Gestion des fonds de caisse pour l’Europe de l’Est et la Russie

Cet article fournit des informations sur la fonctionnalité Gestion des fonds de caisse qui permet aux utilisateurs d’Estonie, de Lituanie, de République tchèque, de Hongrie, de Lettonie, de Pologne et de Russie de refléter les opérations de trésorerie dans le système.

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Gestion des fonds de caisse pour automatiser les opérations d’encaissement et de dépenses, la création de documents primaires et l’impression des rapports associés. La fonctionnalité Gestion des fonds de caisse vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

• Comptabilisez les entrées et sorties des liquidités disponibles.
• Générez des formulaires de gestion de caisse classiques : des bordereaux de remboursement en espèces, des bordereaux de décaissement en espèces et un journal d’enregistrement des bordereaux de caisse.
• Contrôlez le montant maximum en espèces autorisé pour les opérations avec les clients, les fournisseurs, etc.
• Reflétez les opérations de trésorerie dans diverses devises du système.
• Convertissez les montants des opérations de trésorerie en devise étrangère dans la devise par défaut pour fournir les états comptables.
• Générez un état Registre des disponibilités et un état du caissier.

Conditions préalables

Avant que vous puissiez utiliser la fonctionnalité Gestion des fonds, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :

• Paramétrez les comptes de disponibilités.
• Paramétrez les profils de validation des disponibilités.
• Paramétrez les souches de numéros des documents de disponibilités.
• Paramétrez les valeurs et paramètres par défaut de gestion bancaire et de disponibilités.
• Paramétrez les noms de journaux de caisse en comptabilité.

Paramétrer les comptes de disponibilités

Pour configurer une caisse, ouvrez Gestion de la trésorerie et de la banque>Comptes bancaires>Comptes de trésorerie et saisissez les informations suivantes.

Champ	Description
Monétaire	Permet d’entrer un code d’identification du compte de disponibilités (espèces).
Name	Entrez une description du compte de disponibilités.
Devise	Sélectionnez le code devise par défaut pour les transactions en espèces.
Groupe souche de numéros	Si la numérotation des documents de caisse doit différer de la numérotation spécifiée dans les paramètres, saisissez un code.
Autres devises	Cochez cette case pour permettre la comptabilisation des devises différentes de la devise comptable.
Disponibilités négatives	Cochez cette case pour autoriser les soldes de disponibilités négatives dans n’importe quelle devise.

Pour configurer des règles de contrôle du solde de trésorerie pour un compte de trésorerie, sélectionnez le compte de trésorerie, puis, dans le volet Actions, sur l’onglet Compte de trésorerie, dans le Limite de solde, cliquez sur Limite de solde. Saisissez les informations suivantes.

Champ	Description
Type de devise	Sélectionnez le type de devise : Devise comptable : utilisez le code devise de base de l’entreprise. Devise indiquée : utilisez un code devise différent du code devise de base de l’entreprise.
Devise	Si vous avez sélectionné Devise indiquée dans le champ Type de devise, sélectionnez un code devise. Ce champ n’est pas disponible si vous avez sélectionné Devise comptable dans le champ Type de devise.
Type de limite du solde	Sélectionnez l’une des valeurs disponibles : Maximum : le solde de trésorerie ne doit pas dépasser le montant Limite du solde du compte de trésorerie (limite supérieure). Minimum : le solde de trésorerie ne doit pas être inférieur au montant Limite du solde du compte de trésorerie (limite inférieure).
Vérifier la limite du solde	Sélectionnez ce qui se passe pendant le processus d’approbation des documents de trésorerie si le montant Limite du solde du compte de trésorerie est dépassé : Accepter : la limite peut être dépassée. Avertissement : la limite peut être dépassée, mais l’utilisateur reçoit un message d’avertissement. Le document de caisse est confirmé ou approuvé. Erreur : la limite ne peut pas être dépassée. L’utilisateur reçoit un message d’erreur et le document de caisse n’est ni confirmé ni approuvé. Pour plus d’informations sur le processus d’approbation des documents de trésorerie, consultez la section « Approbation et validation des transactions en espèces », ultérieurement dans cet article.
Limite du solde	Saisissez une limite pour le solde du compte de trésorerie. Le montant doit être dans la devise que vous avez spécifiée.

Paramétrer les profils de validation des disponibilités

Les profils de validation des disponibilités définissent les validations en comptabilité. Pour configurer un profil de validation des disponibilités, accédez à Disponibilitéset gestion bancaire>Configurer>Profils de validation des disponibilités, puis sélectionnez ou créez un profil de validation. Saisissez les informations suivantes.

Champ	Description
Valide pour	Sélectionnez si le profil de validation s’applique à un compte de disponibilités spécifique ou à tous les comptes de disponibilités : Table : s’il existe une ligne de profil de validation pour le compte de disponibilités, cette ligne est utilisée pour la validation des transactions en espèces. Tout : il n’existe aucune ligne de profil de validation pour le compte de disponibilités.
Monétaire	Si vous avez sélectionné Table dans le champ Valide pour, précisez le compte de disponibilités. Ce champ reste vide si vous avez sélectionné Tout dans le champ Valide pour.
Compte général	Saisissez le numéro du compte général à utiliser comme compte de résumé pour le compte de disponibilités.

Définir les souches de numéros des documents de disponibilités

Pour configurer des souches de numéros pour les documents de disponibilités, accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Configuration>Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque. Sur l’onglet Souche de numéros, spécifiez les codes souches de numéros pour les documents Bordereaux de remboursement en espèces, Bordereaux de décaissement, Document de correction des disponibilités, et Ajustement du taux de change, et pour Numéro d’état des disponibilités.

Paramétrer les valeurs et paramètres par défaut de gestion bancaire et de disponibilités

Pour paramétrer les valeurs par défaut des paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque pour la fonctionnalité de gestion des fonds, rendez-vous sur Gestion de la trésorerie et de la banque>Paramètres>Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque. Sous l’onglet Disponibilités, entrez les informations suivantes.

Champ	Description
Monétaire	Sélectionnez le compte de disponibilités par défaut pour les journaux.
Validation des disponibilités	Saisissez le profil de validation des disponibilités par défaut utilisé si aucun autre profil de validation n’est spécifié.
Vérifier le N° document utilisé	Sélectionnez ce qui se passe si des numéros en double sont identifiés lors de la vérification du numéro du document de caisse : Rejeter les doublons Rejeter les copies au sein de l’exercice Accepter les doublons Avertir en cas de doublons
Vérifier la limite des opérations	Précisez ce qui se passe si la limite des opérations avec des contragents est dépassée : Accepter : la limite peut être dépassée. Avertissement : la limite peut être dépassée, mais l’utilisateur reçoit un message d’avertissement. L’opération est validée. Erreur : la limite ne peut pas être dépassée. L’utilisateur reçoit un message d’erreur et l’opération n’est pas validée.
Mode de contrôle	Sélectionnez la méthode de validation utilisée pour contrôler les montants maximum dépassés pour les opérations : Opération : la validation est exécutée par transaction Accord : la validation est effectuée par transaction ayant un contrat spécifique avec un contragent.
Limite des opérations	Saisissez le montant maximum autorisé pour les opérations avec des contragents en espèces.
Validation à une date antérieure	Cochez cette case pour permettre la comptabilisation des transactions en espèces avant la dernière date de la transaction en espèces.
Dimensions	Entrez les dimensions dans les champs Code du département, Code analytique, et Code objet. Le formulaire d’impression des documents de caisse reflète ces informations.
Utiliser le statut de confirmation	Cochez cette case pour utiliser un statut supplémentaire, Confirmé, lors du processus d’approbation des documents de caisse. (Pour plus d’informations, consultez la section « Approbation et validation des transactions en espèces ».)

Paramétrer les noms de journaux de caisse en comptabilité

Pour créer un journal pour la validation des transactions en espèces, accédez à Comptabilité>Configuration du journal>Noms de journal et créez un enregistrement. Dans le champ Type de journal, spécifiez Disponibilités. Définissez d’autres paramètres de journal par défaut selon vos besoins.

Opérations de trésorerie quotidiennes via un journal des bons

Pour créer un document de caisse via un journal des bons, accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Transactions de disponibilités>Journal des bons, et créez un journal. Dans le Volet Actions, cliquez sur Lignes. Ajoutez une nouvelle ligne, et entrez les informations suivantes.

Champ	Description
Date	Entrez la date de la transaction.
Compte	Sélectionnez le compte de disponibilités. Par défaut, un compte de disponibilités est précisé dans les paramètres Gestion de la trésorerie et de la banque.
Description	Saisissez le libellé explicatif de la transaction.
Débit/crédit	Saisissez le montant du document de caisse dans l’un de ces champs : Débit : utilisez ce champ pour enregistrer les reçus de caisse et un bordereau de remboursement en espèces. Crédit : utilisez ce champ pour enregistrer les dépenses de caisse et un bordereau de décaissement en espèces.
Compte de contrepartie et type de compte de contrepartie	Sélectionnez un type de compte de contrepartie et un numéro de compte de contrepartie.
Devise	Sélectionnez le code pour la devise de la transaction.
N° document	Ce champ est automatiquement renseigné en fonction du paramétrage du journal.
Numéro d’ordre	Si aucune autre souche de numéros n’est paramétrée pour le compte de disponibilités, ce champ est renseigné automatiquement, en fonction de la souche de numéros spécifiée dans les paramètres. Vous pouvez saisir manuellement un numéro de commande dans ce champ selon vos besoins. Pour éviter toute incohérence dans la numérotation des documents de caisse, le contrôle suivant est appliqué : le numéro d’un document de caisse ayant une date d’opération antérieure ne peut pas être supérieur au numéro d’un document de caisse ayant une date d’opération ultérieure. Si vous n’avez pas besoin de ce contrôle, cochez la case Validation à une date antérieure dans les paramètres Gestion de la trésorerie et de la banque.
Statut d’approbation	Le premier statut de la transaction est Aucun. Pour plus d’informations sur la façon de définir le statut de la transaction, consultez la section « Approbation et validation des transactions en espèces ».
Type de document	Ce champ de l’onglet Commande de disponibilités est renseigné automatiquement, en fonction du montant que vous avez saisi pour le document de disponibilités : Bordereau de remboursement en espèces : cette valeur est utilisée si vous avez saisi un montant dans le champ Débit du compte de disponibilités. Bordereau de décaissement en espèces : cette valeur est utilisée si vous avez saisi un montant dans le champ Crédit du compte de disponibilités Correction : vous avez saisi un montant négatif soit dans le champ Débit ou dans le champ Crédit pour le compte de caisse.
Groupe de taxe de vente	Spécifiez un groupe de taxe de vente pour calculer les taxes sur l’opération.
Groupe de taxe d’article	Spécifiez un groupe de taxe d’article pour calculer les taxes sur l’opération.
Raison	Dans l’onglet Commande de disponibilités , saisissez le texte qui décrit l’objet de la transaction. Ce texte sera imprimé sur le formulaire de déclaration du bordereau de caisse.
Date de document	Saisissez la description, le numéro et la date du document principal qui constitue le motif de la transaction (par exemple, rapports préalables, facture ou commande).
Type de représentant	Ce champ peut avoir les valeurs suivantes : Collaborateur : la recherche Représentant contient une liste d’employés si le champ Compte de contrepartie est défini sur Comptabilité ou Banque, ou une liste des contacts du contragent si le champ Compte de contrepartie est défini sur Client ou Fournisseur. Pour configurer des représentants, accédez à Base>Configuration>Contacts>Personne à contacter. Autre : la recherche Représentant contient une liste d’autres clients. Pour configurer des destinataires qui ne s’affichent pas dans la table Clients ou Fournisseurs , accédez à Comptabilité>Récepteurs. Ce type est uniquement disponible pour la Lettonie. (La clé de configuration CSELatvia doit être activée.) Fournisseur : la recherche Représentant contient une liste de fournisseurs. Pour définir des fournisseurs, accédez à Comptabilité fournisseur>Fournisseurs. Client : la recherche Représentant contient une liste de clients. Pour configurer les clients, accédez à Comptabilité client>Clients.
Représentant	Sélectionnez un représentant du type que vous avez spécifié dans le champ Type de représentant.
Nom	Ce champ est renseigné automatiquement, en fonction des champs Compte de contrepartie et Représentant. Le formulaire d’impression des bordereaux de caisse reflète ces informations.
Carte d’identité	Ce champ est rempli automatiquement, sur la base des données de la carte d’identité de la personne à contacter (représentant). Si le champ Type de compte de contrepartie est défini sur Détenteur d’avance et que le Compte de contrepartie est défini sur un numéro d’employé, les encaissements ou les dépenses peuvent être effectués depuis ou vers l’employé. Dans ce cas, le champ Carte d’identité est renseigné automatiquement en utilisant les données de la carte d’identité de la table Employé (Comptabilité du personnel>Table des employés).
Objectif	Dans la table Objectif, définissez un ou plusieurs codes de destination pour le montant de la transaction. Sélectionnez un code de destination dans le champ Objectif et saisissez une explication dans le champ Texte de la transaction. Dans le champ Montant, saisissez un montant dans la devise de la transaction. Le champ Pourcentage affiche, sous forme de pourcentage, le rapport entre le montant de destination et le montant total de la transaction.
Solde	Le montant restant est calculé. Notez que le montant total de la transaction doit être attribué aux codes de destination.
Officiels	Sur l’onglet Officiels, précisez les noms et titres des personnes responsables : Directeur, Chef comptable et Caissier. Les valeurs Position sont déterminées par la configuration des officiels sur les onglets Général et Comptabilité de la page Officiels (Base>Paramètres>Contacts>Officiels).
Acompte	Activez cette case à cocher si la transaction est un acompte.
Profil de validation	Entrez le profil de validation pour le compte de disponibilités. Par défaut, le profil de validation spécifié dans les paramètres Gestion de la trésorerie et de la banque est utilisé.
Profil de validation de compensation	Entrez le profil de validation pour le compte de validation sélectionné.
Montant total	Dans le groupe de champs Montant total en bas de la page, le champ Remboursement affiche le total calculé pour tous les bordereaux de remboursement en espèces saisis dans le journal actuel, et le champ Décaissement affiche le total de tous les bordereaux de décaissement en espèces.

Pour vérifier les entrées du journal, dans le volet Actions, cliquez sur Valider.

Opérations de trésorerie quotidiennes via un journal général

Pour créer une transaction de disponibilités via un journal général, accédez à Comptabilité>Écritures de journal>Journaux généraux, et créez un journal. Dans le Volet Actions, cliquez sur Lignes. Ajoutez une nouvelle ligne, et entrez les informations suivantes.

Champ	Description
Date	Entrez la date de la transaction.
Type de compte	Sélectionnez Fonds de caisse.
Compte	Sélectionnez le numéro de compte de disponibilités.
Libellé de transaction	Saisissez le libellé explicatif de la transaction.
Débit/crédit	Saisissez le montant du document de caisse dans l’un de ces champs : Débit : utilisez ce champ pour enregistrer les reçus de caisse et un bordereau de remboursement en espèces. Crédit : utilisez ce champ pour enregistrer les dépenses de caisse et un bordereau de décaissement en espèces.
Compte de contrepartie et type de compte de contrepartie	Sélectionnez un type de compte de contrepartie et un numéro de compte de contrepartie.
Devise	Sélectionnez le code pour la devise de la transaction.

Dans l’onglet Facture, vous pouvez spécifier des profils de validation pour le compte et le compte de contrepartie sélectionnés. Si la transaction enregistrée est un acompte, cochez la case Acompte dans l’onglet Paiement. Dans le groupe de champs Représentant, remplissez les champs comme vous l’avez fait pour les lignes du journal des bordereaux à imprimer sur l’état Disponibilités. Pour vérifier les entrées du journal, dans le volet Actions, cliquez sur Valider.

Approbation et comptabilisation des transactions en espèces

Pour les transactions en espèces, les statuts suivants peuvent être appliqués : Aucun, Confirmé, Approuvé et Rejeté. Un paramètre Utiliser le statut de confirmation sur le récapitulatif Approbation de l’onglet Disponibilités sous Gestion de la trésorerie et de la banque>Paramètres>Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque permet d’activer deux statuts supplémentaires : Confirmé et Rejeté. La confirmation est appropriée lorsque des documents de caisse sont émis et que les encaissements ou les dépenses sont partagés entre deux employés : le comptable et le caissier. La fonction Réinitialiser le statut modifie le statut actuel de la transaction. Approuvé devient Confirmé et Confirmé devient Aucun. Les écritures du journal de caisse peuvent être modifiées uniquement lorsque le statut est Aucun. Les transactions en espèces ne peuvent être rejetées que si le statut de la transaction est Confirmé. Les documents de caisse rejetés sont inclus dans l’état Journal d’enregistrement des documents de caisse, mais ils ne sont pas reflétés dans l’état Registre des disponibilités. Pour confirmer une transaction, sélectionnez la ligne du journal des bordereaux correspondante, puis cliquez sur Approbation des documents>Confirmer. Un numéro de commande est généré, sur la base de la souche de numéros spécifiée. Le statut de la transaction devient Confirmé et vous ne pouvez plus modifier la ligne journal. Le solde du compte de disponibilités reste inchangé. Pour rejeter un document de caisse, cliquez sur Approbation des documents>Rejeter. Cette option est disponible uniquement pour les documents ayant le statut Confirmé. Pour approuver une transaction, sélectionnez la ligne du journal des bordereaux correspondante, puis cliquez sur Approbation des documents>Approuver. Le statut Approuvé indique que des fonds en espèces sont reçus ou dépensés. Le solde de disponibilités est modifié. La transaction en espèces peut être validée. Pour annuler un statut Approuvé et réinitialiser le statut sur Aucun, cliquez sur Approbation des documents>Réinitialiser le statut. Seules les transactions de disponibilités approuvées peuvent être validées. Pour valider un journal, cliquez sur Valider>Valider.

Imprimer une commande de disponibilités

Pour imprimer une commande de disponibilités, sélectionnez une ligne du journal des bordereaux, puis, dans le volet Actions, cliquez sur Imprimer>État sur les commandes de disponibilités. Le système génère un formulaire d’impression soit pour un bordereau de remboursement en disponibilités, soit pour un bordereau de décaissement en disponibiltiés, selon qu’un montant est saisi dans le champ Débit ou Crédit de la ligne sélectionnée :

• S’il y a un montant dans le champ Débit : bordereau de remboursement en disponibilités
• S’il y a un montant dans le champ Crédit : bordereau de décaissement en disponibilités

Les lignes de journal de bordereaux dont le statut est Confirmé, Approuvé ou Rejeté, peuvent être imprimées. Vous pouvez également imprimer des documents de commande de disponibilités dans Gestion de la trésorerie et de la banque>Recherches et états>Commande de disponibilités.

Tâches périodiques

Les tâches suivantes peuvent être effectuées sous Gestion de la trésorerie et de la banque>Tâches périodiques.

Tâche périodique	Description
Vérifier la limite du solde	Vérifiez le solde du compte de disponibilités sélectionné à la date spécifiée et affichez le résultat dans un message d’information. Seules les transactions approuvées peuvent être prises en compte dans le calcul du solde. Les transactions marquées comme Pour la paie ne sont pas prises en compte.
Recalcul du solde en disponibilités	Utilisez cette tâche pour vous assurer que les soldes comptables des comptes de disponibilités correspondent au solde de disponibilités.
Création d’un état de caisse (pour la Pologne uniquement)	Créez un état Caisse. Le numéro d’état Disponibilités est généré en fonction de la souche de numéros configurée pour Numéro d’état. Dans la boîte de dialogue de la tâche, dans le champ Date de fin, précisez la dernière date à laquelle les transactions en espèces doivent être comptabilisées pour l’état Disponibilités. Utilisez la fonction Filtre sur l’onglet Enregistrements à inclure pour spécifier des critères supplémentaires pour limiter la sélection des transactions en espèces. Ces critères peuvent inclure des numéros de compte de caisse et des codes devise. Dans le champ Création, sélectionnez l’utilisateur responsable de cette création d’état. Pour visualiser l’état Disponibilités créé, utilisez le bouton États de caisse sur la page Comptes de disponibilités.
Caisse – Ajustement du taux de change (FIFO et LILO) (pour la Pologne uniquement)	Calculez l’ajustement du taux de change selon les normes polonaises. Utilisez la fonction Filtre sur l’onglet Enregistrements à inclure pour spécifier le compte de disponibilités pour lequel exécuter la tâche. Cochez la case Recalcul pour effectuer un recalcul complet de la différence d’ajustement du taux de change pour toutes les périodes ouvertes. Voici comment l’ajustement du taux de change est calculé lorsque les méthodes premier entré, premier sorti (FIFO) et dernier entré, premier sorti (LIFO) sont utilisées : Méthode FIFO : le système recherche une transaction de dépense qui a une date de transaction antérieure (numéro de commande plus petit) et la règle avec une transaction de réception qui a une date de transaction antérieure (numéro de commande plus petit). Méthode LIFO : le système recherche une transaction de dépense qui a une date de transaction ultérieure (numéro de commande plus grand) et la règle avec une transaction de réception qui a une date de transaction ultérieure (numéro de commande plus grand). Le montant réglé est reflété dans le champ Devise réglée sur la page Transaction en disponibilités. S’il existe une différence d’ajustement du taux de change, le montant est reflété dans le Montant de l’ajustement de change et une transaction de la Différence de taux de change le type de document est généré dans le tableau Transaction en disponibilités. La comptabilité pour les transactions de profits/pertes est définie dans le tableau Devises (Profit financier lié au taux de change et Perte financière liée au taux de change).
Réévaluation des comptes en devises - Caisse	Utilisez cette tâche pour disposer d’un solde adéquat dans la devise par défaut à la date de reporting lorsque les opérations sont saisies en devises étrangères. Utilisez la fonction Filtre sur l’onglet Enregistrements à inclure pour spécifier le compte de disponibilités pour lequel exécuter la tâche. Dans la boîte de dialogue de la tâche, utilisez les champs Devise de départ et Devise de destination pour spécifier les devises de transaction. Le système compare le montant dans la devise convertie en utilisant le taux de change à la date sélectionnée avec le montant dans la devise par défaut. La différence entre les deux montants (hors ajustement de change précédent) constitue l’ajustement de change calculé. Cette tâche crée une transaction en espèces approuvée de type Ajustement du taux de change. La transaction comptable est formée en utilisant le compte général pour la trésorerie et le compte général spécifié dans Bénéfice non réalisé ou Perte non réalisée dans le tableau Devises.

Recherches et états

Recherche ou génération d’états	Description
Vue des transactions de disponibilités	Pour une ligne de journal de bordereau, utilisez le bouton Recherches du volet Actions pour afficher les transactions comptables, le solde de disponibilités et d’autres informations.
Transaction des disponibilités	Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Recherches et états>Transactions de disponibilités pour afficher les transactions de disponibilités. Utilisez la fonction Filtre pour spécifier des critères supplémentaires pour limiter la sélection des transactions en espèces.
Journal des enregistrements (pour l’Estonie, Russie)	L’état de Gestion de la trésorerie et de la banque>Recherches et états>Journal des enregistrements reflète tous les bordereaux de remboursement et de décaissement de disponibilités qui ont été délivrés.
Registre de caisse (pour la Lettonie, la Lituanie, la Russie)	L’état sur Gestion de la trésorerie et de la banque>Recherches et états>État du registre de caisse reflète les mouvements réels des fonds de caisse (recettes et dépenses).