifier les erreurs et empêcher les articles concernés d'être vendus. Si des articles défectueux ont déjà été expédiés, vous devez procéder au suivi des destinataires et, au besoin, de rappeler les articles.
Dans la gestion des défauts, la première chose à faire est de rechercher d'où venaient les articles défectueux et où ils ont été utilisés. Pour ce faire, vous pouvez vous baser sur des données historiques et, pour faciliter votre travail, vous pouvez rechercher l'article en utilisant la page Traçabilité.
Ensuite, déterminez si les articles suivis sont planifiés dans des documents en cours, comme des commandes vente non validées ou des feuilles consommation. Cela s’effectue sur la page Rechercher des écritures. Vous pouvez utiliser la fonction Rechercher des écritures pour rechercher tous les types d’enregistrements de données de base.
À propos de cette procédure pas à pas
Cette procédure pas à pas explique comment identifier les articles défectueux, leur fournisseur et l'endroit où ils sont utilisés afin que vous puissiez les bloquer ou les rappeler.
Cette procédure pas à pas présente les tâches suivantes :
- Traçabilité de l'activité à l'origine.
- Traçabilité de l'origine à l'activité.
- Recherche de tous les enregistrements en cours contenant le numéro de série/lot suivi
Rôles
Cette procédure pas à pas présente les tâches effectuées par les rôles utilisateur suivants :
- Contrôleur qualité
- Gestionnaire d'entrepôt
- Préparateur de commandes
- Agent d'achats
Conditions préalables
Pour exécuter ce processus pas à pas, vous devez :
- La société Business Central.
Scénario
Ricardo, le contrôleur qualité, se charge d'un retour vente de l'article 1002, vélo de course. Le client, Selangorian Ltd., s'est plaint de fissures au niveau des joints de soudure. Les ingénieurs du contrôle qualité ont confirmé que le cadre du vélo renvoyé est défectueux. Le contrôleur qualité doit maintenant déterminer :
- le lot de cadres défectueux ;
- la commande achat sur laquelle le lot défectueux apparaît.
Dans le département des ventes, le contrôleur qualité sait que le vélo de course renvoyé, l'article 1002, porte le numéro de série SN1. En utilisant cette information de base, ils doivent déterminer l’endroit où le vélo de course fini a été utilisé en dernier, puis ils doivent remonter jusqu’à l’origine pour connaître le numéro de lot duquel le composant défectueux provient.
Les résultats de cette première tâche de traçabilité permettent d'identifier les cadres défectueux et le fournisseur qui les a vendus. Ensuite, mais toujours dans la même procédure de traçabilité générale, le contrôleur qualité doit trouver tous les vélos de course vendus qui sont équipés d'un cadre provenant du lot défectueux, de manière à pouvoir stopper ou rappeler ces commandes. Enfin, le contrôleur qualité doit trouver des documents ouverts dans lesquels le lot défectueux est utilisé afin d'empêcher d'autres transactions.
Les deux premières tâches de gestion des défauts sont exécutées sur la page Traçabilité. La dernière tâche est réalisée sur la page Rechercher des écritures en association avec la page Traçabilité.
Préparation d'exemples de données
Vous devez créer les nouveaux articles suivants :
- 2000, Cadre de course : traçabilité spécifique au lot, composant de 1002
- 1002, Vélo de course : traçabilité spécifique au numéro de série
Ensuite, vous devez créer plusieurs transactions d'achat, de production et de vente avec les deux articles.
Pour créer les articles
Sélectionnez l’icône
entrez Articles, puis choisissez le lien associé.Choisissez l'action Nouveau.
Dans le champ N°, , entrez 2000, puis complétez les champs suivants.
Désignation Unité de base Groupe. Groupe compta. produit Groupe compta. produit TVA Groupe compta. stock Code traçabilité Cadre de course PCS MAT PREM VAT25 MAT PREM LOTALL Note
Pour entrer l’unité de base, cliquez sur le bouton Nouveau, puis sélectionnez PSC sur la page Unités article.
Tous les autres champs contiennent des données par défaut acceptables ou ne doivent pas être remplis.
Cliquez sur le bouton OK pour créer la première fiche article, 2000.
Choisissez Nouveau.
Dans le champ N°, , entrez 1002, puis complétez les champs suivants.
Désignation Unité de base Groupe. Groupe compta. produit Groupe compta. produit TVA Groupe compta. stock Système réappro. Code traçabilité Vélo de course PCS DÉTAIL VAT25 TERMINÉ O. F. SNALL Note
Pour entrer l’unité de base, cliquez sur le bouton Nouveau, puis sélectionnez PSC sur la page Unités article.
Ensuite, définissez les paramètres production de l'article.
Sous l'onglet Réapprovisionnement , entrez 1000 dans le champ N° gamme.
Choisissez le champ N° nomenclature de production, puis sélectionnez Avancé.
Sur la page Liste nomenclatures production, choisissez la première ligne, 1000, puis sélectionnez l'action Modifier.
Sur la page Nomenclature de production, modifiez la valeur du champ Statut en Modification en cours.
Accédez à une ligne vide, entrez 2000 dans le champ N° puis entrez 1 dans le champ Quantité par.
Modifiez la valeur du champ Statut en Validée.
Cliquez sur le bouton OK pour insérer la nomenclature de production dans la fiche article et fermer la page Nomenclature de production.
Ensuite, acheter des cadres de course de Custom Metals Incorporated.
Pour acheter des composants
Sélectionnez
, entrez Commandes achat, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez l'action Nouveau.
Créez une commande achat pour le fournisseur, Custom Metals Incorporated, en renseignant les champs ligne suivants.
Article Quantité N° lot 2000 10 LOT1 Pour saisir le numéro de lot, choisissez l'action Lignes traçabilité.
Sur la page Lignes traçabilité, renseignez les champs N° lot et Quantité (Base), puis fermez la page.
Dans le champ N° facture fournisseur, entrez une valeur.
Cliquez sur Valider, choisissez l'option Réceptionner et facturer, puis cliquez sur le bouton OK.
Ensuite, achetez des cadres de course de Coolwood Technologies.
Sélectionnez l’icône
, entrez Commandes achat, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez l'action Nouveau.
Créez une commande achat pour le fournisseur, Coolwood Technologies, en renseignant les champs ligne suivants.
Article ; Quantité N° lot 2000 11 LOT2 Pour entrer le numéro de lot, dans le raccourci Lignes, dans le groupe Ligne, choisissez l'action Lignes traçabilité.
Sur la page Lignes traçabilité, renseignez les champs N° lot et Quantité (Base), puis fermez la page.
Dans le champ N° facture fournisseur, entrez une valeur.
Cliquez sur Valider, choisissez l'option Réceptionner et facturer, puis cliquez sur le bouton OK.
Ensuite, deux produisez vélos de course, SN2 et SN1.
Pour produire des produits finis
Sélectionnez
entrez O.F. lancés, puis sélectionnez le lien associé.Choisissez le groupe Nouveau.
Créez un ordre de fabrication lancé en renseignant les champs suivants.
N° origine Quantité N° de série 1002 2 NS1 1002 2 NS2 Choisissez l'action Actualiser O.F., puis choisissez le bouton OK pour remplir la ligne.
Pour saisir les numéros de série, choisissez l'action Lignes traçabilité.
Sur la page Lignes traçabilité, renseignez les champs N° série et Quantité (Base), puis fermez la page.
Ensuite, validez la consommation des cadres de course dans le LOT1.
Sur la page O.F. lancé, choisissez l'action Feuille production.
Sur la page Feuille production, sélectionnez la ligne consommation pour l'article 2000, choisissez l'action Lignes traçabilité.
Sur la page Lignes traçabilité, sélectionnez le champ N° lot, choisissez LOT1, puis sélectionnez le bouton OK button.
Ne modifiez pas les autres valeurs par défaut sur la page Feuille production, et sélectionnez l'action Valider.
Ensuite, deux produisez vélos de course supplémentaires, SN4 et SN3.
Sélectionnez
, entrez O.F. lancés, puis sélectionnez le lien associé.Sélectionnez l'action Nouveau.
Créez un ordre de fabrication lancé en renseignant les champs suivants sur l'en-tête.
N° origine Quantité N° de série 1002 2 SN3 1002 2 SN4 Choisissez l'action Actualiser O.F. pour remplir la ligne.
Pour saisir les numéros de série, choisissez l'action Lignes traçabilité, puis les numéros figurant sur deux lignes dans le champ N° de série de la page Lignes traçabilité.
Ensuite, validez plus de consommation des cadres de course dans le LOT1.
Sur la page O.F. lancé, choisissez l'action Feuille production.
Sur la page Feuille production, sélectionnez la ligne consommation pour l'article 2000, choisissez l'action Lignes traçabilité.
Sur la page Lignes traçabilité, sélectionnez le champ N° lot, choisissez LOT1, puis sélectionnez le bouton OK button.
Ne modifiez pas les autres valeurs par défaut sur la page Feuille production, et sélectionnez l'action Valider.
Vous avez créé quatre vélos de course, SN1 à SN4, et utilisé quatre des dix cadres de course du LOT1, deux pour chaque ordre de fabrication.
Fermez la feuille production et les ordres de fabrication.
Ensuite, vendez les vélos de course. Vendez d'abord le vélo de course portant le SN1 à Selangorian Ltd.
Pour vendre des articles finis
Sélectionnez l’icône
entrez Commandes vente, puis sélectionnez le lien associé.Choisissez l'action Nouveau, puis créez une commande vente en renseignant les champs suivants.
Client Article ; Qté N° de série Soleil et étoiles SARL 1002 1 NS1 Pour saisir le numéro de série, choisissez l'action Lignes traçabilité, puis le numéro figurant dans le champ N° de série de la page Lignes traçabilité.
Cliquez sur Valider, choisissez l'option Livrer et facturer, puis cliquez sur le bouton OK.
Ensuite, vendez le vélo de course portant le SN2 au Cannon Group PLC.
Sélectionnez
entrez Commandes vente, puis sélectionnez le lien associé.Choisissez l'action Nouveau, puis créez une commande vente en renseignant les champs suivants.
Client Article ; Qté N° de série Cannon group PLC. 1002 1 NS2 Pour saisir le numéro de série, choisissez l'action Lignes traçabilité, puis le numéro figurant dans le champ N° de série de la page Lignes traçabilité.
Cliquez sur Valider, choisissez l'option Livrer et facturer, puis cliquez sur le bouton OK.
Enfin, vendez séparément quelques cadres de course. Cannon Group PLC commande également quatre cadres de course distincts pour leur propre chaîne de montage.
Sélectionnez
entrez Commandes vente, puis sélectionnez le lien associé.Choisissez l'action Nouveau, puis créez une commande vente en renseignant les champs suivants.
Client Article ; Qté N° de série Cannon group PLC. 2000 5 LOT1 Pour saisir le numéro de série, dans le raccourci Lignes, dans le groupe Ligne, sélectionnez l'action Lignes traçabilité, puis le numéro dans le champ N° de série de la page Lignes traçabilité.
Note
Ne validez pas la dernière commande vente pour les cinq cadres de course.
Vous avez terminé de préparer les données de démonstration des fonctions Traçabilité et Rechercher des écritures.
Traçabilité de l'activité à l'origine
Dans le département des ventes, le contrôleur qualité sait que le vélo de course renvoyé, l'article 1002, porte le numéro de série SN1. En utilisant cette information de base, ils peuvent déterminer l’endroit où le vélo de course a été utilisé en dernier, dans ce cas, sur l’expédition vente de Selangorian Ltd. Il doit ensuite remonter jusqu'à l'origine pour connaître le numéro de lot duquel le composant défectueux provient.
Pour déterminer de quel lot le cadre défectueux provient et qui la fournit
Sélectionnez
entrez Traçabilité, puis choisissez le lien associé.Sur la page Traçabilité, entrez SN1 dans le champ Filtre n° de série, puis entrez 1002 dans le champ Filtre article.
Conservez les paramètres par défaut de Article suivi uniquement dans le champ Afficher composants et conservez la méthode de suivi par défaut Utilisation - Origine dans Méthode de suivi.
Choisissez l'action Suivi.
Remarque : un en-tête d'expédition vente correspond aux critères de recherche. Avant de continuer le suivi, vérifiez que l'expédition correspond à l'envoi du vélo de course défectueux à Selangorian Ltd.
Sélectionnez la ligne de suivi, puis sélectionnez l'action Afficher document.
Poursuivez maintenant la traçabilité de l'origine de l'expédition vente du vélo de course portant le numéro SN1.
Choisissez l'icône + dans les lignes de suivi pour développer progressivement et remonter dans l'enchaînement de transactions d'où provient l'expédition vente.
Vous pouvez suivre l'historique des transactions suivant :
- Le premier document validé en amont dans l'enchaînement de transactions est la validation des sorties de SN1 à partir du premier O.F. lancé.
- Le document validé suivant en amont est la validation de la consommation à partir du premier O.F. lancé. Dans ce cas, le contrôleur qualité constate qu'un cadre de course du LOT1 a été utilisé.
- Le document validé situé le plus bas dans cet enchaînement est la réception achat validée sur laquelle les cadres de course du LOT1 ont été entrés dans le stock.
Le contrôleur qualité a maintenant déterminé le lot de cadres de course défectueux et ils peuvent rechercher la dernière ligne de suivi pour connaître leur fournisseur, dans ce cas Custom Metals Incorporated.
Note
Ne modifiez plus le résultat de la traçabilité, car vous allez l'utiliser dans la prochaine section.
La première tâche de gestion des défauts à l'aide de la page Traçabilité est à présent terminée. Le contrôleur qualité doit maintenant déterminer si d'autres documents validés ont traité des cadres de course du LOT1.
Traçabilité de l'origine à l'activité
Le contrôleur qualité a déterminé que les cadres de course défectueux provenaient du LOT1. Ils doivent maintenant retrouver les autres vélos de course équipés d’un cadre provenant du lot défectueux afin de pouvoir stopper ou rappeler ces vélos.
Une manière de préparer cette tâche de suivi sur la page Traçabilité est d'entrer manuellement LOT1 dans le champ Filtre n° lot et 2000 dans le champ Filtre article. Toutefois, cette procédure pas-à-pas utilisera la fonction Opposé suivi - Ligne d'origine .
Pour trouver toutes les activités du lot défectueux
Sur la page Traçabilité, sélectionnez la ligne de la réception achat (la dernière ligne de suivi), choisissez Opposé suivi - Ligne d'origine.
Le résultat du suivi est maintenant basé sur le filtres de la ligne de suivi pour la réception achat, LOT1 et article 2000, et sur la méthode de suivi Origine - Activité.
Pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les activités de l'article 2000 avec le LOT1, continuez de développer toutes les lignes de suivi.
Sélectionnez l'action Développer tout.
Les quatre premières lignes de suivi se rapportent à l'expédition vente à Selangorian Ltd., qui est déjà résolue. La dernière ligne indique qu'un autre vélo de course, SN2, a été produit dans le même O.F. lancé, puis vendu et expédié dans le cadre d'une autre expédition vente.
Le contrôleur qualité en informe immédiatement le département des ventes afin qu'il puisse envoyer un rappel du vélo de course défectueux au client, Cannon Group PLC.
Au même moment, ils constatent dans les trois dernières lignes de suivi que deux autres articles, SN3 et SN4, ont été fabriqués avec les cadres de course du LOT1. Ils peuvent bloquer ces articles dans le stock.
Ainsi se termine la deuxième tâche de gestion des défauts à l'aide de la page Traçabilité. Étant donné que la page Traçabilité est basée uniquement sur des écritures validées, le contrôleur qualité doit poursuivre jusqu’à la page Rechercher des écritures pour vérifier que le LOT1 n’est pas utilisé dans des documents qui ne sont pas validés.
Rechercher tous les enregistrements d'un numéro de série/lot
La page Traçabilité a permis au contrôleur qualité de constater que le LOT1 contenait les cadres de course défectueux, d'en découvrir le fournisseur ainsi que la transaction validée dans laquelle ils avaient été utilisés. Ils doivent maintenant déterminer si le LOT1 apparaît dans des documents ouverts en intégrant les résultats du suivi dans la page Rechercher des écritures dans laquelle ils peuvent faire une recherche sur l’ensemble des enregistrements de base de données.
Pour rechercher toutes les occurrences du LOT1 dans les enregistrements non validés, comme les commandes ouvertes
Sur la page Traçabilité, sélectionnez la première ligne de suivi, c'est-à-dire la réception achat du LOT1.
Sélectionnez l’action Rechercher des écritures.
La page Rechercher des écritures contient déjà des filtres de recherche basés sur le résultat du suivi du LOT1. Le contrôleur qualité constate que la majorité des enregistrements se rapportent à des documents déjà identifiés sur la page Traçabilité. Par exemple, la dernière ligne de la fenêtre Rechercher des écritures de type O.F. fait référence aux deux O.F. lancés qui ont consommé les cadres de course du LOT1.
Toutefois, la seconde ligne de la fenêtre Rechercher des écritures de type Ligne vente est une ligne document non validée. Par conséquent, le contrôleur qualité continue ses recherches.
Pour ouvrir l’enregistrement de ligne vente, sélectionnez la seconde ligne de la fenêtre Rechercher des écritures, choisissez l’action Afficher. Sinon, choisissez la valeur dans le champ Nombre d'enregistrements.
Dans ce cas, le contrôleur qualité constate une ligne vente ouverte pour les cadres de course défectueux. Ils suggèrent immédiatement au département des ventes l’annulation de cette commande et la création d’un autre O.F., basé sur des cadres de course non défectueux.
Ainsi se termine la procédure pas à pas sur l’utilisation de la page Rechercher des écritures pour la gestion des défauts en association avec la page Traçabilité.
Voir aussi
Utiliser les numéros de lot et de série
Traçabilité – Articles suivis
Rechercher des écritures
Procédures pas à pas liées au processus entreprise
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