Propositions de budget
Les organisations consacrent beaucoup de temps et de ressources à la préparation de leurs budgets. Une grande partie de ce travail consiste en un effort répétitif à faible valeur ajoutée, comme la collecte des données utilisées dans le processus budgétaire. Un travail supplémentaire est nécessaire pour préparer un budget ligne par ligne par département.
Les propositions budgétaires offrent les avantages suivants :
- Facilite la collecte de données historiques à partir des chiffres réels ou du budget à utiliser pour la budgétisation dans Dynamics 365 Finance.
- Vous permet d’apporter des révisions au budget en utilisant différentes périodes ou combinaisons de budget et de chiffres réels historiques.
- Génère un nouveau budget qui peut être affiné et itéré avec une attention particulière portée à l’application de connaissances et d’informations qui peuvent ne pas être présentes dans les données historiques.
- Fournit la sortie de la proposition budgétaire sous forme de document de registre budgétaire, facile à modifier, importer, exporter et utiliser pour les rapports standard dans Dynamics 365 Finance.
Importer suffisamment de données pour une bonne prédiction
La qualité des prévisions dépend de la disponibilité de données suffisamment nettoyées et cohérentes sur plusieurs années. Dans certains cas, trois années de données cohérentes suffisent, mais la meilleure solution est souvent de cinq à dix ans. Si 10 années de données historiques n’existent pas dans le système aujourd’hui, envisagez de nettoyer les données historiques précédentes qui n’existent peut-être pas dans le système et de les télécharger en tant que budget historique.
Le terme nettoyage des données fait référence à la garantie que les données sont cohérentes en termes de comptes et de dimensions financières lorsqu’une réorganisation a eu lieu, ou à l’importation de données héritées générées avant une modification dans le plan comptable ou les dimensions financières.
Configuration des propositions de budget
Exécutez les étapes suivantes pour configurer la fonctionnalité Propositions de budget.
- Après avoir activé une fonctionnalité, un nouvel élément de menu nommé Proposition de budget sous Budget > Configuration > Budgétisation de base est accessible aux utilisateurs disposant du rôle d’administrateur Finance Insights. Le paramètre du champ Activer la fonctionnalité doit être modifié de Non à Oui. Aucune prédiction ne sera générée tant que la fonctionnalité n’est pas activée.
Exemple - Générer une proposition de budget
Les propositions de budget doivent passer par les étapes suivantes pour préparer le budget proposé en tant que projet de document de registre budgétaire :
- Créez une proposition de budget sous Budget > Périodique > Générer une proposition de budget en tant qu’utilisateur doté du rôle de gestionnaire de budget.
- Une plage de dates est fournie pour le début et la fin des données à utiliser pour la prédiction.
- Une sélection de données réelles, budgétaires ou à la fois réelles et budgétaires est effectuée.
- Des attributs individuels peuvent être ajoutés pour affiner les données générées afin de limiter les données réelles à des types de comptes spécifiques.
- Des filtres individuels sont ajoutés pour affiner les modèles et codes budgétaires spécifiques à utiliser pour déterminer les données budgétaires à utiliser.
Notez que les filtres de date globaux sélectionnés incluent les éléments suivants :- Critères de sortie indiquant quel modèle budgétaire et quel code budgétaire doivent être utilisés pour la sortie.
- Les critères d’entrée génèrent les données d’entrée brutes et sont regroupés pour constituer des ensembles de données mensuels par combinaison de dimensions pour l’ensemble actuel de dimensions budgétaires, tel que défini sous Budgétisation > Configuration > . Budget de base > Dimensions de la budgétisation.
- Les données d’entrée sont envoyées à AI Builder pour appliquer l’apprentissage automatique afin de générer des prédictions.
- AI Builder renvoie les données de prédiction à Dynamics 365 Finance.
- Vous pouvez ensuite terminer le processus et générer les prévisions sous forme d’entrée de registre budgétaire préliminaire.
- Le projet de budget peut être consulté et modifié dans les entrées du registre budgétaire ou dans l’une des options de reporting disponibles.
Les dates sélectionnées pour la sortie sont générées par le système sur la base de 12 mois de prévisions après la date de fin de saisie. Considérez l’exemple suivant.
| Date de début d’entrée | Date de fin d’entrée | Début de sortie | Fin de sortie |
|---|---|---|---|
| 1er janvier 2017 | 31 décembre 2019 | 1er janvier 2020 | 31 décembre 2020 |
| 1er juillet 2014 | 30 juin 2018 | 1er juillet 2018 | 30 juin 2019 |
Les modèles budgétaires saisis sont vérifiés par rapport aux dates pour déterminer quelles entrées du registre budgétaire doivent être utilisées et inclure des lignes budgétaires individuelles. Considérez les exemples suivants.
| Date de début d’entrée | Date de fin d’entrée | Modèle de budget | Lignes de budget | Inclus |
|---|---|---|---|---|
| 1er janvier 2017 | 31 décembre 2019 | Exercice 2017 | 30 juin 2017 | x |
| 1er janvier 2017 | 31 décembre 2019 | Exercice 2018 | 30 juin 2018 | x |
| 1er janvier 2017 | 31 décembre 2019 | Annuel | 30 juin 2017 | x |
| 1er janvier 2017 | 31 décembre 2019 | Annuel | 30 juin 2016 |
Prouver, affiner et faire confiance aux productions d’apprentissage automatique
La fonctionnalité Propositions de budget utilise les données historiques, ainsi que vos commentaires, pour créer un modèle d’apprentissage automatique. Les points suivants offrent des conseils qui peuvent vous aider à optimiser les résultats d’un modèle et à guider votre utilisation des données.
- Les modèles d’apprentissage automatique fonctionnent mieux lorsqu’ils analysent un ensemble de données cohérent au fil du temps. Comme indiqué ci-dessus, il est optimal de disposer de 10 années de données utilisant le même plan comptable et les mêmes dimensions. Les modèles qui utilisent plus de données sont susceptibles d’être plus efficaces que les modèles qui en utilisent moins.
- Les modèles utilisent des données historiques et des mathématiques sophistiquées pour suggérer un résultat raisonnablement probable. Les propositions générées peuvent vous aider à créer des budgets plus efficaces avec moins de travail. Cependant, la génération du meilleur budget possible se produit lorsque vos managers sont engagés et participent à l’affinement des propositions budgétaires générées.
- Certaines activités sont plus faciles à prévoir avec précision que d’autres. Par exemple, l’activité de certains comptes de paie et de dépenses peut être plus régulière et donc plus facile à prévoir que celle des comptes qui suivent une activité plus volatile.
- Les résultats doivent être comparés aux résultats réels à l’aide du rapport standard sur les résultats réels par rapport au budget, ainsi que du rapport financier réel par rapport au budget, avec des colonnes mensuelles ajoutées pour afficher les montants détaillés des écarts et l’analyse du pourcentage d’écart.
- Vous pouvez générer des prévisions pour l’activité historique et commencer à évaluer les prévisions en comparant ce qu’auraient été les prévisions pour l’année en cours avec l’activité de l’année en cours.
Prouver avec une enquête sur les chiffres réels et le budget
La recherche des chiffres réels par rapport au budget peut être utilisée pour obtenir une vue ligne par ligne des chiffres réels par rapport à la proposition budgétaire. Dans Paramètres d’enquête, définissez la date de début et la date de fin ainsi que votre modèle de budget de production. Définissez également le Statut de l’entrée de registre budgétaire sur Brouillon.
Une vue annuelle incluant le montant réel, le montant du budget, le montant de l’écart et le pourcentage utilisé est disponible dans les résultats. Cette page peut alors ouvrir la page Solde de la période où vous pouvez examiner n’importe quel compte période par période pour une évaluation plus approfondie indiquant le montant de l’écart.
Prise en main du reporting financier
Vous pouvez utiliser le rapport Réel vs Budget – Données financières par défaut pour voir un résumé et des vues détaillées des chiffres réels par rapport à la proposition de budget. La conception du rapport par défaut comprend une vue annuelle unique pour le budget initial, le budget révisé, les chiffres réels, le montant de l’écart, le pourcentage d’écart et le pourcentage du budget. Le rapport peut être facilement mis à jour pour inclure 12 colonnes mensuelles avec les valeurs correspondantes, plutôt qu’un seul montant avec les écarts. Vous pouvez définir le modèle de budget de la proposition de budget en sélectionnant Options de rapport, puis en sélectionnant le modèle de budget dans la liste déroulante Scénarios. Cela actualisera le rapport selon le modèle de budget correct.
Lorsqu’un rapport financier sur 12 mois est exporté vers Excel, vous pouvez facilement insérer un graphique linéaire ou un sparkline pour fournir une vue graphique des données d’entrée ou de sortie qui permet de révéler les tendances des données.