Traiter les lettres de relance

Cet article indique comment créer, imprimer et valider les lettres de relance. La société fictive USMF est citée en exemple dans cette tâche.

Configuration d’une séquence de lettres de relance sur le profil de validation

1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Profils de validation client.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Sélectionnez une séquence de lettres de relance dans la liste déroulante. Si vous ne souhaitez pas générer de lettres de relance pour les transactions utilisant ce profil de validation, laissez le champ vide.
4. Développez l’onglet Restrictions de table pour modifier la manière dont les lettres de relance sont traitées. Si ce champ est défini sur Oui, les lettres de relance sont créées pour ce profil de validation.

Créer des lettres de relance

1. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Créer des lettres de relance.

2. Sélectionnez les types de transaction pour lesquels vous allez recueillir des lettres. Toutes les transactions en cours pour ces types sont incluses dans le calcul de ces montants.

3. Dans le champ Lettre de relance, sélectionnez une option.

4. Dans le champ Date de la lettre de relance, entrez la date de la lettre de relance.

5. Sélectionnez un profil de validation si vous avez remplacé Origine du profil de validation par Sélectionner. Il existe deux options de profil de validation :

   • Compte  : utilisez le profil de validation affecté au compte client pour chaque note d’intérêt.
   • Sélectionner  : utilisez le profil de validation que vous sélectionnez dans le champ Profil de validation.

6. Développez la section Enregistrements à inclure.

7. Sélectionnez Filtrer.

8. Dans le champ Critères, entrez un ID client. Par exemple, entrez US-001.

9. Sélectionnez OK.

10. Sélectionnez OK.

Imprimer/valider des lettres de relance

1. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Examiner et traiter les lettres de relance.

2. Dans le champ Statut, sélectionnez Créé.

3. Dans le champ Imprimé, sélectionnez Non imprimé.

4. Sélectionnez Imprimer.

5. Sélectionnez Note de lettre de relance.

6. Dans la section Paramètres, entrez la date limite pour les validations.

7. Développez la section Enregistrements à inclure et entrez les détails de la lettre de relance.

8. Sélectionnez OK pour imprimer la lettre de relance.

9. Validez la lettre de relance.

   1. Sélectionnez Valider.
   2. Entrer la date de validation pour la lettre de relance.
   3. Développez la section Enregistrements à inclure.
   4. Cliquez sur OK.
   5. Dans le champ Statut, sélectionnez Validé.
   6. Dans le champ Imprimé, sélectionnez une option.

Contrôler les lettres de relance au niveau du client

Si des lettres de relance sont configurées au niveau de la transaction, plusieurs lettres peuvent être générées pour un client, en fonction de l’âge de la transaction. Si les transactions apparaissent dans différentes séries de lettres, des lettres de relance distinctes seront générées pour chaque groupe de transactions en retard pour le client. Par conséquent, chaque client peut recevoir, par exemple, une lettre de relance pour les transactions en retard de 60 jours et une autre lettre de relance pour les transactions en retard de 90 jours.

Chaque lettre de relance est également associée à un code de lettre de relance. Le code de lettre de relance est associé à des transactions individuelles et est utilisé pour déterminer quand la prochaine lettre de relance doit être générée pour chaque transaction. Par exemple, si une transaction est en retard de plus de 30 jours, le code de la lettre de relance détermine que la prochaine lettre de relance sera envoyée lorsque la transaction sera en retard de 60 jours, si elle n’est pas payée avant.

Les lettres de relance peuvent également être configurées au niveau du client. Dans ce cas, le code lettre de relance de chaque transaction est suivi, mais le processus de lettre de relance sera basé sur un niveau de lettre de relance unique stocké pour le client. La lettre de relance unique contiendra toutes les transactions en retard pour le client. Comme les jours de grâce sont désormais suivis au niveau du client, la prochaine lettre de relance ne sera pas envoyée tant que le nombre de jours de grâce ne sera pas dépassé pour la lettre de relance suivante de la série, même si les transactions sont en retard après l’envoi de la dernière lettre de relance. Cette option permet de réduire le nombre de lettres de relance que vous devez envoyer à chaque client.

Paramétrer le client pour contrôler les lettres de relance au niveau du client

1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client et sélectionnez sur l’onglet Recouvrements.
2. Modifiez la valeur de Créer une lettre de relance par avec Client.
3. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Examiner et traiter les lettres de relance. Une seule lettre de relance est générée pour un client avec toutes les transactions en retard.

Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code lettre de relance

Si vous incluez des paiements et des avoirs dans les transactions à inclure dans les lettres de relance, vous pouvez avoir des paiements ou des avoirs qui déclenchent une lettre de relance. Vous pouvez contrôler la façon dont les paiements et les avoirs contrôlent le code lettre de relance en modifiant la valeur du paramètre Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code lettre de relance.

Pour ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code lettre de relance, procédez comme suit.

1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client et cliquez sur l’onglet Recouvrements.
2. Sélectionnez Oui dans le champ Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code lettre de relance.