Indexer les données de facturation dans la comptabilité fournisseur à l’aide d’un journal d’approbation

Cet article explique comment utiliser le registre des factures pour créer des factures et utiliser le journal d’approbation pour mettre à jour les comptes de dépenses.

Créer et valider une facture

1. Dans le volet de navigation, accédez à Modules > Comptabilité fournisseur > Factures > Registre des factures.

2. Cliquez sur Nouveau.

3. Sélectionnez le nom du registre des factures à utiliser.

4. Sélectionnez Lignes pour ouvrir le registre, puis entrez des lignes de dépense.

5. Sélectionnez un fournisseur. Par exemple, entrez ou sélectionnez US-104.

6. Dans le champ Facture, tapez une valeur.

7. Tapez une valeur dans le champ Description.

8. Dans le champ Crédit, entrez un numéro.

9. Dans le champ Approuvé par, sélectionnez un approbateur dans le menu déroulant.

   Lorsque la fonctionnalité Enregistrement des factures fournisseur approuvées est activée, l’agent AP peut décider si le champ Approuvé par est obligatoire. Accédez à Paramètres des comptes fournisseurs > Facture > Registre des factures, et définissez le champ Approuvé par sur l’une des valeurs suivantes :

   • Obligatoire – Le champ Approuvé par doit être défini avant que le journal du registre des factures puisse être enregistré.
   • Facultatif – Le journal du registre des factures peut être publié sans approbation.

10. Sélectionnez Valider.

Approuver une facture

1. Dans le volet de navigation, accédez à Modules > Comptabilité fournisseur > Factures > Approbation des factures.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez le nom du journal d’approbation des factures à utiliser.
4. Sélectionnez Lignes pour afficher la page sur laquelle vous pourrez sélectionner les factures que vous souhaitez approuver.
5. Sélectionnez Rechercher des N° documents pour afficher toutes les factures prêtes pour approbation.
6. Marquez la facture que vous avez créée, puis cliquez sur Sélectionner. Les N° documents sélectionnés précédemment sont déplacés vers cette liste une fois que vous les avez sélectionnés.
7. Cliquez sur OK.
8. Sélectionnez le champ Numéro de compte pour ajouter un compte de dépenses à la facture.
9. Entrez un numéro de compte et appuyez sur la touche de tabulation pour quitter le champ. Par exemple, entrez 600120.
10. Sélectionnez Valider.
11. Sélectionnez N° document pour afficher les entrées qui ont été validées. Le compte Factures en attente d’approbation est contrepassé et remplacé par le compte de dépenses actif.