Valider les détails des paiements client et fournisseur
La Possibilité de valider les paiements détaillés des fournisseurs et des clients, mais de résumer les montants sur le compte bancaire comptabilise les paiements des fournisseurs et des clients sous forme de pièces justificatives distinctes, mais résume les paiements lorsque le solde du compte bancaire est mis à jour.
Par exemple, votre banque paie trois fournisseurs 100 euros (EUR) chacun au nom de votre organisation. Lorsque la banque termine les transactions, le relevé bancaire peut montrer les trois paiements en détail, ou il peut montrer un retrait résumé de 300 EUR. Si votre banque regroupe les paiements en un seul retrait, cette fonctionnalité peut être utilisée pour imiter cette fonctionnalité. Par conséquent, cela peut aider à rationaliser le processus de rapprochement bancaire.
Important
Cette fonctionnalité élimine le besoin d’enregistrer plusieurs paiements de fournisseurs ou de clients dans un seul numéro de bon. Pour déterminer si les paramètres peuvent être définis de manière à interdire plusieurs transactions de grand livre auxiliaire dans une seule pièce justificative, voir Une pièce justificative.
Configurer
Dans l'espace de travail Gestion des fonctionnalités activez une fonctionnalité nommée Possibilité d’afficher les paiements détaillés des fournisseurs et des clients, mais de résumer les montants sur le compte bancaire.
Noms de journal
La possibilité de récapituler les paiements dans le grand livre auxiliaire de la banque est prise en charge pour les types de journaux suivants :
- Quotidien (journal des opérations diverses)
- Décaissements fournisseur (Journal des paiements fournisseur)
- Paiement client (journaux des paiements client)
Sur la page Noms des journaux , deux nouveaux champs sont disponibles dans la section Banque : Résumer les montants du compte bancaire et Critères de synthèse.
Lorsque l’option Résumer les montants du compte bancaire est définie sur Non (la valeur par défaut), les paiements dans un journal Le traitement par lots groupe mettra à jour le compte bancaire de manière détaillée ou récapitulative, selon que les paiements sont saisis dans un seul numéro de bon. La publication sur le compte bancaire fonctionne de la même manière que lorsque la nouvelle fonctionnalité est désactivée. Lorsque la fonctionnalité est activée, nous vous recommandons de ne plus saisir plusieurs paiements dans un seul numéro de bon.
L’option Résumer les montants du compte bancaire peut être définie sur Oui uniquement si Le nouveau champ de pièce justificative pour le nom du journal est défini sur En relation avec le solde. Dans ce cas, l’option favorise (mais ne garantit pas) l’utilisation d’un seul bon par paiement fournisseur ou client. Lorsque la nouvelle fonctionnalité est activée, le résumé ne se produira pas si le bon contient plus d’un fournisseur ou client.
Remarque
Si la Nouveau bon le champ est défini sur une valeur autre que En lien avec l’équilibre, et vous essayez de définir le Résumer les montants du compte bancaire possibilité de Oui, vous recevrez le message d’erreur suivant : "Le paramètre Résumer les montants dans le compte bancaire doit être Non lorsque Nouveau bon est défini sur Manuel ou Un numéro de bon uniquement. »
Si la Nouveau bon le champ est défini sur Oui, et essayez de changer la valeur du champ Nouveau bon pour autre chose que en connexion avec le solde, vous recevrez le message d’erreur suivant : "Le paramètre du nouveau bon doit être en connexion avec le solde quand Récapituler les montants dans le compte bancaire est définie sur est défini sur Oui."
Si vous définissez le Résumer les montants du compte bancaire possibilité de Oui, le Critères de synthèse le champ devient disponible. Ce champ permet à votre organisation de spécifier les critères utilisés pour résumer les paiements sur le compte bancaire. Les valeurs disponibles sont les suivantes :
- Ne pas synthétiser : les paiements ne sont pas résumés, même si l’option Récapituler les montants dans le compte bancaire est définie sur Oui.
- Critères par défaut : les paiements ayant le même compte bancaire, le même mode de paiement, le même code devise, le même type de compte (client ou fournisseur) et la même date de transaction sont regroupés pour la synthèse.
- Critères par défaut avec numéro de document : les paiements ayant le même compte bancaire, le même mode de paiement, le même code devise, le même type de compte (client ou fournisseur), la même date de transaction et le même numéro de document sont regroupés pour la synthèse. Si le numéro de document de plusieurs paiements est vide, la valeur vide sera traitée comme un numéro de document valide et ces paiements seront résumés ensemble.
- Critères par défaut avec référence de paiement : les paiements ayant le même compte bancaire, le même mode de paiement, le même code devise, le même type de compte (client ou fournisseur), la même date de transaction et la même référence de paiement seront regroupés pour la synthèse. Si le référence du paiement de plusieurs paiements est vide, la valeur vide sera traitée comme un référence du paiement valide et ces paiements seront résumés ensemble.
Paramètres
Lorsque les paiements du fournisseur ou du client sont récapitulés, un nouveau numéro est attribué à la transaction du compte bancaire unique.
Sur la page Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque, sous l’onglet Souches de numéros, définissez une souche de numéros pour la référence ID synthèse des transactions bancaires.
Saisir des paiements dans un journal
Lorsque cette fonctionnalité est utilisée, les paiements peuvent être récapitulés sur le compte bancaire lorsqu’ils sont à nouveau saisis à partir de l’un des journaux suivants :
- Comptabilité fournisseur – Paiements – Journal des paiements fournisseur
- Comptabilité client – Paiements – Journal des paiements client
- Comptabilité – Entrées de journal – Journaux des opérations diverses
Une fois un journal créé, vérifiez les paramètres de synthèse dans l’onglet Configuration de l’en-tête du lot de journaux. Les paramètres par défaut sont extraits du nom du journal, mais vous pouvez les remplacer pour les numéros de lot de journaux individuels.
Une fois tous les paiements saisis dans le journal, les critères suivants sont utilisés lors de la validation pour déterminer quels paiements peuvent être pris en compte pour la synthèse. Ces critères affectent la manière dont les paiements doivent être saisis dans le journal.
- Seuls les paiements qui ont les combinaisons suivantes d’un compte et d’un compte de contrepartie sont pris en compte pour la synthèse : Fournisseur/Banque, Banque/Fournisseur, Client/Banque et Banque/Client. Les paiements validés sur un compte général (paiements pontés) ne sont pas pris en compte pour le récapitulatif.
- Chaque titre de paiement ne doit contenir qu’un seul fournisseur ou client. Si un numéro de bon contient plusieurs fournisseurs ou clients, il ne sera pas pris en compte pour le résumé.
- Plusieurs paiements, dans des pièces justificatives distinctes, doivent exister dans le numéro de lot du journal.
- Les paiements dans des numéros de lots de journaux différents ne sont pas pris en compte pour la synthèse.
Validation des paiements dans un journal
Lors de la validation, le groupe de lignes de paiement est pris en compte pour la synthèse comme décrit dans la section précédente. Une fois le groupe de lignes de paiement déterminé, une synthèse a lieu, en fonction des paramètres de l’en-tête du lot de journaux.
La synthèse des transactions bancaires ne se produira pas si l’option Résumer les montants du compte bancaire est définie sur Non ou si le champ Critères de synthèse de l’en-tête du lot de journaux est défini sur Ne pas résumer.
Si un nom de journal a été défini de manière à ce que les paiements soient comptabilisés sur le compte bancaire sous forme de synthèse, mais que le champ Critères de synthèse de l’en-tête du lot de journaux est défini sur Ne pas résumer, les transactions ne seront pas résumées.
La synthèse des transactions bancaires se produira lorsque l’option Résumer les montants du compte bancaire est définie sur Oui et que Critères de synthèse le champ est défini sur Critères par défaut, Critères par défaut avec numéro de document, ou Critères par défaut avec référence de paiement. Pour plus d’informations, consultez la description du champ Critères de synthèse dans la section Noms de journaux .
Plusieurs groupes de paiements récapitulatifs peuvent être comptabilisés sur un compte bancaire. Par exemple, si le journal contient un groupe de paiements fournisseur et un groupe de paiements client, vous pouvez avoir deux paiements récapitulés ou plus. Une ou plusieurs transactions de compte bancaire résumées peuvent être créées pour les paiements fournisseur, et une ou plusieurs transactions de compte bancaire résumées peuvent être créées pour les paiements client.
Pour l’exemple suivant, les paiements fournisseur suivants ont été saisis dans un journal. Le numéro de lot du journal a été configuré de sorte que le champ Critères de synthèse soit défini sur Critères par défaut avec numéro de document. Lors de la comptabilisation, les paiements sont récapitulés ou non, comme indiqué ici.
| N° document | Date de transaction | Compte | Devise | Débit | Crédit | Compte de contrepartie | Mode de paiement | Numéro du document | Qu’est-ce qui est résumé ? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 août | Fournisseur A | EUR | 100 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | Bons 1 et 2 résumés | ||
| 2 | 15 août | Fournisseur B | EUR | 200 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | Bons 1 et 2 résumés | ||
| 3 | Août 17 | C du fournisseur | CAD | 300 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | Publié sur le compte bancaire en détail | ||
| 4 | Août 18 | Fournisseur B | EUR | 400 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | Publié sur le compte bancaire en détail | ||
| 5 | Août 28 | Fournisseur D | EUR | 500 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | 1 | Bons 5 et 6 résumés | |
| 6 | Août 28 | Fournisseur Z | EUR | 600 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | 1 | Bons 5 et 6 résumés | |
| 7 | Août 28 | Fournisseur Z | EUR | 700 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | 2 | Bons 7, 8 et 9 résumés | |
| 8 | Août 28 | Fournisseur B | EUR | 800 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | 2 | Bons 7, 8 et 9 résumés | |
| 9 | Août 28 | Fournisseur A | EUR | 900 | OPÉRATEUR USMF | Électronique | 2 | Bons 7, 8 et 9 résumés |
Cinq transactions seront comptabilisées sur le même compte bancaire. Pour deux, les détails du paiement d’origine seront conservés. Pour les trois autres, les paiements seront récapitulés selon les règles de synthèse.
Une fois les paiements enregistrés dans un journal
Une fois la comptabilisation terminée, vous pouvez retrouver les paiements résumés (ou détaillés) dans les transactions du compte bancaire. Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Comptes bancaires>Comptes bancaires.
Pour tout paiement récapitulatif, un astérisque (*) sera affiché dans le champ Numéro du bon . Chaque paiement est toujours comptabilisé en détail dans le grand livre.
Toutes les transactions de compte bancaire résumées auront un identifiant de synthèse unique. Si le champ Critères de synthèse a été défini sur Critères par défaut avec numéro de document, le numéro de document des lignes de paiement sera être utilisé comme ID de synthèse. Dans le cas contraire, l’ID de synthèse sera généré à partir de la souche de numéros qui a été configurée sur la page Paramètres de gestion de trésorerie et bancaire . Si l’ID de récapitulation qui sera attribué à une opération bancaire récapitulative est déjà utilisé par une autre opération bancaire récapitulative, une nouvelle sera sélectionnée dans la souche de numéros. La référence de paiement n’est pas utilisée comme identifiant de synthèse.
Les utilisateurs peuvent afficher les détails de paiement d’une transaction récapitulative sur un compte bancaire en sélectionnant Afficher les détails du résumé sur le Détails du récapitulatif du paiement page.
Pendant que vous consultez les détails du récapitulatif, vous pouvez consulter la pièce justificative du grand livre de chaque paiement, revenir à la transaction récapitulative du compte bancaire ou afficher les informations de règlement pour le paiement sélectionné.
Les transactions récapitulatives du compte bancaire seront également indiquées sur le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire est donc plus simple, que l’on utilise le rapprochement manuel des comptes ou le rapprochement bancaire avancé. Les deux processus de rapprochement affichent l’ID de synthèse bancaire. Si le rapprochement bancaire avancé est activé pour le compte bancaire, un document bancaire du Transaction résumée Le type sera généré pour le compte bancaire. Les utilisateurs peuvent rapprocher et rapprocher les transactions de la même manière pour d’autres types de documents bancaires.
